15.10 Einlagern von Dokumenten

Mit der Option "Einlagern" können Sie Dokumente einlagern, die zuvor ausgelagert wurden. Wenn Sie ein Dokument einlagern, wird das Dokument in der Bibliothek entsperrt, und andere Benutzer können das Dokument bearbeiten.

Es können einzelne oder mehrere Dokumente eingelagert werden. Die Dokumente, die Sie einlagern, können sich an jedem beliebigen Ablageort befinden.

Wenn Sie auf Einlagern klicken und mindestens ein ausgelagertes Dokument ausgewählt ist, zeigt GroupWise die ausgewählten Dokumente in der Liste Einzulagernde Dokumente an. Wenn keine ausgelagerten Dokumente ausgewählt sind, zeigt GroupWise eine Warnung und anschließend alle Dokumente in der Liste an, die Sie ausgelagert haben.

Es gibt vier Methoden zum Einlagern:

Tabelle 15-2 Methoden zum Einlagern

Einlagerungsverfahren

Auswirkung

Einlagern und Verschieben

Verschiebt das Dokument in die Bibliothek und löscht es aus dem Auslagerungsstandort.

Einlagern und Kopieren

Kopiert das Dokument zurück in die Bibliothek und lässt eine Kopie am Auslagerungsstandort zurück.

Nur einlagern

Lagert das Dokument zwar ein, aber aktualisiert das Dokument in der Bibliothek nicht mit den Änderungen, die an der ausgelagerten Version vorgenommen wurden.

Aktualisieren ohne einzulagern

Aktualisiert das Dokument in der Bibliothek mit allen Änderungen, die Sie vorgenommen haben, entsperrt das Dokument aber nicht.

Wenn Sie ein Dokument einlagern, können Sie die Version angeben, in der das Dokument eingelagert wird. Drei Versionen stehen zur Auswahl:

Tabelle 15-3 Einzulagernde Versionen

Einzulagernde Version

Auswirkung

Ausgelagerte Version

Aktualisiert die Version des Dokuments, das Sie einlagern.

Neue Version

Erstellt eine neue Version des Dokuments.

Neues Dokument

Erstellt ein Dokument und ermöglicht Ihnen das Festlegen neuer Dokumenteigenschaften.

15.10.1 Einlagern von Dokumenten, ohne die ausgelagerten Kopien zu löschen

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Einlagern.

    Dialogfeld "Einlagern"

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Einlagerungsverfahren und anschließend auf Einlagern und Dokument kopieren.

  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Einlagern als und anschließend auf eine Version.

  5. Geben Sie im Feld Auslagerungspfad und -dateiname: den Pfad und den Dateinamen für das Dokument an, das Sie einlagern möchten.

  6. Klicken Sie auf Einlagern.

15.10.2 Einlagern von nicht geänderten Dokumenten

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Einlagern.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Einlagerungsverfahren und anschließend auf Nur einlagern.

  4. Klicken Sie auf Einlagern.

GroupWise lagert das Dokument ein, ohne die Änderungen zu speichern, die vorgenommen wurden, während das Dokument ausgelagert war.

15.10.3 Einlagern von Dokumenten und Löschen der ausgelagerten Kopien

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf den Dokumentverweis für das Dokument, das Sie einlagern möchten.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Einlagern.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Einlagerungsverfahren und anschließend auf Einlagern und Dokument verschieben.

  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Einlagern als und anschließend auf eine Version.

  5. Geben Sie im Feld Auslagerungspfad und -dateiname: den Pfad und den Dateinamen für das Dokument an, das Sie einlagern möchten.

  6. Klicken Sie auf Einlagern.

15.10.4 Einlagern von Dokumenten als neue Version

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox auf den Dokumentverweis, der als neue Version eingelagert werden soll.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Einlagern.

  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Einlagerungsverfahren und anschließend auf eine Einlagerungsmethode.

  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Einlagern als und anschließend auf Neue Version.

  5. Geben Sie im Feld Auslagerungspfad und -dateiname: den Pfad und den Dateinamen für die Datei an, die Sie einlagern möchten.

  6. Klicken Sie auf Einlagern.

  7. Geben Sie eine Beschreibung für die neue Version des Dokuments ein.

  8. Klicken Sie auf OK.