Die Dokumentverweise werden im Dokumentordner abgelegt und können dort schnell ermittelt werden.
Jeder von Ihnen erstellte oder geöffnete Dokumentverweis wird zum Ordner "Dokumente" hinzugefügt. Zusätzlich können Sie festlegen, dass auch die von Ihnen angezeigten oder importierten Dokumentverweise hinzugefügt werden. Sie können ferner festlegen, dass dem Ordner "Dokumente" durch keine dieser Aktionen Dokumentverweise hinzugefügt werden.
Der Ordner "Dokumente" kann nur Dokumente enthalten. Wenn ein GroupWise-Client, der älter ist als Version 5.5, Daten eines anderen Typs in diesem Ordner ablegt (z. B. aus einer älteren Version von GroupWise Remote), werden die Daten gelöscht.
Der Ordner "Dokumente" enthält standardmäßig die letzten 20 Dokumentverweise. Sie können diesen Wert auf 0 bis 5000 Dokumentverweise setzen. Sobald die maximale Anzahl an Dokumentverweisen erreicht wurde, wird der älteste Dokumentverweis gelöscht. Sie können die Dokumentverweise auch manuell im Ordner "Dokumente" löschen. Das Löschen eines Dokumentverweises betrifft das Dokument selbst nicht.
Suchergebnisordner
Der Ordner "Dokumente" beinhaltet zwei Suchergebnisordner. Der Ordner "Autorisiert" enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, deren Autor Sie sind.
Der Ordner "Standardbibliothek" enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, auf die Sie in der Standardbibliothek Zugriff haben. Die Ordner "Autorisiert" und "Standardbibliothek" können geändert werden. Entsprechend Ihrer Anforderungen können Sie andere Dokumentordner für die Suchergebnisse erstellen. Sie können beispielsweise einen Suchordner für eine bestimmte Bibliothek, einen Betreff, einen Autor oder Dokumenttyp erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen von Suchergebnisordnern .
Festlegen, wann Dokumentverweise zum Ordner "Dokumente" hinzugefügt werden
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Dokumente" und anschließend auf "Eigenschaften".
Klicken Sie auf das Register "Dokumente".
Aktivieren Sie die gewünschten Kontrollkästchen, um festzulegen, durch welche Aktionen Dokumentverweise zum Ordner "Dokumente" hinzugefügt werden.
Standardmäßig sind die Aktionen "Erstellen" und "Öffnen" aktiviert. Bei dieser Auswahl werden für alle von Ihnen erstellten oder geöffneten Dokumente Dokumentverweise im Ordner "Dokumente" abgelegt. Wenn Sie "Anzeigen" aktivieren, werden für alle Dokumente, die Sie in der Vorschau (nicht in der Blitzvorschau) anzeigen, Dokumentverweise im Dokumentordner abgelegt.
Klicken Sie auf "OK".
Ändern der Höchstzahl von Verweisen im Ordner "Dokumente"
Wenn die Höchstzahl erreicht wurde, wird der älteste Dokumentverweis gelöscht, sobald ein neuer Dokumentverweis zum Ordner hinzugefügt wird.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Dokumente" und anschließend auf "Eigenschaften".
Klicken Sie auf das Register "Dokumente".
Geben Sie eine Zahl im Textfeld "Anzahl der anzuzeigenden Dokumente" ein.
Sie können eine maximale Anzahl von 5000 festlegen. Wenn keine Dokumentverweise im Dokumentordner abgelegt werden sollen, geben Sie 0 ein.
