4.2 Verwalten des Kalenders

4.2.1 Anzeigen des Kalenders

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren GroupWise®-Kalender anzuzeigen, von einer Tagesanzeige bis zu einer Monatsanzeige. Ebenso können Sie Ihren Kalender sowie einen Vertretungskalender gleichzeitig anzeigen.

Alle nicht akzeptierten Nachrichten in Ihrem Kalender werden kursiv dargestellt, damit Sie die noch nicht akzeptierten Nachrichten leicht identifizieren können.

Öffnen des Kalenderordners oder Kalenderlayouts

Der Kalender verfügt über mehrere Anzeigeoptionen. Sie können weitere Schaltflächen zur Kalendersymbolleiste hinzufügen und an Ihre Arbeitsweise anpassen. Beim Öffnen des Kalenderordners wird das Layout angezeigt, das beim Verlassen des Kalenders aktiv war.

  1. Klicken Sie auf Fenster > Neues Kalenderfenster und anschließend auf ein Kalenderlayout.

Sie können den Kalender nach Tag, Woche, Woche und Monat, Monat sowie Jahr anzeigen.

Auswählen von anzuzeigenden Kalendern

GroupWise kann im GroupWise-Hauptkalender mehrere Kalender anzeigen. Sie können zwischen der Anzeige Ihres GroupWise-Hauptkalenders, persönlicher Kalender und freigegebener Kalender wählen.

  1. Aktivieren Sie in der Ordnerliste jeweils das Kontrollkästchen neben den Kalendern, die Sie im Kalenderlayout anzeigen möchten.

Anzeigen eines anderen Datums im Kalender

  1. Falls das angezeigte Layout eine Kalender-Symbolleiste besitzt, klicken Sie auf Datumsauswahl im Kalender und dann auf ein Datum.

  2. Um zum heutigen Datum zurückzukehren, klicken Sie auf das Symbol Zum heutigen Datum.

In einigen Layouts ist das Wechseln des Datums nicht möglich.

Anzeigen ganztägiger Ereignisse im Kalender

Ganztägige Ereignisse befinden sich oben im Kalender im Fenster "Ganztägige Ereignisse".

Abbildung 4-1 Fenster "Ganztägige Ereignisse"

So blenden Sie das Feld "Ganztägige Ereignisse" aus:

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld "Ganztägige Ereignisse".

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste in das Feld "Ganztägige Ereignisse".

  2. Deaktivieren Sie Größe des Fensters "Ganztägige Ereignisse" automtisch ändern.

  3. Verschieben Sie Ihren Mauszeiger zum unteren Rand des Felds, bis Mauszeiger für Größenänderung angezeigt wird.

  4. Ziehen Sie den Mauszeiger dann nach oben, um das Feld zu minimieren.

Navigieren im Kalender

Verwenden Sie die Kalender-Symbolleiste, um in Ihrem Kalender zu navigieren:

Tabelle 4-1 Beschreibung von Schaltflächen in der Kalender-Symbolleiste

Schaltfläche

Beschreibung

Datumsauswahl im Kalender

Auswählen eines Datums, das angezeigt werden soll.

Symbol 'Zum heutigen Datum'

Rückkehr zum aktuellen Datum.

Symbol "Vorwärts oder rückwärts durch Tage, Monate oder Jahre wechseln"

Abhängig von der eingestellten Kalenderanzeige um einen Tag, einen Monat oder ein Jahr zurück- oder vorgehen.

Tageslayoutsymbol

Anzeigen eines Tageslayouts.

Wochenlayoutsymbol

Anzeigen eines Wochenlayouts.

Monatslayoutsymbol

Anzeigen eines Monatslayouts.

Jahreslayoutsymbol

Anzeigen eines Jahreslayouts.

Symbol "Termine anzeigen"

Termine (in entsprechenden Layouts) ein- oder ausblenden.

Symbol "Jobs anzeigen"

Jobs (in entsprechenden Layouts) ein- oder ausblenden.

Symbol 'Notizen anzeigen'

Notizen (in entsprechenden Layouts) ein- oder ausblenden.

Symbol "Anderen Tag anzeigen"

Einen anderen Tag im Wochenlayout anzeigen.

Symbol "Tag entfernen"

Einen Tag aus dem Wochenlayout entfernen.

Anzeigen von zwei Zeitzonen im Kalender

Sie können zwei verschiedene Zeitzonen im Kalender anzeigen. Zudem können Sie rasch zwischen den beiden Zeitzonen wechseln. Dies ist nützlich, wenn Sie häufig zwischen verschiedenen Zeitzonen unterwegs sind oder Besprechungen über Zeitzonen hinweg planen müssen.

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Ihren Kalender.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste in Ihren Kalender.

  2. Klicken Sie auf Zusätzliche Zeitzone.

  3. Wählen Sie Zusätzliche Zeitzone anzeigen aus.

  4. Geben Sie eine Beschriftung für die alternative Zeitzone ein, z. B. "London".

  5. Wählen Sie die Zeitzone aus der Dropdown-Liste Alternative Zeitzone.

  6. Geben Sie eine Bezeichnung für die Zeitzone Ihres Arbeitsplatzrechners ein.

  7. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Zeitzone des Arbeitsplatzrechners" die Zeitzone aus, in der sich Ihr Arbeitsplatzrechner befindet.

  8. Klicken Sie auf OK.

Um die Zeitzone zu wechseln, klicken Sie im Fenster "Alternative Zeitzone" auf Auslagern. Wenn Sie auf Auslagern klicken, ändern Sie auch die Zeitzone Ihres Computers.

Arbeiten mit Zeit- und Datumsunterschieden

Sie können den Kalender so konfigurieren, dass er die Unterschiede zwischen zwei Zeitzonen anzeigt und die Start- und Endtermine auf der Basis der angegebenen Tagesanzahl berechnet.

Mit "Zeitunterschied" lassen Sie die Zeitzone an einem Ort auf der Grundlage der Zeitzone an einem anderen Ort anzeigen. Wenn Sie sich beispielsweise in New York befinden, können Sie mit "Zeitunterschied" die Uhrzeit in London abrufen.

Sie können ein Anfangs- oder Enddatum auf der Grundlage eines Datums und einer Anzahl von Tagen berechnen lassen. Wenn Sie beispielsweise eine Frist von 90 Tagen haben, können Sie mit "Datumsdifferenz" das entsprechende Datum berechnen. Mithilfe der Option "Datumsdifferenz" können Sie den Fälligkeitstermin berechnen.

Anzeigen der Zeitzonen anderer Orte

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Zeitunterschied.

  2. Wählen Sie im Feld Zeitzone A die Zeitzone am Anfangsort aus.

  3. Wählen Sie im Feld Zeitzone B die Zeitzone am Zielort aus.

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Anfangs- oder Enddatum berechnen

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Datumsdifferenz.

  2. Zum Berechnen eines Anfangsdatums, wenn Sie das Enddatum kennen, klicken Sie auf die Pfeile, um im Feld Enddatum monats- oder jahresweise zu blättern, und klicken Sie dann auf ein Datum.

    oder

    Zum Berechnen eines Enddatums, wenn Sie das Anfangsdatum kennen, klicken Sie auf die Pfeile, um im Feld Anfangsdatum monats- oder jahresweise zu blättern, und klicken dann auf ein Datum.

  3. Geben Sie einen Wert in das Textfeld Anzahl der Tage ein.

  4. Klicken Sie auf Anfangsdatum berechnen, entnehmen Sie dann das berechnete Anfangsdatum dem Textfeld Anfangsdatum und dem Kalender.

    oder

    Klicken Sie auf Enddatum berechnen, entnehmen Sie dann das berechnete Enddatum dem Textfeld Enddatum und dem Kalender.

Erläuterung der Nachrichtensymbole im Kalender

Die im Kalender angezeigten Symbole bieten zusätzliche Informationen zu Nachrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren der Symbole neben Nachrichten.

Erläuterung der Kalenderschattierung

Termine in Ihrem Kalender werden in verschiedenen Schattierungen dargestellt, abhängig davon, wie der Termin angezeigt wird:

  • Belegt: Der Termin wird grau dargestellt.

  • Frei: Der Termin wird weiß dargestellt.

  • Abwesend: Der Termin wird dunkelgrau dargestellt.

  • Mit Vorbehalt: Der Termin wird grau mit weißen und grauen Streifen an der Seite dargestellt.

So ändern Sie den Status von Terminzeit kennzeichnen als für einen Termin:

  1. Klicken Sie auf Aktionen > Terminzeit kennzeichnen als und wählen Sie dann Belegt, Frei, Abwesend oder Vorgemerkt.

4.2.2 Lesen eines Kalendereintrags

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Kalender.

  2. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie lesen möchten.

In allen Layouts außer dem Jahreslayout können Sie den Mauszeiger auf die meisten Nachrichten setzen und Informationen anzeigen, beispielsweise "Betreff", "Uhrzeit", "Ort" und "An".

4.2.3 Erstellen eines persönlichen Kalenders

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Kalender".

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner "Kalender".

  2. Klicken Sie auf Neuer Kalender.

  3. Geben Sie einen Namen für den neuen Kalender ein.

  4. Wählen Sie durch Klicken auf das farbige Quadrat eine Farbe für den Kalender aus.

4.2.4 Anpassen eines Kalenders

Sie können mehrere Optionen festlegen, um Ihr Kalenderlayout anzupassen. Sie können zum Beispiel den ersten Tag der Woche angeben und Wochenenden hervorheben, um Ihre Arbeitstage besser zu sehen.

Die folgenden Abschnitte enthalten Anleitungen zur Anpassung des Kalenders:

Definieren Ihres Arbeitsplans

Ihr Arbeitsplan zeigt anderen, wann Sie anwesend sind und beeinflusst, wie deren Kalender angezeigt werden. Standardmäßig nimmt GroupWise einen Arbeitstag von 8:00 a.m. bis 5:00 p.m. an den Wochentagen Montag bis Freitag an. Wenn Sie einen anderen Arbeitsplan haben, können Sie diesen exakt im Kalender einstellen.

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Kalender >Arbeitsplan.

  3. (Optional) Wenn Sie immer für Termine verfügbar sind, klicken Sie auf Als stets verfügbar festlegen und überspringen Sie die übrigen Schritte.

  4. Geben Sie im Feld Anfangszeit die Zeit ein, an der Ihr Arbeitstag üblicherweise beginnt.

  5. Geben Sie im Feld Endzeit die Zeit ein, an der Ihr Arbeitstag üblicherweise endet.

  6. Wählen Sie die Tage aus, an denen Sie arbeiten, und lassen Sie Ihre normalen freien Tage unmarkiert.

  7. Wählen Sie im Dropdown-Menü Zeitzone Ihre Zeitzone aus.

  8. Klicken Sie auf OK.

Ändern des ersten Wochentags in Ihrem Kalender

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Kalender > Allgemein.

  3. Wählen Sie im Gruppenfeld Anzeigeoptionen für Kalender einen Tag aus und klicken Sie auf OK.

Hervorheben von Wochenenden

So heben Sie Wochenenden hervor, damit Wochenenden und Wochentage in Ihrem Kalender leichter zu unterscheiden sind:

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Kalender > Allgemein.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wochenenden hervorheben und klicken Sie anschließend auf OK.

Anzeigen von Wochennummern

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Kalender > Allgemein.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wochennummer anzeigen und klicken Sie dann auf OK.

Einstellen, ob Sie selbst zu neuen Terminen eingeschlossen werden

Standardmäßig nimmt GroupWise automatisch Ihren Namen in die Liste An auf, wenn Sie einen neuen Termin anlegen. So deaktivieren Sie diese Funktion, damit Sie nicht automatisch aufgenommen werden, bzw. aktivieren sie, falls sie deaktiviert war:

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Kalender > Allgemein.

  3. Wählen Sie das Kontrollkästchen Mich zu neuen Terminen hinzufügen aus und klicken Sie dann auf OK.

Festlegen, wie die Dauer eines Termins angezeigt wird

Sie können wählen, ob die Länge neuer Termine nach Dauer oder durch ein Enddatum und eine Endzeit dargestellt wird. Sie können auch die Standardlänge von Terminen festlegen.

Anzeigen der Terminlänge nach Dauer oder durch Enddatum und -zeit

Standardmäßig zeigt GroupWise die Terminlänge nach Dauer an. Wenn Sie also einen Termin erstellen, wird ein Feld angezeigt, in das Sie eine Zeitdauer schreiben können (etwa 30 Minuten oder 2 Stunden), um die Länge des Termins anzugeben.

Nach Wunsch können Sie auch Enddatum und -zeit für jeden Termin angeben. Wenn GroupWise so konfiguriert ist, wird beim Anlegen eines neuen Termins ein Feld zur Eingabe eines Enddatums und ein weiteres Feld für die Eingabe einer Endzeit angezeigt.

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf den Karteireiter Kalender > Allgemein.

  3. Wählen Sie unter Termindauer anzeigen als entweder Dauer oder Enddatum und -zeit und klicken Sie dann auf OK.

Festlegen der Standard-Termindauer

Standardmäßig ist ein neuer Termin auf die Dauer einer Stunde eingestellt, jedoch können Sie die Dauer bei der Erstellung des Termins anpassen. Wenn beispielsweise die meisten Termine, die Sie anlegen, gewöhnlich 30 Minuten dauern, können Sie den Standard auf 30 Minuten ändern.

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Kalender > Allgemein.

  3. Wählen Sie die Anzahl an Stunden und Minuten für die Standardtermindauer aus oder geben Sie sie ein und klicken Sie dann auf OK.

Ändern der Farbe für einen Kalender

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Kalender".

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner "Kalender".

  2. Klicken Sie auf Eigenschaften > Allgemein.

  3. Wählen Sie Farbe aus und klicken Sie dann auf das Farbfeld und wählen Sie eine Farbe aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.2.5 Freigeben eines Kalenders

Ein freigegebener Kalender ist wie jeder andere Kalender, außer dass andere Personen darauf zugreifen können und der Kalender auch in deren Kalenderlisten aufgeführt wird. Sie können bestehende persönliche Kalender in Ihrer Kalenderliste freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Kalender gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Dann können Benutzer Kalendereinträge im freigegebenen Kalender aufgeben. Ihren Hauptkalender können Sie nicht freigeben.

Im Caching-Modus werden die in freigegebenen Kalendern vorgenommenen Änderungen jedesmal aktualisiert, wenn Sie eine Verbindung zum Master-GroupWise-System herstellen.

Freigeben von vorhandenen Kalendern für andere Benutzer

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie freigeben möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Kalender, den Sie freigeben möchten.

  2. Klicken Sie auf Freigabe.

    Dialogfeld "Ordnereigenschaften"

  3. Klicken Sie auf Freigegeben für.

  4. Beginnen Sie im Feld Name mit der Eingabe eines Benutzernamens oder klicken Sie zur Auswahl des Benutzers aus dem Dialogfeld Adressauswahl auf die Schaltfläche Adressbuch.

  5. Wenn der Name des Benutzers in dem Feld angezeigt wird, klicken Sie auf Hinzufügen, um den Benutzer in die Freigabeliste zu verschieben.

  6. Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Freigabeliste.

  7. Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

  8. Wiederholen Sie die Schritte Schritt 4 bis Schritt 7 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.

  9. Klicken Sie auf OK.

Wenn der Kalender eine spezielle Funktion haben soll, können Sie neue Anzeigeeinstellungen erstellen.

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Kalender.

  2. Klicken Sie auf Eigenschaften und anschließend auf Anzeige.

Aufgeben eines Kalendereintrags in einem freigegebenen Kalender

  1. Öffnen Sie im freigegebenen Kalender ein Layout mit einer Terminliste. Klicken Sie auf ein Datum und doppelklicken Sie anschließend auf eine Uhrzeit in der Terminliste.

  2. (Optional) Geben Sie einen Betreff und einen Ort ein (sofern erforderlich).

  3. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

    oder

    Klicken Sie auf das Datumssymbol, wenn Sie für den Termin ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten. Wie Sie einen periodisch stattfindenden Termin erstellen, erfahren Sie in Verlegen von periodisch stattfindenden Terminen.

    oder

    Wählen Sie Ganztägiges Ereignis für ein Ereignis aus, das einen ganzen Tag dauert.

  4. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  5. Geben Sie an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als "Frei", "Vorgemerkt", "Belegt" oder "Abwesend" angezeigt werden.

  6. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

    Wenn Sie auf das Register Optionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen, beispielsweise diesem Termin eine hohe Priorität zuweisen.

  7. (Optional) Legen Sie die Option "Terminzeit kennzeichnen als" fest, indem Sie auf Aktionen > Terminzeit kennzeichnen als und anschließend auf eine Art klicken.

  8. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

4.2.6 Importieren eines Kalenders

Sie können einen Kalender oder eine als E-Mail gesendete oder von einem Internet-Kalenderdienst gespeicherte Kalendernachricht (.ics-Datei) importieren.

  1. Speichern Sie einen Kalender oder eine Kalendernachricht auf Ihrer Festplatte.

  2. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Kalender".

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Ordner "Kalender".

  3. Klicken Sie auf Kalender importieren.

  4. Navigieren Sie zum Speicherort, an dem Sie die Kalenderdatei gespeichert haben.

  5. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.

Die Datei wird als neuer persönlicher Kalender importiert.

4.2.7 Exportieren eines Kalenders

Wenn Sie einen Kalender exportieren, wird dieser als Internet-Kalender exportiert. Internet-Kalenderanlagen haben die Dateinamenerweiterung .ics.

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie exportieren möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Kalender, den Sie exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Exportieren.

  3. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Dateinamen für die Nachricht ein.

  4. Um die Nachricht in einem anderen Verzeichnis als dem angezeigten zu speichern, navigieren Sie zum neuen Verzeichnis.

  5. Klicken Sie auf Speichern.