Mit den folgenden Schritten aktualisieren oder synchronisieren Sie die Nachrichten, Regeln, Adressen, Dokumente und Einstellungen der Caching-Mailbox mit der Online-Mailbox.
Klicken Sie zum Synchronisieren von Nachrichten auf "Konten" und "Senden/Abrufen". Klicken Sie anschließend auf "Novell GroupWise".
Zum Synchronisieren von Regeln klicken Sie auf "Werkzeuge". Klicken Sie auf "Regeln" und anschließend auf "Aktualisieren".
Klicken Sie zum Abrufen von Adressen aus einem Adressbuch auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Adressbuch".
Wählen Sie das Systemadressbuch aus. Klicken Sie auf "Anzeigen" und anschließend auf "Systemadressbuch abrufen".
Um Ihre persönlichen Adressbücher abzurufen, klicken Sie auf "Persönliche Adressbücher".
Um festzulegen, dass das Systemadressbuch, Ihre persönlichen Adressbücher und die Regeln regelmäßig in Ihre Caching-Mailbox heruntergeladen werden, klicken Sie auf "Konten" und "Kontooptionen". Klicken Sie auf das GroupWise-Konto und anschließend auf "Eigenschaften". Klicken Sie auf "Spezielle Optionen" und legen Sie die Anzahl der Tage im Feld "Adressbücher und Regeln alle ___ Tage aktualisieren" fest.
Um alle Nachrichten der Caching-Mailbox gleichzeitig zu aktualisieren, klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Gesamte Mailbox abrufen".
Das Aktualisieren der gesamten Caching-Mailbox beansprucht möglicherweise viel Zeit und Bandbreite (wie auch die erste Einrichtung der Caching-Mailbox) und kann zu einer hohen Auslastung von Client und Server führen. Daher wird empfohlen, diese vollständige Synchronisierung nur in Ausnahmefällen zu verwenden, beispielsweise bei einer möglichen Beschädigung der Datenbank für die Caching-Mailbox.
Wenn Sie Dokumente in Ihrer Mailbox als "In Benutzung" kennzeichnen, können andere Benutzer diese Dokumente nicht mehr ändern. Wenn Sie ein Dokument nicht als "In Benutzung" markieren, kann es bearbeitet werden, während sich eine Kopie in der Caching-Mailbox befindet. Wird das Dokument bearbeitet und an die Master-Bibliothek zurückgesendet, speichert GroupWise es als neue Version. Die Änderungen werden in der alten Version nicht gespeichert. Wenn Sie das Dokument nicht bearbeiten möchten, sollten Sie es nicht kennzeichnen. Wenn Sie ein mit "In Benutzung" gekennzeichnetes Dokument schließen, werden Sie aufgefordert, das Dokument an die Master-Bibliothek zu senden und es als "Verfügbar" zu markieren. Sobald Sie die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen haben, sollte das Dokument als "Verfügbar" gekennzeichnet werden, sodass es von anderen Benutzern bearbeitet werden kann.