16.3 Archivieren von Email

Mithilfe der Funktion "Archivieren" können Sie Mail-Nachrichten, telefonische Nachrichten, Termine, Notizen und Jobs in einer speziellen Datenbank auf einem lokalen Laufwerk speichern. Durch das Archivieren von Nachrichten wird Speicherkapazität im Netzwerk eingespart und Ihre Mailbox bleibt übersichtlich. Außerdem wird verhindert, dass Nachrichten automatisch gelöscht werden.

16.3.1 Erläuterung Ihres Archivs

Archivierte Nachrichten können Sie sich jederzeit anzeigen lassen. Sie können die Archivierung einer Nachricht auch wieder aufheben. Nachdem Sie eine gesendete Nachricht archiviert haben, können Sie den Status der betreffenden Nachricht nicht mehr verfolgen.

Der Systemverwalter kann festlegen, dass die Nachrichten in regelmäßigen Abständen automatisch gelöscht werden. Automatische Archivierung erfolgt bei jedem Öffnen des GroupWise-Client. Nachrichten werden aus der Mailbox archiviert, die der Benutzer aktuell verwendet. Im Caching-Modus werden Nachrichten aus Ihrer Archiv-Mailbox archiviert, im Online-Modus werden Nachrichten aus Ihrer Online-Mailbox archiviert.

Wenn Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wird diese nicht archiviert. Von den Löschoptionen, die Sie in den Umgebungsoptionen festgelegt haben, sind die Nachrichten in allen Ordner betroffen. Die Nachrichten sind auch von allen Optionen zum Archivieren oder Löschen betroffen, die Ihr Verwalter festgelegt hat.

Archivierte Nachrichten werden nie gelöscht, außer Sie wechseln in Ihr Archiv und löschen die Nachrichten dort.

16.3.2 Festlegen des Speicherorts von Archiven

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Umgebung und klicken Sie anschließend auf das Register Dateistandort.

    Dialogfeld "Umgebung", Register "Dateistandort"
  3. Geben Sie im Feld Archivverzeichnis den Speicherort Ihres Archivverzeichnisses an.

  4. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen zum Archivieren von Nachrichten in Ihrer Mailbox finden Sie unter Abschnitt 16.3, Archivieren von Email.

WICHTIG:Wenn Sie GroupWise auf mehreren Arbeitsstationen ausführen, vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen angegebene Pfad zum Archiv nur auf einer der Arbeitsstationen vorhanden ist. Nach der Erstellung Ihres Archivs kann der Archivierungsvorgang nur durchgeführt werden, wenn GroupWise auf den angegebenen Speicherort zugreifen kann. Wenn das Archiv auf mehreren Computern vorhanden ist, führt dies zu mehreren Archiven, was eine zu vermeidende Situation darstellt.

16.3.3 Verschieben einer Nachricht in das Archiv

  1. Falls Sie es nicht schon getan haben, legen Sie den Pfad zu der Archivdatei unter "Pfad zu den Dateien" im Dialogfeld "Umgebungsoptionen" fest. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 16.3.2, Festlegen des Speicherorts von Archiven.

  2. Wählen Sie in der Mailbox die Nachrichten aus, die Sie archivieren möchten.

  3. Klicken Sie auf Aktionen > Archivieren.

Nachdem Sie eine gesendete Nachricht archiviert haben, können Sie den Status der betreffenden Nachricht nicht mehr verfolgen.

16.3.4 Automatisches Archivieren von Nachrichten

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Umgebung und klicken Sie anschließend auf das Register Löschoptionen.

    Dialogfeld "Umgebung", Register "Löschoptionen"
  3. Wählen Sie Automatisch archivieren nach für die gewünschte Nachrichtenkategorie.

  4. Legen Sie fest, wie viele Tage die Nachricht nach der Zustellung erhalten bleiben soll, bevor sie archiviert wird.

  5. Klicken Sie auf OK.

Wenn der Systemverwalter nicht festgelegt hat, dass Nachrichten automatisch in regelmäßigen Abständen archiviert werden, können Sie diese Option möglicherweise nicht ändern.

Wenn Sie oder Ihr Systemverwalter die automatische Archivierung von Nachrichten in Ihrer Mailbox festgelegt haben, werden Nachrichten im Joblistenordner auch archiviert, und zwar basierend auf dem ursprünglichen Datum, an dem Sie die Nachricht empfangen haben, und nicht basierend auf dem Fälligkeitsdatum, das Sie zugewiesen haben.

Wenn Sie die automatische Archivierung eingerichtet haben, werden Nachrichten nur auf einem bestimmten Computer archiviert. Wenn Sie an einem Computer arbeiten, auf dem das automatische Archiv nicht verfügbar ist, werden die Nachrichten nicht auf dem Computer archiviert, auf dem das Archiv nicht verfügbar ist.

16.3.5 Anzeigen von archivierten Nachrichten

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Datei > Archiv öffnen.

    oder

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt) und anschließend auf Archivieren.

16.3.6 Aufheben der Archivierung von Nachrichten

  1. Klicken Sie auf Datei > Archiv öffnen.

    oder

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt) und anschließend auf Archivieren.

  2. Klicken Sie auf die Nachricht, deren Archivierung aufgehoben werden soll, und dann auf Aktionen > Archivieren.

  3. Klicken Sie auf Datei > Archiv öffnen, um das Archiv zu schließen und zum Hauptfenster zurückzukehren,

    oder

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext (über der Ordnerliste, in der "Archivieren" angezeigt wird). Klicken Sie anschließend auf den Benutzerordner (Ihr Name), um den zuvor ausgeführten Modus von GroupWise wieder zu aktivieren.

Nachrichten, deren Archivierung rückgängig gemacht wurde, werden wieder in dem Ordner abgelegt, in dem sie sich vor der Archivierung befunden hatten. Falls der Ordner gelöscht wurde, erstellt GroupWise einen neuen Ordner. Wenn die automatische Archivierung konfiguriert wurde, bleiben Nachrichten, deren Aktivierung aufgehoben wurde, 7 Tage lang in Ihrer aktiven Mailbox, bevor sie wieder in Ihr Archiv verschoben werden.