4.4 Empfangen von Kalendernachrichten

4.4.1 Akzeptieren oder Ablehnen von Kalendernachrichten

Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz empfangen, können Sie diesen bzw. diese möglicherweise nicht akzeptieren. In GroupWise können Sie den Sender darüber informieren, ob Sie akzeptieren oder ablehnen, eine Akzeptanz oder Verfügbarkeitsstufe festlegen oder zusätzliche Kommentar hinzufügen. Sie können die Nachricht auch an einen anderen Benutzer delegieren. Der Sender kann Ihre Antwort ermitteln, indem er die Eigenschaften der Nachricht überprüft.

Wenn Sie einen Termin nach dessen Start ablehnen, erscheint der Termin beim Sender·in den Termineigenschaften als gelöscht statt abgelehnt.

Akzeptieren oder Ablehnen einer Nachricht

  1. Öffnen Sie den Termin, den Job oder die Notiz.

  2. Klicken Sie Akzeptieren oder Ablehnen auf der Symbolleiste an.

    oder

    Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben der Schaltfläche, um eine Verfügbarkeitsstufe Akzeptieren, Akzeptieren mit Optionen oder Ablehnen mit Optionen auszuwählen.

  3. (Optional) Wenn Sie Akzeptieren mit Optionen oder Ablehnen mit Optionen ausgewählt haben, können Sie einen Kommentar eingeben. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Der Sender kann Ihren Kommentar standardmäßig über die Nachrichteneigenschaften im Ordner „Ausgangsnachrichten“ aufrufen. Um jedoch eine auffälligere Benachrichtigung zu erhalten, wenn jemand eine Nachricht ablehnt, kann der Sender unter Werkzeuge > Optionen > Senden > Termin/Job/Notiz die Option für die Empfangsbestätigung im Bereich „Wenn abgelehnt“ auf „Mail-Nachricht“ und/oder „Notify“ setzen.

  4. Falls die Nachricht eine Nachricht mit Datumsautomatik ist, klicken Sie auf Diese Nachricht, um diese Nachricht mit Datumsautomatik zu akzeptieren oder abzulehnen, oder klicken Sie auf Alle Nachrichten, wenn Sie alle Instanzen der Nachricht mit Datumsautomatik akzeptieren oder ablehnen möchten.

Akzeptieren einer Nachricht für einen persönlichen Kalender

  1. Öffnen Sie den Termin, den Job oder die Notiz.

  2. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben der Schaltfläche Akzeptieren und wählen Sie Akzeptieren mit Optionen.

  3. Wählen Sie den persönlichen Kalender aus, in dem die Nachricht angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf OK.

Aufbewahren einer Kopie für eine akzeptierte Nachricht in Ihrer Mailbox

Wenn Sie eine Nachricht akzeptieren, können Sie auch eine Kopie der Nachricht in Ihrem Mailbox-Ordner speichern.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen, und doppelklicken Sie dann auf Kalender.

  2. Wählen Sie auf der Seite „Allgemein“ die Option Bei Akzeptieren Nachricht weiterhin in Mailbox anzeigen aus.

  3. Klicken Sie auf OK.

4.4.2 Akzeptieren oder Ablehnen von Internet-Nachrichten

Sie können Termine, ganztägige Ereignisse und Jobs, die von internetfähigen Collaboration-Clients gesendet werden, akzeptieren oder ablehnen. Zu diesen Clients gehören unter anderem Microsoft Exchange, Lotus Notes und Macintosh iCal.

  1. Öffnen Sie den Termin, den Job oder die Notiz.

  2. Klicken Sie Akzeptieren oder Ablehnen auf der Symbolleiste an.

    oder

    Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben der Schaltfläche, um eine Verfügbarkeitsstufe unter Akzeptieren oder Ablehnen mit Optionen auszuwählen.

  3. (Optional) Wenn Sie Ablehnen mit Optionen ausgewählt haben, können Sie einen Kommentar eingeben. Klicken Sie anschließend auf OK.

  4. Falls die Nachricht eine Nachricht mit Datumsautomatik ist, klicken Sie auf Diese Nachricht, um diese einzelne Nachricht mit Datumsautomatik zu akzeptieren oder abzulehnen, oder klicken Sie auf Alle Nachrichten, wenn Sie alle Instanzen der Nachricht mit Datumsautomatik akzeptieren oder ablehnen möchten.

    Standardmäßig wird eine Nachricht mit Angabe der vorgenommenen Aktion an den Sender geschickt.

    Zusätzlich können Sie mit der rechten Maustaste in die Internet-Nachricht klicken und Kalender importieren wählen. Damit wird ein neuer Kalender angelegt und die Nachricht wird in den neuen Kalender importiert.

4.4.3 Delegieren von Kalendernachrichten

Mit der Option „Delegieren“ können Sie eine geplante Nachricht einem anderen Benutzer neu zuweisen. In den Eigenschaften der betreffenden Nachricht kann der Sender feststellen, an welchen Benutzer Sie die Nachricht delegiert haben.

Wenn ein Termin vom ursprünglichen Absender geändert wird, erhalten alle delegierten Empfänger wie auch die ursprünglichen Empfänger die Änderungen.

Delegieren von Terminen, Jobs oder Notizen aus dem Hauptfenster

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf einen Job, eine Notiz oder einen Termin.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Delegieren.

  3. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

    oder

    Um einen Benutzernamen aus einer Liste zu wählen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Adresse, doppelklicken Sie auf den Benutzernamen und anschließend auf OK.

  4. Geben Sie etwaige Kommentare an den Empfänger ein.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

  6. Klicken Sie auf Ja, wenn diese Nachricht weiterhin im Kalender angezeigt werden soll.

    oder

    Klicken Sie auf Nein, wenn diese Nachricht aus Ihrem Kalender gelöscht werden soll.

Delegieren von Terminen, Jobs oder Notizen aus dem Kalenderlayout

  1. Klicken Sie in einer Kalenderansicht mit der rechten Maustaste auf einen Job, eine Notiz oder einen Termin. Klicken Sie anschließend auf Delegieren.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

    oder

    Um einen Benutzernamen aus einer Liste zu wählen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Adresse, doppelklicken Sie auf den Benutzernamen und anschließend auf OK.

  3. Geben Sie etwaige Kommentare an den Empfänger ein.

  4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

  5. Klicken Sie auf Ja, wenn die Nachricht weiterhin im Kalender angezeigt werden soll.

    oder

    Klicken Sie auf Nein, wenn die Nachricht aus Ihrem Kalender gelöscht werden soll.

4.4.4 Ändern von Kalendernachrichtenkategorien

Sie können eine Nachricht von einem Ordner in einen anderen ziehen, um die Nachrichtenkategorie dieses Objekts zu ändern. Sie können beispielsweise einen Job auf die Liste „Termine“ ziehen, um ihn in einen Termin zu ändern.

Ändern der Nachrichtenkategorie im Kalender

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Kalender.

  2. Klicken Sie in der Liste „Termine“, „Jobs“ oder „Notizen“ auf die Nachricht, die Sie ändern möchten.

  3. Ziehen Sie die Nachricht auf die Liste der Nachrichtenkategorien, in dem Sie die Nachricht ändern möchten.

    Sie können beispielsweise einen Job auf die Liste „Termine“ ziehen, um ihn in einen Termin zu ändern.

    Zum Kopieren von Terminen, Jobs oder Notizen ziehen Sie die Nachricht bei gedrückt gehaltener Strg-Taste.

  4. Geben Sie die benötigten Informationen ein.

  5. Klicken Sie Senden oder Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Ändern von empfängerlosen Nachrichten in Gruppennachrichten

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender auf eine empfängerlose Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in und dann auf Weitere Optionen.

    Dialogfeld „Ändern in“

  3. Klicken Sie auf Gruppe und anschließend auf OK.

  4. Geben Sie die benötigten Informationen ein.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

4.4.5 Speichern von Kalendernachrichten

Gespeicherte Nachrichten verbleiben in Ihrem Kalender und werden außerdem an den angegebenen Standort kopiert. Die Nachrichten werden mit der Dateierweiterung .rtf gespeichert, damit sie auch in einem Textverarbeitungsprogramm geöffnet werden können. Anlagen werden in ihrem ursprünglichen Format gespeichert.

  1. Klicken Sie in der Mailbox oder im Kalender auf die Nachricht, die Sie speichern möchten, und anschließend auf Datei > Speichern unter.

  2. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Nachricht und die Anlagen, die Sie speichern möchten.

  3. Markieren Sie die Nachricht, um sie auf einem Datenträger oder in einer GroupWise-Bibliothek zu speichern.

  4. Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen für die Nachricht ein.

    oder

    Geben Sie einen Betreff in das Feld Betreff ein.

  5. Um die Nachricht in einem anderen als dem angezeigten Verzeichnis zu speichern, navigieren Sie zu dem gewünschten Standort.

    oder

    Zum Speichern der Nachricht in einer anderen GroupWise-Bibliothek klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie einen Bibliotheksnamen aus.

  6. Beim Speichern in einer GroupWise-Bibliothek müssen Sie sicherstellen, dass das Kontrollkästchen Eigenschaften unter Verwendung von Standardwerten festlegen aktiviert ist, es sei denn, Sie möchten an dieser Stelle Dokumenteigenschaften festlegen.

  7. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.