Erstellen eines Termins |
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Klicken Sie auf der Registerkarte auf .
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Geben Sie in das Feld den Namen der Personen oder Ressourcen (z. B. Konferenzräume) ein, die an der Besprechung teilnehmen sollen.
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Legen Sie Uhrzeit und Datum für die Besprechung fest.
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Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.
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Klicken Sie auf auf der Registerkarte .
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Klicken Sie auf der Registerkarte auf .
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Klicken Sie auf in der Symbolleiste.
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Geben Sie in das Feld einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.
Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Geben Sie bei Bedarf etwaige Ressourcen-IDs (beispielsweise Konferenzräume) im Feld ein.
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Klicken Sie auf , wenn Sie für den Termin ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten, und wählen Sie dann einen Zeitpunkt aus.
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Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.
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Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie in der Symbolleiste auf klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Terminzeitensuche zur Überprüfung der Verfügbarkeit.
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Klicken Sie in der Symbolleiste auf .
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 4.4.2, Planen von Terminen. |
Email senden |
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Klicken Sie auf der Registerkarte auf in der Gruppe .
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Geben Sie die Email-Adressen oder Namen der Empfänger in das Feld "An", "CC" oder "BK" ein. Trennen Sie die einzelnen Empfänger durch ein Semikolon (:).
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Geben Sie in das Feld den Betreff der Nachricht ein.
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Verfassen Sie die Nachricht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte auf in der Gruppe .
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Navigieren Sie zu der Datei, die Sie als Anlage anhängen möchten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf .
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Klicken Sie auf .
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Klicken Sie auf der Symbolleiste auf .
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Geben Sie in das Feld , oder einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.
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Geben Sie einen Betreff ein.
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Geben Sie eine Nachricht ein.
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Zum Hinzufügen einer Anlage klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol in der Symbolleiste, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf .
Alternativ:
Ziehen Sie eine Datei in das Anlagenfenster unten im Verfassen-Layout.
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Klicken Sie auf .
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 3.1.2, Erstellen von Emails. |
Erstellen einer benutzer-definierten Nachrichten-regel |
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Klicken Sie im Menü "Datei" auf .
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Klicken Sie im Dialogfeld auf auf der Registerkarte .
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Klicken Sie unter entweder auf oder auf und dann auf .
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Wählen Sie unter die Bedingungen aus, die die Nachrichten erfüllen sollen, damit die Regel gilt.
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Klicken Sie unter auf den unterstrichenen Wert für eine hinzugefügte Bedingung, legen Sie den Wert fest und klicken Sie auf .
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Wählen Sie unter die Aktion aus, die die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.
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Klicken Sie unter auf den unterstrichenen Wert für eine hinzugefügte Aktion, legen Sie den Wert fest und klicken Sie auf .
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Wählen Sie unter ggf. die Ausnahmen für die Regel aus und klicken Sie auf .
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Klicken Sie unter auf den unterstrichenen Wert für eine hinzugefügte Ausnahme, legen Sie den Wert fest und klicken Sie auf .
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Geben Sie unter einen Namen ein.
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Aktivieren Sie unter die Kontrollkästchen für die gewünschten Optionen.
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Klicken Sie auf
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Klicken Sie auf > und dann auf .
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Geben Sie in das Feld einen aussagekräftigen Namen ein.
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Klicken Sie auf die Popup-Liste und anschließend auf ein Ereignis, um die Regel auszulösen.
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Falls Sie auf , , oder geklickt haben, klicken Sie anschließend auf eine oder mehrere Quellen für die Nachricht. Klicken Sie beispielsweise auf und .
oder
Klicken Sie auf das Ordnersymbol, falls Sie auf , oder geklickt haben. Klicken Sie auf einen Ordner und anschließend auf , um den Ordnernamen anzuzeigen.
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Klicken Sie in der Liste auf eine oder mehrere Nachrichtenkategorien, auf die sich die Regel auswirken soll.
Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf . Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf .
Weitere Informationen zu den Optionen, aus denen Sie auswählen können, finden Sie unter Abschnitt 7.3.2, Auswählen von Feldern in erweiterten Suchen und Regeln.
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Klicken Sie auf und anschließend auf die Aktion, die von der Regel durchgeführt werden soll.
Bei bestimmten Aktionen, z. B. oder , müssen Sie zusätzliche Informationen eingeben.
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Klicken Sie auf .
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 9.0, Regeln.
Nachrichtenregeln funktionieren in GroupWise ähnlich wie in Outlook, bieten jedoch zahlreiche Optionen zum Ordnen der Nachrichten. |
Verwalten der Signaturen |
So erstellen Sie eine Signatur:
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Öffnen Sie eine neue Nachricht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte auf in der Gruppe und dann auf .
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Klicken Sie auf der Registerkarte auf .
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Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie anschließend auf "OK".
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Geben Sie in das Feld den Text für die Signatur ein.
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Soll der Text formatiert werden, wählen Sie den Text aus. Legen Sie die gewünschten Optionen mit den Gestaltungs- und Formatierungsschaltflächen fest.
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Zum Abschließen der Erstellung der Signatur klicken Sie auf .
So hängen Sie eine Signatur an eine Nachricht an:
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Öffnen Sie eine neue Nachricht.
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Klicken Sie auf der Registerkarte "Nachricht" auf in der Gruppe .
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Klicken Sie auf die gewünschte Signatur.
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So erstellen Sie eine Signatur:
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Klicken Sie auf > und doppelklicken Sie dann auf .
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Klicken Sie auf das Register .
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Wählen Sie aus und klicken Sie dann auf .
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Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie anschließend auf .
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Erstellen Sie Ihre Signatur im bereitgestellten HTML-Editor.
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Wählen Sie aus, ob diese Signatur die Standardsignatur sein soll.
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Klicken Sie auf .
So hängen Sie eine Signatur an eine Nachricht an:
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Wählen Sie im Verfassen-Layout im Nachrichtentext die Option .
Ihre Standardsignatur wird sofort der Nachricht hinzugefügt.
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Zum Auswählen einer anderen Signatur zeigen Sie mit der Maus auf den Signaturbereich und klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der oberen rechten Ecke.
Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 3.1.6, Hinzufügen einer Signatur oder vCard.
In GroupWise können Sie Signaturen wahlweise über das Verfassen-Layout oder im Client-Hauptfenster unter erstellen und bearbeiten. |
Erstellen eines Suchordners |
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Klicken Sie unter auf .
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Klicken Sie in der Gruppe auf .
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Klicken Sie in der Liste auf .
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Klicken Sie unter auf .
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Geben Sie einen Namen für den benutzerdefinierten Suchordner ein.
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Klicken Sie auf und wählen Sie die gewünschten Optionen.
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Klicken Sie auf und wählen Sie die Ordner aus, die durchsucht werden sollen.
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Klicken Sie auf , um das Dialogfeld zu schließen.
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Klicken Sie in der Ordnerliste auf > > .
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Klicken Sie auf .
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Klicken Sie auf und dann auf .
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Geben Sie den Namen und die Beschreibung Ihres Ordners ein.
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Klicken Sie auf , , oder , um den Ordner an die gewünschte Position in der Ordnerliste zu verschieben, und klicken Sie anschließend auf .
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Legen Sie die Suchkriterien, die Kriterien für das Suchen anhand von Beispielen oder Informationen für Nachrichten fest, nach denen Sie suchen.
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Wenn die Ergebnisse in dem Ordner nicht bei jedem Öffnen des Ordners aktualisiert werden sollen, deaktivieren Sie .
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Klicken Sie auf .
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Legen Sie die gewünschten Anzeige-Einstellungen für den Ordner fest und klicken Sie auf .
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 2.3.6, Suchergebnisordner.
In GroupWise werden die Suchordner als Suchergebnisordner bezeichnet. Wenn der Suchergebnisordner geöffnet ist, überprüft GroupWise die für den Ordner definierten Suchkriterien, sucht nach den angegebenen Kriterien und zeigt anschließend die Ergebnisse in der Nachrichtenliste an. |
Arbeiten im Offline-Modus |
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Klicken Sie auf die Registerkarte .
Wenn Outlook auf den Offline-Modus eingestellt ist, wird die Schaltfläche markiert.
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Klicken Sie auf , um in den Offline-Modus zu wechseln oder wieder in den Online-Modus zurückzukehren.
Wenn Sie die Verbindung mit dem Server wieder herstellen, verfügt die Schaltfläche über einen einfachen Hintergrund:
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Klicken Sie auf die
und dann auf .
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Wenn Sie zum Neustart von GroupWise aufgefordert werden, klicken Sie auf .
Nach dem Neustart befindet sich GroupWise im Caching-Modus.
In GroupWise wird der Offline-Modus als Caching-Modus bezeichnet. Im Caching-Modus wird eine Kopie Ihrer Netzwerk-Mailbox, einschließlich der Nachrichten und sonstiger Informationen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert. Auf diese Weise können Sie GroupWise auch dann verwenden, wenn das Netzwerk oder der Post-Office-Agent nicht verfügbar ist.
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 11.0, Caching- und Remote-Modus. |
Ordner verwalten |
So legen Sie einen neuen Ordner an:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Eingangsbox.
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Klicken Sie auf .
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Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
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Drücken Sie die oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle.
So ordnen Sie Ihre Ordner neu an:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf .
Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie den Zielordner für das Verschieben auswählen können. Klicken Sie auf den Zielordner für das Verschieben und dann auf , oder klicken Sie auf , um das Fenster ohne Verschieben des Ordners zu schließen.
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So legen Sie einen neuen Ordner an:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Ordnerliste
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Wählen Sie (Neuen Ordner erstellen) aus
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Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein.
So ordnen Sie Ihre Ordner neu an:
Sie können die Ordner auch an eine neue Position in der Ordnerliste ziehen.
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 2.3, Organisieren Ihrer Mailbox mithilfe von Ordnern. |
Delegieren des Kontozugriffs/Vertretung für den Kontozugriff |
So delegieren Sie den Kontozugriff an einen Benutzer:
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Klicken Sie auf die Registerkarte .
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Klicken Sie auf und dann auf .
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Klicken Sie auf "Hinzufügen".
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Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertreter festlegen möchten, oder suchen Sie den Namen und klicken Sie in der Suchergebnisliste darauf.
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Klicken Sie auf und anschließend auf .
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Übernehmen Sie die Standardberechtigungseinstellungen im Dialogfeld für die Stellvertretungsberechtigungen, oder wählen Sie die benutzerdefinierten Zugriffsebenen für Exchange-Ordner aus.
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Um eine Nachricht an den Stellverteter zu senden, um ihn über die geänderten Berechtigungen zu informieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen zum automatischen Senden einer Nachricht an den Stellvertreter mit einer Zusammenfassung dieser Berechtigungen.
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Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen, mit dem festgelegt wird, dass der Stellvertreter private Nachrichten einsehen kann.
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Klicken Sie auf .
So fügen Sie Ihrem Profil die Mailbox einer anderen Person hinzu:
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Klicken Sie auf .
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Klicken Sie auf der Registerkarte in der Liste auf den Exchange-Kontotyp. Klicken Sie dann auf und anschließend auf .
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Klicken Sie auf der Registerkarteunter auf . Geben Sie dann den Mailbox-Namen der Person ein, deren Mailbox Sie Ihrem Benutzerprofil hinzufügen möchten.
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So erteilen Sie einem anderen Benutzer Vertretungsrechte:
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Klicken Sie im GroupWise-Fenster auf .
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Doppelklicken Sie auf und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte .
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Zum Hinzufügen eines Benutzers zur Liste geben Sie den Namen im Feld ein. Klicken Sie anschließend auf , wenn der vollständige Name angezeigt wird.
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Klicken Sie auf einen Benutzer in der Zugriffsliste.
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Wählen Sie die Rechte aus, die Sie dem Benutzer einräumen möchten.
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Wiederholen Sie die Schritte Schritt 4 und Schritt 5, um jedem Benutzer in der Zugriffsliste die erforderlichen Rechte einzuräumen.
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Um einen Benutzer aus der Zugriffsliste zu löschen, klicken Sie auf den Benutzer und anschließend auf .
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Klicken Sie auf .
So legen Sie einen Vertretungsbenutzer in der Mailbox einer anderen Person fest:
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Klicken Sie im Hauptfenster oder Kalender auf > .
oder
Klicken Sie auf die
und dann auf .
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Um einen Benutzer hinzuzufügen, geben Sie den Namen im Feld ein und klicken Sie anschließend auf .
Die Mailbox des Benutzers wird geöffnet. Der Name der Person, für die Sie die Vertretung übernommen haben, wird oben in der Ordnerliste angezeigt
Wenn Ihnen der Benutzer in seiner Zugriffsliste noch keine Vertretungsrechte erteilt hat, wird der Name des Benutzers zu der Vertretungsliste hinzugefügt. Die Mailbox des Benutzers wird jedoch nicht geöffnet.
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 10.0, Mailbox-/Kalenderzugriff für vertretende Benutzer. |
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Ein Fenster wird angezeigt, in dem Sie den Zielordner für das Verschieben auswählen können. Klicken Sie auf den Zielordner für das Verschieben und dann auf , oder klicken Sie auf , um das Fenster ohne Verschieben des Ordners zu schließen. |
In GroupWise wird der Stellvertretungszugriff als Vertretungszugriff bezeichnet. Als Vertretung können Sie verschiedene Aktionen durchführen, beispielsweise Nachrichten im Namen eines anderen Benutzers lesen, akzeptieren oder ablehnen, und zwar im Rahmen der Beschränkungen, die der andere Benutzer hierfür festgelegt hat. |
Jobs und Joblisten |
So erstellen Sie einen Job und weisen ihn anderen Benutzern zu:
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Klicken Sie unten im Navigationsbereich auf .
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Klicken Sie auf der Registerkarte auf .
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Geben Sie einen Titel für den Job ein und fügen Sie bei Bedarf weitere Details im Jobtext hinzu.
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Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, ein Anfangsdatum oder eine Erinnerung fest.
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Klicken Sie auf der Registerkarte in der Gruppe auf .
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Geben Sie im Feld den Namen oder die Email-Adresse der Person ein, der Sie den Job in Auftrag geben möchten.
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In der Prioritätsliste können Sie die Einstellung in oder ändern.
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Geben Sie in den Text des periodisch auftretenden Jobs alle Informationen ein, die Sie zum Job angeben möchten.
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Klicken Sie auf .
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So erstellen Sie einen Job und weisen ihn anderen Benutzern zu:
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Klicken Sie auf > > .
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Geben Sie in das Feld einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.
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Klicken Sie auf , um Datumsangaben festzulegen oder eine Datumsautomatik für den Job einzurichten.
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Geben Sie den Betreff ein.
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Geben Sie eine Beschreibung des Jobs ein.
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Klicken Sie in der Symbolleiste auf .
Sie können Ihre Jobs in der Jobliste verwalten. Dies gilt für persönliche Jobs und für Jobs, die Ihnen zugewiesen wurden.
Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 5.0, Jobs und die Jobliste. |