9.4 Erstellen von Regeln

9.4.1 Erstellen einer grundlegenden Regel

Regeln können dabei helfen, die Nachrichten zu sortieren, andere über Ihre Abwesenheit zu informieren oder Ihre Nachrichten an ein anderes Email-Konto weiterzuleiten.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

    Dialogfeld "Neue Regel"

  2. Geben Sie in das Feld Regelname einen Namen ein.

  3. Klicken Sie auf die Popup-Liste Bei Ereignis und anschließend auf ein Ereignis, um die Regel auszulösen.

  4. Falls Sie auf Neue Nachricht, Programmstart, Beenden oder Vom Benutzer aktiviert geklickt haben, klicken Sie anschließend auf eine oder mehrere Quellen für die Nachricht. Klicken Sie beispielsweise auf Empfangen und Empfängerlos.

    oder

    Klicken Sie auf das Ordnersymbol, falls Sie auf Abgelegte Nachricht, Ordner öffnen oder Ordner schließen geklickt haben. Klicken Sie auf einen Ordner und anschließend auf OK, um den Ordnernamen anzuzeigen.

  5. Klicken Sie in der Liste Kategorien auf eine oder mehrere Nachrichtenkategorien, auf die sich die Regel auswirken soll.

    Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf Bedingungen definieren. Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird.

  6. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und anschließend auf die Aktion, die von der Regel durchgeführt werden soll.

    Bei bestimmten Aktionen wie z. B. "In Ordner verschieben" oder "Antwort" müssen Sie zusätzliche Informationen eingeben.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Bevor eine Regel angewendet werden kann, muss sie aktiviert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln.

9.4.2 Erstellen einer Urlaubsregel oder automatischen Antwort

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  2. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen, beispielsweise Urlaubsregel, ein.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Bei Ereignis und anschließend auf Neue Nachricht.

  4. Wählen Sie neben Und Nachrichten die Option Empfangen. Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.

  5. Legen Sie im Bereich Nachrichtenkategorien keine Auswahloptionen fest.

  6. Mit der Option Bedingungen definieren können Sie Ihrer Regel bestimmte Informationen hinzufügen. Es folgen Beispiele zur Verwendung der Option Bedingungen definieren.

    • Wenn Sie die Datumsangaben für die Gültigkeit der Regel einrichten möchten: Klicken Sie auf Bedingungen definieren und anschließend in der ersten Dropdown-Liste auf Zugestellt. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf An oder nach Datum und wählen Sie anschließend im Feld für das Datum das Datum aus, ab dem Sie in Urlaub sind. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf Zugestellt. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf An oder vor Datum und wählen Sie im Feld für das Datum das Datum aus, ab dem Sie wieder zurück sind. Klicken Sie anschließend auf OK.

    • So stellen Sie sicher, dass nur Nachrichten beantwortet werden, die nicht an Listenserver oder Newsgroups, sondern direkt an Sie gesendet wurden: Klicken Sie auf Bedingungen definieren. Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf An. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf [ ] Enthält. Geben Sie im nächsten Feld Ihren Namen ein, wie er im Feld Aneiner E-Mail-Nachricht angezeigt wird.

    • So stellen Sie sicher, dass Sie nicht auf eigene Nachrichten antworten (dies ist bei verzögerter Zustellung, Vertretungen usw. möglich): Klicken Sie auf Bedingungen definieren. Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Popup-Liste auf Von, klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf [x] Enthält nicht, geben Sie im nächsten Feld Ihren Namen ein, wie er im Feld Von einer E-Mail-Nachricht angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.

    • Wenn Sie nur auf interne Nachrichten antworten möchten: Klicken Sie auf Bedingungen definieren. Wenn Sie in diesem Dialogfeld bereits Informationen angegeben haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Ende und anschließend auf Und. Klicken Sie in der neuen Zeile in der ersten Dropdown-Liste auf Von. Klicken Sie in der zweiten Dropdown-Liste auf [x] Enthält nicht. Geben Sie im nächsten Feld *@* ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  7. Klicken Sie unter Ausgeführte Aktionen auf Aktion hinzufügen und anschließend auf Antwort.

    Das Dialogfeld "Antwort" wird angezeigt, wobei Antwort an Sender markiert ist. (Die Option Antwort an alle kann nicht ausgewählt werden.) Wenn Sie in Ihrer Antwort die ursprüngliche Nachricht des Senders zitieren möchten, wählen Sie Inklusive Mitteilung des Senders. Klicken Sie auf OK.

  8. Geben Sie eine Mitteilung ein, beispielsweise:

    Vom 3. bis 10. September bin ich nicht im Büro. Wenden Sie sich bei Fragen während dieses Zeitraums bitte unter der Durchwahl 1234 an Martha Roberts.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

Regeln, die eine Antwort auslösen (beispielsweise diese Urlaubsregel), speichern, wem eine Antwort gesendet wurde und stellen sicher, dass eine Antwort nur ein Mal an diesen Benutzer gesendet wird.

9.4.3 Erstellen einer Regel, um Mail an ein anderes Konto weiterzuleiten

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln und dann auf Neu.

  2. Geben Sie im Feld Regelname einen Namen, beispielsweise Weiterleitungsregel, ein.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Bei Ereignis und anschließend auf Neue Nachricht.

  4. Wählen Sie neben Und Nachrichten die Option Empfangen. Vergewissern Sie sich, dass keine andere Nachrichtenquelle ausgewählt ist.

  5. Wählen Sie unter Nachrichtenkategorien die Option Mail aus.

    Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, klicken Sie auf Bedingungen definieren. Klicken Sie auf die entsprechenden Bedingungen und anschließend auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird.

  6. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen und anschließend auf Weiterleiten.

  7. Geben Sie in das Feld An die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.

  8. Geben Sie einen Betreff ein, den Sie für weitergeleitete Nachrichten verwenden möchten, z. B. "Wtr:".

  9. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung für alle weitergeleiteten Nachrichten ein.

  10. Klicken Sie auf OK.

  11. Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

9.4.4 Kopieren von Regeln zum Erstellen einer neuen Regel

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Regeln.

  2. Klicken Sie auf die zu kopierende Regel und anschließend auf Kopieren.

  3. Geben Sie den Namen der neuen Regel ein.

  4. Nehmen Sie die Änderungen an der Regel vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

9.4.5 Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird

Mithilfe der Option Bedingungen definieren können Sie die Nachrichten weiter eingrenzen, auf die sich eine Regel auswirken soll.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld "Regeln" auf Bedingungen definieren.

  2. Klicken Sie auf die erste Dropdown-Liste und anschließend auf ein Feld.

    Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Auswählen von Feldern in erweiterten Suchen und Regeln.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Operator" und anschließend auf "Ende".

    Informationen zur Verwendung der Operatoren finden Sie unter Verwenden von Operatoren in erweiterten Suchen und Regeln.

  4. Geben Sie die Kriterien für die Regel an.

    oder

    Wenn eine Dropdown-Liste angezeigt wird, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und dann auf vorhandene Kriterien.

    Wenn Sie Kriterien manuell eingeben, beispielsweise den Namen einer Person oder einen Betreff, können Sie auch Platzhalterzeichen wie beispielsweise Sternchen (*) oder Fragezeichen (?) verwenden. Der von Ihnen eingegebene Text unterliegt nicht der Groß-/Kleinschreibung.

    Informationen zu Stellvertreterzeichen und Schaltern finden Sie unter Abschnitt 7.3.4, Verwenden von Platzhalterzeichen und Schaltern in erweiterten Suchen und Regeln.

  5. Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und anschließend auf Ende.

    oder

    Klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste. Klicken Sie anschließend auf Und oder Oder, um die von der Regel betroffenen Nachrichten einzuschränken.