3.1 Senden von E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht aus GroupWise senden, können Sie die Nachricht als Text oder HTML senden. Außerdem können Sie eine Datei beifügen, der Nachricht eine Signatur hinzufügen und für die Nachricht vor dem Senden eine Rechtschreibprüfung durchführen.

Mithilfe des Adressbuchs und der Namensergänzung können Sie die benötigten Kontakte beim Senden einer E-Mail-Nachricht leicht und schnell finden.

3.1.1 Verfassen von E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Neu.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, versucht das System automatisch den Namen zu finden und für Sie zu vervollständigen. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder CC und BCC Benutzernamen ein,

    oder

    Klicken Sie zum Auswählen von Benutzernamen aus einer Liste auf der Symbolleiste auf Adressbuch, suchen Sie die einzelnen Benutzer und markieren Sie sie, klicken Sie für jeden Benutzer auf An, CC oder BCC und dann auf OK.

  3. Geben Sie einen Betreff ein.

  4. Geben Sie eine Nachricht ein.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Nachricht eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  5. Fügen Sie Anlagen hinzu, indem Sie auf der Symbolleiste auf die Registerkarte Anlagen klicken.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

3.1.2 Formatieren von Nachrichten

Beim Versenden einer Nachricht stehen Ihnen mehrere Formatoptionen zur Auswahl. Sie können die Nachricht als Text- oder HTML-Nachricht senden und Sie können die Schrift, die Farben und das Layout der Nachricht ändern.

Ändern der Schrift im HTML-Layout

Der Empfänger einer Nachricht sieht die im Layout "Einfacher Text" vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im Layout "Einfacher Text" angezeigt wird. Der Empfänger einer Nachricht sieht die im HTML-Layout vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im HTML-Layout angezeigt wird. Sie können dem Empfänger mitteilen, in welchem Layout die Nachricht erstellt wurde.

  1. Stellen Sie in einer offenen Nachricht, die Sie verfassen, sicher, dass die HTML-Symbolleiste angezeigt wird.

    Ihr Administrator kann die HTML-Formatoption ausschalten.

    Ansicht "HTML"

  2. Mit der HTML-Symbolleiste können Sie unter anderem die Schrift ändern sowie Hintergrundfarben und Grafiken hinzufügen.

Sie müssen möglicherweise die Größe des Nachrichtenlayouts (horizontal) ändern, um alle Schaltflächen auf der HTML-Symbolleiste anzuzeigen.

Formatieren von symbolgegliederten und nummerierten Listen

Sie können problemlos symbolgegliederte und nummerierte Listen in Nachrichten einfügen.

  1. Bei einer offenen Nachricht, die Sie im HTML-Layout verfassen, können Sie mit der HTML-Symbolleiste eine symbolgegliederte oder nummerierte Liste einfügen.

  2. Geben Sie den Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  3. Drücken Sie nach dem letzten Eintrag zweimal die Eingabetaste, um die Listenformatierung auszuschalten.

Widerrufen der letzten Textaktion

Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Feld Betreff oder Nachricht rückgängig machen.

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten > Rückgängig.

Sie können eine Aktion auch durch Drücken von Strg+Z rückgängig machen. (Weitere Informationen zu anderen Schnelltasten finden Sie unter Abschnitt C.0, Verwenden von Schnelltasten.)

3.1.3 Rechtschreibprüfung in Nachrichten

Mit der Rechtschreibprüfung können Sie erstellte Nachrichten auf falsch geschriebene Wörter überprüfen. So können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellten Nachrichten richtig geschrieben wurden, dass keine doppelten Wörter enthalten sind und dass keine unzulässige Großschreibung vorliegt.

Wenn die Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen, das Wort manuell bearbeiten oder überspringen.

Die Optionen zum Verfassen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Rechtschreibprüfung so einzurichten, dass Ihre Nachrichten automatisch vor der Versendung auf die richtige Schreibweise geprüft werden.

Rechtschreibprüfung für Nachrichten

  1. Klicken Sie in das Feld Betreff oder Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Rechtschreibprüfung.

    GroupWise markiert alle falsch geschriebenen Wörter.

  3. Klicken Sie auf ein beliebiges markiertes Wort.

  4. Wählen Sie eines der Wörter aus, das die Rechtschreibprüfung zum Ersetzen des falsch geschriebenen Wortes vorschlägt.

    oder

    Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre eigenen Korrekturen vorzunehmen.

  5. Klicken Sie auf Bearbeitung wiederaufnehmen, wenn die Rechtschreibprüfung abgeschlossen ist.

Automatische Rechtschreibprüfung für Nachrichten

Sie können Ihre Nachrichten jedesmal automatisch auf korrekte Rechtschreibung prüfen lassen, wenn Sie auf Senden klicken.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verfassen.

  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Automatische Rechtschreibprüfung vor Senden.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Auswählen der Sprache für die Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie in das Feld Betreff oder Nachricht.

  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Rechtschreibprüfung.

  3. Wählen Sie die zu verwendende Sprache aus.

3.1.4 Beifügen von Dateien

Verwenden Sie die Registerkarte Anlagen, um mindestens eine Datei an andere Benutzer zu senden. Sie können Dateien einer zu sendende Nachricht beifügen, die auf Ihrer Festplatte, Diskette oder dem Netzwerklaufwerk gespeichert sind. Der Empfänger kann die Anlagendatei öffnen, speichern, anzeigen und drucken. Wenn Sie die Anlagendatei ändern, nachdem Sie diese gesendet haben, kann der Empfänger die Änderungen nicht sehen.

Wenn Sie eine durch ein Passwort geschützte Datei beifügen, kann der Empfänger die Anlage erst nach Eingabe des Passworts öffnen oder anzeigen.

  1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

  2. Füllen Sie die Felder An, Betreff und Nachricht aus.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen und suchen Sie dann die Datei bzw. Dateien, die Sie senden möchten, und wählen Sie sie aus.

  4. Klicken Sie auf Beifügen.

    Zum Entfernen einer Anlagendatei klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage. Klicken Sie anschließend auf Entfernen.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Das Verschieben oder Löschen von auf der Festplatte oder auf einem Netzwerklaufwerk befindlichen Dateien wirkt sich nicht auf Dateien aus, die einer Nachricht als Anlage beigefügt und bereits gesendet wurden.

Durch das Löschen einer Anlagendatei wird die Datei nicht von der Festplatte oder von dem Netzwerklaufwerk gelöscht; sie wird lediglich aus der Anlagenliste entfernt.

3.1.5 Hinzufügen von Signaturen

Verwenden Sie die Funktion "Signaturen", um eine Signatur oder Attributzeile am Ende der gesendeten Nachrichten einzufügen. Sie können GroupWise so einstellen, dass Ihr Name, Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angezeigt werden.

Neben persönlichen Signaturen kann Ihr Systemverwalter eine globale Signatur erstellen, die von jedem verwendet werden kann. In diesem Fall wird sie automatisch an alle gesendeten Nachrichten angehängt. Wenn Sie eine Nachricht neu senden, wird der Nachricht die globale Signatur nicht automatisch hinzugefügt.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf Verfassen.

  3. Klicken Sie auf Signatur aktivieren.

  4. Geben Sie den Text für die Signatur in das Feld ein.

    Ansicht der Verfassen-Optionen

  5. Klicken Sie auf Signatur automatisch hinzufügen, damit beim Senden der Nachricht automatisch Ihre Signatur von GroupWise hinzugefügt wird.

    oder

    Klicken Sie auf Signatur nur bei Bestätigung hinzufügen, damit GroupWise Sie beim Senden der Nachricht zum Hinzufügen der Signatur auffordert.

  6. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

3.1.6 Speichern von E-Mail

Automatisches Speichern

Wenn Sie in GroupWise eine neue Nachricht verfassen, wird sie automatisch gespeichert. Dies verhindert den Verlust von Nachrichten, die Sie verfassen, falls GroupWise unerwartet heruntergefahren wird. Wenn GroupWise neu gestartet wird, können Sie diese Nachrichten wiederherstellen und zu Ende verfassen.

Wenn Sie GroupWise WebAccess 10 Sekunden lang nicht verwenden (der Standardwert für die Nichtverwendung) und über nicht gesendete Nachrichten verfügen, oder wenn Sie Nachrichten 60 Sekunden lang aktiv verfassen (der Standardwert für die fortlaufende Verwendung), speichert GroupWise Ihre Nachrichten automatisch im Ordner In Arbeit. GroupWise fügt den Titeln aller automatisch gespeicherten Nachrichten zwei Zeichen hinzu, um Sie von anderen Nachrichten zu unterscheiden, die Sie möglicherweise manuell im Ordner "In Arbeit" gespeichert haben.

Ihr Administrator kann die automatische Speicherfunktion deaktivieren und die Werte für die Nichtverwendung und die fortlaufende Verwendung ändern.

Wenn GroupWise startet, wird das folgende Fenster angezeigt, sofern automatisch gespeicherte Nachrichten vorhanden sind.

Abbildung 3-1 Dialogfeld "Automatisches Speichern"

Sie haben die folgenden Optionen zum Bearbeiten automatisch gespeicherter Nachrichten:

Öffnen: Öffnet die automatisch gespeicherten Nachrichten, sodass Sie sie zu Ende verfassen können.

Speichern: Speichert die Nachrichten als normale "In Arbeit"-Nachrichten, sodass Sie sie später zu Ende verfassen können.

Löschen: Löscht die automatisch gespeicherten Nachrichten. Die darin enthaltenen Informationen gehen dauerhaft verloren.

Überspringen: Behält die gespeicherten Nachrichten auf dem Datenträger, stellt sie aber nicht in GroupWise wieder her. Beim nächsten Start von GroupWise wird dasselbe Fenster wieder angezeigt.

Aktivieren und Deaktivieren der automatischen Speicherung

Das automatische Speichern ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie eine Hochgeschwindigkeits-Verbindung für den Zugriff auf GroupWise WebAccess verwenden. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert, wenn Sie eine niedrige Verbindungsgeschwindigkeit verwenden. Weitere Informationen zu den Anmeldeoptionen finden Sie unter Abschnitt 1.2, Starten von GroupWise.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verfassen.

  3. Wählen Sie Automatisches Speichern aktivieren aus, um das automatische Speichern zu aktivieren.

    oder

    Heben Sie die Auswahl von Automatisches Speichern aktivieren auf, um das automatische Speichern zu deaktivieren.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Speichern von unvollendeten E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf das Symbol Speichern.

  2. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie die Nachricht speichern möchten, und anschließend auf OK.

Der Nachrichtenentwurf wird in dem in Schritt 2 ausgewählten Ordner abgelegt. Der Standardordner für in Bearbeitung befindliche Nachrichten ist der Ordner "In Arbeit" Symbol für Ordner "In Arbeit".

3.1.7 Auswählen des Standardlayouts beim Verfassen

Wenn Sie eine Nachricht in GroupWise verfassen, können Sie als Standardformat zum Verfassen einfachen Text oder HTML auswählen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verfassen.

  3. Wählen Sie Einfacher Text oder HTML im Abschnitt Nachrichtenformat aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf OK.

3.1.8 Adressieren von Mail-Nachrichten

Eine E-Mail-Nachricht hat einen Primärempfänger und einen Betreff. Außerdem können Kopien und Blindkopien an andere Benutzer gesendet werden. Sie können Ihren Nachrichten auch Dateien, Dokumentverweise, Audio-Clips, Filme und OLE-Objekte als Anlage beifügen.

Verwenden des Adressbuchs

Informationen zum Verwenden des Adressbuchs finden Sie in Abschnitt 6.0, Adressbücher und Kontakte.

CC (Carbon Copy)

Die Empfänger von Carbon Copys (CC) erhalten eine Kopie der Nachricht. Die Empfänger einer CC-Nachricht sind solche Benutzer, für die die Informationen in einer Nachricht nützlich sind. Diese Nachrichten fallen aber nicht direkt in den Verantwortungsbereich dieser Benutzer. Jeder Empfänger kann erkennen, an wen eine Carbon Copy gesendet wurde. Sie können darüber hinaus die Namen der CC-Empfänger sehen.

BK (Blindkopie)

Der Empfänger einer Blindkopie (BK) erhält eine Kopie der Nachricht. Andere Empfänger erhalten keine Informationen zu Blindkopien. Nur der Absender und der Empfänger wissen, dass eine Blindkopie gesendet wurde. Wenn ein Empfänger antwortet und Antwort an alle auswählt, erhält der Empfänger der Blindkopie keine Antwort.

Hinzufügen von Adressen zu E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Neu.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    oder

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Adressbuch, suchen Sie alle Benutzer und wählen Sie sie aus, und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Geben Sie einen Betreff ein.

  4. Geben Sie eine Nachricht ein.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Nachricht eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

    Layout "E-Mail - Sendeoptionen"

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift im HTML-Layout.

  5. Fügen Sie alle Anlagen hinzu, indem Sie auf die Registerkarte Anlagen klicken.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

3.1.9 Auswahl von Sendeoptionen

Ändern der Priorität gesendeter E-Mails

  1. Um die Priorität einer Nachricht zu ändern, öffnen Sie eine Nachricht und klicken Sie dann auf die Registerkarte Sendeoptionen.

    oder

    Um die Priorität aller gesendeten Nachrichten zu ändern, klicken Sie in der rechten Ecke des Hauptfensters auf Optionen und klicken Sie dann auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Wählen Sie Hohe Priorität, Standardpriorität oder Niedrige Priorität.

    Das kleine Symbol neben den einzelnen Nachrichten in der Mailbox wird bei hoher Priorität rot, bei normaler Priorität weiß und bei niedriger Priorität grau angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Ändern der Sicherheitseinstellungen (Klassifizierung) alle gesendeter Nachrichten

Die Vertraulichkeitsstufe ist eine Sicherheitseinstellung, die dem Empfänger beispielsweise mitteilt, ob die Nachricht vertraulich bzw. streng geheim ist. Diese Information wird im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Die Vertraulichkeitsstufe dient nicht als Verschlüsselung oder zusätzliche Sicherheit. Die Option soll den Empfänger auf die relative Vertraulichkeit der Nachricht aufmerksam machen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf das Register Sendeoptionen.

    Layout "Optionen - Sendeoptionen"

  3. Wählen Sie eine Sicherheitseinstellung in der Dropdown-Liste Vertraulichkeitsstufe aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Ändern der Kodierung einer Nachricht

Viele Sprachen erfordern unterschiedliche Zeichencodierungen, um bestimmte Zeichen korrekt anzuzeigen. In GroupWise können Sie die Codierung für Nachrichten ändern, die Sie senden und empfangen.

Ändern der Codierung aller gesendeter Nachrichten

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste MIME-Verschlüsselung Ihre MIME-Verschlüsselung aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Ändern der Kodierung für eine einzelne Nachricht

  1. Klicken Sie im Fenster "Erstellen" auf das Register Sendeoptionen.

  2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste MIME-Verschlüsselung Ihre MIME-Verschlüsselung aus.

  3. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Senden, um die Nachricht zu senden.

3.1.10 Erstellen von Notizen

Eine Diskursnotiz ist eine Nachricht, die nur an Ihre Mailbox aufgegeben wird. Mit Diskursnotizen können Sie persönliche Notizen erstellen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf den Pfeil neben Neu und klicken Sie dann auf Empfängerlose Notiz.

  2. Geben Sie einen Betreff ein.

  3. Geben Sie eine Nachricht ein.

  4. Sie können Anlagen hinzufügen, indem Sie auf der Symbolleiste auf Anlagen klicken.

  5. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

3.1.11 Senden von telefonischen Nachrichten

Eine telefonische Nachricht ist eine Notiz, die Sie an andere GroupWise-Benutzer senden können, um über Anrufe zu informieren, die in deren Abwesenheit eingingen (bzw. während sie nicht verfügbar waren). Telefonische Nachrichten werden in der Mailbox des Empfängers gespeichert. Sie können einen Anruf nicht von einer telefonischen Nachricht aus beantworten.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf den Pfeil neben Neu und klicken Sie dann auf Telefon.

    Layout "Telefonische Nachricht"

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    oder

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Adressbuch, suchen Sie alle Benutzer und wählen Sie sie aus und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Geben Sie Name, Firma und Telefonnummer des Anrufers ein.

  4. Geben Sie die Nachricht in das Feld Nachricht ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unterÄndern der Schrift im HTML-Layout.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.