Novell Documentation: GroupWise 7 - Verwalten von Kontakten über Ihre Mailbox

Verwalten von Kontakten über Ihre Mailbox

Mit GroupWise Contact Management können Sie auf Ihre Kontakte, Gruppen, Ressourcen und Organisationen aus dem Contacts folder icon Kontakte-Ordner in der Ordnerliste zugreifen.

Der Kontakte-Ordner zeigt standardmäßig alle Einträge in Ihrem Primärbuch an.

Alle Änderungen, die Sie im Ordner "Kontakte" vornehmen, werden auch im entsprechenden Adressbuch (dem Primärbuch oder ein anderes Adressbuch) vorgenommen. Alle Änderungen, die Sie im Adressbuch vornehmen, werden auch im Kontakte-Ordner übernommen. Weitere Informationen zu Adressbüchern finden Sie unter Verwenden des Adressbuchs.

Ihre Vertretungen können Ihren Kontakte-Ordner nicht anzeigen.

Mit dem Kontakte-Ordner können Sie Informationen zu Kontakten, Gruppen, Ressourcen und Organisationen in Ihrem Adressbuch anzeigen, aktualisieren, löschen und hinzufügen.

Um Kontakte, Gruppen, Ressourcen und Organisationen aus einem anderen Adressbuch anzuzeigen, ändern Sie das vom Kontakte-Ordner angezeigte Adressbuch.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

Verwalten von Kontakten

Jeder Kontakt im Kontakte-Ordner ist mit dem Person icon Symbol "Kontakt" gekennzeichnet. Wenn Sie auf einen Kontakt doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout für Kontakte angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout für Kontakte erläutert. Falls Sie Hilfe zu den einzelnen Feldern in einem Register benötigen, klicken Sie auf ein Feld im Nachrichtenlayout "Kontakt" und drücken Sie anschließend Umschalt+F1.

Register	Zweck
Zusammenfassung	Auf diesem Register wird eine Zusammenfassung der Informationen in den anderen Registern angezeigt. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um die zusammengefassten Informationen in zwei verschiedenen Formaten anzuzeigen. Wenn Ihr Systemverwalter dieses Register angepasst hat, stehen möglicherweise zusätzliche Formate zur Auswahl.
Kontakt	Auf diesem Register können Sie den Namen des Kontakts, mehrere Email-Adressen und Telefonnummern sowie verschiedene Instant Messaging-IDs eingeben. Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Anzeigen" an, um festzulegen, wie der Name in der Funktion "Namensergänzung" angezeigt werden soll. Sie können "Nachname", "Vorname" und "Vorname Nachname" auswählen oder einen beliebigen Anzeigenamen eingeben. Wenn Sie eine Nachricht an diesen Kontakt adressieren möchten, geben Sie den Anzeigenamen in das gewünschte Adressfeld ("An", "CC", "BK") der Nachricht ein. Wenn Sie im Register "Kontakt" auf eine Email-Adresse doppelklicken, wird ein neues Mail-Layout geöffnet, das an den entsprechenden Kontakt adressiert ist. Wenn Sie in einem unterstützten Produkt auf eine Instant Messaging-ID doppelklicken, wird das Instant Messaging-Produkt geöffnet und ein Gespräch mit diesem Kontakt eingeleitet. Sie können mehrere Telefonnummern angeben. Aktivieren Sie das Optionsfeld für die Standard-Telefonnummer.
Büro	Auf diesem Register können Sie den Titel des Kontakts, die Abteilung, die Organisation, die Firmenadresse, den Postverteiler und die Firmen-Website eingeben. Geben Sie den Namen der Organisation ein. Wenn dieser bereits in Ihrem Adressbuch enthalten ist, vervollständigt die Funktion "Namensergänzung" den Namen. Andernfalls wird der von Ihnen eingegebene Name zu Ihrem Adressbuch hinzugefügt. Mit der Pfeilschaltfläche können Sie weitere Informationen zur Organisation hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Website", um einen Browser zu starten und die Website aufzurufen.
Persönlich	Geben Sie auf diesem Register die Privatadresse des Kontakts, die persönliche Website und den Geburtstag ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Website", um einen Browser zu starten und die Website aufzurufen. Klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche, um den Geburtstag dieses Kontakts auszuwählen. Wenn das Kontrollkästchen neben dem Datum aktiviert ist, wird das Geburtsdatum im Register "Zusammenfassung" und in der Spalte "Geburtstag" angezeigt, wenn Sie diese Angabe in einem Adressbuch gemacht haben. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Geburtsdatum nicht Ihrem Kalender hinzugefügt. Wird das Kontrollkästchen deaktiviert, ist der Geburtstag nur im Register "Persönlich" sichtbar.
Kommentar	Auf diesem Register können Sie Informationen zu Ihrer Interaktion mit diesem Kontakt eingeben. Sie können einen Zeitstempel für jeden Eintrag einfügen.
Speziell	Auf diesem Register können Sie benutzerdefinierte Felder anzeigen, hinzufügen und bearbeiten. Es werden alle Systemfelder und benutzerdefinierten Felder angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von benutzerdefinierten Feldern in einem persönlichen Adressbuch.
Zertifikat	Auf diesem Register können Sie die über diesen Kontakt empfangenen Sicherheitszertifikate anzeigen oder entfernen, die Verbürgung der Zertifikate ändern, die Eigenschaften des Zertifikats bearbeiten sowie Zertifikate importieren und exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von empfangenen Sicherheitszertifikaten und die Ändern der Verbürgung.
Verlauf	Auf diesem Register werden alle Nachrichten angezeigt, die Sie an diesen Kontakt gesendet bzw. von diesem Kontakt empfangen haben. Sie können die Nachrichtenkategorien festlegen, die angezeigt werden sollen. Sie können außerdem die Zeitspanne für die gewünschten Nachrichten angeben. Dieses Register verfügt über eine Blitzvorschau zum schnellen Absuchen der Nachrichten.

Verwalten von Gruppen

Jede Gruppe im Kontakte-Ordner ist mit dem Group icon Symbol "Gruppe" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Gruppe doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Gruppe angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout der Gruppe erläutert. Falls Sie Hilfe zu den einzelnen Feldern in einem Register benötigen, klicken Sie auf ein Feld im Nachrichtenlayout "Gruppe" und drücken Sie anschließend Umschalt+F1.

Register

Zweck

Zusammenfassung

Auf diesem Register wird eine Zusammenfassung der Informationen in den anderen Registern angezeigt.

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um die zusammengefassten Informationen in zwei verschiedenen Formaten anzuzeigen. Wenn Ihr Systemverwalter dieses Register angepasst hat, stehen möglicherweise zusätzliche Formate zur Auswahl.

Details

Auf diesem Register können Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Gruppe eingeben und anzeigen, wer der Gruppe angehört. Sie können außerdem ein Mitglied der Gruppe auswählen und mit der Entf-Taste löschen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Namen klicken, werden die jeweiligen Details angezeigt. Außerdem können Sie den Namen entfernen oder die Bezeichnung "An", "CC" und "BK" ändern.

Mit der Schaltfläche "Mitglieder" können Sie weitere Einträge zu der Gruppe hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Kontakten in einer persönlichen Gruppe oder Firmenverteilerliste.

Verwalten von Ressourcen

Jede Ressource im Kontakte-Ordner ist mit dem Resource Symbol "Ressource" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Ressource doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout "Ressource" angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout der Ressource erläutert. Falls Sie Hilfe zu den einzelnen Feldern in einem Register benötigen, klicken Sie auf ein Feld im Nachrichtenlayout "Ressource" und drücken Sie anschließend Umschalt+F1.

Register

Zweck

Zusammenfassung

Auf diesem Register wird eine Zusammenfassung der Informationen in den anderen Registern angezeigt.

Details

Auf diesem Register können Sie den Namen der Ressource, die Telefonnummer, den Ressourcentyp, die Email-Adresse, den Eigentümer sowie Kommentare zu dieser Ressource eingeben.

Im Feld "Eigentümer" können Sie einen Kontakt eingeben, der bereits in Ihrem Adressbuch vorhanden ist, oder mit der Pfeilschaltfläche einen neuen Kontakteintrag erstellen.

Speziell

Auf diesem Register können Sie benutzerdefinierte Felder anzeigen, hinzufügen und bearbeiten. Es werden alle Systemfelder und benutzerdefinierten Felder angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von benutzerdefinierten Feldern in einem persönlichen Adressbuch.

Verwalten von Organisationen

Jede Organisation im Kontakte-Ordner ist mit dem Organization icon Symbol "Organisation" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Organisation doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Organisation angezeigt.

In der folgenden Tabelle wird der Verwendungszweck der einzelnen Register im Nachrichtenlayout der Organisation erläutert. Falls Sie Hilfe zu den einzelnen Feldern in einem Register benötigen, klicken Sie auf ein Feld im Nachrichtenlayout "Organisation" und drücken Sie anschließend Umschalt+F1.

Register	Zweck
Zusammenfassung	Auf diesem Register wird eine Zusammenfassung der Informationen in den anderen Registern angezeigt. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um die zusammengefassten Informationen in zwei verschiedenen Formaten anzuzeigen. Wenn Ihr Systemverwalter dieses Register angepasst hat, stehen möglicherweise zusätzliche Formate zur Auswahl.
Details	Auf diesem Register können Sie den Namen der Organisation, die Telefon- bzw. Faxnummer, den Hauptkontakt für die Organisation, die Adresse, die Website sowie Kommentare zu der Organisation eingeben. Im Feld "Hauptkontakt" können Sie einen Kontakt eingeben, der bereits in Ihrem Adressbuch vorhanden ist, oder mit der Pfeilschaltfläche einen neuen Kontakteintrag erstellen.
Personen	Listet die Mitglieder dieser Organisation auf. Hierbei handelt es sich um die Kontakte, bei denen im Register "Büro" diese Organisation angegeben ist.
Speziell	Auf diesem Register können Sie benutzerdefinierte Felder anzeigen, hinzufügen und bearbeiten. Es werden alle Systemfelder und benutzerdefinierten Felder angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren von benutzerdefinierten Feldern in einem persönlichen Adressbuch.

Ändern des Adressbuchs für den Kontakte-Ordner

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakte-Ordner.
Klicken Sie auf "Eigenschaften".
Klicken Sie auf den Adressbuchnamen in der Dropdown-Liste "Adressbuch".
Klicken Sie auf "OK".

Senden von Mail-Nachrichten aus einem Kontakt

Klicken Sie in der vollständigen Ordnerliste auf den Kontakte-Ordner.

Um auf die vollständige Ordnerliste zuzugreifen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als aktueller Modus von GroupWise angezeigt) und klicken Sie anschließend auf "Vollständige Ordnerliste".
Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.
Klicken Sie im Register "Zusammenfassung" auf die Email-Adresse, an die Sie eine Nachricht senden möchten.

Sie können im Register "Kontakt" auch auf eine Email-Adresse doppelklicken.
Geben Sie einen Betreff und die Nachricht in die geöffnete Mail-Nachricht ein.
Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

Ändern des Anzeigenamens eines Kontakts

Der Anzeigename ist der Name, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Eingabe in das Feld "An" (oder "CC" oder "BK") einer Nachricht beginnen. Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens beginnen, beispielsweise "Sa", füllt die Namensergänzung den Rest des Namens mit einem Namen aus dem Adressbuch auf, beispielsweise "Sabine Meier." Wenn jedoch zwei Personen namens "Sabine Meier" im Adressbuch vorhanden sind (eine in der Buchhaltung und eine im Marketing), ist es schwierig zu entscheiden, welchen Namen die Namensergänzung aufgefüllt hat. Es sei denn, Sie lassen sich weitere Eigenschaften anzeigen.

Sie können den Anzeigenamen ändern, damit Sie leicht erkennen, welchen Namen die "Suchfolge für Namensergänzung" vervollständigt hat. Beispiel: Wenn Sie nur mit Sabine Meier aus der Buchhaltung korrespondieren, können Sie den Anzeigenamen in "Sabine - Buchhaltung" ändern.

Klicken Sie in der vollständigen Ordnerliste auf den Kontakte-Ordner.

Um auf die vollständige Ordnerliste zuzugreifen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als aktueller Modus von GroupWise angezeigt) und klicken Sie anschließend auf "Vollständige Ordnerliste".
Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.
Klicken Sie auf das Register "Kontakt".
Klicken Sie in das Feld "Anzeige".
Geben Sie einen neuen Anzeigenamen ein.

Sie können außerdem auf die Dropdown-Liste "Anzeige" klicken und "Nachname", "Vorname" oder "Vorname Nachname" auswählen (beispielsweise: "Meier", "Sabine" oder "Sabine Meier").
Klicken Sie auf "OK".

Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht adressieren, ergänzt die Namensergänzung diesen Anzeigenamen.

Anzeigen der gesamten Korrespondenz mit einem Kontakt

Im Register "Verlauf" können Sie die gesamte Korrespondenz mit einem Kontakt anzeigen.

Klicken Sie in der vollständigen Ordnerliste auf den Kontakte-Ordner.

Um auf die vollständige Ordnerliste zuzugreifen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als aktueller Modus von GroupWise angezeigt) und klicken Sie anschließend auf "Vollständige Ordnerliste".
Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.
Klicken Sie auf das Register "Verlauf".

Alle Nachrichten werden angezeigt, die Sie an diesen Kontakt gesendet bzw. von diesem Kontakt empfangen haben.

In den Ordnerspalten wird der Standort jeder Nachricht angezeigt.

Zum Hinzufügen oder Entfernen von Spalten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie anschließend auf eine Option. Um nach den Informationen in einer Spalte (beispielsweise nach Datum oder Betreff) zu sortieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift.

Der Nachrichtentext der ausgewählten Nachricht wird unter der Nachrichtenliste angezeigt. Sie können die Größe des Fensters ändern, um mehr oder weniger Text anzuzeigen. Sie können auf eine Nachricht reagieren (beispielsweise antworten, weiterleiten oder löschen), indem Sie die Schaltflächen auf der Symbolleiste über dem Nachrichtentext anklicken.
Um Nachrichten anzuzeigen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesendet oder empfangen wurden, legen Sie das Anfangs- und Enddatum in den Feldern "Von" und "An" fest.
Um nur eine bestimmte Nachrichtenkategorie (beispielsweise Mail oder Termin) anzuzeigen, klicken Sie in der Dropdown-Liste "Nachrichtenkategorie" auf die entsprechende Nachrichtenkategorie.
Um nur Eingangsnachrichten bzw. Ausgangsnachrichten anzuzeigen, klicken Sie in der Dropdown-Liste "Nachrichtenquelle" auf "Eingangsnachrichten" oder "Ausgangsnachrichten".