Die Aktionen unter ermöglichen Ihnen, als Vertreter eines anderen Benutzers zu agieren. Darüber hinaus ermöglichen sie Ihnen die Anzeige Ihrer Vertretungs- und Delegiertenzuweisungen. Wenn Sie ein Bereitstellungsadministrator oder ein Bereitstellungsmanager oder Team-Manager für die Bereitstellungsdomäne sind, sind Sie möglicherweise zudem dazu berechtigt, Vertretungs- und Delegiertenzuweisungen sowie Teamverfügbarkeitseinstellungen festzulegen.
Ein Delegierter ist ein Benutzer, der zur Ausführung von Arbeiten eines anderen Benutzers autorisiert ist. Eine Delegiertenzuweisung betrifft einen bestimmten Anforderungstyp.
Eine Vertretung ist ein Benutzer, der autorisiert ist, die gesamte Arbeit von einem oder mehreren Benutzern, Gruppen oder Containern auszuführen (und für diese Bereitstellungseinstellungen zu definieren). Im Gegensatz zu Delegiertenzuweisungen sind Vertretungszuweisungen unabhängig von Prozessanforderungen und gelten daher für alle arbeits- und einstellungsbezogenen Aktionen.
Vertretungs- und Delegiertenzuweisungen haben Zeiträume: Sowohl Vertretungs- als auch Delegiertenzuweisungen sind mit Zeiträumen verknüpft. Der Zeitraum für eine Vertretungs- oder Delegiertenzuweisung kann beliebig lang sein. Der Zeitraum muss auch nicht zwingend ein Ablaufdatum haben.
Vertretungs- und Delegiertenaktionen werden protokolliert: Bei aktivierter Protokollierung werden alle Aktionen, die von einer Vertretung oder einem Delegierten ausgeführt werden, gemeinsam mit den Aktionen anderer Benutzer protokolliert. Wenn eine Aktion von einer Vertretung oder einem Delegierten eines Benutzers ausgeführt wird, zeigt dies die Protokollmeldung eindeutig an. Außerdem wird auch jede neue Vertretungs- oder Delegiertenzuweisung protokolliert.
Delegiertenzuweisungen bei der Rolle „Genehmiger“: Die Benutzeranwendung führt keine Delegiertenverarbeitung aus, wenn es sich bei einem Workflow-Genehmiger um eine Rolle handelt. Jeder Benutzer mit einer Rolle kann die der Rolle zugewiesenen Genehmigungen durchführen, daher ist keine Delegierung erforderlich.
Vertretungszuweisungen bei der Rolle „Genehmiger“: Wenn Sie Vertretungszuweisungen vornehmen, führt die Benutzeranwendung keine Prüfungen für die Rollen aus, über die der Benutzer bereits verfügt. Möglicherweise wurde der Benutzer bereits denselben Rollen zugewiesen wie die Person, die er vertritt. Es ist außerdem möglich, dass Konflikte mit den Rollen der Person auftreten, für die er als Vertretung agieren soll.
In diesem Abschnitt werden zwei Geschäftsszenarien beschrieben, in denen Vertretungen und Delegierte eingesetzt werden können:
Angenommen, Sie sind ein Manager, der täglich für die Genehmigung (oder Verweigerung) zahlreicher Workflow-Aufgaben zuständig ist. Außerdem sind Sie für die Bearbeitung von Bereitstellungseinstellungen einer großen Zahl an Benutzern in Ihrer Organisation verantwortlich. In diesem Fall ist es sinnvoll, eine Vertretung zu benennen, um einen Teil Ihrer Arbeitslast an ein vertrauenswürdiges Mitglied Ihres Teams abzugeben.
Angenommen, Sie sind ein Manager, der für die Genehmigung oder Verweigerung von Anforderungen für zehn verschiedene Arten von bereitgestellten Ressourcen verantwortlich ist. Alle zehn Anforderungstypen müssen regelmäßig betreut werden, es würde Sie jedoch entlasten, wenn eine anderen Person in Ihrer Organisation sich um sechs davon kümmern würde. In diesem Fall können Sie einen Delegierten für diese sechs Prozessanforderungstypen definieren. Bei Bedarf können Sie die Delegierung auf einen Zeitraum von einigen Stunden, Tagen oder Wochen beschränken. Sie können aber auch eine zeitlich unbegrenzte Delegierung festlegen.
Im Menü im Arbeits-Dashboard werden die folgenden Optionen allen Benutzern angezeigt, die sich bei der Benutzeranwendung anmelden:
Tabelle 12-1 Optionen des Menüs „Einstellungen“, die für alle authentifizierten Benutzer verfügbar sind
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Option des Menüs „Einstellungen“ |
Beschreibung |
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Vertretungsmodus starten |
Ermöglicht Ihnen, einen anderen Benutzer zu vertreten. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 12.2, Vertreten anderer Benutzer. |
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Verfügbarkeit bearbeiten |
Ermöglicht Ihnen, die Anforderungen, die Sie bearbeiten können, anzuzeigen oder zu bearbeiten und festzulegen, welche Anforderungen Ihre zugewiesenen Delegierten bearbeiten können. Zum Bearbeiten der Verfügbarkeit müssen Sie die Berechtigung „Verfügbarkeit konfigurieren“ besitzen. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 12.3, Angeben Ihrer Verfügbarkeit. |
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Meine Vertretungszuweisungen |
Ermöglicht Ihnen, Ihre Vertretungszuweisungen anzuzeigen oder zu bearbeiten. Zum Bearbeiten von Vertretungszuweisungen müssen Sie die Berechtigung „Vertretung konfigurieren“ besitzen. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 12.4, Anzeigen und Bearbeiten von Vertretungszuweisungen. |
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Meine Delegiertenzuweisungen |
Ermöglicht Ihnen, Ihre Delegiertenzuweisungen anzuzeigen oder zu bearbeiten. Zum Bearbeiten von Delegiertenzuweisungen müssen Sie die Berechtigung „Delegierung konfigurieren“ besitzen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 12.5, Anzeigen und Bearbeiten von Delegiertenzuweisungen. |
Wenn sich ein Bereitstellungsadministrator, Bereitstellungsmanager oder Team-Manager bei der Benutzeranwendung anmeldet, enthält das Menü die folgenden zusätzlichen Optionen:
Tabelle 12-2 Optionen des Menüs „Einstellungen“, die für Administratoren und Team-Manager verfügbar sind
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Option des Menüs „Einstellungen“ |
Beschreibung |
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Teameinstellungen > Teamverfügbarkeit |
Hier können Sie festlegen, welche Anforderungen von Ihren Teammitgliedern und welche Anforderungen von den Delegierten der Teammitglieder bearbeitet werden dürfen. Die Berechtigung „Verfügbarkeit konfigurieren“ muss in der Teamkonfiguration aktiviert sein. Wenn diese Berechtigung deaktiviert ist, kann diese Aktion nicht ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 12.8, Angeben der Teamverfügbarkeit. |
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Teameinstellungen > Team-Vertretungszuweisungen |
Hier können Sie die Vertretungszuweisungen für Mitglieder Ihres Teams festlegen. Die Berechtigung „Vertretung konfigurieren“ muss in der Teamkonfiguration aktiviert sein. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, kann diese Aktion nicht ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 12.6, Anzeigen und Bearbeiten Ihrer Team-Vertretungszuweisungen. |
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Teameinstellungen > Team-Delegiertenzuweisungen |
Hier können Sie Delegiertenzuweisungen für Mitglieder Ihres Teams festlegen. Die Berechtigung „Delegierung konfigurieren“ muss in der Teamkonfiguration aktiviert sein. Wenn Manager gemäß den Teamberechtigungen Teammitglieder zu Delegierten für die Bereitstellungsanforderungen anderer Teammitglieder ernennen dürfen, ist diese Aktion für diese Anforderungen zulässig. Wenn diese Berechtigung in der Teamkonfiguration deaktiviert ist, kann diese Aktion nicht ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 12.7, Anzeigen und Bearbeiten Ihrer Team-Delegiertenzuweisungen. |
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Teameinstellungen > Teamprozessanforderungen senden |
Ermöglicht Ihnen das Senden einer Prozessanforderung für ein Mitglied Ihres Teams. Die Berechtigung „Bereitstellungsanforderungsdefinition initiieren“ muss in der Teamkonfiguration aktiviert sein. Wenn diese Berechtigung in der Teamkonfiguration deaktiviert ist, kann diese Aktion nicht ausgeführt werden. Wenn für einen Prozess eine Digitalsignatur erforderlich ist, bietet die Aktion „Teamprozessanforderungen senden“ die Möglichkeit, eine Digitalsignatur mit der Anforderung zu verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 12.9, Senden von Teamprozessanforderungen. |
Das Verhalten der Optionen des Menüs „Teameinstellungen“ hängt wie nachfolgend beschrieben davon ab, ob der aktuelle Benutzer ein Administrator oder ein Team-Manager ist sowie welche Berechtigungen erteilt wurden:
Tabelle 12-3 Benutzerzugriff auf die Optionen des Menüs „Teameinstellungen“