12.2 Verwalten von Teamaufgaben
Wenn sich eine Aufgabe in einer Workflow-Warteschlange befindet, können Sie folgende Aktionen ausführen:
12.2.1 Anzeigen von Aufgaben nach Teammitglied
Ein Team-Manager kann die Aufgaben eines Teammitglieds anzeigen. In der Aufgabenliste werden nur die Teamaufgaben aufgeführt.
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Klicken Sie auf in der Aktionsgruppe , um das Fenster mit den Teamaufgaben zu öffnen.
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Klicken Sie auf den Abwärtspfeil . Die Teams werden angezeigt. Wählen Sie ein Team aus, dessen Team-Manager Sie sind.
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Wählen Sie einen Benutzer aus.
Wenn das Auswahlfeld für den einen Namen enthält, klicken Sie auf den Abwärtspfeil . Alle Mitglieder des ausgewählten Teams werden angezeigt. Klicken Sie auf den Namen der Person, deren Aufgaben Sie anzeigen möchten.
Wenn das Auswahlfeld leer ist, klicken Sie auf das Symbol , um das Fenster „Objektsuche“ zu öffnen. Geben Sie die Suchkriterien für das Teammitglied an, klicken Sie auf und wählen Sie das Teammitglied aus.
Der Administrator definiert Ihr Team und legt fest, ob eine automatisch gefüllte Auswahlliste oder eine leere Liste mit einem Symbol für die
neben dem Auswahlfeld angezeigt wird.
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(Optional) Geben Sie unter einen Zeitraum an, um nach Aufgaben zu suchen, die in diesem Zeitraum ablaufen. Geben Sie eine oder mehrere Ziffern ein, z. B. 10.
Sie können den Zeitraum für die in Tagen, Wochen oder Monaten angeben.
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Mithilfe der Option können Sie eine Teilmenge der Aufgaben auswählen, die Sie für ein Teammitglied anzeigen möchten. Wählen Sie , um die Aufgaben anzuzeigen, die dem Teammitglied Ressourcen erteilen oder entziehen. Wenn Sie nur die Aufgaben anzeigen möchten, für die das Teammitglied zuständig ist, wählen Sie . Sie können beide Aufgabenarten auswählen.
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Wählen Sie im Auswahlfeld für die eine oder mehrere anzuzeigende Spalten aus. Fügen Sie sie anschließend zur Aufgabenliste hinzu, indem Sie auf den Rechtspfeil klicken. Die Spalten werden in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie sie auswählen. Zur Auswahl stehen:
- Job. (Erforderlich.)
- Anforderung
- Empfänger
- Anforderungsdatum
- Typ
- Zugewiesen an
- Angefordert von
- Beansprucht
- Zeitüberschreitung
- Priorität
- Digitalsignatur
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Klicken Sie auf , um die Aufgabenliste des ausgewählten Benutzers anzuzeigen.
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Wenn Sie die Aufgaben eines anderen Teammitglieds anzeigen möchten, kehren Sie zu Schritt 2 zurück und geben Sie neue Suchkriterien ein.
12.2.2 Anzeigen von Aufgaben nach Benutzer oder Gruppe
Ein Administrator für Bereitstellungsanwendungen kann Aufgaben nach Benutzer oder Gruppe anzeigen.
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Klicken Sie auf in der Aktionsgruppe , um das Fenster mit den Teamaufgaben zu öffnen.
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Wählen Sie unter entweder oder aus.
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Um einen Namen nachzuschlagen, klicken Sie auf das Symbol für die
, geben Sie Suchkriterien ein und klicken Sie auf .
Wählen Sie einen Benutzer- oder Gruppennamen aus, indem Sie darauf klicken. Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für die Seite „Objektsuche“ bei der Suche in allen Gruppen:
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Optional können Sie einen Zeitraum unter Zeitüberschreitung angeben, sodass nur die Aufgaben gesucht werden, die innerhalb dieses Zeitraums ablaufen. Geben Sie eine oder mehrere Ziffern ein.
Sie können den Zeitraum für die in Tagen, Wochen oder Monaten angeben.
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Mithilfe von können Sie eine Teilmenge der Aufgaben auswählen. Wählen Sie , um die Aufgaben anzuzeigen, die dem Benutzer oder der Gruppe Ressourcen erteilen oder entziehen. Wenn Sie nur die Aufgaben anzeigen möchten, für die der Benutzer oder die Gruppe zuständig ist, wählen Sie . Sie können beide Aufgabenarten auswählen.
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Wählen Sie im Auswahlfeld für die eine oder mehrere anzuzeigende Aufgabenbeschreibungen aus. Fügen Sie sie anschließend zur Aufgabenliste hinzu, indem Sie auf den Rechtspfeil klicken. Die Beschreibungen werden in der Reihenfolge als Spaltenüberschriften in der Aufgabenliste angezeigt, in der Sie sie auswählen. Zur Auswahl stehen:
- Job. (Erforderlich.)
- Anforderung
- Empfänger
- Anforderungsdatum
- Typ
- Zugewiesen an
- Angefordert von
- Beansprucht
- Zeitüberschreitung
- Priorität
- Digitalsignatur
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Klicken Sie auf , um die Aufgaben anzuzeigen.
Bei den angezeigten Aufgaben der Gruppe handelt es sich um jene Aufgaben, die explizit mit der Gruppe verknüpft sind und nicht mit jedem einzelnen Mitglied der Gruppe. Wenn Sie die mit einer einzelnen Person verknüpften Aufgaben sehen möchten, zeigen Sie die Aufgaben dieser Person an.
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Wenn Sie die Aufgaben von anderen Benutzern oder Gruppen anzeigen möchten, rufen Sie wieder Schritt 2 auf und geben Sie neue Suchkriterien ein.
12.2.3 Verwenden der Aufgabenansichten
Die Aufgabenliste wird entweder als Schablonenansicht oder als Komplettansicht angezeigt. Das Ansichtsformat wird vom Administrator festgelegt.
Die Schablonenansicht
Die Schablonenansicht ist das Standard-Ansichtsformat. Abbildung 12-1 zeigt ein Beispiel:
Abbildung 12-1 Beispiel einer Aufgabenliste als Schablonenansicht
In der Schablonenansicht können Sie die Spalten nach Werten sortieren, die Anzahl der pro Seite angezeigten Aufgaben festlegen und durch die Aufgabenliste blättern.
Sortieren einer Spalte nach Werten
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Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Werte in der Spalte zu sortieren.
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Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
Einstellen der Anzahl der pro Seite angezeigten Aufgaben
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Klicken Sie rechts über der Aufgabenliste im Auswahlfeld für die auf den Abwärtspfeil.
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Sie können festlegen, dass pro Seite 5, 10 oder 25 Aufgaben angezeigt werden.
Blättern durch die Aufgabenliste
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Sie können mithilfe von und durch die Aufgabenliste blättern.
Die Komplettansicht
Mithilfe der Komplettansicht können Sie die abgerufenen Daten filtern. Abbildung 12-2 zeigt ein Beispiel der Komplettansicht:
Abbildung 12-2 Beispiel einer Aufgabenliste als Komplettansicht
Sortieren einer Spalte nach Werten
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Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Werte in der Spalte zu sortieren.
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Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
Filtern der Datenansicht
Die Komplettansicht zeigt alle Datensätze an, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Sie können die Datengruppe mithilfe von Filtern filtern. Die Filter befinden sich rechts in der Ansicht und tragen die Namen der Spaltenüberschriften, die Ihre Suche ergeben hat. Sie können die Daten nach den Spaltenwerten und filtern. Die Filter werden nur angezeigt, wenn die entsprechenden Spalten Teil der Ansicht sind.
HINWEIS:In der Komplettansicht werden Filter als Aspekte bezeichnet.
Abbildung 12-3 zeigt ein Beispiel mit einem Filter „Anforderung“ und einem Filter „Zuweisen an“:
Abbildung 12-3 Zwei Filter in der Komplettansicht
Neben jedem Filterparameter wird eine Zahl und ggf. ein Häkchen angezeigt. Die Zahl zeigt die Anzahl der Aufgaben an, die dem Parameter innerhalb der aktuellen Filtergruppe entsprechen. Das Häkchen zeigt an, ob der Filterparameter ausgewählt ist oder nicht. Zunächst sind alle Filterparameter ausgewählt, sodass alle Daten angezeigt werden, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn ein Filter nur aus einem Parameter besteht, wird dieser automatisch ausgewählt.
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Sie können eine Teilmenge der Daten anzeigen, indem Sie in einem oder mehreren Filterfeldern einen oder mehrere Parameter auswählen.
HINWEIS:Wird ein Parameter in einem Filter ausgewählt, ändert sich dadurch möglicherweise die Anzahl der in anderen Filtern verfügbaren Parameter.
Wenn Sie beispielsweise im Filter „Zugewiesen an“ auf Margos Namen und im Filter „Angefordert von“ auf Kevins Namen klicken, werden nur die Aufgaben angezeigt, die sowohl an Margo Mackenzie zugewiesen sind als auch von Kevin Chester angefordert wurden, siehe Abbildung 12-4:
Abbildung 12-4 Beispiel der Aufgabenliste nach dem Anwenden von zwei Filtern
Exportieren von Daten aus Ihrer Ansicht
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Um die angezeigten Daten zu exportieren, klicken Sie oben in der Ansicht auf .
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Wählen Sie oder . Die Komplettansicht erzeugt eine codierte Textdatei.
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Kopieren Sie die Inhalte in die Zwischenablage.
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Fügen Sie die Inhalte aus der Zwischenablage in eine Zieldatei ein.
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Klicken Sie auf oder drücken Sie , um das Fenster mit dem codierten Text zu schließen.
Symbole der Ansicht
Sowohl in der Schablonen- als auch in der Komplettansicht zeigen Symbole den Status der einzelnen Aufgaben in der Ergebnisgruppe an. In diesem Abschnitt werden die Symbole erläutert, die in der Aufgabenliste angezeigt werden:
Spalte „Typ“
In der Spalte werden Statusflaggen angezeigt. Definitionen der einzelnen Flaggen finden Sie in der Legende. Sie können auf die Legende zugreifen, indem Sie in der Titelleiste „Teamaufgaben“ auf das bunte Symbol klicken. Abbildung 12-5 zeigt die Legende.
Abbildung 12-5 Symbole, die in den Teamaufgaben-Ansichten angezeigt werden
Spalte „Priorität“
Eine Aufgabe mit höchster Priorität wird durch eine rote Flagge gekennzeichnet. Diese Priorität ist in der vom Administrator erstellten Bereitstellungsanforderungsdefinition konfiguriert.
Spalte „Beansprucht“
Das Symbol 
in der Spalte zeigt an, dass die Aufgabe von einer Person beansprucht wird.
Spalte „Digitalsignatur“
Das Symbol 
in der Spalte zeigt an, dass zum Genehmigen oder Verweigern der Aufgabe eine Digitalsignatur erforderlich ist.
12.2.4 Auswählen einer Aufgabe
So können Sie eine Aufgabe in der Aufgabenliste auswählen und öffnen:
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Klicken Sie auf den Namen der Aufgabe.
Das Formular „Aufgabendetail“ im Fenster „Teamaufgaben“ wird angezeigt.
Wenn eine Aufgabe mehreren Genehmigern zugewiesen wurde, wird im Formular „Aufgabendetail“ das Symbol neben dem Feld angezeigt. Unterhalb des Symbols weist Text darauf hin, dass mehrere Genehmigungen erforderlich sind.
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Wenn Sie weitere Informationen zu einer Aufgabe anzeigen möchten, die mehreren Genehmigern zugewiesen wurde, klicken Sie auf den Text unterhalb des Symbols .
In einem nun eingeblendeten Fenster wird angezeigt, wie viele Genehmigungen erforderlich sind, wer die aktuellen Adressaten sind und wie der aktuelle Genehmigungsstatus lautet.
Die Anforderungen der Aufgabe hängen davon ab, wie die Aufgabe vom Administrator konfiguriert wurde:
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Wenn der Genehmigungstyp Gruppe lautet, wurde die Aufgabe mehreren Benutzern in einer Gruppe zugewiesen, muss jedoch nur von einem Benutzer dieser Gruppe beansprucht und genehmigt werden.
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Wenn der Genehmigungstyp Mehrere Genehmiger lautet, wurde die Aufgabe mehreren Adressaten zugewiesen und muss von allen Adressaten beansprucht und genehmigt werden.
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Wenn der Genehmigungstyp Quorum lautet, wurde die Aufgabe mehreren Adressaten zugewiesen und muss nur von einer bestimmten Anzahl von Benutzern genehmigt werden. Das Quorum wird vom Administrator festgelegt. Dazu gibt der Administrator eine Genehmigungsbedingung an, in der die genaue Anzahl oder der Prozentsatz an erforderlichen Genehmigungen definiert ist.
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Führen Sie zum Beanspruchen einer Aufgabe die Schritte in Abschnitt 12.2.5, Beanspruchen einer Aufgabe aus.
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Führen Sie zum Neuzuweisen einer Aufgabe die Schritte in Abschnitt 12.2.6, Neuzuweisen einer Aufgabe aus.
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Klicken Sie zum Anzeigen des Kommentarverlaufs auf .
Im daraufhin eingeblendeten Fenster können Sie Benutzer- und Systemkommentare sehen. Die Reihenfolge der angezeigten Kommentare hängt von dem mit jedem Kommentar verknüpften Zeitstempel ab. Die ältesten Kommentare werden zuerst angezeigt. Bei parallel stattfindenden Genehmigungs-Workflows kann die Reihenfolge der gleichzeitig verarbeiteten Aktivitäten unvorhersehbar sein.
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Klicken Sie zum Anzeigen von Benutzerkommentaren auf .
Benutzerkommentare umfassen folgende Informationen:
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Das Datum und die Uhrzeit, zu der ein Kommentar hinzugefügt wurde.
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Den Namen der Aktivität, auf die sich der Kommentar bezieht. Die Liste der angezeigten Aktivitäten enthält Benutzer- und Bereitstellungsaktivitäten, die bereits verarbeitet wurden oder gerade verarbeitet werden.
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Den Namen des Benutzers, von dem der Kommentar stammt. Wenn der Kommentar vom Workflow-System generiert wird, ist der Name der Anwendung (z. B. IDMProv) der Benutzername. Vom Workflow-System generierte Kommentare werden automatisch lokalisiert.
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Den Kommentartext mit dem Namen des Benutzers, der die aktuell zuständige Person für eine Aktivität ist.
HINWEIS:Der Workflow-Designer kann die Generierung von Benutzerkommentaren für einen Workflow deaktivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Identity Manager User Application: Design Guide (Designhandbuch).
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Klicken Sie zum Anzeigen von Systemkommentaren auf .
Systemkommentare umfassen folgende Informationen:
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Das Datum und die Uhrzeit, zu der ein Kommentar hinzugefügt wurde.
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Den Namen der Aktivität, auf die sich der Kommentar bezieht. Beim Anzeigen von Systemkommentaren werden alle Aktivitäten im Workflow aufgeführt. Es werden die Aktivitäten angezeigt, die bereits verarbeitet wurden oder gerade verarbeitet werden.
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Den Namen des Benutzers, von dem der Kommentar stammt. Wenn der Kommentar vom Workflow-System generiert wird, ist der Name der Anwendung (z. B. IDMProv) der Benutzername. Vom Workflow-System generierte Kommentare werden automatisch lokalisiert.
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Den Kommentartext, der angibt, welche Aktion für die Aktivität durchgeführt wurde.
Systemkommentare dienen überwiegend dem Debugging. Die meisten Benutzer müssen die Systemkommentare eines Workflows nicht beachten.
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Klicken Sie zum Blättern durch eine lange Kommentarliste auf die Pfeile unten im Bildschirm. Klicken Sie beispielsweise zum Blättern auf die nächste Seite auf den Pfeil .
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Klicken Sie auf , um das Fenster zu schließen.
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Klicken Sie auf , um zur Aufgabenliste zurückzukehren.
HINWEIS:Die Schaltflächen und werden nur angezeigt, wenn diese Aktionen in den Teamanforderungsrechten zugelassen sind.
12.2.5 Beanspruchen einer Aufgabe
So beanspruchen Sie die Aufgabe eines Teammitglieds für die Bearbeitung:
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Klicken Sie auf .
Der Abschnitt der Seite wird um die Schaltflächen und erweitert. Außerdem werden alle in der Flussdefinition enthaltenen Aktionsschaltflächen hinzufügt und die entsprechenden Felder werden editierbar.
Wenn für die von Ihnen angeforderte Ressource eine Digitalsignatur erforderlich ist, wird das Symbol Digitalsignatur erforderlich am oberen rechten Seitenrand angezeigt.
Darüber hinaus wird in Internet Explorer die Meldung angezeigt, dass Sie die Leer- oder Eingabetaste drücken müssen, um das Digitalsignatur-Applet zu aktivieren.
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Wenn Sie an einer Aufgabe arbeiten, für die eine Digitalsignatur erforderlich ist, führen Sie folgende Schritte aus:
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Wenn Sie eine Smartcard verwenden, schieben Sie diese in das Smartcard-Lesegerät.
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Drücken Sie in Internet Explorer die Leer- oder Eingabetaste, um das Applet zu aktivieren.
Es ist möglich, dass Ihr Browser nun eine Sicherheitswarnmeldung anzeigt.
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Klicken Sie auf , um fortzufahren.
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Füllen Sie die Felder des Genehmigungsformulars aus. Die Felder des Formulars variieren je nach Art der angeforderten Ressource.
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Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Digitalsignatur-Bestätigungsmeldung, um anzugeben, dass Sie bereit sind, zu signieren.
Der Text der Digitalsignatur-Bestätigungsmeldung hängt davon ab, wie die Bereitstellungsressource vom Administrator konfiguriert wurde.
Das Applet blendet daraufhin ein Fenster ein, in dem Sie ein Zertifikat auswählen können. In dem Fenster werden Zertifikate aufgeführt, die in den Browser importiert wurden, sowie Zertifikate, die auf die Smartcard (sofern aktuell verbunden) importiert wurden.
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Wählen Sie das zu verwendende Zertifikat aus und klicken Sie auf .
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Wenn Sie ein in Ihren Browser importiertes Zertifikat auswählen, müssen Sie das Passwort für das Zertifikat in das Feld auf dem Anforderungsformular eingeben.
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Wenn Sie ein auf die Smartcard importiertes Zertifikat auswählen, geben Sie die PIN für Ihre Smartcard ein und klicken Sie auf .
Sie müssen kein Passwort eingeben, wenn Sie eine Smartcard verwenden, da das Zertifikatspasswort bereits auf die Smartcard übertragen wurde.
Wenn Ihr Administrator die Möglichkeit zur Vorschau der Benutzervereinbarung eingerichtet hat, ist die Schaltfläche aktiviert.
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Klicken Sie auf , um die Benutzervereinbarung anzuzeigen.
Wenn der Digitalsignaturtyp auf „Formular“ gesetzt ist, wird ein PDF-Dokument angezeigt.
Wenn der Digitalsignaturtyp auf „Daten“ gesetzt ist, wird ein XML-Dokument angezeigt.
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Klicken Sie zum Verweigern der Anforderung auf .
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Klicken Sie zum Genehmigen der Anforderung auf .
Die Benutzeranwendung zeigt in einer Meldung an, ob die Aktion erfolgreich war.
12.2.6 Neuzuweisen einer Aufgabe
So weisen Sie die Aufgabe eines Teammitglieds neu zu:
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Klicken Sie im Fenster „Aufgabendetail“ unter „Teamaufgaben“ auf .
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Klicken Sie auf das Symbol für die
neben dem ausgewählten Eintrag.
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Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Benutzer aus, dem Sie die Aufgabe jetzt zuweisen möchten.
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(Optional) Geben Sie bei Bedarf im Feld den Grund für die Neuzuweisung an.
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Klicken Sie auf .
Die Benutzeranwendung zeigt in einer Meldung an, ob die Aktion erfolgreich war.
12.2.7 Freigeben einer Aufgabe
Sie geben Aufgaben frei, damit sie neu zugewiesen oder von einem anderen Teammitglied beansprucht werden können.
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Klicken Sie im Fenster „Aufgabendetail“ unter „Teamaufgaben“ auf .
