3.2 Verwalten von gesendeter E-Mail

3.2.1 Arbeiten mit gesendeten Nachrichten

Sie können anzeigen, welche Nachrichten bereits versendet wurden. Ausgangsnachrichten können gelesen, mit oder ohne Änderungen neu gesendet sowie teilweise auch zurückgezogen werden (wenn sie nicht bereits vom Empfänger geöffnet wurden).

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

Alle Ausgangsnachrichten befinden sich so lange in diesem Ordner, bis sie in einen anderen Ordner als "Mailbox" oder "Kalender" verschoben werden. Wenn eine Ausgangsnachricht in einen anderen Ordner verschoben wird, wird sie nicht mehr im Ordner "Ausgangsnachrichten" angezeigt. Um Ausgangsnachrichten anzuzeigen, die in andere Ordner verschoben wurden, öffnen Sie diese Ordner.

Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.

3.2.2 Zurückziehen gesendeter Email

Mithilfe von Löschen können Sie eine Ausgangsnachricht aus der Mailbox des Empfängers zurückziehen. Sie können Mails und telefonische Nachrichten von GroupWise-Empfängern zurückziehen, die die Nachricht noch nicht geöffnet haben. Termine, Notizen und Jobs können Sie jederzeit zurückziehen.

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie zurückziehen möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Nachricht, die Sie zurückziehen möchten.

  3. Klicken Sie auf Löschen.

  4. Wählen Sie die gewünschte Option aus.

  5. Wenn Sie eine Nachricht aus der Mailbox der Empfänger zurückziehen, können Sie in einem Kommentar an die Empfänger den Grund für das Zurückziehen angeben.

  6. Klicken Sie auf OK.

Wie Sie sehen, welche Empfänger Ihre Nachricht geöffnet haben, erfahren Sie unter Abschnitt 3.2.4, Prüfen des Status von gesendeter Email. Eine bereits geöffnete E-Mail kann nicht zurückgezogen werden.

3.2.3 Erneutes Senden von Email

Mithilfe der Option Neu senden können Sie eine Nachricht ein zweites Mal senden, etwa nachdem Sie Korrekturen daran vorgenommen haben.

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie erneut senden möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Nachricht, die Sie erneut senden möchten.

  3. Klicken Sie auf Neu senden.

  4. Wenn die Nachricht mit der Datumsautomatik geplant wurde, klicken Sie auf Diese Nachricht oder Alle Nachrichten.

  5. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Nachricht vor und klicken Sie Senden auf der Symbolleiste an.

  6. Klicken Sie auf Ja, um die ursprüngliche Nachricht zurückzuziehen.

    oder

    Klicken Sie auf Nein, um die ursprüngliche Nachricht an der aktuellen Position zu belassen.

Wie Sie sehen, welche Empfänger Ihre Nachricht geöffnet haben, erfahren Sie unter Abschnitt 3.2.4, Prüfen des Status von gesendeter Email. Eine bereits geöffnete E-Mail kann nicht zurückgezogen werden.

3.2.4 Prüfen des Status von gesendeter Email

Mit "Eigenschaften" können Sie den Status der gesendeten Nachrichten überprüfen. Sie können beispielsweise feststellen, wann die Nachricht zugestellt wurde und wann der Empfänger die Nachricht geöffnet oder gelöscht hat. Wenn der Empfänger einen Termin akzeptiert oder abgelehnt und einen entsprechenden Kommentar hinzugefügt hat, wird der Kommentar im Eigenschaftenfenster angezeigt. Ferner wird angezeigt, ob der Empfänger den Job als "erledigt" gekennzeichnet hat.

Das Fenster "Eigenschaften" zeigt auch Informationen über empfangene Nachrichten. Sie können sehen, welche Personen die Nachricht sonst noch empfangen haben (mit Ausnahme der Empfänger von Blindkopien), und es wird die Größe und das Erstellungsdatum der Anlagendateien angezeigt.

Gehen Sie in Ihrer Mailbox oder Ihrem Kalender wie folgt vor:

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf eine Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Eigenschaften.

  3. Führen Sie einen Bildlauf zur Statusinformation am Ende der Seite "Eigenschaften" aus.

Die Symbole neben den einzelnen Nachrichten liefern ebenfalls wertvolle Statusinformationen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Identifizieren der Symbole neben Nachrichten.

Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.

3.2.5 Bestätigen der Zustellung von gesendeter E-Mail

GroupWise bietet mehrere Möglichkeiten, die Zustellung Ihrer Nachricht zu bestätigen.

Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.

Empfangen von Benachrichtigungen über Ausgangsnachrichten

Sie können es sich bestätigen lassen, wenn der Empfänger eine Nachricht geöffnet oder gelöscht, einen Termin abgelehnt oder einen Job ausgeführt hat.

  1. Wenn Sie eine Empfangsbestätigung für eine Nachricht erhalten möchten, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout und klicken Sie auf Sendeoptionen > Statusinformationen.

    oder

    So erhalten Sie immer eine Empfangsbestätigung für von Ihnen gesendete Nachrichten:

    Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen > Senden > Statusinformationen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen > Statusinformationen.

  2. Wählen Sie eine Nachrichtenkategorie.

  3. Legen Sie im Bereich Empfangsbestätigung die gewünschte Art der Empfangsbestätigung fest.

    Unter "Optionen" werden automatisch Ihre Berechtigungen zur Verwendung von Notify festgelegt. Wenn Sie den Empfang von Alarmmeldungen und Benachrichtigungen deaktiviert haben, können Sie keine Benachrichtigungen von Notify empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 8.2, Verwenden von Notify.

    Wenn Sie eine Nachricht an eine Internet-Adresse senden, können Sie auf Zustellungsbestätigung aktivieren klicken. Wenn im Internet-Email-System des Empfängers Statusinformationen aktiviert sind, können Sie den Status der gesendeten Nachricht erhalten.

  4. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

Anfordern einer Antwort

Sie können dem Empfänger einer Nachricht mitteilen, dass Sie eine Antwort benötigen. GroupWise fügt zu der Nachricht einen Satz hinzu, mit der die Antwort erbeten wird, und ersetzt das Symbol in der Mailbox des Empfängers durch einen doppelten Pfeil.

  1. Um eine Antwort auf eine einzige Nachricht anzufordern, öffnen Sie ein Nachrichten-Layout und klicken Sie auf Sendeoptionen > Allgemein.

    oder

    So fordern Sie eine Antwort auf alle von Ihnen gesendete Nachrichten an:

    Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen > Senden > Sendeoptionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen > Senden > Sendeoptionen.

  2. Klicken Sie auf Antwort erbeten und geben Sie an, wann die Antwort eingehen soll.

    Dem Empfänger wird neben der Nachricht Symbol "Antwort erbeten" angezeigt. Wenn Sie Bei Gelegenheit auswählen, wird "Antwort bei Gelegenheit erbeten" im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Wenn Sie Binnen x Tagen auswählen, wird "Antwort erbeten bis xx/xx/xx" im oberen Bereich der Nachricht angezeigt.

  3. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

Benachrichtigen von Empfängern über eine gesendete Nachricht

  1. Um die Empfänger einer Nachricht zu benachrichtigen, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout und klicken Sie anschließend auf Sendeoptionen > Allgemein.

    oder

    So benachrichtigen Sie die Empfänger über alle von Ihnen gesendeten Nachrichten:

    Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen > Senden > Sendeoptionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen > Senden > Sendeoptionen.

  2. Klicken Sie auf Empfänger benachrichtigen.

    Unter Optionen wird automatisch die Berechtigung zur Verwendung von Notify für Benutzer festgelegt. Wenn Sie den Empfang von Alarmmeldungen und Benachrichtigungen deaktiviert haben, können Sie nicht über die von Ihnen gesendeten Nachrichten informiert werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter So empfangen Sie Benachrichtigungen für andere Benutzer oder Ressourcen

  3. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

3.2.6 Statusüberwachung für gesendete E-Mail

Sie können eine einzelne Nachricht so konfigurieren, dass Sie ihren Status bequem verfolgen können. Informationen zum Verfolgen des Status einer Email finden Sie zum Beispiel in Benachrichtigen von Empfängern über eine gesendete Nachricht.

Sie können GroupWise auch so einrichten, dass der Status aller von Ihnen gesendeten Nachrichten verfolgt wird.

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Senden > Statusinformationen.

  3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Einstellungen" den Nachrichtentyp, den Sie konfigurieren möchten.

    Sie können den Status verfolgen von:

    • E-Mail:

    • Termine

    • Aufgaben

    • Notizen

  4. Wählen Sie Ausgangsnachricht für Statusaufzeichnung erstellen aus.

    WICHTIG:Diese Stelle ist standardmäßig ausgewählt. Es wird dringend empfohlen, diese Option ausgewählt zu lassen. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird beim Senden einer Nachricht keine Ausgangsnachricht angelegt. Daher besitzen Sie keine Kopie Ihrer gesendeten Nachrichten, sofern Sie diese nicht selbst speichern.

  5. Stellen Sie sicher, dass der Typ der gewünschten Statusinformationen ausgewählt ist.

    Die Optionen sind:

    • Zugestellt

    • Zugestellt und geöffnet

    • Alle Informationen (Standard, empfohlen)

  6. (Optional) Lassen Sie Gesendete Nachricht automatisch löschen deaktiviert.

    Wenn Sie diese Option auswählen, verlieren Sie Ihre Kopie der gesendeten Nachricht.

  7. Legen Sie im Gruppenfeld Empfangsbestätigung die gewünschte Art der Empfangsbestätigung fest.

  8. (Bedingt) Wählen Sie beim Senden einer Nachricht an eine Internet-Adresse Zustellungsbestätigung aktivieren und wählen Sie dann Benachrichtigung an meine Mailbox senden (falls gewünscht).

    Wenn im Internet-Email-System des Empfängers Statusinformationen aktiviert sind, können Sie den Status der gesendeten Nachricht erhalten.

  9. Klicken Sie auf OK.