6.5 Arbeiten mit Adressbüchern

Adressbücher sind die Datenbanken, in denen Kontaktinformationen wie Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und vieles mehr gespeichert werden. Kontakteordner bieten Ihnen eine praktische Ansicht der Adressbuchdaten. Sie können keinen Kontakteordner ohne ein Adressbuch erstellen, mit dem er verknüpft wird.

6.5.1 Öffnen eines Adressbuchs

Um ein Adressbuch zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Adressbuch in der Symbolleiste des Hauptfensters. Das Adressbuch wird geöffnet. Im linken Teilfenster werden das GroupWise-Adressbuch, das Primärbuch und die von Ihnen erstellten persönlichen Adressbücher aufgelistet.

Abbildung 6-3 Adressbuch

Sie können das Adressbuch verwenden, um Kontakte zum Anzeigen von Details zu öffnen, Namen zum Senden einer Nachricht auszuwählen, Gruppen zu erstellen und zu löschen.

Das Adressbuch bietet Ihnen auch erweiterte Optionen, wie das Ändern der Suchfolge für die Namensergänzung und die Freigabe von Adressbüchern.

6.5.2 Erstellen eines persönlichen Adressbuchs

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Neues Buch.

  3. Geben Sie einen Namen für das neue Adressbuch ein und klicken Sie anschließend auf OK.

6.5.3 Bearbeiten eines persönlichen Adressbuchs oder des Primärbuchs

In einem persönlichen Adressbuch, einschließlich des Primärbuchs, können Sie Einträge hinzufügen oder löschen, vorhandene Informationen bearbeiten, Namen aus einem Buch in ein anderes kopieren oder das Buch umbenennen. Sie können auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Adressbuchfelder erstellen.

Schnelles Hinzufügen von Kontakten zum persönlichen Adressbuch

Sie können jeden Empfänger in einer Nachricht rasch in Ihr persönliches Adressbuch aufnehmen.

  1. Öffnen Sie eine vorhandene Nachricht, die an einen oder mehrere Empfänger adressiert ist.

  2. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Empfänger, den Sie einem persönlichen Adressbuch hinzufügen möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Empfänger, den Sie einem persönlichen Adressbuch hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf Zu Adressbuch hinzufügen und dann auf das Adressbuch, dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten.

  4. Geben Sie weitere Kontaktdaten wie erforderlich ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Kopieren von Einträgen zwischen persönlichen Adressbüchern

In ein geschlossenes Adressbuch können keine Einträge kopiert werden, es muss zunächst geöffnet werden. Sie können keine Namen in das GroupWise-Adressbuch kopieren.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und wählen Sie die zu kopierenden Namen aus.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten > Kopieren nach.

  4. Markieren Sie die Adressbücher, in die Sie die Namen kopieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Bearbeiten von Einträgen in einem persönlichen Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und doppelklicken Sie anschließend auf den Namen, den Sie bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen in den verschiedenen Registern und klicken Sie anschließend auf OK.

Umbenennen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, das Sie umbenennen möchten.

    Sie können das Primärbuch nicht umbenennen.

  3. Klicken Sie auf Datei > Buch umbenennen.

  4. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf OK.

Löschen von Einträgen aus dem persönlichen Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und wählen Sie die zu löschenden Namen aus.

  3. Linux: Drücken Sie die Entf-Taste.

    Mac: Drücken Sie die Taste "Entf" (Vorwärts löschen).

  4. Klicken Sie auf Ja.

6.5.4 Löschen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Buch löschen.

    Dialogfeld "Adressbuch löschen"

  3. Wählen Sie die Bücher aus, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf OK und dann auf Ja.

Gelöschte persönliche Adressbücher können nicht wiederhergestellt werden.

6.5.5 Freigeben von Adressbüchern für andere Benutzer

Freigegebene Adressbücher sind mit dem Symbol Symbol für freigegebenes Adressbuch oder Symbol für freigegebenes Adressbuch gekennzeichnet. Dieses Symbol kann etwas anders aussehen, und zwar abhängig davon, ob Sie das Adressbuch erstellt haben.

Sie können persönliche Adressbücher mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen. Sie können Benutzern Lesezugriff erteilen. Sie haben auch die Möglichkeit, ihnen Rechte zum Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Informationen zu gewähren. Wenn Sie ein Adressbuch freigeben, empfangen die Benutzer eine Benachrichtigung, die sie akzeptieren oder ablehnen können.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

    Falls das gewünschte Adressbuch nicht angezeigt wird, können Sie dieses öffnen, indem Sie auf Datei > Buch öffnen klicken.

  2. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Adressbuch, das Sie freigeben möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf das Adressbuch, das Sie freigeben möchten.

  3. Klicken Sie auf Freigabe.

  4. Klicken Sie auf Freigegeben für.

  5. Geben Sie den Namen der Person ein, mit der Sie das Adressbuch teilen möchten, und klicken Sie dann auf Benutzer hinzufügen, um den Benutzer in die Liste Freigabe aufzunehmen.

    Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, klicken Sie auf Symbol "Adressbuch" und suchen Sie dann nach dem Benutzer und wählen Sie ihn aus.

    Sie können Adressbücher nicht über externe Domänen hinweg gemeinsam nutzen.

  6. Klicken Sie in der Liste Freigabe auf die Namen der einzelnen Benutzer, und weisen Sie den Benutzern anschließend im Gruppenfeld Zugriff entsprechende Zugriffsrechte zu.

  7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

    Wenn Sie auf OK klicken, erhält die Person, für die Sie das Adressbuch freigeben, eine Benachrichtigung. In der Spalte Status wird die Meldung als ausstehend angezeigt, bis der Benutzer die Anforderung zur Adressbuchfreigabe akzeptiert oder ablehnt; anschließend wird die Spalte aktualisiert, um die Auswahl des Benutzers widerzuspiegeln.

    Im Adressbuch werden freigegebene Adressbücher mit dem Symbol Symbol "Freigegebenes Adressbuch" oder Symbol "Freigegebenes Adressbuch" gekennzeichnet.

    Die Benutzer, für die Sie das Adressbuch freigegeben haben, können die Adressbuchspalten anders als Sie selbst anordnen.

6.5.6 Akzeptieren freigegebener Adressbücher

Wenn Sie ein freigegebenes Adressbuch akzeptieren, wird es zusammen mit Ihrem GroupWise-Adressbuch, Ihren persönlichen Adressbüchern und Ihrem Primärbuch in der Adressbuchliste angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf das Symbol Mailbox.

  2. Öffnen Sie die Benachrichtigung zum freigegebenen Adressbuch.

  3. Klicken Sie zum Hinzufügen des Adressbuchs zur Adressbuchliste auf Akzeptieren.

Sie können nun das freigegebene Adressbuch sowie andere Adressbücher für die Adressierung oder zur Suche nach Benutzerangaben verwenden.

6.5.7 Suchen nach Adressbucheinträgen

Mithilfe der Suchliste können Sie im Adressbuch die gesuchten Einträge schnell finden. Sie können auch Suchkriterien angeben. Sie können beispielsweise nur die Einträge anzeigen, in denen der Nachname mit "D" beginnt.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol "Adresse" in der Symbolleiste.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie eine Suche durchführen möchten.

  3. Beginnen Sie im Feld Suchen nach mit der Eingabe des Begriffs, nach dem Sie suchen.

Die Funktion "Namensergänzung" vervollständigt den Namen.

Sie können Adressbucheinträge auch mithilfe der Suchfunktion im Nachrichtenlisten-Header eines Kontakteordners suchen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 7.1.2, Suchen nach Kontakten.

6.5.8 Sortieren von Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Öffnen Sie das Adressbuch, das Sie kopieren möchten.

  3. Klicken Sie auf die Spalte, nach der sortiert werden soll.

    Sie können nach der Spalte Name oder Benutzer-ID in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren.

6.5.9 Importieren/Exportieren eines Adressbuchs

Der LinuxMac-Client importiert und exportiert derzeit keine Adressbücher.