3.4 Verwalten empfangener E-Mail

3.4.1 Personalisieren von empfangenen Nachrichten

Wenn Sie eine Email-Nachricht empfangen, können Sie auf das Register Personalisieren klicken, um der Mail persönliche Informationen hinzuzufügen. Sie können in der Nachricht den Betreff ändern, eine Notiz hinzufügen, eine Kategorie auswählen und zugeordnete Kontakte hinzufügen.

Ändern des Betreffs in einer empfangenen Email-Nachricht

Wenn Sie einen Betreff personalisieren, wird der neue Betreff in Ihrer Mailbox und Ihrem Kalender sowie in Mailbox und Kalender aller Personen, die als Vertreter für Sie fungieren, angezeigt. Wenn Sie den Betreff einer Nachricht in einem freigegebenen Ordner ändern, wird den anderen Benutzern des freigegebenen Ordners der ursprüngliche Betreff angezeigt.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox oder dem Kalender.

  2. Klicken Sie auf das Register Personalisieren.

  3. Geben Sie im Feld Mein Betreff einen neuen Betreff ein.

    Registerkarte "Personalisieren" im Fenster "Job von"

Um den ursprünglichen Betreff anzuzeigen, öffnen Sie die Nachricht und lesen das Feld Betreff im Nachrichtenkopftext.

Wenn Sie einen Suchvorgang mit einem bestimmten Wort im Feld Betreff ausführen, werden die Nachrichten angezeigt, deren ursprünglicher oder personalisierter Betreff dieses Wort enthält. Wenn Sie einen erweiterten Suchvorgang ausführen, verwenden Sie das Feld Betreff für den ursprünglichen Betreff und das Feld Mein Betreff für den personalisierten Betreff.

Wenn Sie eine Regel erstellen, die ein bestimmtes Wort im Feld Betreff sucht, wird nur der ursprüngliche Betreff durchsucht.

Hinzufügen von einer Notiz zu einer empfangenen Email

Wenn Sie einer empfangenen Email eine Notiz hinzufügen, ist die Notiz für Sie und jeden Ihrer Vertreter sichtbar. Sie können die Notiz nur mithilfe des Registers Personalisieren für die Email anzeigen.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox oder dem Kalender.

  2. Klicken Sie auf das Register Personalisieren.

  3. Geben Sie Ihre Notiz in das Feld Meine Notizen ein. Die Notiz wird automatisch gespeichert, wenn Sie das Register Personalisieren verlassen.

Beifügen einer Datei zu einer Eingangsnachricht

Sie können Eingangsnachrichten eine persönliche Anlage hinzufügen. Die Anlage ist nur für Sie sichtbar und wird nicht gesendet, wenn Sie auf eine Nachricht antworten oder diese weiterleiten.

So fügen Sie einer Nachricht eine persönliche Datei bei:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das·Anlagenfenster und anschließend auf·Persönliche Datei beifügen.

  2. Suchen Sie die Dateien, die Sie beifügen möchten, und wählen Sie diese aus.

    Zum Entfernen einer Anlagendatei klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage. Klicken Sie anschließend auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf OK.

Sie können eine Anlage auch in das Anlagenfenster ziehen und dort ablegen.

Das Verschieben oder Löschen von auf der Festplatte oder auf einem Netzwerklaufwerk befindlichen Dateien wirkt sich nicht auf Dateien aus, die einer Nachricht als Anlage beigefügt wurden.

Durch das Löschen einer Anlagendatei wird die Datei nicht von der Festplatte oder von dem Netzwerklaufwerk gelöscht; sie wird lediglich aus der Anlagenliste entfernt.

Zuweisen einer Kategorie zu einer empfangenen Email

Kategorien bieten Ihnen eine Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu organisieren. Sie können jeder Nachricht eine Kategorie zuweisen, einschließlich der Kontakte, die Sie senden oder empfangen. Sie können Kategorien erstellen und hinzufügen sowie jeder Kategorie eine kennzeichnende Farbe zuordnen. Die Farben werden in der Nachrichtenliste und im Kalender angezeigt.

Weitere Informationen über das Zuweisen einer Kategorie zu einer Nachricht finden Sie unter Zuweisen von Kategorien zu Nachrichten.

Hinzufügen eines Kontakts zu einer empfangenen Email

Wenn Sie einer empfangenen Email einen Kontakt zuweisen, wird die Email anschließend mit dem hinzugefügten Kontakt verknüpft. Dies ist sinnvoll, wenn Sie den Verlauf für einen bestimmten Kontakt anzeigen, da die Email im Verlauf des Kontakts angezeigt wird, auch wenn dieser Kontakt die Email nicht gesendet hat. Weitere Informationen zum Kontaktverlauf finden Sie unter Anzeigen der kompletten Korrespondenz mit einem Kontakt.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox oder dem Kalender.

  2. Klicken Sie auf das Register Personalisieren.

  3. Geben Sie im Feld Kontakt einen Benutzernamen ein, und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

    oder

    Zur Auswahl von Benutzernamen aus einer Liste klicken Sie auf das Symbol Adresse > Auswahl neben dem Feld Kontakt. Doppelklicken Sie auf die einzelnen·Benutzer, und klicken Sie anschließend auf OK.

3.4.2 Ändern von Email in einen anderen Nachrichtentyp

Mit der Option "Ändern in" kann die Nachrichtenkategorie einer Nachricht in der Mailbox geändert werden. So können Sie beispielsweise eine Mail-Nachricht in Ihrer Mailbox in einen Termin in Ihrem Kalender ändern. Der neue Termin enthält all die Daten aus der Mail-Nachricht (z. B. An-, CC- und BK-Listen, den Betreff sowie den Mitteilungstext), die auch für den Termin verwendet werden können.

Wenn Sie eine Mail- oder telefonische Nachricht in eine andere Nachrichtenkategorie umwandeln, (wie z. B. einen Termin oder einen Job), wird die ursprüngliche Nachricht aus Ihrer Mailbox entfernt und die neue Nachricht an dem entsprechenden Ablageort eingefügt, beispielsweise dem Kalender.

Wenn Sie eine Nachricht ändern, zeigt GroupWise die in den Umgebungsoptionen ausgewählten Umgebungseinstellungen an.

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht, die Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in und dann auf eine Nachrichtenkategorie.

    oder

    Klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in. Klicken Sie dann auf Weitere Optionen und auf eine Nachrichtenkategorie. Sie können zwischen empfängerlosen Nachrichten und Gruppennachrichten wählen.

    Empfängerlose Nachrichten werden direkt an den Kalender gesendet. Gruppennachrichten werden an die Mailboxen von Einzelpersonen und Gruppen gesendet, an die die Nachricht gesendet wird.

  3. Geben Sie die benötigten Informationen ein.

  4. Klicken Sie Senden oder Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie eine Mail- oder telefonische Nachricht in eine andere Nachrichtenkategorie umwandeln, (wie z. B. einen Termin oder einen Job), wird die ursprüngliche Nachricht aus Ihrer Mailbox entfernt und die neue Nachricht an dem entsprechenden Ablageort eingefügt, beispielsweise dem Kalender.

3.4.3 Speichern empfangener Email auf einem Datenträger oder in einer GroupWise-Bibliothek

Gespeicherte Nachrichten werden an den festgelegten Speicherort kopiert und verbleiben außerdem in Ihrer Mailbox und dem Kalender. Auf Festplatte gespeicherte Nachrichten können als Textdateien, Dateien im RTF-Format, Internet-Mail oder im Format "GroupWise Classic", also einer Datei mit der Endung .doc, gespeichert werden. Anlagen werden in ihrem ursprünglichen Format gespeichert.

  1. Klicken Sie in der Mailbox oder im Kalender auf die Nachricht, die Sie speichern möchten, und dann auf Datei > Speichern unter.

  2. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Nachricht und die Anlagen, die Sie speichern möchten.

  3. Markieren Sie die Nachricht, um sie auf einem Datenträger oder in einer GroupWise-Bibliothek zu speichern.

  4. Geben Sie in das Feld Datei speichern unter einen Dateinamen für die Nachricht ein.

    oder

    Geben Sie einen Betreff in das Feld Betreff ein.

  5. Zum Speichern der Nachricht in einem anderen als dem im Textfeld Aktuelles Verzeichnis angezeigten Verzeichnis klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie ein neues Verzeichnis aus.

    oder

    Zum Speichern der Nachricht in einer anderen GroupWise-Bibliothek klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie einen Bibliotheksnamen aus.

  6. Wird die Nachricht auf einem Datenträger gespeichert, wählen Sie die Option Dateinamenskonflikte melden aus, damit Sie informiert werden, bevor eine Datei mit dem gleichen Namen ersetzt wird.

  7. Beim Speichern in einer GroupWise-Bibliothek müssen Sie sicherstellen, dass das Kontrollkästchen Eigenschaften unter Verwendung von Standardwerten festlegen aktiviert ist, es sei denn, Sie möchten an dieser Stelle Dokumenteigenschaften festlegen.

  8. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Sie können eine Nachricht in GroupWise auch an den Speicherort ziehen, an dem Sie die Datei speichern möchten, und sie dort ablegen. Beispielsweise können Sie eine Nachricht in einen Projektordner auf dem Windows-Desktop ziehen und ablegen.

3.4.4 Löschen von Email

Nachrichten mit der Option "Löschen" aus Ihrer Mailbox entfernen. Mit dem Befehl "Löschen" können Sie eine bereits gesendete Nachricht zurückziehen. Sie können Mail- und Telefonnachrichten zurückziehen, solange sie von den Empfängern noch nicht gelesen bzw. solange sie noch nicht an das Internet gesendet wurden. Sie können Termine, Notizen und Jobs jederzeit zurückziehen.

Wenn Sie Junkmail empfangen und diese häufig manuell löschen müssen, können Sie gegebenenfalls die Junkmail-Behandlung einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Umgang mit unerwünschter Email (Spam).

  1. Wählen Sie im Hauptfenster mindestens eine Nachricht aus und drücken Sie anschließend die Entf-Taste.

  2. Wenn Sie Ausgangsnachrichten löschen, wird das Dialogfeld "Nachricht löschen" angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Löschoption aus und klicken Sie anschließend auf OK.

    Wenn Sie einen Dokumentverweis aus Ihrer Mailbox löschen, wird nur der Verweis gelöscht. Das Dokument selbst bleibt in der Bibliothek erhalten.

    Gelöschte Nachrichten werden in den Papierkorb verschoben und können von dort aus wiederhergestellt werden, bis Sie den Papierkorb leeren.

3.4.5 Anzeigen der Diskursabfolge einer Email

Mit der Option "Diskursabfolge" wird der Diskurs der Email angezeigt. Dieser besteht aus einer Originalnachricht und allen Antworten in hierarchischer Reihenfolge. Wenn Sie die Diskursabfolge einer empfangenen Email anzaigen, wird oberhalb der Email-Nachricht eine Liste aller gesendeten und empfangenen Nachrichten angezeigt.

  1. Doppelklicken Sie auf eine Nachricht, die Sie anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Diskursabfolge.

3.4.6 Anzeigen der Quelle von externen Nachrichten

Wenn Sie Nachrichten von externen Systemen empfangen und an diese senden, können Sie die Quelle einer Nachricht anzeigen. Die Quelle umfasst sämtliche Daten, die eine Nachricht enthält.

  1. Doppelklicken Sie auf eine Nachricht, die Sie von einer externen Quelle erhalten haben.

  2. Klicken Sie auf das Register Nachrichtenquelle.

3.4.7 Archivieren und Sichern von E-Mail

E-Mail-Nachrichten können sich rapide ansammeln. Siehe Abschnitt 16.0, Warten von GroupWise für langfristige Verwaltungsstrategien.