3.2 Textverarbeitung mit Writer

OpenOffice.org Writer ist ein Textverarbeitungsprogramm mit umfangreichen Funktionen zur Seiten- und Textformatierung. Die Oberfläche ähnelt denen anderer gängiger Textverarbeitungsprogramme und enthält einige Funktionen, die in der Regel nur in teuren Desktop Publishing-Anwendungen verfügbar sind.

In diesem Abschnitt werden einige Hauptfunktionen von Writer hervorgehoben. Weitere Informationen zu diesen Funktionen und eine vollständige Bedienungsanleitung für Writer erhalten Sie in der Hilfe zu OpenOffice.org oder in einer der unter Abschnitt 3.8, Aufrufen der Hilfe und weiterer Informationen zu OpenOffice.org aufgeführten Quellen.

HINWEIS:Viele in diesem Abschnitt enthaltenen Informationen können ebenfalls auf andere OpenOffice.org-Module angewendet werden. In anderen Modulen werden beispielsweise ähnliche Vorlagen wie in Writer verwendet.

3.2.1 Erstellen von neuen Dokumenten

Neue Dokumente können auf zwei verschiedene Weisen erstellt werden:

Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Dokuments auf Datei > Neu > Textdokument.

Wenn Sie für Ihre eigenen Dokumente ein Standardformat und vordefinierte Elemente verwenden möchten, führen Sie einen Assistenten aus. Assistenten sind kleine Dienstprogramme, mit deren Hilfe Sie einige grundlegende Entscheidungen treffen und dann ein fertiges Dokument auf der Basis einer Vorlage erstellen können. Klicken Sie zum Beispiel auf Datei > Assistenten > Brief, um einen Geschäftsbrief zu erstellen. Mithilfe der Dialogfelder des Assistenten können Sie ganz leicht ein einfaches Dokument mit einem Standardformat erzeugen. Ein Beispiel-Assistentendialogfeld ist in Abbildung 3-2 abgebildet.

Abbildung 3-2 Einer der Assistenten von OpenOffice.org

Geben Sie Ihren Text im Dokumentfenster ein. Mit der Symbolleiste Formatting (Formatvorlagen) oder dem Menü Format können Sie die Darstellung des Dokuments anpassen. Nutzen Sie das Menü Datei oder die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste zum Drucken oder Speichern Ihres Dokuments. Mit den Optionen unter Insert (Einfügen) haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Dokument zusätzliche Elemente, wie beispielsweise eine Tabelle, ein Bild oder ein Diagramm, hinzuzufügen.

3.2.2 Freigeben von Dokumenten für andere Textverarbeitungsprogramme

In Writer können Sie Dokumente bearbeiten, die in mehreren verschiedenen anderen Textverarbeitungsprogrammen erstellt wurden. Sie können beispielsweise ein Microsoft Word-Dokument importieren, bearbeiten und erneut als Word-Dokument speichern. Die meisten Word-Dokumente können problemlos in OpenOffice.org importiert werden. Formatierungen, Schriftarten und alle anderen Eigenschaften des Dokuments bleiben dabei erhalten. Einige sehr komplexe Dokumente — beispielsweise Dokumente mit komplizierten Tabellen, Word-Makros oder ungewöhnlichen Schriftarten bzw. Formatierungen — müssen nach dem Import jedoch möglicherweise bearbeitet werden. OpenOffice.org kann Dokumente auch in vielen gängigen Textverarbeitungsformaten speichern. Umgekehrt können auch Dokumente, die in OpenOffice.org erstellt und als Word-Dateien gespeichert wurden, problemlos in Microsoft Word geöffnet werden.

Wenn Sie OpenOffice.org also in einer Umgebung verwenden, in der Sie häufig Dokumente für Word-Benutzer freigeben, sollte es beim Austausch von Dokumentdateien nicht zu Problemen kommen. Öffnen und bearbeiten Sie einfach die Dateien und speichern Sie sie als Word-Dateien.

3.2.3 Formatieren mit Vorlagen

OpenOffice.org verwendet Vorlagen zum Zuweisen konsistenter Formatierung für zahlreiche Elemente in einem Dokument. Die folgenden Vorlagetypen stehen zur Verfügung:

Tabelle 3-4 Informationen zu Vorlagetypen

Vorlagetyp

Funktion

Absatz

Wendet standardisierte Formatierungen auf die verschiedenen Arten von Absätzen in Ihrem Dokument an. Weisen Sie beispielsweise einer Überschrift ersten Grads eine Absatzvorlage zu, um die Schriftart, die Schriftgröße, den Abstand oberhalb und unterhalb der Überschrift, die Position der Überschrift und weitere Formatierungen festzulegen.

Zeichen

Weist Texttypen eine standardisierte Formatierung zu. Wenn Sie beispielsweise Text durch Kursivdruck hervorheben möchten, können Sie eine Hervorhebungsvorlage erstellen, durch die der ausgewählte Text kursiv formatiert wird, wenn Sie die Vorlage darauf anwenden.

Rahmen

Weist Rahmen eine standardisierte Formatierung zu. Wenn in Ihrem Dokument beispielsweise Seitenleisten verwendet werden, können Sie Rahmen mit bestimmten Grafiken, Rändern, Positionen und sonstigen Formatierungen versehen, sodass alle Seitenleisten ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen.

Seite

Weist einem bestimmten Seitentyp eine standardisierte Formatierung zu. Wenn beispielsweise jede Seite in Ihrem Dokument, mit Ausnahme der ersten Seite, eine Kopf- und eine Fußzeile enthält, können Sie eine Vorlage für die erste Seite verwenden, in der Kopf- und Fußzeilen deaktiviert sind. Darüber hinaus können Sie verschiedene Seitenvorlagen für linke und rechte Seiten verwenden, sodass an den Innenseiten größere Ränder vorhanden sind und die Seitenzahlen in einer äußeren Ecke eingeblendet werden.

Liste

Weist bestimmten Listentypen eine standardisierte Formatierung zu. Sie können beispielsweise eine Checkliste mit quadratischen Kontrollkästchen und eine Aufzählungsliste mit runden Aufzählungspunkten definieren und beim Erstellen von Listen die richtige Vorlage zuweisen.

Öffnen der Vorlagen und des Formatierungsfensters

Das Fenster Formatvorlagen (in älteren Versionen von OpenOffice.org Stilprogramm genannt), ist ein praktisches Formatierungswerkzeug zum Zuweisen von Vorlagen zu Textabschnitten, Absätzen, Seiten, Rahmen und Listen. Um dieses Fenster zu öffnen, klicken Sie auf Format > Formatvorlagen. In OpenOffice.org sind mehrere vordefinierte Vorlagen enthalten. Sie können diese Formate unverändert verwenden, sie bearbeiten oder neue Vorlagen erstellen.

TIPP:Formatvorlagen ist standardmäßig ein verschiebbares Fenster; dies bedeutet, dass es in einem eigenen Fenster geöffnet wird, das Sie an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm platzieren können. Wenn Sie häufig Vorlagen verwenden, ist es möglicherweise sinnvoll, das Fenster zu fixieren, sodass es in der Writer-Oberfläche immer an derselben Stelle angezeigt wird. Wenn Sie das Fenster Formatvorlagen fixieren möchten, halten Sie die Taste STRG gedrückt, während Sie auf einen grauen Bereich im Fenster doppelklicken. Dieser Tipp gilt auch für einige andere Fenster in OpenOffice.org, einschließlich des Navigators.

Zuweisen einer Vorlage

Wählen Sie das Element aus, dem die Vorlage zugewiesen werden soll, und doppelklicken Sie im Fenster Formatvorlagen auf die gewünschte Vorlage. Wenn Sie einem Absatz beispielsweise eine bestimmte Vorlage zuweisen möchten, platzieren Sie den Cursor an einer beliebigen Position innerhalb des Absatzes und doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

Vergleich zwischen der Verwendung von Vorlagen und Formatierungsschaltflächen bzw. Menüoptionen

Wenn Sie Vorlagen anstelle der Optionen im Menü Format und der Schaltflächen verwenden, können Sie für ein einheitlicheres Erscheinungsbild Ihrer Seiten, Absätze, Texte und Listen sorgen. Zudem kann die Formatierung anschließend einfacher geändert werden. Wenn Sie beispielsweise Text hervorheben, indem Sie ihn auswählen und auf die Schaltfläche Fett klicken, später jedoch entscheiden, dass der hervorgehobene Text lieber kursiv dargestellt werden soll, müssen Sie den gesamten fettgedruckten Text manuell suchen und kursiv formatieren. Wenn Sie jedoch eine Zeichenvorlage verwenden, müssen Sie die Vorlage nur von fett in kursiv ändern, damit der mit der Vorlage formatierte Text automatisch von fett in kursiv geändert wird.

Text, der mit einer Menüoption oder einer Schaltfläche formatiert wird, setzt die zugewiesenen Vorlagen außer Kraft. Wenn Sie einen Textteil über die Schaltfläche Fett formatieren und eine Hervorhebungsvorlage zum Formatieren eines anderen Textteils verwenden, wird der über die Schaltfläche formatierte Text nicht geändert, wenn Sie die Vorlage bearbeiten, selbst wenn Sie dem über die Schaltfläche fett formatierten Text zu einem späteren Zeitpunkt die entsprechende Vorlage zuweisen. In diesem Fall müssen Sie die Fettformatierung manuell aufheben und anschließend die Vorlage zuweisen.

Wenn Sie Absätze manuell über Format > Absatz formatieren, kann es leicht zu einer uneinheitlichen Absatzformatierung kommen. Dies gilt insbesondere beim Kopieren und Einfügen von Absätzen mit anderen Formatierungen aus anderen Dokumenten.

Ändern von Vorlagen

Mit Vorlagen können Sie die Formatierung im ganzen Dokument ändern, indem Sie die Vorlage ändern, anstatt die Formatierungsänderungen an einzelnen Stellen manuell zuzuweisen.

  1. Klicken Sie im Fenster Formatvorlagen mit der rechten Maustaste auf die Vorlage, die Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf Ändern.

  3. Ändern Sie die Einstellungen für die ausgewählte Vorlage.

    Informationen zu den verfügbaren Einstellungen erhalten Sie in der Online-Hilfe zu OpenOffice.org.

  4. Klicken Sie auf OK.

Erstellen von Vorlagen

Im Lieferumfang von OpenOffice.org sind mehrere Vorlagen enthalten, mit denen die Anforderungen der meisten Benutzer erfüllt werden. Die meisten Benutzer benötigen jedoch gelegentlich Vorlagen, die noch nicht vorhanden sind. So legen Sie eine neue Vorlage an:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Fenster Formatvorlagen in einen leeren Bereich.

    Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Liste der Vorlagen für den zu erstellenden Vorlagentyp befinden. Wenn Sie beispielsweise eine Zeichenvorlage erstellen möchten, vergewissern Sie sich, dass Sie sich in der Liste mit den entsprechenden Vorlagen befinden.

  2. Klicken Sie auf Neu.

  3. Klicken Sie auf OK.

  4. Geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen Sie die Einstellungen aus, die mit der Vorlage zugewiesen werden sollen.

    Detaillierte Informationen zu den auf den jeweiligen Registerkarten verfügbaren Vorlagenoptionen erhalten Sie, indem Sie auf Hilfe klicken.

3.2.4 Formatieren von Dokumenten mithilfe von Vorlagen

Die meisten Benutzer von Textverarbeitungsprogrammen erstellen mehrere Arten von Dokumenten. Sie können beispielsweise Briefe, Memos und Berichte schreiben. All diese Dokumente sehen anders aus und erfordern unterschiedliche Vorlagen. Wenn Sie eine Vorlage für die einzelnen Dokumenttypen erstellen, sind die für die einzelnen Dokumente benötigten Vorlagen stets verfügbar.

Die Erstellung von Vorlagen erfordert vorab ein wenig Planung. Sie müssen festlegen, wie das Dokument aussehen soll, damit Sie die entsprechenden Vorlagen erstellen können. Sie können Ihre Vorlage stets ändern. Wenn Sie jedoch ein wenig vorausschauend planen, können Sie später viel Zeit sparen.

HINWEIS:Sie können Microsoft Word-Vorlagen konvertieren und sie wie in anderen Word-Dokumenten verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Konvertieren von Dokumenten ins OpenOffice.org-Format.

Eine detaillierte Erklärung der Vorlagen ist nicht Bestandteil dieses Abschnitts. Jedoch finden Sie weitere Informationen in der Hilfe sowie detaillierte Anleitungen auf der OpenOffice.org-Dokumentationsseite.

Erstellen von Vorlagen

Bei einer Vorlage handelt es sich um ein Textdokument, das nur die Vorlagen und Inhalte enthält, die für jedes Dokument angezeigt werden sollen, beispielsweise Angaben zu Ihrer Adresse oder ein Briefkopf. Wenn ein Dokument mit der Vorlage erstellt oder geöffnet wird, werden die Vorlagen automatisch auf das Dokument angewendet.

So erstellen Sie eine Vorlage:

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Textdokument.

  2. Erstellen Sie die Vorlagen und die Inhalte, die Sie in allen Dokumenten anwenden möchten, für die diese Vorlage verwendet wird.

  3. Klicken Sie auf Datei > Vorlagen > Speichern.

  4. Legen Sie einen Namen für die Vorlage fest.

  5. Klicken Sie im Feld Kategorien auf die Kategorie, in der Sie die Vorlage platzieren möchten.

    Die Kategorie ist der Ordner, in dem die Vorlage gespeichert wird.

  6. Klicken Sie auf OK.

3.2.5 Arbeiten mit umfangreichen Dokumenten

In Writer können Sie umfangreiche Dokumente bearbeiten. Umfangreiche Dokumente können entweder aus einer einzelnen Datei oder aus einer Reihe von verschiedenen Dateien bestehen, die in einem Dokument kombiniert wurden.

Navigieren in großen Dokumenten

Im Navigator werden Informationen zum Inhalt eines Dokuments angezeigt. Darüber hinaus können Sie hier schnell zwischen verschiedenen Elementen wechseln. Sie können Navigator beispielsweise verwenden, um sich einen schnellen Überblick über alle im Dokument enthaltenen Bilder zu verschaffen.

Zum Öffnen des Navigators klicken Sie auf Bearbeiten > Navigator. Die im Navigator aufgelisteten Elemente variieren je nach dem in Writer geladenen Dokument.

Abbildung 3-3 Navigator-Werkzeug in Writer

Klicken Sie in Navigator auf einen Eintrag, um das betreffende Element im Dokument aufzurufen.

Zusammenfassen mehrerer Dateien zu einem einzelnen Dokument mithilfe eines Masterdokuments

Wenn Sie mit einem umfangreichen Dokument arbeiten, beispielsweise an einem Buch, lässt sich das Buch eventuell leichter über ein Masterdokument verwalten anstatt das Buch in einer einzelnen Datei zu speichern. Über ein Masterdokument können Sie Formatierungsänderungen schnell auf ein großes Dokument anwenden oder zur Bearbeitung zwischen einzelnen untergeordneten Dokumenten wechseln.

Ein Masterdokument ist ein Writer-Dokument, das als Container für mehrere Writer-Dateien fungiert. Sie können Kapitel oder andere untergeordnete Dokumente als einzelne Dateien speichern, die im Masterdokument zusammengefasst sind. Masterdokumente sind ebenfalls sinnvoll, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. Sie können die Dokumentbeiträge der einzelnen Personen in untergeordnete Dokumente gliedern, die in einem Masterdokument zusammengefasst sind. Auf diese Weise können mehrere Autoren gleichzeitig an ihren untergeordneten Dokumenten arbeiten, ohne Gefahr zu laufen, die Arbeit anderer Personen zu überschreiben.

HINWEIS:Wenn Sie von Microsoft Word zu OpenOffice.org gewechselt haben, haben Sie möglicherweise Bedenken bei der Verwendung von Masterdokumenten, da die entsprechende Funktion in Word häufig zur Beschädigung von Dokumenten führt. Dieses Problem besteht in OpenOffice.org Writer nicht, sodass Sie Ihre Projekte sicher über Masterdokumente verwalten können.

So erstellen Sie ein Masterdokument:

  1. Klicken Sie auf Neu > Masterdokument.

    oder

    Öffnen Sie ein bestehendes Dokument und klicken Sie auf Datei > Senden > Globaldokument erzeugen.

  2. Fügen Sie untergeordnete Dokumente ein.

  3. Klicken Sie auf Datei > Speichern.

In den Hilfedateien von OpenOffice.org finden Sie genauere Informationen zum Arbeiten mit Masterdokumenten. Suchen Sie das Thema “Globaldokumente und Teildokumente verwenden.”

TIPP:Die Vorlagen aller untergeordneten Dokumente werden in das Masterdokument importiert. Um eine einheitliche Formatierung im Masterdokument zu gewährleisten, sollten Sie für alle untergeordneten Dokumente dieselbe Vorlage verwenden. Dies ist nicht zwingend erforderlich. Wenn untergeordnete Dokumente jedoch unterschiedlich formatiert sind, müssen Sie eventuell einige Formatierungsänderungen vornehmen, um die untergeordneten Dokumente erfolgreich in das Masterdokument zu integrieren, ohne Inkonsistenzen zu verursachen. Wenn beispielsweise zwei Dokumente in Ihr Masterdokument importiert werden, die zwei verschiedene Vorlagen mit demselben Namen enthalten, wird im Masterdokument die Formatierung verwendet, die für das zuerst importierte Dokument festgelegt ist.

3.2.6 Verwenden von Writer als HTML-Editor

Neben einem Textverarbeitungsprogramm mit umfangreichen Funktionen kann Writer auch als HTML-Editor fungieren. Writer enthält HTML-Tags, die Sie anwenden können wie andere Vorlagen in einem Writer-Dokument. Sie können eine Vorschau des Dokuments anzeigen und sehen, wie es online dargestellt würde oder direkt den HTML-Code bearbeiten.

Erstellen eines HTML-Dokuments

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > HTML-Dokument.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil am unteren Rand des Fensters Formatvorlagen.

  3. Wählen Sie HTML-Vorlagen aus.

  4. Erstellen Sie das HTML-Dokument mithilfe der Vorlagen, um Ihren Text mit Tags zu versehen.

  5. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

  6. Wählen Sie den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll, legen Sie einen Namen für die Datei fest und wählen Sie in der Liste Filter die Option HTML-Dokument (.html) aus.

  7. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie den HTML-Code direkt bearbeiten möchten oder den erstellten HTML-Code beim Bearbeiten der HTML-Datei als Writer-Dokument anzeigen möchten, klicken Sie auf Ansicht > HTML-Quelltext. Im Modus "HTML-Quelltext" ist die Liste Formatvorlagen nicht verfügbar.

HINWEIS:Wenn Sie zum ersten Mal in den Modus "HTML-Quelltext" wechseln, werden Sie aufgefordert, die Datei im HTML-Format zu speichern, falls dies noch nicht geschehen ist.