6.3 Adressieren von Nachrichten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Nachricht in GroupWise zu adressieren:

6.3.1 Verwenden der Namensergänzung

Wenn Sie einen Namen in die Felder An, CC oder BK einer Nachricht eingeben, die Sie gerade erstellen, versucht die Funktion "Namensergänzung", den Namen für Sie zu vervollständigen. Wenn die Funktion "Namensergänzung" den gesuchten Namen findet, können Sie die Eingabe beenden. Wenn die Namensergänzung den Namen nicht findet, geben Sie weitere Buchstaben ein.

Die Namensergänzung führt nach jedem neu eingegebenen Zeichen eine erneute Suche durch. Falls die Funktion "Namensergänzung" einen ähnlichen Namen findet, können Sie mit der Nach-oben- bzw. der Nach-unten-Taste zu den angrenzenden Namen navigieren.

Sie haben die Möglichkeit, für die Funktion "Namensergänzung" eine Suchreihenfolge festzulegen, in der die Adressbücher durchsucht werden. Die Namensergänzung sucht jedoch immer zuletzt im GroupWise-Adressbuch.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Suchfolge für Namensergänzung.

  3. Wählen Sie im Feld Verfügbare Bücher die Bücher aus, die die Namensergänzung durchsuchen soll, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

  4. Zum Ändern der Suchreihenfolge eines Adressbuchs markieren Sie das Adressbuch in der Liste Ausgewählte Bücher und klicken Sie anschließend auf Nach unten bzw. Nach oben.

  5. Markieren Sie das Kontrollkästchen Namensergänzung deaktivieren, um die Namensergänzung zu deaktivieren.

  6. Klicken Sie auf OK.

6.3.2 Verwenden der Adressauswahl

Wenn Sie eine neue Nachricht verfassen und die Schaltfläche Adresse auf einer Nachrichtenlayout-Symbolleiste anklicken, wird die Adressauswahl angezeigt. Die Adressauswahl stellt ein vereinfachtes Layout des Adressbuchs dar, in der die Optionen enthalten sind, die Sie zum Auswählen eines Namens oder zum Erstellen einer Gruppe benötigen.

Erläuterung der Adressauswahl

Die Adressauswahl wird auch an anderen Stellen in GroupWise angezeigt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie Mitglieder einer Gruppe oder Einträge für einen Suchvorgang auswählen. In der Adressauswahl werden dann möglicherweise nur kontextbezogene Optionen angezeigt.

In der Adressauswahl können Sie jeweils ein Adressbuch anzeigen. Um ein anderes Adressbuch auszuwählen, klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in das gewünschte Adressbuch an.

Doppelklicken Sie auf die Einträge, die in den Feldern An, CC oder BK der von Ihnen erstellten Nachricht eingefügt werden sollen. Mit der Dropdown-Liste Symbol "Filter aus" können Sie die Liste von Einträgen auf Kontakte, Gruppen und Ressourcen einschränken.

Die Spaltenanordnung in der Liste der Adresseinträge kann geändert werden. Sie können die Einträge einer beliebigen Spalte als Grundlage für die Sortierreihenfolge wählen. Sie können die Größe der Adressauswahl ändern, indem Sie an einer Ecke des Fensters ziehen. Sie können einen Kontakteintrag öffnen, um die Details anzuzeigen. Klicken Sie hierzu auf den Kontakt und anschließend auf Details.

Sie können Kontakte dem rechten Teilfenster hinzufügen und anschließend eine Gruppe erstellen, indem Sie auf Gruppe speichern klicken. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche Gruppe senden klicken, können Sie auswählen, in welchem Adressbuch die Gruppe gespeichert wird. Andernfalls wird die Gruppe in dem Adressbuch gespeichert, das in der Adressauswahl angezeigt wird.

Mit der Schaltfläche "Neuer Kontakt" können Sie neue Kontakte erstellen. Diese Schaltfläche ist nicht aktiv, wenn derzeit das GroupWise-Adressbuch angezeigt wird. Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Kontakt. Geben Sie die Kontaktinformationen in den jeweiligen Registern ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Adressieren einer Nachricht mit der Adressauswahl

Mit der Adressauswahl können Sie Nachrichten adressieren, die Sie erstellen.

  1. Klicken Sie im Layout einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Wählen Sie ein Adressbuch in der Dropdown-Liste Suchen in aus.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Dropdown-Liste "Suchen", um nur Kontakte, Gruppen oder Ressourcen in Ihrer Liste anzuzeigen.

  4. Doppelklicken Sie auf die Primärempfänger (An) Ihrer Nachricht.

  5. Klicken Sie zum Einfügen der Adressen von Carbon Copy-Empfängern auf CC. Doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschten Namen.

  6. Klicken Sie zum Einfügen der Adressen von Blindkopie-Empfängern auf BK. Doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschten Namen.

  7. Klicken Sie auf OK.

Falls Sie den Namen der Person kennen, geben Sie im Nachrichtenlayout die ersten Buchstaben des Namens in das Feld An ein. Die Funktion "Namensergänzung" durchsucht das Primärbuch, dann die ausgewählten Adressbücher in der angegebenen Reihenfolge und anschließend das GroupWise-Adressbuch. Sobald die Funktion "Namensergänzung" den Namen des Empfängers gefunden hat, können Sie die Eingabe beenden. Falls die Funktion "Namensergänzung" einen ähnlichen Namen findet, können Sie mit der Nach-oben- bzw. der Nach-unten-Taste zu den angrenzenden Namen navigieren.

6.3.3 Verwenden des Primärbuchs

Verwenden Sie das Primärbuch, um auf die am häufigsten verwendeten oder die kurz zuvor verwendeten Einträge zuzugreifen. Wenn Sie eine Adresse in einer Nachricht verwenden, wird der Eintrag in das Primärbuch kopiert, falls seine Optionen entsprechend gesetzt sind. Sie können anzeigen, wann Sie zum letzten Mal den Eintrag verwendet haben (Datum und Uhrzeit) und wie oft Sie ihn verwendet haben.

Ein Eintrag im Primärbuch bleibt dort so lange gespeichert, bis Sie ihn löschen. Der Eintrag ist weiterhin im Originaladressbuch vorhanden.

  1. Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol "Adresse".

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Suchen in die Option Primärbuch aus.

  3. Doppelklicken Sie auf die gewünschten Namen und klicken Sie anschließend auf OK.

Das Primärbuch kann geschlossen, jedoch nicht gelöscht werden.

6.3.4 Senden von Mail aus einem Kontakteordner

Wenn Sie ein Adressbuch in einem Kontakteordner anzeigen, werden Kontakte im Visitenkartenformat gezeigt. Klicken Sie einfach auf den Hyperlink der E-Mail-Adresse eines Kontakts, um das Fenster "Senden an" zu öffnen, in dem das Feld An bereits ausgefüllt ist.

6.3.5 Senden einer Mail aus dem Adressbuch

Verwenden Sie Mail, um Nachrichten aus einem Adressbuch zu senden. Wenn Sie das Adressbuch vom Hauptfenster aus geöffnet haben, ist das Adressbuch nicht mit einem Nachrichtenlayout verbunden. Mit "Mail" können Sie ein Nachrichtenlayout vom Adressbuch aus öffnen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch.

  3. Wählen Sie die Benutzer aus, an die Sie eine E-Mail senden möchten.

  4. Klicken Sie auf Datei > Mail senden.