Verwalten von Kontakten über Ihre Mailbox

Mit GroupWise Contact Management können Sie auf Ihre Kontakte, Gruppen, Ressourcen und Organisationen aus dem Contacts folder icon Kontakteordner in der Ordnerliste zugreifen.

Der Kontakteordner zeigt standardmäßig alle Einträge in Ihrem Primärbuch an.

Alle Änderungen, die Sie im Ordner "Kontakte" vornehmen, werden auch im entsprechenden Adressbuch (dem Primärbuch oder ein anderes Adressbuch) vorgenommen. Alle Änderungen, die Sie im Adressbuch vornehmen, werden auch im Kontakteordner übernommen. Weitere Informationen zu Adressbüchern finden Sie unter Verwenden des Adressbuchs.

Ihre Vertretungen können Ihren Kontakteordner nicht anzeigen.

Mit dem Kontakteordner können Sie Informationen zu Kontakten, Gruppen, Ressourcen und Organisationen in Ihrem Adressbuch anzeigen, aktualisieren, löschen und hinzufügen.

Um Kontakte, Gruppen, Ressourcen und Organisationen aus einem anderen Adressbuch anzuzeigen, ändern Sie das vom Kontakteordner angezeigte Adressbuch.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Verwalten von Kontakten

Jeder Kontakt im Kontakteordner ist mit dem Person icon Symbol "Kontakt" gekennzeichnet. Wenn Sie auf einen Kontakt doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout für Kontakte angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout für Kontakte erläutert.

Tabulatortaste Zweck

Kontakt

In diesem Register können Sie den Namen des Kontakts, mehrere Email-Adressen und Telefonnummern sowie verschiedene Instant Messaging-IDs eingeben.

Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Anzeigen" an, um festzulegen, wie der Name in der Funktion "Namensergänzung" angezeigt werden soll. Sie können "Nachname", "Vorname" und "Vorname Nachname" auswählen oder einen beliebigen Anzeigenamen angeben. Wenn Sie eine Nachricht an diesen Kontakt adressieren möchten, geben Sie den Anzeigenamen in das gewünschte Adressfeld ("An", "CC", "BK") der Nachricht ein.

Wenn Sie im Register "Kontakt" auf eine Email-Adresse doppelklicken, wird ein neues Mail-Layout geöffnet, das an den entsprechenden Kontakt adressiert ist.

Wenn Sie in einem unterstützten Produkt auf eine Instant Messaging-ID doppelklicken, wird das Instant Messaging-Produkt geöffnet und ein Gespräch mit diesem Kontakt eingeleitet.

Sie können mehrere Telefonnummern angeben. Aktivieren Sie das Optionsfeld für die Standard-Telefonnummer.

Büro

In diesem Register können Sie den Titel des Kontakts, die Abteilung, die Organisation, die Firmenadresse, den Postverteiler und die Firmen-Website eingeben.

Geben Sie den Namen der Organisation ein. Wenn dieser bereits in Ihrem Adressbuch enthalten ist, vervollständigt die Funktion "Namensergänzung" den Namen. Andernfalls wird der von Ihnen eingegebene Name zu Ihrem Adressbuch hinzugefügt. Mit der Pfeilschaltfläche können Sie weitere Informationen zur Organisation hinzuzufügen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Website", um einen Browser zu starten und die Website aufzurufen.

Persönlich

Geben Sie in diesem Register die Privatadresse des Kontakts, die persönliche Website und den Geburtstag ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Website", um einen Browser zu starten und die Website aufzurufen.

Klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche, um den Geburtstag dieses Kontakts auszuwählen. Wenn das Kontrollkästchen neben dem Datum aktiviert ist, wird das Geburtsdatum im Register "Zusammenfassung" und in der Spalte "Geburtstag" angezeigt, wenn Sie diese Angabe in einem Adressbuch gemacht haben. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Geburtsdatum nicht Ihrem Kalender hinzugefügt. Wird das Kontrollkästchen deaktiviert, ist der Geburtstag nur im Register "Persönlich" sichtbar.

Kommentar

In diesem Register können Sie Informationen zu Ihrer Interaktion mit diesem Kontakt eingeben. Sie können einen Zeitstempel für jeden Eintrag einfügen.

Verwalten von Gruppen

Jede Gruppe im Kontakteordner ist mit dem Group icon Symbol "Gruppe" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Gruppe doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Gruppe angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout der Gruppe erläutert. Falls Sie Hilfe zu den einzelnen Feldern in einem Register benötigen, klicken Sie auf ein Feld im Nachrichtenlayout "Gruppe" und drücken Sie anschließend Umschalt+F1.

Tabulatortaste Zweck

Details

In diesem Register können Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe anngeben und anzeigen, wer der Gruppe angehört. Sie können außerdem ein Mitglied der Gruppe auswählen und mit der Entf-Taste löschen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Namen klicken, werden die jeweiligen Details angezeigt. Außerdem können Sie den Namen entfernen oder die Bezeichnung "An", "CC" und "BK" ändern.

Mit der Schaltfläche "Mitglieder" können Sie weitere Einträge zu der Gruppe hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Kontakten in einer persönlichen Gruppe.

Verwalten von Ressourcen

Jede Ressource im Kontakteordner ist mit dem Resource Symbol "Ressource" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Ressource doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout "Ressource" angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout der Ressource erläutert. Falls Sie Hilfe zu den einzelnen Feldern in einem Register benötigen, klicken Sie auf ein Feld im Nachrichtenlayout "Ressource" und drücken Sie anschließend Umschalt+F1.

Tabulatortaste Zweck

Details

In diesem Register können Sie den Namen der Ressource, die Telefonnummer, den Ressourcentyp, die Email-Adresse, den Eigentümer sowie Kommentare zu dieser Ressource angeben.

Im Feld "Eigentümer" können Sie einen Kontakt angeben, der bereits in Ihrem Adressbuch vorhanden ist, oder mit der Pfeilschaltfläche einen neuen Kontakteintrag erstellen.

Verwalten von Organisationen

Jede Organisation im Kontakteordner ist mit dem Organization icon Symbol "Organisation" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Organisation doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Organisation angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout der Organisation erläutert. Falls Sie Hilfe zu den einzelnen Feldern in einem Register benötigen, klicken Sie auf ein Feld im Nachrichtenlayout "Organisation" und drücken Sie anschließend Umschalt+F1.

Tabulatortaste Zweck

Details

In diesem Register können Sie den Namen der Organisation, die Telefon- bzw. Faxnummer, den Hauptkontakt für die Organisation, die Adresse, die Website sowie Kommentare zu der Organisation angeben.

Im Feld "Hauptkontakt" können Sie einen Kontakt angeben, der bereits in Ihrem Adressbuch vorhanden ist, oder mit der Pfeilschaltfläche einen neuen Kontakteintrag erstellen.

Personen

Listet die Mitglieder dieser Organisation auf. Hierbei handelt es sich um die Kontakte, bei denen im Register "Büro" diese Organisation angegeben ist.

Ändern des Anzeigenamens eines Kontakts

Der Anzeigename ist der Name, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Eingabe in das Feld "An" (oder "CC" oder "BK") einer Nachricht beginnen. Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens beginnen, beispielsweise "Sa", füllt die Namensergänzung den Rest des Namens mit einem Namen aus dem Adressbuch auf, beispielsweise "Sabine Meier." Wenn jedoch zwei Personen namens "Sabine Meier" im Adressbuch vorhanden sind (eine in der Buchhaltung und eine im Marketing), ist es schwierig zu entscheiden, welchen Namen die Namensergänzung aufgefüllt hat. Es sei denn, Sie lassen sich weitere Eigenschaften anzeigen.

Sie können den Anzeigenamen ändern, damit Sie leicht erkennen, welchen Namen die "Suchfolge für Namensergänzung" vervollständigt hat. Beispiel: Wenn Sie nur mit Sabine Meier aus der Buchhaltung korrespondieren, können Sie den Anzeigenamen in "Sabine - Buchhaltung" ändern.

  1. Klicken Sie auf den Kontakteordner.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  3. Klicken Sie auf das Register "Kontakt".

  4. Klicken Sie in das Feld "Anzeige".

  5. Geben Sie einen neuen Anzeigenamen ein.

  6. Klicken Sie auf "OK".

    Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht adressieren, ergänzt die Namensergänzung diesen Anzeigenamen.