15.17 Zurückgeben von Dokumenten in die Bibliothek

In der Regel öffnen Sie ein Dokument, nehmen Änderungen vor und speichern es anschließend sofort in der Bibliothek. In Ausnahmefällen kann es aber vorkommen, dass beispielsweise die Stromversorgung oder die Netzwerkverbindung plötzlich unterbrochen sind, wodurch GroupWise Ihr Dokument nicht in die Bibliothek zurückschreiben kann. Dies kann auch passieren, wenn Sie GroupWise beenden, während ein Dokument in einer Anwendung geöffnet ist, oder bevor Sie eine nicht integrierte Anwendung schließen. In diesen Fällen speichert GroupWise das Dokument (mit eventuellen Änderungen) in einem temporären Verzeichnis namens „Durchlaufverzeichnis“. Das Dokument bleibt im Durchlaufverzeichnis, bis Sie es wieder in die Bibliothek zurückgeben. Solange sich das Dokument im Durchlaufverzeichnis befindet, ist der Dokumentstatus „Geöffnet“, und kein Benutzer (Sie eingeschlossen) kann das Dokument öffnen oder bearbeiten.

Wenn sich ein Dokument mit dem Status „Geöffnet“ im Durchlaufverzeichnis befindet, haben Sie zwei Möglichkeiten, es in die Bibliothek zurückzugeben und seinen Status zu ändern: Sie können die Option Dokumentstatus zurücksetzen oder das Dialogfeld „Nicht zurückgestellte Dokumente“ verwenden.

15.17.1 Verwenden der Option „Dokumentstatus zurücksetzen“

Die Option „Dokumentstatus zurücksetzen“ ist verfügbar, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Dokumentverweis in Ihrer Mailbox oder Ihren Ordnern klicken. Hiermit können Sie ein Dokument sofort in die Bibliothek zurückgeben. Dabei können Sie angeben, ob GroupWise das Dokument in der Bibliothek anhand des Dokuments im Durchlaufverzeichnis aktualisieren soll.

Wenn GroupWise das Dokument aktualisiert, wird das Dokument aus dem Durchlaufverzeichnis verschoben, das Dokument in der Bibliothek mit allen Änderungen aktualisiert und das Dokument wieder verfügbar gemacht. Wenn GroupWise das Dokument nicht aktualisieren soll, wird das Dokument im Durchlaufverzeichnis gelöscht und wieder verfügbar gemacht.

Zurückgeben in die Bibliothek und Verfügbarmachen von Dokumenten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumentverweis in der Mailbox oder im Ordner.

  2. Klicken Sie auf Dokumentstatus zurücksetzen.

    Dialogfeld „Dokumentstatus zurücksetzen“

  3. Stellen Sie sicher, dass die beiden Optionen Dokument als „Verfügbar“ kennzeichnen und Dokument in die Remote-Bibliothek zurückgeben ausgewählt sind, und klicken Sie anschließend auf OK.

Kennzeichnen eines Dokuments als „Verfügbar“, ohne es in die Bibliothek zurückzugeben

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumentverweis in der Mailbox oder im Ordner.

  2. Klicken Sie auf Dokumentstatus zurücksetzen.

  3. Klicken Sie auf Dokument als „Verfügbar“ kennzeichnen.

  4. Vergewissern Sie sich, dass Dokument in die Bibliothek zurückgeben nicht aktiviert ist.

  5. Klicken Sie auf OK.

15.17.2 Verwenden der Option „Dokumentstatus zurücksetzen“ im Remote-/Caching-Modus

Wenn Sie die Option „Dokumentstatus zurücksetzen“ im Remote- oder Caching-Modus verwenden, können Sie angeben, ob Sie das Dokument in die Master-Bibliothek zurückgeben möchten. Verwenden Sie die Option Dokument in der Master-Bibliothek verfügbar machen, um den Status „In Benutzung“ zu entfernen und das Dokument in der Master-Bibliothek verfügbar zu machen, ohne das Dokument zu aktualisieren.

  1. Klicken Sie im Remote- oder Caching-Modus mit der rechten Maustaste auf den Dokumentverweis.

  2. Klicken Sie auf Dokumentstatus zurücksetzen.

    Dialogfeld „Dokumentstatus zurücksetzen“

  3. Klicken Sie auf Dokument in der Remote-Bibliothek als „Verfügbar“ markieren, um das Dokument verfügbar zu machen, ohne es in der Remote-Bibliothek zu aktualisieren.

    oder

    Um das Dokument verfügbar zu machen und es in der Remote-Bibliothek zu aktualisieren, klicken Sie auf Dokument in der Remote-Bibliothek als „Verfügbar“ markieren und anschließend auf Dokument in die Remote-Bibliothek zurückgeben.

  4. Zum Ändern des Dokumentstatus von „In Benutzung“ auf „Verfügbar“ in der Master-Bibliothek klicken Sie auf Dokument in der Master-Bibliothek als „Verfügbar“ markieren.

15.17.3 Verwenden des Dialogfelds „Nicht zurückgestellte Dokumente“

Wenn Sie GroupWise starten oder beenden, wird in der Registrierungsdatei geprüft, ob Dokumente im Durchlaufverzeichnis geöffnet sind. Falls dies zutrifft, führt GroupWise alle Dokumente im Dialogfeld „Nicht zurückgestellte Dokumente“ auf. So können Sie entscheiden, wie weiterhin mit den Dokumenten verfahren werden soll.

Anschließend können Sie auf die Kontrollkästchen klicken, um die Dokumenten auszuwählen (standardmäßig sind alle ausgewählt), die Sie in die Bibliothek zurückgeben möchten, und GroupWise anweisen, diese zurückzuschreiben. Alternativ können Sie zu der Anwendung wechseln, in der Sie das Dokument erstellt haben, und die Dokumente selbst zurückgeben, indem Sie sie speichern oder schließen. Wenn Sie zu einer integrierten Anwendung wechseln, wird das Dokument durch Schließen in die Bibliothek zurückgegeben. Wenn Sie zu einer nicht integrierten Anwendung wechseln, müssen Sie die Anwendung schließen, um das Dokument in die Bibliothek zurückzugeben.

Sie können nicht manuell auf das Dialogfeld „Nicht zurückgestellte Dokumente“ zugreifen. Verwenden Sie die Option Dokumentstatus zurücksetzen, um Dokumente aus einem Durchlaufverzeichnis zu verschieben, wenn GroupWise geöffnet ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Verwenden der Option „Dokumentstatus zurücksetzen“ .