Verwalten von Eingangsnachrichten

GroupWise speichert alle Mail-Nachrichten, Termine und anderen Nachrichten, die Sie empfangen, in Ihrer Mailbox.

Aus Ihrer Mailbox können Sie empfangene Nachrichten lesen, beantworten und weiterleiten. Sie können Nachrichten organisieren, indem Sie sie verschiedenen Kategorien zuweisen oder eine Checkliste erstellen. Sie können Jobs und Termine an andere Benutzer delegieren. Sie können unerwünschte Internet-Email mit der Junkmail-Behandlung blockieren. Sie können eine Nachricht, beispielsweise eine Mail-Nachricht, sogar in eine andere Nachrichtenkategorie ändern, beispielsweise in einen Termin.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Lesen von empfangenen Nachrichten

Sie können die Nachrichten lesen, die Sie in Ihrer Mailbox oder in Ihrem Kalender empfangen. In der Mailbox wird eine Liste aller Nachrichten angezeigt, die Sie von anderen Benutzern empfangen haben. Empfängerlose Termine, Jobs und Notizen werden im Kalender angezeigt und nicht in der Mailbox.

Sie können alle eingehenden Nachrichtenkategorien in Ihrer Mailbox öffnen und lesen. Sie können auch Termine, Jobs und Notizen im Kalender lesen, damit Sie sich neue Nachrichten anzeigen lassen können, während Sie sich gleichzeitig Ihren Terminplan ansehen.

Telefonische Nachrichten und Mail-Nachrichten bleiben in der Mailbox, bis Sie diese löschen. Termine, Notizen und Jobs bleiben in der Mailbox, bis Sie diese akzeptieren, ablehnen oder löschen. Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz akzeptieren, wird er bzw. sie in den Kalender übernommen.

Alle Mailbox-Nachrichten werden mit einem Symbol gekennzeichnet. Die Symbole ändern sich, und zwar abhängig davon, ob die Nachrichten bereits geöffnet wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Symbole neben Nachrichten in Ihrer Mailbox und dem Kalender.

Zusätzlich werden alle ungeöffneten Nachrichten in Ihrer Mailbox fett dargestellt. So können Sie problemlos feststellen, welche Nachrichten und Dokumente Sie noch nicht gelesen haben. Dies ist besonders hilfreich für ausgeblendete Diskursabfolgen, weil Sie so stets wissen, welche Diskursabfolgen neue Nachrichten enthalten.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Lesen von Nachrichten in der Mailbox

  1. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie lesen möchten.


Lesen von HTML-Nachrichten

Weitere Informationen zum Lesen von Nachrichten, die in HTML erstellt wurden, finden Sie unter Anzeigen und Erstellen von Nachrichten in HTML.


Lesen von Nachrichten in der Blitzvorschau

Mithilfe der Blitzvorschau können Sie den Inhalt Ihrer Nachrichten überfliegen. Durch die Blitzvorschau sparen Sie Zeit, weil Sie die einzelnen Nachrichten nicht öffnen müssen. Klicken Sie einfach auf die betreffende Nachricht oder drücken Sie den Abwärtspfeil, um die Nachrichten zu lesen. Falls Sie auf ein Dokument klicken, wird dieses in der Blitzvorschau angezeigt. Sie können die Anlage einer Nachricht anzeigen, indem Sie in der Symbolleiste der Blitzvorschau in der Dropdown-Liste auf die Anlage klicken. OLE-Anlagen werden in der Blitzvorschau jedoch nicht angezeigt.

Wenn Sie eine Nachricht in der Blitzvorschau lesen, ändert sich das Symbol zum Status "Geöffnet". Anstelle des geschlossenen Umschlags, der eine nicht geöffnete Mail-Nachricht symbolisiert, wird ein geöffneter Umschlag angezeigt.

Sie können festlegen, dass einige Ordner die Blitzvorschau jedes Mal anzeigen, wenn Sie den betreffenden Ordner öffnen, während andere die Blitzvorschau nie einblenden.

  1. Klicken Sie QuickViewer icon auf der Symbolleiste an.


    Layout "Blitzvorschau"

  2. Wählen Sie aus, ob die Blitzvorschau für alle Ordner oder nur für den ausgewählten Ordner aktiviert werden soll, und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Legen Sie die Größe der Blitzvorschau fest, indem Sie eine Ecke des Fensters ziehen oder die horizontale Trennlinie nach unten oder nach oben ziehen.

    Wenn Sie die Größe der Blitzvorschau ändern und sie schließen, wird die Blitzvorschau beim erneuten Öffnen in der gleichen Größe angezeigt. Ändern Sie ihre Größe, indem Sie eine Ecke des Fensters ziehen. Klicken Sie hierzu nicht auf die Schaltfläche zum Maximieren des Fensters.

  4. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachrichten, die Sie lesen möchten.

    Um eine Anlage anzuzeigen, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf "Blitzvorschau" und anschließend auf die Anlage. In der Blitzvorschau können Sie keine OLE-Anlagen öffnen.

    Wenn Sie mit der rechten Maustaste in das Blitzvorschau-Fenster klicken, können Sie weitere Optionen, wie beispielsweise "Drucken", wählen.

  5. Um festzulegen, wie die Informationen im Kopftext angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kopftext und wählen Sie "Optionen" aus.

  6. Zum Schließen der Blitzvorschau klicken Sie QuickViewer icon auf der Symbolleiste an.


Kennzeichnen von Nachrichten als "Ungelesen"

Wenn Sie eine Nachricht zum Lesen öffnen und anschließend entscheiden, diese erst später zu lesen, können Sie die Nachricht wieder als "Ungelesen" kennzeichnen. Durch das Kennzeichnen der Nachricht als "Ungelesen" wird die Nachricht fett dargestellt. Außerdem ändert sich das Symbol der Nachricht in "Ungeöffnet". So wissen Sie, dass Sie die Nachricht noch nicht gelesen haben.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Später lesen".

Durch Markieren einer geöffneten Nachricht als nicht gelesen wird der Nachrichtenstatus unter "Eigenschaften" nicht geändert. So wird beispielsweise dem Sender der Nachricht weiterhin der Status "Geöffnet" im Eigenschaftenfenster angezeigt, wenn Sie beispielsweise eine Nachricht geöffnet und dann als nicht gelesen markiert haben.


Beantworten empfangener Nachrichten

Mithilfe der Option "Antwort" können Sie auf eine Nachricht antworten. Sie können jedem Empfänger der ursprünglichen Nachricht oder nur dem Sender der Nachricht antworten, ohne dass Sie eine neue Nachricht erstellen und adressieren müssen. Sie können auch eine Kopie der ursprünglichen Nachricht in Ihre Antwort einfügen. Die Antwort enthält vor dem Text des ursprünglichen Betreffs den Hinweis "Betreff". Den Betrefftext können Sie bei Bedarf auch ändern.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Beantworten einer Nachricht

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie beantworten möchten.

  2. Klicken Sie "Antwort" auf der Symbolleiste an.

  3. Klicken Sie auf "Antwort an Sender".

    Oder:

    Klicken Sie auf "Antwort an alle".

    Wenn der Nachrichtentext in der Antwort enthalten sein soll, stellen Sie sicher, dass "Inklusive Mitteilung des Senders" ausgewählt ist.

  4. Klicken Sie auf "OK".

  5. Geben Sie eine Mitteilung ein und klicken Sie anschließend "Senden" auf der Symbolleiste an.

Wenn die ursprüngliche Nachricht BK- oder CC-Empfänger enthielt und Sie "Antwort an alle" ausgewählt haben, wird Ihre Antwort zwar an die CC-Empfänger, jedoch nicht an die BK-Empfänger gesendet.


Beantworten von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner

  1. Öffnen oder markieren Sie eine Nachricht in dem freigegebenen Ordner.

  2. Klicken Sie "Antwort" auf der Symbolleiste an.

  3. Klicken Sie auf eine Antwortoption.

    Anstatt die Nachricht, die Sie lesen, zu beantworten, können Sie auch auf das ursprüngliche Diskursthema antworten. Sie können auch auf eine beliebige Nachricht antworten, unabhängig davon, ob es sich dabei um den ursprünglichen Diskussionsbeitrag oder irgendeine Antwort darauf handelt. In beiden Fällen werden Ihre Antworten dann in den freigegebenen Ordner gestellt und nicht an einzelne Empfänger geschickt.

    Wenn Sie der Person, die die Nachricht geschrieben hat, privat antworten, wird Ihre Antwort nicht in dem freigegebenen Ordner abgelegt.

  4. Klicken Sie auf "OK".

  5. Geben Sie die Antwort ein und klicken Sie anschließend "Aufgeben" auf der Symbolleiste an.


Weiterleiten von Nachrichten an andere Benutzer

Mit dem Befehl "Weiterleiten" senden Sie empfangene Nachrichten und Dokumentverweise an andere Benutzer. Weitergeleitete Nachrichten werden als Anlage zu einer Mail-Nachricht gesendet. Die Mail-Nachricht enthält Ihren Namen und gegebenenfalls weitere Kommentare.

Dieser Abschnitt enthält das folgende Thema:


Weiterleiten von Nachrichten

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten.

  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Weiterleiten".

    Oder:

    Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Als Anlage weiterleiten".

  3. Fügen Sie die Namen der Benutzer hinzu, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll.

  4. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

  5. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz nicht akzeptieren können, können Sie die Nachricht auch delegieren, anstatt sie weiterzuleiten. Wenn Sie eine Nachricht delegieren, erscheint im Eigenschaftenfenster der Nachricht der Status "Delegiert", damit der Sender darüber informiert ist, dass Sie die Zuständigkeit für die betreffende Nachricht an eine andere Person übertragen haben.


Erstellen einer Checkliste

Mit dem Checklistenordner können Sie eine Jobliste erstellen. Sie können beliebige Nachrichten (Mail-Nachrichten, telefonische Nachrichten, Notizen, Aufgaben oder Termine) in diesen Ordner verschieben und diese in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Jede Nachricht verfügt über ein Kontrollkästchen, sodass Sie Nachrichten nach deren Fertigstellung abhaken.

Sie können außerdem festlegen, dass andere Ordner ähnlich wie der Checklistenordner fungieren.

Der Ordner "Checkliste" ist ein Systemordner. Er ersetzt den Ordner "Jobliste". Einen Vergleich zwischen dem Checklistenordner und dem Joblistenordner finden Sie unter "Checklistenordner" in Ordnerliste.

WICHTIG:  Wenn Sie oder Ihr Systemverwalter die automatische Archivierung von Nachrichten in Ihrer Mailbox festgelegt haben, werden Checklisteneinträge auch archiviert, und zwar basierend auf dem ursprünglichen Datum, an dem Sie die Nachricht empfangen haben, und nicht basierend auf dem Fälligkeitsdatum, das Sie zugewiesen haben.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Erstellen von Master-Checklisten im Checklistenordner

  1. Ziehen Sie Nachrichten in den Checklistenordner Checklist folder icon.

    Im Checklistenordner wird links neben den Nachrichten jeweils ein Kontrollkästchen angezeigt. Wenn Sie eine Nachricht in der Checkliste abgeschlossen haben, können Sie diese als "Erledigt" kennzeichnen, indem Sie das zugehörige Kontrollkästchen aktivieren.

    Sie können Nachrichten aus einem freigegebenen Ordner nur dann in den Checklistenordner verschieben, wenn Sie der Eigentümer des freigegebenen Ordners sind.

  2. Um die Nachrichten in der gewünschten Reihenfolge anzuordnen, ziehen Sie diese in die gewünschte Position. Sie können auch auf die Nachrichten und anschließend auf die Schaltflächen Move to bottom of checklist icon, Move to top of checklist icon, Move down one in checklist icon und Move up one in checklist icon auf der Symbolleiste klicken.

Sie können auch einen Checklistenbereich in einem anderen Ordner erstellen und Nachrichten in diesen Bereich ziehen. Nachdem sich die Nachrichten in dem Checklistenbereich eines Ordners befinden, werden diese außerdem im Ordner für die Master-Checkliste angezeigt. Es werden in diesem Ordner auch die Nachrichten angezeigt, die sich noch in ihrem ursprünglichen Ordner befinden.


Erstellen von neuen Nachrichten im Checklistenordner

  1. Klicken Sie auf den Checklistenordner.

  2. Wenn im Checklistenordner keine Nachrichten vorhanden sind, klicken Sie auf den Abwärtspfeil des Symbols New mail icon und klicken Sie anschließend auf "Empfängerlose Nachricht".

    Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein. Klicken Sie anschließend "Aufgeben" auf der Symbolleiste an.


Verschieben von Nachrichten in den Checklistenordner

  1. Ziehen Sie die Nachricht in den Checklistenordner.

Die Nachrichten, die aus diesem Ordner in den Checklistenordner verschoben werden, verbleiben im ursprünglichen Ordner und werden außerdem im Checklistenordner angezeigt. Sie können die Nachrichten in diesem Ordner in der gewünschten Reihenfolge anordnen, den Nachrichten ein Fälligkeitsdatum zuordnen und Nachrichten als "Erledigt" kennzeichnen.

Sie können Nachrichten aus einem freigegebenen Ordner nur dann in den Checklistenordner verschieben, wenn Sie der Eigentümer des freigegebenen Ordners sind.

Um eine Nachricht wieder in den ursprünglichen Ordner zu kopieren, ziehen Sie die Nachricht aus dem Checklistenordner in den ursprünglichen Ordner.


Kennzeichnen von Checklisteneinträgen als "Erledigt" bzw. Aufheben der Kennzeichnung

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Checklisteneintrag.


Delegieren von Nachrichten

Mit der Option "Delegieren" können Sie eine geplante Nachricht einem anderen Benutzer neu zuweisen. In den Eigenschaften der betreffenden Nachricht kann der Sender feststellen, an welchen Benutzer Sie die Nachricht delegiert haben.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Delegieren von Terminen, Jobs oder Notizen aus dem Hauptfenster

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf einen Job, eine Notiz oder einen Termin.

  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Delegieren".

  3. Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

    Oder:

    Klicken Sie zum Auswählen eines Benutzernamens in einer Liste die Schaltfläche "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".

  4. Geben Sie etwaige Kommentare an den Empfänger ein.

  5. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

  6. Klicken Sie auf "Ja", wenn diese Nachricht weiterhin im Kalender angezeigt werden soll.

    Oder:

    Klicken Sie auf "Nein", wenn diese Nachricht aus Ihrem Kalender gelöscht werden soll.


Delegieren von Terminen, Jobs oder Notizen aus dem Kalenderlayout

  1. Klicken Sie in einer Kalenderansicht mit der rechten Maustaste auf einen Job, eine Notiz oder einen Termin. Klicken Sie anschließend auf "Delegieren".

  2. Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste.

    Oder:

    Klicken Sie zum Auswählen eines Benutzernamens in einer Liste die Schaltfläche "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Geben Sie etwaige Kommentare an den Empfänger ein.

  4. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

  5. Klicken Sie auf "Ja", wenn die Nachricht weiterhin im Kalender angezeigt werden soll.

    Oder:

    Klicken Sie auf "Nein", wenn die Nachricht aus Ihrem Kalender gelöscht werden soll.


Anzeigen und Erstellen von Nachrichten in HTML

Sie können Nachrichten in GroupWise anzeigen, die von anderen Benutzern oder Web-basierten Informationsdiensten in HTML erstellt wurden. Sie können auf alle in der Nachricht enthaltenen Verknüpfungen klicken und zu den verknüpften Websites springen.

Wenn Sie Mozilla oder Konqueror und GroupWise auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie Nachrichten in HTML erstellen. Eine HTML-Symbolleiste über dem Mitteilungsfeld stellt HTML-Optionen, beispielsweise Textformatierung und -farbe, Erstellen von Listen sowie Einfügen von Linien, Bildern, Hintergrundbildern und Verknüpfungen zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Festlegen des Standardlayouts

Wenn Sie nicht Ihr Standardlayout zum Lesen oder Erstellen verwenden möchten (HTML oder einfachen Text), können Sie es ändern.


Ändern des Standardlayouts beim Lesen

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Optionen".

  2. Klicken Sie auf "Allgemein" und wählen Sie dann unter "Standardlayout beim Lesen" die Option "Einfacher Text" oder "HTML" aus.

  3. Klicken Sie auf "OK".


Ändern des Standardlayouts beim Erstellen

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Optionen".

  2. Klicken Sie auf "Allgemein" und wählen Sie dann unter "Standardlayout beim Erstellen" die Option "Einfacher Text" oder "HTML" aus.

  3. Klicken Sie auf "OK".


Einstellen des Layouts für eine bestimmte Nachricht

Sie können das Layout auch nur für eine bestimmte Nachricht ändern, sofern diese Nachricht in HTML erstellt wurde.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht.

  2. Klicken Sie auf "Anzeigen" und anschließend auf "Einfacher Text" oder "HTML-Text".


Ändern der Standardschrift im HTML-Layout

Sie können für Ihre ausgehenden Nachrichten eine andere Schrift wählen.

  1. Wählen Sie über ein HTML-Layout den Schriftstil und die Schriftgröße aus, die Sie standardmäßig für Ihre Nachrichten verwenden möchten.