Verwenden des Adressbuchs

Im Adressbuch werden Informationen über Benutzer, Ressourcen und Organisationen gespeichert. Sie können das Adressbuch zur Suche nach Benutzerangaben oder zum Hinzufügen von Email-Adressen zu einer Nachricht verwenden, die Sie gerade verfassen.

GroupWise WebAccess enthält eine Java-Version und eine HTML-Version des Adressbuchs. Wenn Sie das Adressbuch öffnen, wird die Java-Version angezeigt. Wenn das Adressbuch geöffnet ist, können Sie die Versionen wechseln.

Das Adressbuch setzt sich zusammen aus dem GroupWise-Systemadressbuch, einem oder mehreren persönlichen Adressbüchern, dem Primärbuch und unter Umständen aus freigegebenen Adressbüchern und LDAP-Adressbüchern.

• GroupWise-Systemadressbuch: Sie verfügen über ein GroupWise-Systemadressbuch. Das Systemadressbuch enthält alle Benutzer, die über eine GroupWise-Mailbox in Ihrer Organisation verfügen. Sie können keine Änderungen im Systemadressbuch vornehmen.

• Persönliche Adressbücher: Sie können über mehrere persönliche Adressbücher verfügen. Standardmäßig enthält GroupWise WebAccess ein vordefiniertes persönliches Adressbuch, das Ihren Namen als Titel trägt. Sie können Ihrem persönlichen Adressbuch Email-Adressen und Angaben zu Benutzern, Ressourcen und Organisationen hinzufügen, die nicht im Systemadressbuch enthalten sind.

• Primärbücher: Sie verfügen über ein Primärbuch. In der Windows-Version des GroupWise-Client werden die am häufigsten oder erst kürzlich verwendeten Adressen automatisch zum Primärbuch hinzugefügt. Bei GroupWise WebAccess müssen Sie die Adressen dem Adressbuch manuell hinzufügen. Adressen, die vom GroupWise-Client für Windows hinzugefügt werden, werden auch im GroupWise WebAccess-Primärbuch angezeigt.

• Freigegebene Adressbücher: In der Windows-Version von GroupWise können Benutzer Adressbücher für andere Benutzer freigeben. In GroupWise WebAccess können Sie keine Adressbücher für andere Benutzer freigeben, Sie können aber freigegebene Adressbücher empfangen. Wenn Sie ein freigegebenes Adressbuch akzeptieren, wird es zusammen mit Ihrem Systemadressbuch, Ihrem persönlichen Adressbuch und Ihrem Primärbuch in der Adressbuchliste angezeigt.

• LDAP-Addressbücher: Wenn Ihr GroupWise-Systemverwalter LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) zum Zugriff auf andere Adressbücher implementiert hat, haben Sie die Möglichkeit, zwischen den GroupWise-Adressbüchern (Systemadressbuch, persönliches Adressbuch, Primärbuch sowie freigegebene Adressbücher) und den LDAP-Adressbüchern zu wechseln. Sie können die LDAP-Adressbücher zum Adressieren von Nachrichten und zur Suche nach Benutzerangaben verwenden.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

• Suchen von Einträgen in einem Adressbuch
• Adressieren von Nachrichten
• Verwalten persönlicher Adressbücher
• Akzeptieren freigegebener Adressbücher
• Erstellen benutzerdefinierter Gruppen

Suchen von Einträgen in einem Adressbuch

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf das Symbol "Adressbuch", um das Adressbuch zu öffnen.

   Standardmäßig wird beim Öffnen des Adressbuchs das GroupWise-Adressbuch geöffnet. Wenn Ihr GroupWise-Systemverwalter LDAP aktiviert hat, können Sie zum Suchen in LDAP-Adressbüchern auf "LDAP" klicken.

2. Wählen Sie in der Liste derAdressbücher das Adressbuch, in dem Sie eine Suche durchführen möchten.

   Für GroupWise können Sie aus dem GroupWise-Adressbuch, dem Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch auswählen. Für LDAP können Sie aus jedem beliebigen LDAP-Adressbuch auswählen, das Ihr GroupWise-Systemverwalter eingerichtet hat.

3. Legen Sie fest, wie viele Einträge gleichzeitig angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden 25 Einträge gleichzeitig angezeigt.

4. Wenn Sie die ersten Einträge (standardmäßig 25) des ausgewählten Adressbuchs anzeigen lassen möchten, lassen Sie die Felder mit den Suchkriterien leer.

   Oder:

   Wenn Sie nach einem speziellen Eintrag suchen, verwenden Sie die Suchkriterienfelder, um zu definieren, nach welchen Adressbuchfeldern und Informationen gesucht werden soll.

   GroupWise WebAccess unterstützt Sternchen (*) und Fragezeichen (?) als Platzhalter. Bei der Suche können Sie das Sternchen (*) stellvertretend für mehrere und das Fragezeichen (?) stellvertretend für ein Zeichen eingeben. Wenn Sie beim Java-Adressbuch beispielsweise die Bedingung "Vorname fängt mit jo* an" eingeben, werden alle Einträge angezeigt, die mit "JO" beginnen (John, Joel, Jose usw.). Wenn Sie die Bedingung "Nachname enthält s?n" aufstellen, werden alle Einträge angezeigt, in deren Nachnamen "S" und "N" durch einen Buchstaben getrennt sind (Sanders, Johannson, Larsen usw.).

   
   

   Beim HTML-Adressbuch und beim LDAP-Adressbuch können Sie zwei Suchkriterien eingeben. Das Java-Adressbuch lässt sogar mehr als zwei Bedingungen zu. Um diese einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweiterte Suche".

5. Klicken Sie auf "Adressbuch durchsuchen" (oder "Suchen"), um eine Liste aller Einträge, die Ihren Suchkriterien entsprechen, anzeigen zu lassen.

   Wenn Sie nun eine Nachricht an einen der aufgefundenen Benutzer senden möchten, klicken Sie auf "CC" oder "BC", um die Empfängerart festzulegen, und klicken Sie dann auf "Mail", um eine neue Nachricht zu öffnen.

Adressieren von Nachrichten

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

2. Klicken Sie auf "Adressbuch", um das Adressbuch zu öffnen.

   Standardmäßig wird beim Öffnen des Adressbuchs das GroupWise-Adressbuch geöffnet. Wenn Ihr GroupWise-Systemverwalter LDAP aktiviert hat, können Sie zum Suchen in LDAP-Adressbüchern auf "LDAP" klicken.

3. Wählen Sie in der Liste derAdressbücher das Adressbuch, in dem Sie eine Suche durchführen möchten.

   Für GroupWise können Sie aus dem GroupWise-Adressbuch, dem Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch auswählen. Für LDAP können Sie aus jedem beliebigen LDAP-Adressbuch auswählen, das Ihr GroupWise-Systemverwalter eingerichtet hat.

4. Legen Sie fest, wie viele Einträge gleichzeitig angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden 25 Einträge gleichzeitig angezeigt.

5. Wenn Sie die ersten Einträge (standardmäßig 25) des ausgewählten Adressbuchs anzeigen lassen möchten, lassen Sie die Felder mit den Suchkriterien leer.

   Oder:

   Wenn Sie nach einem speziellen Eintrag suchen, verwenden Sie die Suchkriterienfelder, um zu definieren, nach welchen Adressbuchfeldern und Informationen gesucht werden soll.

   GroupWise WebAccess unterstützt Sternchen (*) und Fragezeichen (?) als Platzhalter. Bei der Suche können Sie das Sternchen (*) stellvertretend für mehrere und das Fragezeichen (?) stellvertretend für ein Zeichen eingeben. Wenn Sie beim Java-Adressbuch beispielsweise die Bedingung "Vorname fängt mit jo* an" eingeben, werden alle Einträge angezeigt, die mit "JO" beginnen (John, Joel, Jose usw.). Wenn Sie die Bedingung "Nachname enthält s?n" aufstellen, werden alle Einträge angezeigt, in deren Nachnamen "S" und "N" durch einen Buchstaben getrennt sind (Sanders, Johannson, Larsen usw.).

   Beim HTML-Adressbuch und beim LDAP-Adressbuch können Sie zwei Suchkriterien eingeben. Das Java-Adressbuch lässt sogar mehr als zwei Bedingungen zu. Um diese einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweiterte Suche".

6. Klicken Sie auf "Adressbuch durchsuchen" (oder "Suchen"), um eine Liste aller Einträge, die Ihren Suchkriterien entsprechen, anzeigen zu lassen.

7. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie der Empfängerliste für die Nachricht hinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf "An", "CC" oder "BK", um die Empfängerart festzulegen.

   Wenn Sie das HTML- oder LDAP-Adressbuch verwenden, können Sie mehrere Empfänger gleichzeitig hinzufügen, indem Sie die Kontrollkästchen vor den Einträgen der Empfänger aktivieren. Beim Java-Adressbuch muss jeder Empfänger einzeln hinzugefügt werden.

8. Wenn Sie die Nachrichtenempfänger ausgewählt haben, klicken Sie auf "OK", um diese der Nachricht hinzuzufügen.

Verwalten persönlicher Adressbücher

Sie können über mehrere persönliche Adressbücher verfügen. Standardmäßig enthält GroupWise WebAccess ein vordefiniertes persönliches Adressbuch, das Ihren Namen als Titel trägt. Sie können zu Ihrem persönlichen Adressbuch Email-Adressen und Angaben zu Benutzern, Ressourcen und Organisationen hinzufügen, die nicht im Systemadressbuch enthalten sind. Diese Adressen sind für Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation vorgesehen.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

• Erstellen eines persönlichen Adressbuchs
• Hinzufügen von Einträgen zu einem persönlichen Adressbuch

Erstellen eines persönlichen Adressbuchs

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf das Symbol "Adressbuch", um das Adressbuch zu öffnen.

2. Klicken Sie auf "Adressbuchoptionen".

   
   

3. Klicken Sie auf "Adressbuch erstellen", um das entsprechende Formular anzeigen zu lassen.

4. Geben Sie in dem Feld "Adressbuchname" den Namen ein, den Sie Ihrem persönlichen Adressbuch geben möchten.

5. Auf Wunsch können Sie in dem Feld "Beschreibung" auch eine Beschreibung eingeben.

   Die Beschreibung ist nur für Ihre eigenen Zwecke gedacht. Sie wird nur im Fenster "Adressbuchoptionen" angezeigt.

6. Klicken Sie auf "OK", wenn sie der Liste der persönlichen Adressbücher ein Adressbuch hinzufügen möchten..

7. Klicken Sie auf "Schließen", wenn Sie zum Adressbuch zurückkehren möchten.

Hinzufügen von Einträgen zu einem persönlichen Adressbuch

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf das Symbol "Adressbuch", um das Adressbuch zu öffnen.

2. Im Adressbuch klicken Sie auf "Hinzufügen" (oder "Eintrag hinzufügen"), um das entsprechende Formular anzeigen zu lassen.

   
   

3. Wenn Sie eine Ressource oder Organisation eingeben möchten, klicken Sie auf "Ressource" oder "Organisation".

4. Wählen Sie das persönliche Adressbuch aus, zu dem Sie den Eintrag hinzufügen möchten.

5. Füllen Sie mindestens eines der mit Sternchen gekennzeichneten Felder aus. Dies ist erforderlich, damit der Eintrag im Adressbuch aufgeführt werden kann.

   Wenn Sie Nachrichten an die eingegebene Kontaktperson senden möchten, füllen Sie das Feld "Email" aus.

6. Angaben in den anderen Feldern sind optional. Jede weitere Information wird angezeigt, wenn Sie den Eintrag im Adressbuch auswählen.

7. Klicken Sie auf "OK", wenn Sie den Eintrag in dem ausgewählten Adressbuch speichern möchten.

Akzeptieren freigegebener Adressbücher

In der Windows-Version von GroupWise können Benutzer Adressbücher für andere Benutzer freigeben. In GroupWise WebAccess können Sie keine Adressbücher für andere Benutzer freigeben, Sie können aber freigegebene Adressbücher empfangen. Wenn Sie ein freigegebenes Adressbuch akzeptieren, wird es zusammen mit Ihrem Systemadressbuch, Ihrem persönlichen Adressbuch und Ihrem Primärbuch in der Adressbuchliste angezeigt.

1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf das Symbol "Mailbox".

2. Klicken Sie zum Öffnen eines Adressbuchs auf die Benachrichtigung über das freigegebene Adressbuch.

3. Klicken Sie zum Hinzufügen des Adressbuchs zur Adressbuchliste auf "Adressbuch akzeptieren".

Sie können nun das freigegebene Adressbuch wie Ihre eigenen Adressbücher für die Adressierung oder zur Suche nach Benutzerangaben verwenden.

Erstellen benutzerdefinierter Gruppen

1. Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf das Symbol "Adressbuch", um das Adressbuch zu öffnen.

   Standardmäßig wird beim Öffnen des Adressbuchs das GroupWise-Adressbuch geöffnet. Wenn Ihr GroupWise-Systemverwalter LDAP aktiviert hat, können Sie auf "LDAP-Adressbuch" klicken, um Einträge zur persönlichen Gruppe hinzuzufügen.

2. Wählen Sie in der Adressbuchliste das Adressbuch mit den Einträgen aus, die der Gruppe hinzugefügt werden sollen.

   Für GroupWise können Sie aus dem GroupWise-Adressbuch, dem Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch auswählen. Für LDAP können Sie aus jedem beliebigen LDAP-Adressbuch auswählen, das Ihr GroupWise-Systemverwalter eingerichtet hat.

3. Legen Sie fest, wie viele Einträge gleichzeitig angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden 25 Einträge gleichzeitig angezeigt.

4. Wenn Sie die ersten Einträge (standardmäßig 25) des ausgewählten Adressbuchs anzeigen lassen möchten, lassen Sie die Felder mit den Suchkriterien leer.

   Oder:

   Wenn Sie nach einem speziellen Eintrag suchen, verwenden Sie die Suchkriterienfelder, um zu definieren, nach welchen Adressbuchfeldern und Informationen gesucht werden soll.

   GroupWise WebAccess unterstützt Sternchen (*) und Fragezeichen (?) als Platzhalter. Bei der Suche können Sie das Sternchen (*) stellvertretend für mehrere und das Fragezeichen (?) stellvertretend für ein Zeichen eingeben. Wenn Sie beim Java-Adressbuch beispielsweise die Bedingung "Vorname fängt mit jo* an" eingeben, werden alle Einträge angezeigt, die mit "JO" beginnen (John, Joel, Jose usw.). Wenn Sie die Bedingung "Nachname enthält s?n" aufstellen, werden alle Einträge angezeigt, in deren Nachnamen "S" und "N" durch einen Buchstaben getrennt sind (Sanders, Johannson, Larsen usw.).

   Beim HTML-Adressbuch und beim LDAP-Adressbuch können Sie zwei Suchkriterien eingeben. Das Java-Adressbuch lässt sogar mehr als zwei Bedingungen zu. Um diese einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweiterte Suche".

5. Klicken Sie auf "Adressbuch durchsuchen" (oder "Suchen"), um eine Liste aller Einträge, die Ihren Suchkriterien entsprechen, anzeigen zu lassen.

6. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf "An", "CC" oder "BK", um die Empfängerart festzulegen.

   Wenn Sie das HTML- oder LDAP-Adressbuch verwenden, können Sie mehrere Empfänger gleichzeitig hinzufügen, indem Sie die Kontrollkästchen vor den Einträgen der Empfänger aktivieren. Beim Java-Adressbuch muss jeder Empfänger einzeln hinzugefügt werden.

7. Wenn Sie die Einträge ausgewählt haben, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten, klicken Sie auf "Gruppe speichern", um das entsprechende Dialogfeld anzuzeigen.

   
   

8. Wählen Sie aus der Liste der persönlichen Adressbücher das Adressbuch aus, in dem Sie die Gruppe speichern möchten.

9. Geben Sie einen Namen und (optional) eine Beschreibung für die Gruppe ein und klicken Sie anschließend auf "Speichern".

   Die Gruppe wird dem persönlichen Adressbuch hinzugefügt. Wenn Sie eine Nachricht mit einer Adresse versehen möchten, können Sie entweder den Namen der Gruppe in das "CC"- oder "BC"-Feld eingeben, oder Sie können das Adressbuch zum Einfügen der Adresse verwenden. Die Nachricht wird an jedes Mitglied der Gruppe versandt.