Novell Documentation: GroupWise 7 - Erstellen von Regeln

Erstellen von Regeln

Sie können viele GroupWise-Aktionen automatisieren. Dazu gehören beispielsweise: Beantworten von Nachrichten bei Abwesenheit, Löschen von Nachrichten oder Sortieren von Nachrichten in Ordner. Für diese Automatisierung verwenden Sie Regeln zum Definieren von Bedingungen und Aktionen, die ausgeführt werden sollen, wenn eine Nachricht diese Bedingungen erfüllt.

Zum Erstellen einer Regel sind folgende Schritte erforderlich:

Die Regel benennen.
Einen Auslöser auswählen. Der Auslöser bewirkt, dass die Regel angewendet wird.
Die Nachrichtenkategorien auswählen, für die die Regel gelten soll.
Eine Aktion hinzufügen. Die Aktion ist der Vorgang, der ausgeführt werden soll, wenn die Regel zur Anwendung kommt.
Speichern Sie die Regel.
Sicherstellen, dass die Regel aktiviert ist.

Sie können zahlreiche weitere Optionen festlegen, um genauer zu definieren, für welche Nachrichten eine Regel gelten soll. Die Anwendung der Regel kann beispielsweise auf akzeptierte Termine, auf Nachrichten mit einem bestimmten Wort im Feld "Betreff" oder auf Nachrichten mit hoher Priorität beschränkt werden. Die Option "Bedingungen definieren" dient zur weiteren Einschränkung der aufgestellten Regeln. Siehe Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

Von einer Regel durchgeführte Aktionen

Aktion	Ergebnis
Mail senden	Hiermit wird eine Mail-Nachricht an die vom Benutzer angegebenen Empfänger gesendet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Ihren Vorgesetzten immer dann benachrichtigen sollen, wenn der Monatsbericht einer bestimmten Mitarbeitergruppe eintrifft, können Sie eine Regel festlegen, die eine Nachricht sendet, sobald der Bericht eintrifft.
Weiterleiten	Hiermit werden Nachrichten an einen oder mehrere Benutzer weitergeleitet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Mitglied im Planungsstab eines Teams sind, können Sie mithilfe einer Regel Besprechungsunterlagen an die übrigen Mitglieder des Teams weiterleiten.
Delegieren	Hiermit wird ein Termin, eine Notiz oder ein Job an einen anderen Benutzer delegiert, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise jemand vertritt, während Sie sich außer Haus befinden, kann die Regel Termine, Jobs oder Notizen an diese Person delegieren.
Antwort	Hiermit wird eine vorgefertigte Antwort an den Absender gesendet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Angenommen, Sie sind für mehrere Tage unterwegs. Vorher können Sie eine Regel erstellen, mit der auf eingehende Nachrichten automatisch eine Antwort gesendet wird, aus der hervorgeht, wann Sie wieder zurückkommen. Mit der Option "Bedingungen definieren" können Sie verhindern, dass Antworten an Maillisten-Server und andere große Gruppen gesendet werden.
Akzeptieren	Hiermit wird ein Termin, eine Notiz oder ein Job akzeptiert, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine akzeptieren, die Sie von einer bestimmten Person erhalten.
Löschen/Ablehnen	Hiermit werden Nachrichten gelöscht oder abgelehnt, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine ablehnen, die für einen bestimmten Wochentag geplant sind, wenn Sie an dem betreffenden Wochentag grundsätzlich nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen.
Nachricht tilgen	Hiermit werden Nachrichten aus dem Papierkorb gelöscht, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit dieser Regel können beispielsweise die Nachrichten einer Firma gelöscht werden, die häufig Werbemails versendet.
In Ordner verschieben	Hiermit werden Nachrichten in einen Ordner verschoben, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die im Feld "Betreff" ein bestimmtes Wort enthalten, in einen gemeinsamen Ordner verschieben.
Mit Ordner verknüpfen	Hiermit werden Nachrichten mit einem oder mehreren Ordnern verknüpft, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Durch das Verknüpfen einer Nachricht mit einem Ordner können Sie sich die Nachricht aus mehr als einem Ordner heraus anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht haben, die mit der Marketing- und der Personalabteilung zu tun hat, können Sie die Nachricht im Ordner "Marketing" ablegen und sie anschließend mit dem Ordner "Personal" verknüpfen. Danach können Sie die Nachricht aus jedem der beiden Ordner öffnen.
Als "Privat" kennzeichnen	Hiermit werden alle Nachrichten als "Privat" gekennzeichnet, auf die die Bedingungen der Regel zutreffen. Sie können beispielsweise verhindern, dass Ihre Vertretung auf Nachrichten zugreifen kann, die als "Privat" gekennzeichnet sind. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Nachrichten als "Privat" kennzeichnen, die von Familienmitgliedern gesendet wurden.
Als "Gelesen" kennzeichnen	Hiermit werden alle Nachrichten als "Gelesen" gekennzeichnet, auf die die Bedingungen für die Anwendung der Regel zutreffen. Wenn Sie beispielsweise eine Antwortabfolge in einem freigegebenen Ordner lesen und diese nicht mehr verfolgen möchten, können Sie mithilfe einer solchen Regel alle Nachrichten in der Abfolge als "Gelesen" kennzeichnen, damit sie nicht mehr ganz oben in der Nachrichtenliste aufgeführt werden.
Archivieren	Hiermit werden Nachrichten archiviert, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Nachrichten archivieren, die ein bestimmtes Thema betreffen. Das Archivieren ist nicht als Aktion durchführbar, wenn das Ereignis durch "Neue Nachricht" oder "Abgelegte Nachricht" ausgelöst wurde.
Als "Ungelesen" kennzeichnen	Hiermit werden alle Nachrichten als "Ungelesen" gekennzeichnet, auf die die Bedingungen für die Anwendung der Regel zutreffen. Sie können beispielsweise eine benutzeraktivierte Regel erstellen, um alle Nachrichten als "Ungelesen" zu kennzeichnen, die Sie in Ihrem Manager geöffnet haben, um sich daran zu erinnern, dass Sie die Nachricht nochmals lesen oder darauf reagieren müssen.
Regelbearbeitung abbrechen	Hiermit wird verhindert, dass durch andere Regeln Aktionen zu Nachrichten durchgeführt werden, auf die die Bedingungen für die Anwendung dieser Regeln zutreffen. Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie im Dialogfeld "Regeln" aufgeführt sind. Falls andere Regeln existieren, die sich unter normalen Bedingungen auf diese Nachrichten auswirken würden, verhindert diese Regelaktion die Ausführung der unerwünschten Regeln.

Auslöser einer Regel

Ereignis	Ergebnis
Neue Nachricht	Die Regel wird ausgelöst, sobald eine neue Nachricht in der GroupWise-Mailbox eintrifft. Wenn Sie auf "Empfangen" klicken, wird die Regel nur durch Eingangsnachrichten ausgelöst. Wenn Sie auf "Gesendet" klicken, wird die Regel nur durch von Ihnen gesendete Nachrichten ausgelöst. Wenn Sie auf "Empfängerlos" klicken, wird die Regel immer dann ausgelöst, wenn Sie eine empfängerlose Nachricht (Termin, Notiz oder Job) erstellen. Wenn Sie auf "Entwurf" klicken, wird die Regel nur durch Nachrichten ausgelöst, die als "unfertig" (als "Entwurf") gekennzeichnet sind.
Abgelegte Nachricht	Diese Regel wird ausgelöst, wenn Nachrichten in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald eine Nachricht in einen beliebigen Ordner verschoben wird.
Ordner öffnen	Die Regel wird ausgelöst, sobald Sie einen bestimmten Ordner öffnen. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald Sie einen beliebigen Ordner öffnen.
Ordner schließen	Die Regel wird ausgelöst, sobald Sie einen bestimmten Ordner schließen. Wenn Sie keinen Ordner festlegen, wird die Regel ausgelöst, sobald Sie einen beliebigen Ordner schließen.
Programmstart	Die Regel wird durch das Starten von GroupWise ausgelöst.
Beenden	Die Regel wird durch das Beenden von GroupWise ausgelöst.
Vom Benutzer aktiviert	Die Regel kann nur manuell ausgelöst werden, indem der Benutzer sie im Dialogfeld "Regeln" auswählt und anschließend auf "Ausführen" klickt. Anstatt beispielsweise eine Regel so zu verwenden, dass bestimmte Nachrichten sofort in einen Ordner verschoben werden, können Sie auch warten, bis sich in Ihrer Mailbox einige Nachrichten angesammelt haben, um sie zu gegebener Zeit gleichzeitig zu verschieben. Zum manuellen Auslösen einer Regel müssen Sie im Mailbox- oder Kalenderlayout zunächst diejenigen Nachrichten bzw. Ordner auswählen, auf die sich die Regel auswirkt.

Erstellen von Regeln

Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln" und dann auf "Neu".
Geben Sie in das Feld "Regelname" einen Namen für die Regel ein.
Klicken Sie auf die Popup-Liste "Bei Ereignis" und anschließend auf ein Ereignis, um die Regel auszulösen.
Falls Sie auf "Neue Nachricht", "Programmstart", "Beenden" oder "Vom Benutzer aktiviert" geklickt haben, klicken Sie anschließend auf eine oder mehrere Quellen für die Nachricht. Klicken Sie beispielsweise auf "Empfangen" und "Empfängerlos".

oder:

Klicken Sie auf das Ordnersymbol, falls Sie auf "Abgelegte Nachricht", "Ordner öffnen" oder "Ordner schließen" geklickt haben. Klicken Sie auf einen Ordner und anschließend auf "OK", um den Ordnernamen anzuzeigen.
Klicken Sie in der Liste "Kategorien" auf eine oder mehrere Nachrichtenkategorien, auf die sich die Regel auswirken soll.

Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf "Bedingungen definieren". Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf "OK". Weitere Informationen finden Sie unter Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird.
Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und anschließend auf die Aktion, die von der Regel durchgeführt werden soll.

Bei bestimmten Aktionen wie beispielsweise "Mail senden" oder "Antwort" müssen Sie zusätzliche Informationen eingeben.
Klicken Sie auf "Speichern".

Bevor eine Regel angewendet werden kann, muss sie aktiviert werden. Siehe Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln.

Erstellen einer Urlaubsregel

Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln" und dann auf "Neu".
Geben Sie im Feld "Regelname" einen Namen, beispielsweise "Urlaubsregel", ein.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Bei Ereignis" und anschließend auf "Neue Nachricht".
Wählen Sie neben "Und Nachrichten" die Option "Empfangen". Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.
Legen Sie im Bereich "Nachrichtenkategorien" keine Auswahloptionen fest.
Mit der Option "Bedingungen definieren" können Sie Ihrer Regel bestimmte Informationen hinzufügen. Es folgen Beispiele zur Verwendung der Option "Bedingungen definieren".
- Wenn Sie die Datumsangaben für die Gültigkeit der Regel einrichten möchten: Klicken Sie auf "Bedingungen definieren" und anschließend in der ersten Dropdown-Liste auf "Zugestellt". Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf "An oder nach Datum" und wählen Sie anschließend im Feld für das Datum das Datum aus, ab dem Sie in Urlaub sind. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Ende" und anschließend auf "Und". Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf "Zugestellt". Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf "An oder vor Datum" und wählen Sie im Feld für das Datum das Datum aus, ab dem Sie wieder zurück sind. Klicken Sie anschließend auf "OK".
- So stellen Sie sicher, dass nur Nachrichten beantwortet werden, die nicht an Listenserver oder Newsgroups, sondern direkt an Sie gesendet wurden: Klicken Sie auf "Bedingungen definieren". Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf "Ende" und anschließend auf "Und". Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf "An". Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf "[ ] Enthält". Geben Sie im nächsten Feld Ihren Namen ein, wie er im Feld "An" einer Email-Nachricht angezeigt wird.
- So stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf eigene Nachrichten antworten (dies ist bei verzögerter Zustellung, Vertretungen usw. möglich): Klicken Sie auf "Bedingungen definieren". Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf "Ende" und anschließend auf "Und". Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Popup-Liste auf "Von". Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf "[x] Enthält nicht". Geben Sie im nächsten Feld Ihren Namen ein, wie er im Feld "Von" einer Email-Nachricht angezeigt wird, und klicken Sie anschließend auf "OK".
- Wenn Sie nur auf interne Nachrichten antworten möchten: Klicken Sie auf "Bedingungen definieren". Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf "Ende" und anschließend auf "Und". Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf "Von". Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf "[x] Enthält nicht". Geben Sie im nächsten Feld *@* ein und klicken Sie anschließend auf "OK".
Klicken Sie unter "Ausgeführte Aktionen" auf "Aktion hinzufügen" und anschließend auf "Antwort".

Das Dialogfeld "Antwort" wird angezeigt, wobei "Antwort an Sender" markiert ist (Die Option "Antwort an alle" kann nicht ausgewählt werden). Wenn Sie in Ihrer Antwort die ursprüngliche Nachricht des Senders zitieren möchten, wählen Sie "Inklusive Mitteilung des Senders". Klicken Sie auf "OK".
Geben Sie eine Mitteilung ein, beispielsweise:

Ich bin vom 3. September bis zum 10. September nicht im Büro. Meine Vertretung ist Maria Ritter (Durchwahl 1234).
Klicken Sie auf "OK".
Klicken Sie auf "Speichern". Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf "Schließen".

Regeln, die eine Antwort auslösen (beispielsweise diese Urlaubsregel), speichern, wem eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine Antwort nur ein Mal an diesen Benutzer gesendet wird.

Erstellen einer Regel, um alle Emails an ein privates Email-Konto weiterzuleiten

Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln" und dann auf "Neu".
Geben Sie im Feld "Regelname" einen Namen, beispielsweise "Weiterleitungsregel", ein.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Bei Ereignis" und anschließend auf "Neue Nachricht".
Wählen Sie neben "Und Nachrichten" die Option "Empfangen". Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.
Wählen Sie unter "Nachrichtenkategorien" die Option "Mail" aus.
Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und anschließend auf "Weiterleiten".
Geben Sie in das Feld "An" die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.
Geben Sie einen Betreff ein, den Sie für weitergeleitete Nachrichten verwenden möchten, z. B. "wtr:".
(Optional) Geben Sie den Namen eines Filters ein, der für weitergeleitete Nachrichten verwendet werden soll.
(Optional) Geben Sie eine Mitteilung für alle weitergeleiteten Nachrichten ein.
Klicken Sie auf "OK".
Klicken Sie auf "Speichern". Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf "Schließen".

Kopieren von Regeln zum Erstellen einer neuen Regel

Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln".
Klicken Sie auf die zu kopierende Regel und anschließend auf "Kopieren".
Geben Sie den Namen der neuen Regel ein.
Nehmen Sie die Änderungen an der Regel vor.
Klicken Sie auf "Speichern".

Bearbeiten von Regeln

Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln".
Klicken Sie auf die zu bearbeitende Regel und anschließend auf "Bearbeiten".
Nehmen Sie die Änderungen an der Regel vor.
Klicken Sie auf "Speichern".

Löschen von Regeln

Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln".
Klicken Sie auf die Regel, die Sie löschen möchten, dann auf "Löschen" und "Ja".

Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird

Mithilfe der Option "Bedingungen definieren" können Sie die Nachrichten weiter eingrenzen, auf die sich eine Regel auswirken soll.

Klicken Sie im Dialogfeld "Regeln" auf "Bedingungen definieren".
Klicken Sie auf die erste Dropdown-Liste und anschließend auf ein Feld.

Informationen zu den einzelnen Felder finden Sie unter Filter- und Regelfelder.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Operator" und anschließend auf "Ende".

Informationen zur Verwendung der Operatoren finden Sie unter Verwenden von Filter- und Regeloperatoren.
Geben Sie die Kriterien für den Filter an.

oder:

Wenn eine Dropdown-Liste angezeigt wird, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und dann auf vorhandene Kriterien.

Wenn Sie Kriterien manuell eingeben, etwa den Namen einer Person oder einen Betreff, können Sie auch Platzhalterzeichen wie beispielsweise Sternchen (*) oder Fragezeichen (?) verwenden. Der von Ihnen eingegebene Text unterliegt nicht der Groß-/Kleinschreibung.

Informationen zu Stellvertreterzeichen und Schaltern finden Sie unter Verwenden von Platzhalterzeichen und Schaltern für Filter und Regeln.
Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und anschließend auf "Ende".

oder:

Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste. Klicken Sie anschließend auf "Und" oder "Oder", um die von der Regel betroffenen Nachrichten einzuschränken.

Manuelles Ausführen von Regeln

Klicken Sie auf die Nachrichten oder Ordner, auf die sich die Regel auswirken soll.
Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln".
Klicken Sie auf die Regel, die Sie ausführen möchten.
Klicken Sie auf "Ausführen" und anschließend auf "Schließen".

Die mit der Regel verbundenen Aktionen werden ausgeführt, nachdem Sie das Dialogfeld "Regeln" geschlossen haben.

Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln

Bevor eine Regel ausgelöst werden kann, muss sie aktiviert werden. Wenn Sie die Regel deaktivieren, kann sie nicht mehr ausgelöst werden. Die Regel bleibt jedoch im Dialogfeld "Regeln" aufgelistet und kann bei Bedarf wieder aktiviert werden.

Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln".
Klicken Sie auf die Regel, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.
Klicken Sie auf "Aktivieren" bzw. auf "Deaktivieren".

Bei einer aktivierten Regel ist das dazugehörige Kästchen mit einem Häkchen versehen.