Erstellen von Nachrichten

In GroupWise WebAccess gibt es fünf verschiedene Nachrichtenkategorien: Mail-Nachrichten, telefonische Nachrichten, Termine, Notizen und Jobs. Sie adressieren alle Nachrichtenkategorien auf die gleiche Weise, indem Sie mithilfe des Adressbuchs Empfänger-Adressen in die Felder "An", "CC" und "BK" einfügen. Sie können jeder Nachrichtenkategorie auch Dateien beifügen und Website-Standorte (URLs) in die Felder "Betreff" und "Nachricht" eingeben.

Sie können diese fünf Nachrichtenkategorien außerdem in zwei Kategorien gruppieren: in Terminnachrichten und in nicht geplante Nachrichten.

• Nicht geplante Nachrichten: Zu den nicht geplanten Nachrichten gehören Mail-Nachrichten und telefonische Nachrichten. Bei beiden Nachrichtenkategorien können Sie Nachrichten senden, die nicht für eine bestimmte Uhrzeit bzw. ein bestimmtes Datum geplant sind.

  • Mail-Nachricht: Hier können Sie einen Betreff und eine Nachricht eingeben.

  • Telefonische Nachricht: Telefonische Nachrichten sind vergleichbar mit Mail-Nachrichten, enthalten jedoch Felder für den Anrufer, die Firma und die Telefonnummer.

• Terminnachrichten: Termine, Jobs und Notizen sind geplante Nachrichten, d. h., sie erscheinen sowohl im Kalender als auch in der Mailbox des Empfängers. Empfänger von Terminen, Jobs oder Notizen können diese akzeptieren oder ablehnen. Akzeptierte Nachrichten werden aus der Empfänger-Mailbox entfernt und im Kalender gespeichert. Abgelehnte Nachrichten werden aus der Mailbox und dem Kalender des Empfängers entfernt. Als Sender können Sie anhand der Statusinformationen zur Terminnachricht feststellen, welche Aktionen die Empfänger durchgeführt haben.

  • Termin: Hier können Sie Uhrzeit, Datum und Ort des Termins eingeben. Mithilfe der Terminzeitensuche können Sie eine Uhrzeit suchen, an der alle Empfänger Ihrer Nachricht verfügbar sind.

  • Job: Hier können Sie festlegen, an welchem Tag der Job im Kalender des Empfängers angezeigt und wann der Job abgeschlossen werden soll. Sie können dem Job auch eine Priorität zuweisen.

  • Notiz: Hier können Sie angeben, an welchem Tag die Notiz im Kalender des Empfängers angezeigt werden soll. Da Notizen in den Kalender des Empfängers eingefügt werden, werden sie häufig als Erinnerungen an bestimmte Ereignisse, z. B. Urlaubstage, Fälligkeitstermine oder Geburtstage, verwendet.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

• Senden von Mail-Nachrichten
• Senden von Telefonnachrichten
• Planen von Terminen
• Zuweisen von Jobs
• Verfassen von Notizen
• Senden oder Empfangen von Internet-Standorten

Senden von Mail-Nachrichten

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf .

   
   

2. Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen.

   Oder:

   Geben Sie die Adresse eines Empfängers in die Felder "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

3. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

   Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.

4. (Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java* unterstützen.

5. (Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

6. Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.

7. Klicken Sie auf "Senden".

Senden von Telefonnachrichten

Telefonische Nachrichten in GroupWise sind mit schriftlichen Notizen vergleichbar, die während Ihrer Abwesenheit zu eingegangenen Anrufen angefertigt wurden. Mithilfe von telefonischen Nachrichten in GroupWise können Sie andere Benutzer über Anrufe und deren Details informieren. Telefonische Nachrichten in GroupWise sind keine gesprochenen Nachrichten.

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf .

2. Klicken Sie auf "Telefonische Nachricht", um die Mail-Nachricht in eine telefonische Nachricht umzuwandeln.

   
   

3. Klicken Sie auf "Adressbuch", um die gewünschten Empfänger im Feld "An" einzufügen.

   Oder:

   Geben Sie die Adresse eines Empfängers im Feld "An" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

4. Geben Sie den Anrufer, die Firma und die Telefonnummer ein.

5. Geben Sie eine Nachricht ein.

   Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Mitteilung" eingeben.

6. (Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.

7. (Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

8. Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.

9. Klicken Sie auf "Senden".

Planen von Terminen

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf , um eine Mail-Nachricht anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf "Termin", um die Mail-Nachricht in einen Termin umzuwandeln.

   Oder:

   Klicken Sie im HTML-Kalender auf "Termin erstellen".

   Oder:

   Doppelklicken Sie im Java-Kalender auf die Terminliste.

   
   

2. Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen. Wenn Sie einen persönlichen Termin erstellen möchten, der nur in Ihrem Kalender angezeigt wird, fügen Sie keine weiteren Namen hinzu.

   Oder:

   Geben Sie die Adresse eines Empfängers in die Felder "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

   Um eine Ressource zu planen, wie z. B. einen Konferenzraum, die im Adressbuch verfügbar ist, fügen Sie die Ressource dem Feld "An" hinzu.

3. Geben Sie einen Ort für die Besprechung ein.

   Wenn Sie dem Feld "An" eine Ressource hinzugefügt haben, kann der Ort automatisch eingefügt werden.

4. Geben Sie den Monat, den Tag, das Jahr und die Anfangszeit des Termins ein. Gehen Sie zu Schritt 5.

   Oder:

   Klicken Sie auf "Terminzeitensuche", um eine Zeit für den Termin zu ermitteln, zu der alle Empfänger verfügbar sind.

   Wenn Sie die Terminzeitensuche verwenden, listet GroupWise die Zeiten auf, zu denen die Benutzer für einen Termin verfügbar sind, deren Terminpläne geprüft wurden. Die aufgeführten Zeitabschnitte können länger als die angegebene Dauer sein. Beispielsweise kann 8:00 bis 13:00 Uhr als verfügbare Zeit angegeben sein. Sie können als Zeitraum 8:00 - 10:00, 9:00 - 11:00 oder 11:00 - 13:00 Uhr wählen. Sie können aus den aufgelisteten Zeiten den gewünschten Zeitraum für den Termin auswählen oder den von GroupWise vorgeschlagenen verwenden.

   Um den Termin für eine der aufgeführten Uhrzeiten zu planen, klicken Sie auf die Uhrzeit. Gehen Sie zu Schritt 6.

5. Geben Sie eine Zahl für die Dauer ein und wählen Sie anschließend "Stunden", "Minuten" oder "Tage" aus.

   Sie können ganze Zahlen oder Dezimalzahlen verwenden, beispielsweise 90 Minuten oder 1,5 Stunden.

6. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

   Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.

7. (Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.

8. (Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um dem Termin Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

9. Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.

10. Klicken Sie auf "Senden".

Zuweisen von Jobs

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf , um eine Mail-Nachricht anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf "Job", um die Mail-Nachricht in einen Job umzuwandeln.

   Oder:

   Klicken Sie im HTML-Kalender auf "Job erstellen".

   Oder:

   Doppelklicken Sie im Java-Kalender auf die Jobliste.

   
   

2. Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen.

   Oder:

   Geben Sie die Adresse eines Empfängers in die Felder "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

   Zum Erstellen eines persönlichen Jobs, der nur in Ihrem Kalender angezeigt wird, geben Sie nur Ihren Namen ein.

3. Geben Sie als Anfangsdatum den Tag, den Monat und das Jahr ein, an dem der Job zum ersten Mal im Kalender des Empfängers angezeigt werden soll.

4. Geben Sie eine Priorität ein.

   Sie können einen Buchstaben (z. B. A), eine Zahl (z. B. 1) oder eine Buchstaben-Zahlen-Kombination mit dem Buchstaben an erster Stelle (z. B. A1) eingeben.

5. Geben Sie als Fälligkeitsdatum den Monat, den Tag und das Jahr ein, an dem der Job abgeschlossen sein soll.

6. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

   Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.

7. (Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.

8. (Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

9. Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.

10. Klicken Sie auf "Senden".

Verfassen von Notizen

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf , um eine Mail-Nachricht anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf "Notiz", um die Mail-Nachricht in eine Notiz umzuwandeln.

   Oder:

   Klicken Sie im HTML-Kalender auf "Notiz erstellen".

   Oder:

   Doppelklicken Sie im Java-Kalender auf die Notizenliste.

   
   

2. Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen.

   Oder:

   Geben Sie die Adresse eines Empfängers in die Felder "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

   Zum Erstellen einer persönlichen Notiz, die nur in Ihrem Kalender angezeigt wird, geben Sie nur Ihren Namen ein.

3. Geben Sie Tag, Monat und Jahr an, zu dem die Notiz im Kalender des Empfängers angezeigt werden soll.

4. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

   Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.

5. (Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.

6. (Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Notiz Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

7. Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.

8. Klicken Sie auf "Senden".

Senden oder Empfangen von Internet-Standorten

Mit WebAccess können Sie einen Website-Standort bzw. eine URL an andere Benutzer senden. WebAccess interpretiert jede URL im Nachrichtenfeld als Verknüpfung mit der Website. Ein Empfänger, der Ihre Nachricht in WebAccess öffnet, kann auf die im Feld "Anlagen" angezeigte Verknüpfung klicken, um ein zweites Browserfenster zu öffnen, in dem die Website angezeigt wird.