7.13 Arbeiten mit Dateien in einem Ordnereintrag

7.13.1 Erstellen eines Dateieintrags

In Novell Vibe können Sie Dateieinträge in dafür vorgesehenen Dateiordnern erstellen. Erstellen eines Dateieintrags bedeutet nicht Anhängen einer Datei zu einem anderen Ordnereintragstyp. Dateieinträge in Vibe-Dateiordnern enthalten eine Primärdatei. Andere Dateien können zwar zum Dateieintrag als Anlagen hinzugefügt werden, es gibt jedoch nur eine Primärdatei.

Sie können Dateieinträge in Dateiordnern auf die gleiche Weise wie jeden anderen Typ von Dateieintrag in Vibe erstellen, wie unter Abschnitt 7.1, Erstellen eines Ordnereintrags beschrieben. Sie können Dateieinträge aber auch wie unter Abschnitt 5.7, Importieren von Dateien in einen Ordner beschrieben erstellen. Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

Weitere Informationen über den Unterschied zwischen Dateiordnern und anderen Typen von Vibe-Ordnern beim Hinzufügen von Dateien finden Sie unter Abschnitt 6.5.1, Hinzufügen von Dateien zu Dateiordnern und anderen WebDAV-fähigen Ordnern.

7.13.2 Anfügen von Dateien an einen Ordnereintrag

Vibe bietet verschiedene Alternativen zum Hinzufügen von Anlagen zu einem Eintrag.

Ziehen und Ablegen von Dateien

Sie können einem Eintrag Dateien als Anlagen anhängen, indem Sie die Dateien mit der Maus von einem anderen Ort auf den Eintrag ziehen.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, an den die Datei angehängt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

  3. Klicken Sie auf Dateien ziehen und ablegen.

    Das Dialogfeld „Dateien ziehen und ablegen“ wird angezeigt.

  4. Ziehen Sie die Datei, die heraufgeladen werden soll, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Dialogfeld „Dateien ziehen und ablegen“ ab.

    Vibe zeigt ein Symbol mit einem sich öffnenden und wieder schließenden Ordner an, um anzugeben, dass die auf das Symbol abgelegten Dateien als Anlagen hochgeladen werden.

Sie können auch Dateien in das Ordnersymbol kopieren und einfügen.

Anhängen einer einzelnen Datei als Anlage

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, an den die Datei angehängt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

  3. Klicken Sie auf Einzelne Datei hochladen.

    Das Dialogfeld „Einzelne Datei hochladen“ wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

  5. Klicken Sie auf OK.

7.13.3 Anzeigen und Bearbeiten von Dateien

In Vibe können Sie die mit einem Eintrag verknüpften Dateien bequem anzeigen und bearbeiten. Die Verknüpfung von Dateien kann auf zwei Arten erfolgen:

  • Dateien können mit einem Eintrag verknüpft werden

  • Dateien können eine Primärdatei für den Eintrag sein

    Primärdateien können nur in Einträgen in Dateiordnern vorhanden sein

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie angehängte Dateien angezeigt und bearbeitet werden:

Anzeigen von Dateien

Sie können Dateien in einem Texteditor oder im HTML-Format anzeigen.

Anzeigen einer Datei in einem Texteditor

Wenn Sie eine Datei in einem Texteditor anzeigen, wird die Datei im schreibgeschützten Modus geöffnet.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die angezeigt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn die Datei, die angezeigt werden soll, eine Anlage ist, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der anzuzeigenden Datei auf Dateiaktionen > Diese Datei anzeigen.

    oder

    Klicken Sie auf den Namen der Datei.

Anzeigen der Datei im HTML-Format

Wenn eine Datei schnell angezeigt werden soll, können Sie dies im HTML-Format tun.

Einige Dateitypen können nicht im HTML-Format angezeigt werden, wie zum Beispiel PNG, JPG, GIF und PDF.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die angezeigt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn die Datei, die angezeigt werden soll, eine Anlage ist, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der anzuzeigenden Datei auf Dateiaktionen > Diese Datei im HTML-Format anzeigen.

Dateien bearbeiten

In Vibe können Sie Dokumente mit der Funktion „Edit-in-Place“ an Ort und Stelle bearbeiten. Mit dieser Funktion können Sie Dokumente, die auf dem Vibe-Server abgelegt sind, nahtlos bearbeiten.

Sie können Dateien nur bearbeiten, wenn Sie für diesen bestimmten Dateityp die Bearbeitungsanwendung auf Ihrer persönlichen Arbeitsstation gespeichert haben. Wenn beispielsweise eine .doc-Datei bearbeitet werden soll, müssen Sie auf Ihrer persönlichen Arbeitsstation Microsoft Word installiert haben.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die zu bearbeitende Datei enthält, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, die bearbeitet werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der Datei, die bearbeitet werden soll, auf Dateiaktionen > Diese Datei bearbeiten.

    Die Datei wird in dem von Ihnen angegebenen Dateieditor geöffnet. Informationen darüber, wie der Editor, den Vibe zur Bearbeitung von Dateien verwendet, geändert werden kann, finden Sie unter Abschnitt B.10, An Einträge angehängte Dateien können nicht bearbeitet werden.

  4. (Bedingt) Wenn Vibe Sie zur Eingabe Ihres Berechtigungsnachweises für Vibe auffordert, geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für die Anmeldung bei Vibe ein und klicken Sie auf OK.

    Nun können Sie die Datei bearbeiten.

  5. Speichern Sie nach der Bearbeitung der Datei Ihre Änderungen und schließen Sie dann die Bearbeitungsanwendung.

    Vibe erstellt eine Version der Datei im Zustand von vor Ihrer Bearbeitung. Wenn Sie den Eintrag schließen und anschließend erneut öffnen, können Sie die ältere Version der Datei anzeigen, wie unter Zugreifen auf eine früher gespeicherte Version einer Datei beschrieben.

WICHTIG:Wenn Sie ein angehängtes Dokument mit OpenOffice bearbeiten, erstellt Vibe bei jedem Klicken auf Speichern eine neue Version des Dokuments. Da jede Version eines Dokuments zu Ihrer Datenquote hinzugezählt wird (weitere Informationen zu Datenquoten finden Sie unter Verwalten Ihrer Datenquote im Novell Vibe OnPrem 3.1-Handbuch für Fortgeschrittene), sollten Sie, falls Sie OpenOffice verwenden, das Dokument nur dann speichern, wenn sie es schließen. Informationen zum Löschen von Dateiversionen finden Sie unter Löschen der vorhandenen Versionen einer Datei.

Wenn Sie Microsoft Office verwenden, erstellt Vibe nur dann eine neue Version, wenn Sie das Dokument bearbeiten. Durch mehrfaches Klicken auf Speichern werden nicht mehrere Versionen erstellt.

7.13.4 Herunterladen von Dateien

Sie können Dateien herunterladen, die mit einem Eintrag verknüpft sind. Sie können eine einzelne Datei herunterladen oder alle mit dem Eintrag verknüpften Dateien. Dateien werden in einer .zip-Datei heruntergeladen.

Herunterladen von einzelnen Dateien

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, die heruntergeladen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie neben der Datei auf Dateiaktionen > Diese Datei in einer ZIP-Datei herunterladen.

Herunterladen von allen Dateien

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit den Dateien, die heruntergeladen werden sollen, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie neben einer der Dateien im Eintrag auf Dateiaktionen > Alle Dateien herunterladen.

    oder

    Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen und anschließend auf Alle Dateien herunterladen.

7.13.5 Abrufen der WebDAV-URL für eine Datei

Wenn Sie die WebDAV-URL einer Datei kennen, können Sie die Datei direkt von einer Bearbeitungsanwendung wie Microsoft Office aus bzw. direkt von der Befehlszeile aus öffnen.

So rufen Sie die WebDAV-URL für eine Datei ab:

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die Datei enthält, für die die WebDAV-URL abgerufen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die die WebDAV-URL abgerufen werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der Datei auf Dateiaktionen > WebDAV-URL.

    Die WebDAV-URL wird angezeigt und kann kopiert werden.

Nachdem Sie die WebDAV-URL für die Datei abgerufen haben, können Sie die URL in einem Dokumenteneditor wie Microsoft Office zum Öffnen der Datei angeben. Anleitungen dazu finden Sie in der Dokumentation für Ihren Dokumenteneditor.

7.13.6 Hinzufügen eines Hinweises zu einer Datei oder Dateiversion

Zu einer bestimmten Datei oder Version einer Datei soll möglicherweise ein Hinweis hinzugefügt werden. Dateihinweise werden auf den Registerkarten Anlagen und Dateiversionen direkt unterhalb des Dateinamens angezeigt. Durch Dateihinweise erfahren Benutzer genau, welche Inhalte die Datei enthält, ohne sie öffnen zu müssen. Sie stellen auch eine einfache Methode zur Unterscheidung der einzelnen Dateiversionen dar.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die angehängte Datei oder Dateiversion enthält, für die ein Hinweis erstellt werden soll, und öffnen sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, der ein Hinweis hinzugefügt werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der Datei, für die ein Hinweis hinzugefügt werden soll, auf Dateiaktionen > Dateihinweis bearbeiten.

    Die Seite „Dateihinweis hinzufügen“ wird angezeigt.

  4. Geben Sie den Hinweis an, der hinzugefügt werden soll, und klicken Sie anschließend auf OK.

7.13.7 Festlegen des Dateistatus

Wenn Sie über mehrere Versionen einer Datei verfügen, soll für die einzelnen Dateien möglicherweise ein Status festgelegt werden, um den Überblick darüber zu behalten, welche Datei die offizielle Version ist, welche Dateien nur Entwürfe sind und so weiter. Dateien können den Status Offiziell, Entwurf oder Veraltet haben.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die angehängte Datei oder Dateiversion enthält, für die der Dateistatus festgelegt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die der Dateistatus festgelegt werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie in der Spalte Status neben der Datei, für die der Status festgelegt werden soll, auf den aktuellen Status und anschließend auf den Status, der für die Datei festgelegt werden soll.

7.13.8 Verwenden der Versionskontrolle bei Dateien

Wenn Sie eine Datei in Vibe bearbeiten, speichert Vibe die vorherige Version der Datei und macht sie für schnelles und einfaches Nachschlagen verfügbar. Dies betrifft auch die in den Dateiordnern von Vibe gespeicherten Dateien sowie alle Dateien, die als Anlagen zu einem Ordnereintrag gespeichert wurden.

Erstellen einer neuen Version einer Datei

Wenn Sie eine Datei bearbeiten und speichern, erstellt Vibe eine neue Version der Datei und speichert die alte Version. Informationen zum Bearbeiten einer Datei finden Sie unter Dateien bearbeiten.

Sie können auch die Funktion zum Ziehen und Ablegen verwenden, um eine neue Version einer angehängten Datei oder einer neuen Datei eines Dateieintrags in einem Dateiordner zu erstellen. Eine Beschreibung hierzu finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Ziehen und Ablegen einer Datei zur Aktualisierung einer Anlage zu einem Dateieintrag

Beim Erstellen einer neuen Version eines bestehenden Dateieintrags muss die Datei, die gezogen und abgelegt wird, denselben Namen haben wie die vorhandene Eintragsanlage, für die eine neue Version erstellt werden soll.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, der die Dateianlage enthält, für die eine neue Version erstellt werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen und anschließend auf Dateien ziehen und ablegen.

  3. Ziehen Sie eine Datei von einem Standort, wie beispielsweise Ihrem Desktop, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Fenster zum Ziehen und Ablegen ab.

    Das Dokument wird als eine neue Version der vorhandenen Dateianlage hinzugefügt. Ältere Versionen werden in der Registerkarte Dateiversionen des Eintrags angezeigt.

Ziehen und Ablegen einer Datei zur Aktualisierung der Primärdatei eines Dateieintrags

Aktualisierte Versionen von Ordnereinträgen können nur in Dateiordnern erstellt werden, wie in diesem Abschnitt beschrieben. Weitere Informationen über den Unterschied zwischen Dateiordnern und anderen Typen von Vibe-Ordnern im Hinblick auf das Hinzufügen von Dateien finden Sie unter Abschnitt 6.5.1, Hinzufügen von Dateien zu Dateiordnern und anderen WebDAV-fähigen Ordnern.

Beim Erstellen einer neuen Version einer bestehenden Datei im Ordner muss die Datei, die gezogen und abgelegt wird, denselben Namen haben wie die vorhandene Datei, für die eine neue Version erstellt werden soll.

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die neue Version der Datei importieren möchten.

    Eine Datei mit demselben Namen muss bereits im Ordner als Dateieintrag vorhanden sein.

  2. Klicken Sie in der Symbolleiste „Ordnereintrag“ auf Dateien hinzufügen.

    Das Fenster zum Ziehen und Ablegen wird geöffnet.

  3. Ziehen Sie eine Datei von einem Standort, wie beispielsweise Ihrem Desktop, und legen Sie sie auf dem Ordnersymbol im Fenster zum Ziehen und Ablegen ab.

    Das Dokument wird als eine neue Version des vorhandenen Dateieintrags hinzugefügt. Ältere Versionen werden in der Registerkarte Dateiversionen des Eintrags angezeigt.

Hochstufen der Hauptversionsnummer einer Datei

Wenn Sie neue Versionen einer Datei erstellen, beobachtet Vibe standardmäßig die Versionen mit untergeordneten Versionsnummern. Zum Beispiel 1.0, 1.1, 1.2 und so weiter. Sie können die Hauptversionsnummer der zuletzt erstellten Version einer Datei hochstufen. Beispiel: Version 1.2 wird zu Version 2.0.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. (Bedingt) Wenn es sich bei der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, um eine Anlage handelt, klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen.

    Dateien, die keine Anlagen sind, können nur in Dateiordnern enthalten sein.

  3. Klicken Sie neben der Datei, für die die Hauptversionsnummer hochgestuft werden soll, auf Dateiaktionen > Hauptversionsnummer hochstufen.

    Die Seite „Hauptversionsnummer hochstufen“ wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf OK.

Zugreifen auf eine früher gespeicherte Version einer Datei

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die auf eine frühere Version zugegriffen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateiversionen.

    Alle vorher gespeicherten Versionen der einzelnen mit dem Eintrag verknüpften Dateien sind in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Vibe zeigt Informationen an wie das Datum, die Dateigröße sowie die Person, die die Datei bearbeitet hat.

Hochstufen einer älteren Dateiversion auf die aktuelle Version

Sie können eine ältere Version einer Datei auf die aktuelle Version hochstufen. Die aktuelle Version ist die Hauptdatei im Dateieintrag. Weitere Versionen befinden sich unterhalb der Hauptversion in der Registerkarte Dateiversionen.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag, in dem sich die Dateiversion befindet, die auf die aktuelle Version hochgestuft werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateiversionen.

  3. Klicken Sie neben der Dateiversion, die auf die aktuelle Version hochgestuft werden soll, auf Dateiaktionen > Diese Version auf aktuelle Version hochstufen und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie können den gesamten Eintrag auf eine frühere Version zurücksetzen (wie den Titel und die Beschreibung des Eintrags), wie unter Abschnitt 7.14.3, Zurücksetzen eines Eintrags auf eine frühere Version beschrieben.

Löschen der vorhandenen Versionen einer Datei

WICHTIG:Dateien und Dateiversionen, die auf der Vibe-Site gelöscht werden, können nicht wiederhergestellt werden.

  1. Navigieren Sie zu dem Eintrag mit der Datei, für die auf eine frühere Version zugegriffen werden soll, und öffnen Sie ihn.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateiversionen.

    Alle vorher gespeicherten Versionen der einzelnen mit dem Eintrag verknüpften Dateien sind in umgekehrt chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Vibe zeigt Informationen an wie das Datum, die Dateigröße sowie die Person, die die Datei bearbeitet hat.

  3. Wählen Sie die Dateiversionen aus, die gelöscht werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Ausgewählte Versionen löschen.

  4. Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen.