6.4 Arbeiten mit Adressbüchern

6.4.1 Öffnen eines Adressbuchs

Zum Öffnen eines Adressbuchs klicken Sie auf der Symbolleiste des Hauptfensters auf Adressbuch. Das Adressbuch wird geöffnet. Im Dropdown-Menü werden das GroupWise-Adressbuch, das Primärbuch und die von Ihnen erstellten persönlichen Adressbücher aufgelistet.

Sie können das Dropdown-Menü zum Auswählen der Adressbücher in diesem Layout verwenden. Im linken Bereich werden die passenden Sucheinträge im ausgewählten Adressbuch aufgelistet.

Sie können das Adressbuch verwenden, um Kontakte zum Anzeigen von Details zu öffnen, Namen zum Senden einer Nachricht auszuwählen, Gruppen zu erstellen und zu löschen.

Das Adressbuch bietet Ihnen außerdem erweiterte Optionen, zum Beispiel das Erstellen und Bearbeiten persönlicher Adressbücher und das Ändern Ihrer Namensergänzungs-Suchreihenfolge.

6.4.2 Erstellen eines persönlichen Adressbuchs

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Klicken Sie auf Adressbuchoptionen.

    Dialogfeld "Adressbuchoptionen"

  3. Klicken Sie auf Erstellen, um das Formular "Adressbuch erstellen" anzuzeigen.

  4. Geben Sie einen Namen für das neue Buch und eine Beschreibung (optional) ein und klicken Sie dann auf OK.

  5. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie zum Adressbuch zurückkehren möchten.

6.4.3 Bearbeiten eines persönlichen Adressbuchs oder des Primärbuchs

In einem persönlichen Adressbuch sowie in einem Adressbuch "Primärbuch" können Sie Einträge hinzufügen oder löschen, vorhandene Informationen bearbeiten, Namen aus einem Buch in ein anderes kopieren oder das Buch umbenennen.

Kopieren von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Klicken Sie auf Adressbuchoptionen.

  3. Klicken Sie neben dem persönlichen Adressbuch, das Sie kopieren möchten, auf Speichern unter.

  4. Geben Sie einen Namen für das Adressbuch ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Kopieren von Einträgen in ein anderes persönliches Adressbuch

Sie können keine Namen in das Systemadressbuch kopieren.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und suchen Sie nach den zu kopierenden Einträgen.

  3. Wählen Sie alle zu kopierenden Einträge aus.

  4. Klicken Sie auf Kopieren.

  5. Markieren Sie die Adressbücher, in die Sie die Namen kopieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Umbenennen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte.

  2. Klicken Sie auf Adressbuchoptionen.

  3. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, das Sie umbenennen möchten.

    Sie können das Primärbuch nicht umbenennen.

  4. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf OK.

Löschen von Einträgen aus dem persönlichen Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und suchen Sie nach den zu löschenden Namen.

  3. Wählen Sie alle zu löschenden Namen aus.

  4. Klicken Sie auf Löschen.

6.4.4 Löschen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte.

  2. Klicken Sie auf Adressbuchoptionen.

  3. Klicken Sie neben dem Namen des zu löschenden Adressbuchs auf Löschen.

  4. Klicken Sie auf Schließen.

Gelöschte persönliche Adressbücher können nicht wiederhergestellt werden.

6.4.5 Akzeptieren freigegebener Adressbücher

In den Windows-, Linux- und Macintosh-Versionen des GroupWise-Clients können Benutzer Adressbücher für andere Benutzer freigeben. In GroupWise WebAccess können Sie keine Adressbücher für andere Benutzer freigeben, Sie können aber freigegebene Adressbücher empfangen. Wenn Sie ein freigegebenes Adressbuch akzeptieren, wird es zusammen mit Ihrem Systemadressbuch, Ihren persönlichen Adressbüchern und Ihrem Primärbuch in der Adressbuchliste angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf das Symbol Mailbox.

  2. Klicken Sie auf die Benachrichtigung über das freigegebene Adressbuch, um es zu öffnen. Sie können auch mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Öffnen klicken.

  3. Klicken Sie zum Hinzufügen des Adressbuchs zur Adressbuchliste auf Adressbuch akzeptieren.

Sie können nun das freigegebene Adressbuch sowie andere Adressbücher für die Adressierung oder zur Suche nach Benutzerangaben verwenden.

6.4.6 Anzeigen von Kontakten, Gruppen, Organisationen und Ressourcen im Adressbuch

Verwenden Sie die vordefinierten Filter im Menü Anzeigen, um ausschließlich Gruppen, Personen, Organisationen oder Ressourcen in einem Adressbuch anzuzeigen.

Standardmäßig werden alle Einträge in Adressbüchern angezeigt. Zwar sind alle Gruppen, Organisationen und Ressourcen mit Symbolen hervorgehoben, in großen Adressbüchern sind sie allerdings nicht immer einfach zu finden. Mit einem vordefinierten Filter wird nur der Eintragstyp angezeigt, nach dem Sie suchen.

So zeigen Sie in einem Adressbuch nur Gruppen, Organisationen oder Ressourcen an

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch.

  3. Klicken Sie auf Eintragstyp, um die Liste nach Kontakten, Gruppen, Ressourcen oder Organisationen zu filtern.

  4. Wählen Sie Anzahl der anzuzeigenden Namen aus.

  5. Klicken Sie auf Suchen.

Im Adressbuch werden die folgenden Symbole zum Identifizieren von Kontakten, Ressourcen, Gruppen und Organisationen verwendet:

Symbol "Kontakte" Kontakte

Symbol "Ressourcen" Ressourcen

Symbol "Gruppen" Gruppen

Symbol "Organisationen" Organisationen

6.4.7 Suchen nach Adressbucheinträgen

Sie können Suchkriterien mithilfe der vordefinierten Filter angeben. Sie können beispielsweise den Filter beginnt mit verwenden, um nur Einträge anzuzeigen, deren Nachname mit "D" beginnt.

Suchen nach Benutzern, Ressourcen, Organisationen und Gruppen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie verfassen, auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie eine Suche durchführen möchten.

  3. Beginnen Sie im Suchfeld mit der Eingabe des Begriffs, nach dem Sie suchen.

    Die Funktion "Namensergänzung" vervollständigt den Namen.

Eingrenzen der Suche nach einer Adresse mit Filtern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie verfassen, auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie eine Suche durchführen möchten.

  3. Wählen Sie aus, ob Sie nach dem Namen, Nachnamen, Vornamen oder einer anderen Option suchen möchten.

  4. Wählen Sie aus, welchen vordefinierten Filter Sie verwenden möchten: beginnt mit, gleich, beginnt nicht mit oder nicht gleich.

    Um zum Beispiel nur Benutzer aufzulisten, deren Nachname "Davis" lautet, wählen Sie Nachname und danach gleich aus, und geben Sie "Davis" ein.

  5. Geben Sie die gesuchten Informationen ein.

    Die Funktion "Namensergänzung" vervollständigt den Namen.

    Klicken Sie auf Eintragstyp, um die Liste nach Kontakten, Gruppen, Ressourcen oder Organisationen zu filtern.

  6. Klicken Sie auf Suchen.

Festlegen der Suchfolge für die Namensergänzung

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf das Register Allgemein.

  3. Klicken Sie im Feld Verfügbare Bücher bei gedrückter Strg-Taste auf die Bücher, die die Namensergänzung durchsuchen soll, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

  4. Zum Ändern der Suchreihenfolge eines Adressbuchs markieren Sie das Adressbuch in der Liste Ausgewählte Bücher und klicken Sie anschließend auf Nach unten bzw. Nach oben.

  5. Heben Sie die Markierung im Kontrollkästchen Namensergänzung aktivieren auf, um die Namensergänzung zu deaktivieren.

  6. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.