15.2 Erstellen von Dokumenten

Wenn Sie in GroupWise ein Dokument erstellen, fügen Sie ein Dokument zu der Bibliothek hinzu. Sie können auch Dokumente zur Bibliothek hinzufügen, indem Sie sie importieren, kopieren oder sie in ein bereits vorhandenes Dokument einlagern.

15.2.1 Auswählen einer Schablone

Wenn Sie mit dem Befehl Datei > Neu > Dokument ein Dokument erstellen, fordert Sie GroupWise auf, eine Schablone für das Dokument auszuwählen. Sie können eine Schablone aus einer Anwendung, eine GroupWise-Schablone oder eine Datei auf der Festplatte als Schablone für ein neues Dokument verwenden.

Tabelle 15-1 Schablonentypen

Schablonen

Beschreibung

Anwendungsschablonen

Sie können eine Anwendung auswählen, um ein Dokument auf der Grundlage der Schablonendatei dieser Anwendung zu erstellen. Das Listenfeld "Anwendungen" listet alle Anwendungen auf, zu denen in der Windows-Registrierdatenbank Schablonen registriert sind.

GroupWise-Schablonen

Sie können GroupWise-Schablonen festlegen, die ein Dokument aus der Bibliothek als Grundlage für ein neues Dokument verwenden.

Jedes Dokument kann als Schablone dienen. Schablonen wiederum können als Grundlage für neue Dokumente genommen werden. Alle Dokumente haben einen Dokumenttyp (Memo, Ausgabenbericht, Brief, Schablone usw.). Wenn der Dokumenttyp eine Schablone ist, wird das Dokument in der Schablonenliste angezeigt.

Dateien als Schablonen

Dateischablonen sind Dokumente, die sich nicht in der Bibliothek befinden. Eine Datei kann an einer beliebigen Stelle im System ausgewählt und als Schablone für ein neues Dokument verwendet werden.

Wenn das Dokument bereits in der Bibliothek abgelegt wurde und Sie lediglich eine Nachricht in Ihrer Mailbox dafür erstellen möchten, klicken Sie auf Datei > Neu und anschließend auf Dokumentverweis. Sie können auch den Befehl "Suchen" verwenden, um ein Dokument zu suchen und es dann in Ihre Mailbox oder Ihren Ordner zu ziehen.

Erstellen von Dokumenten mit einer Schablone aus einer Anwendung

Sie können ein Dokument mit einer Schablone aus einer Anwendung erstellen. Sie können beispielsweise "Word" auswählen, um ein neues Word-Dokument zu erstellen.

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Dokument.

  2. Klicken Sie auf "Eine Anwendung auswählen" und anschließend auf die Anwendung, die als Schablone im Listenfeld Anwendungen verwendet werden soll. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Das Listenfeld Anwendungen enthält alle Anwendungen, zu denen in der Windows-Registrierungsdatei Schablonen registriert sind.

  3. Geben Sie den Betreff für das Dokument ein.

    Wenn Sie zusätzliche Informationen über das Dokument eingeben möchten, beispielsweise den Autor oder den Dokumenttyp, klicken Sie auf Eigenschaften, nachdem Sie den Betreff eingegeben haben.

  4. Klicken Sie auf OK.

Erstellen von Dokumenten mit einer GroupWise-Schablone

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Dokument.

    Dialogfeld "Neues Dokument", Option "Eine GroupWise-Schablone auswählen"

  2. Klicken Sie auf Eine GroupWise-Schablone auswählen, und markieren Sie anschließend eine Schablone im Listenfeld.

    Um eine Schablone aus einer anderen Bibliothek auszuwählen, klicken Sie auf die entsprechende Bibliothek in der Dropdown-Liste.

  3. Klicken Sie auf OK.

    Dialogfeld "Neues Dokument"

  4. Geben Sie den Betreff für das Dokument ein und klicken Sie anschließend auf OK.

    Wenn Sie zusätzliche Informationen über das Dokument eingeben möchten, beispielsweise den Autor oder den Dokumenttyp, klicken Sie auf Eigenschaften, nachdem Sie den Betreff eingegeben haben.

  5. Doppelklicken Sie auf den Dokumentverweis im aktuellen Ordner, um das neue Dokument zu öffnen.

Sie können Dokument jetzt öffnen auswählen, um das Dokument sofort zu öffnen.

Erstellen von Dokumenten mit einer Datei-Schablone

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Dokument.

  2. Klicken Sie auf Eine Datei auswählen.

    Dialogfeld "Neues Dokument", Option "Eine Datei auswählen"

  3. Geben Sie den Namen der Datei an, die als Schablone für das neue Dokument dienen soll.

    Sie können auch auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken, um nach der Datei zu suchen.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Geben Sie einen Betreff ein.

    Wenn Sie zusätzliche Informationen über das Dokument eingeben möchten, beispielsweise den Autor oder den Dokumenttyp, klicken Sie auf Eigenschaften, nachdem Sie den Betreff eingegeben haben.

  6. Klicken Sie auf OK.

15.2.2 Verwenden von beliebigen Dokumenten als Schablone

Alle Dokumente des Dokumenttyps "Schablone" werden in der Schablonenliste im Dialogfeld "Neue Dokumente" angezeigt.

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Datei > Eigenschaften.

  3. Geben Sie in das Textfeld Dokumenttyp den Dokumenttyp Schablone ein und klicken Sie anschließend auf OK.

15.2.3 Erstellen von Verweisen auf ein Dokument

Wenn ein Dokument in der Bibliothek bereits vorhanden ist, können Sie einen Verweis darauf in Ihrer Mailbox erstellen.

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Dokumentverweis.

    Dialogfeld "Dokument·auswählen"

  2. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die das Dokument enthält, auf das Sie zugreifen möchten.

  3. Geben Sie im Feld Dokument # die Dokumentnummer ein.

    Falls Sie die Nummer des Dokuments nicht kennen, können Sie es mit "Suchen" finden (wenn es nicht gelöscht wurde) und einen Verweis auf das Dokument in Ihrer Mailbox oder im Ordner erstellen.

  4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Version auf die Version, auf die der Dokumentverweis verweisen soll.

  5. Klicken Sie auf OK.