4.1 Allgemeine Arbeitsbereichsverwaltung

Dieser Abschnitt enthält Informationen zu Aufgaben, die für alle Arbeitsbereichstypen gelten.

4.1.1 Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs

Mit Novell Vibe können Sie in jedem Arbeitsbereich, für den Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, neue Arbeitsbereiche erstellen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem der neue Arbeitsbereich erstellt werden soll.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich > Neuer Arbeitsbereich.

    Die Seite „Neuer Arbeitsbereich“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie die erforderlichen Informationen für die Seite an.

    Arbeitsbereichstitel: Geben Sie einen Titel für den Arbeitsbereich an.

    Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erhält der Arbeitsbereich den Titel Arbeitsbereich.

    Arbeitsbereich: Wählen Sie den gewünschten Typ für den zu erstellenden Arbeitsbereich aus.

    Füllen Sie alle weiteren Informationsfelder aus, die angezeigt werden sollen, wenn Sie den Arbeitsbereichstyp auswählen.

    Teammitglieder: (Bedingt.) Dieser Abschnitt wird nur beim Erstellen von Team-Arbeitsbereichen angezeigt. In diesem Abschnitt können Sie Benutzer und Gruppen angeben, die Sie als Mitglieder Ihres Team-Arbeitsbereichs aufnehmen möchten.

    Arbeitsbereichsordner: In diesem Abschnitt können Sie die Ordner auswählen, die im Arbeitsbereich enthalten sein sollen.

    Mitteilung: (Optional.) Erstellen Sie eine Mitteilungsnachricht, die an alle Teammitglieder versendet werden soll.

    Wenn Sie keinen Team-Arbeitsbereich erstellen, wird diese Nachricht an alle Teammitglieder des übergeordneten Arbeitsbereichs versendet.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.2 Ändern eines Arbeitsbereichs

Nach der Erstellung eines Arbeitsbereichs können Sie den Titel und die Beschreibung des Arbeitsbereichs sowie das Symbol für den Arbeitsbereich ändern und dem Arbeitsbereich Anhänge hinzufügen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der geändert werden soll.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich > Arbeitsbereich bearbeiten.

  3. Ändern Sie den Arbeitsbereich nach Bedarf und klicken Sie dann auf OK.

4.1.3 Löschen von Arbeitsbereichen

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der gelöscht werden soll.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich > Arbeitsbereich löschen.

    Die Seite „Arbeitsbereich löschen“ wird angezeigt.

  3. (Optional) Wählen Sie Diesen Arbeitsbereich sofort endgültig löschen, wenn Sie den Arbeitsbereich dauerhaft entfernen möchten, damit er sich nicht mehr wiederherstellen lässt.

    WICHTIG:Durch Auswahl dieser Option können der Arbeitsbereich und alle darin enthaltenen Ordner und Einträge nicht mehr wiederhergestellt werden; sie werden endgültig von der Vibe-Site gelöscht.

    Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, können Sie den Arbeitsbereich wiederherstellen; siehe dazu Abschnitt 4.1.4, Wiederherstellen eines gelöschten Arbeitsbereichs.

  4. (Bedingt) () Wenn der Arbeitsbereich gespiegelte Ordner enthält, können Sie festlegen, dass die Ursprungsdateien des Ordners und außerdem alle Unterordner der gespiegelten Ordner gelöscht werden sollen.

    Weitere Informationen zum Arbeiten mit gespiegelten Ordnern finden Sie im Abschnitt Arbeiten mit gespiegelten Ordnern im Novell Vibe OnPrem 3.1-Handbuch für Fortgeschrittene.

  5. Klicken Sie auf OK.

4.1.4 Wiederherstellen eines gelöschten Arbeitsbereichs

Mithilfe von Vibe können Sie einen zuvor gelöschten Arbeitsbereich an seinem vorherigen Standort wiederherstellen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem sich der gelöschte Arbeitsbereich zuvor befand.

    Wenn Sie beispielsweise einen Team-Arbeitsbereich wiederherstellen möchten, der sich im Verzeichnis Team-Arbeitsbereiche befunden hat, navigieren Sie zum Verzeichnis Team-Arbeitsbereiche.

    TIPP:Wenn Sie sämtliche gelöschten Objekte in der Vibe-Site sehen möchten, navigieren Sie zum Arbeitsbereich der obersten Ebene. (Standardmäßig ist dies das Verzeichnis Persönlicher Arbeitsbereich.)

  2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Ordner Papierkorb.

    oder

    Klicken Sie in der Aktionssymbolleiste auf Anzeigen > Papierkorb.

    Die Seite „Papierkorb“ zeigt alle Arbeitsbereiche, Ordner und Einträge, die im oder unterhalb des aktuellen Arbeitsbereichs gelöscht wurden. Getilgte Elemente werden nicht angezeigt, weil sie nicht wiederhergestellt werden können.

  3. Markieren Sie den Arbeitsbereich, den Sie zurückholen möchten.

  4. Klicken Sie auf Wiederherstellen.

    Der Arbeitsbereich wird an seiner früheren Position wiederhergestellt.

Weitere Informationen über das Wiederherstellen finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter Elemente im Novell Vibe OnPrem 3.1-Handbuch für Fortgeschrittene.

4.1.5 Kopieren von Arbeitsbereichen

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der kopiert werden soll.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich > Arbeitsbereich kopieren.

    Die Seite „Arbeitsbereich kopieren“ wird angezeigt.

  3. Wenden Sie eine der folgenden Methoden an, um den Arbeitsbereich zu kopieren:

    • Zielordner oder Zielarbeitsbereich auswählen: Navigieren Sie mithilfe des Arbeitsbereichsbaums zu dem Ordner bzw. dem Arbeitsbereich, in den der Arbeitsbereich kopiert werden soll, und wählen Sie ihn aus.

    • Zielordner oder Zielarbeitsbereich suchen: Geben Sie im entsprechenden Feld den Namen des Ordners bzw. Arbeitsbereichs ein, in den Sie den Arbeitsbereich kopieren möchten.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.6 Verschieben von Arbeitsbereichen

In Vibe können Sie einen Arbeitsbereich in jeden beliebigen Ordner oder Arbeitsbereich verschieben, für den Sie über die entsprechenden Rechte verfügen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, der verschoben werden soll.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich > Arbeitsbereich verschieben.

    Die Seite „Arbeitsbereich verschieben“ wird angezeigt.

  3. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um den Arbeitsbereich zu verschieben:

    • Zielordner oder -arbeitsbereich auswählen: Navigieren Sie mithilfe des Arbeitsbereichsbaums zu dem Ordner bzw. dem Arbeitsbereich, in den der Arbeitsbereich verschoben werden soll, und wählen Sie ihn aus.

    • Zielordner oder Zielarbeitsbereich suchen: Geben Sie im entsprechenden Feld den Namen des Ordners bzw. Arbeitsbereichs ein, in den Sie den Arbeitsbereich verschieben möchten.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.7 Hinzufügen von Unter-Arbeitsbereichen

Vibe ermöglicht die Erstellung von Unter-Arbeitsbereichen innerhalb von bestehenden Arbeitsbereichen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, zu dem Sie den Unter-Arbeitsbereich hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich > Neuer Arbeitsbereich.

    Die Seite „Neuer Arbeitsbereich“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie die Informationen an.

    Arbeitsbereichstitel: Geben Sie einen Titel für den Arbeitsbereich an.

    Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erhält der Arbeitsbereich den Titel Arbeitsbereich.

    Teammitglieder: (Bedingt.) Dieser Abschnitt wird nur beim Erstellen von Team-Arbeitsbereichen angezeigt. In diesem Abschnitt können Sie Benutzer und Gruppen angeben, die Sie als Mitglieder Ihres Team-Arbeitsbereichs aufnehmen möchten.

    Arbeitsbereich: Wählen Sie den gewünschten Typ für den zu erstellenden Arbeitsbereich aus.

    Füllen Sie alle weiteren Informationsfelder aus, die angezeigt werden sollen, wenn Sie den Arbeitsbereichstyp auswählen.

    Arbeitsbereichsordner: In diesem Abschnitt können Sie die Ordner auswählen, die im Arbeitsbereich enthalten sein sollen.

    Mitteilung: (Optional.) Erstellen Sie eine Mitteilungsnachricht, die an alle Teammitglieder versendet werden soll.

    Wenn Sie keinen Team-Arbeitsbereich erstellen, wird diese Nachricht an alle Teammitglieder des übergeordneten Arbeitsbereichs versendet.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.8 Hinzufügen weiterer Ordner zu einem Arbeitsbereich

In Vibe können Sie jederzeit weitere Ordner zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem die neuen Ordner hinzugefügt werden sollen.

  2. Klicken Sie auf Arbeitsbereich > Neuer Ordner.

    Die Seite „Neuer Ordner“ wird angezeigt.

  3. Legen Sie die folgenden Werte fest:

    Ordnertitel: Geben Sie einen Titel für den Ordner an.

    Wenn Sie keinen Titel angeben, erhält der Ordner den Standard-Ordnernamen. So erhält beispielsweise ein Diskussionsordner den Namen Diskussion.

    Ordner: Wählen Sie den gewünschten Typ für den zu erstellenden Ordner aus.

    Informationen zu den einzelnen Ordnertypen finden Sie unter Abschnitt 6.0, Arbeiten mit bestimmten Ordnertypen.

  4. Klicken Sie auf OK.

4.1.9 Generieren von Aktivitätsberichten für einen Arbeitsbereich

In Vibe können Sie Berichte über die Aktivitäten generieren, die in einem bestimmten Arbeitsbereich stattgefunden haben.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, für den Sie den Aktivitätsbericht generieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Anzeigen > Aktivitätsbericht.

    Die Seite „Ordneraktivität“ wird angezeigt.

  3. Legen Sie die folgenden Werte fest:

    Bericht über Aktivität zwischen: Wählen Sie den Datumsbereich aus, für den der Aktivitätsbericht generiert werden soll.

    Bericht über Arbeitsbereichs- oder Ordneraktivität: Wählen Sie diese Option aus, um zu ermitteln, wie viele Vorgänge zum Anzeigen, Hinzufügen, Ändern und Löschen in dem betreffenden Ordner durchgeführt wurden. Sie können einen neuen Bericht für die folgenden Benutzerkategorien erstellen:

    • Teammitglieder: Zeigt nur die Aktivitäten einzelner Teammitglieder im Arbeitsbereich an.

    • Alle Benutzer: Zeigt die Aktivitäten aller Vibe-Benutzer im Arbeitsbereich an. Diese Option zeigt die Namen der einzelnen Benutzer an, die im Arbeitsbereich irgendwelche Aktionen ausgeführt haben.

    • Zusammenfassung: Zeigt eine Zusammenfassung aller Aktivitäten an, die im Arbeitsbereich ausgeführt wurden. Mit dieser Option werden keine einzelnen Benutzer aufgelistet.

    Bericht über Workflow-Status erstellen: Wählen Sie diese Option aus, um die Aktivität eines Workflows anzuzeigen. Sie können die anzuzeigenden Elemente auswählen: die durchschnittliche Zeitdauer, die der Workflow in jedem Status verbracht hat, oder die Anzahl der Einträge, die sich zurzeit in einem bestimmten Status befinden.

    Ordner für Berichterstellung auswählen: Wählen Sie die Ordner aus, für die der Aktivitätsbericht erstellt werden soll. Wenn Sie den Arbeitsbereich auswählen, generiert Vibe einen Aktivitätsbericht, der sich auf alle Ordner im Arbeitsbereich erstreckt.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Vibe startet den Bericht in einer Kalkulationstabelle. Informationen zu den Spalten in dieser Kalkulationstabelle finden Sie unter Abschnitt 7.15.1, Generieren von Aktivitätsberichten.

4.1.10 Definieren einer benutzerfreundlichen URL für einen Arbeitsbereich oder Ordner

Eine benutzerfreundliche URL für Ihren Arbeitsbereich oder Ordner kann anderen die Navigation zum Arbeitsbereich oder Ordner erleichtern.

  1. Navigieren Sie zu dem Arbeitsbereich, für den Sie die URL festlegen möchten.

  2. Klicken Sie in der Aktionssymbolleiste auf Arbeitsbereich > Konfigurieren.

    Die Seite „Standardwerte konfigurieren“ wird angezeigt.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Einfache URL für diesen Ordner oder Arbeitsbereich definieren eines der vordefinierten globalen Schlüsselwörter aus der Dropdown-Liste „URL definieren“ aus.

    Wenn Sie nicht Administrator der Website sind, muss Ihre URL mit einem dieser vordefinierten globalen Schlüsselwörter beginnen.

  4. Geben Sie im angezeigten Feld die gewünschte URL für den Ordner bzw. Arbeitsbereich ein.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen > Schließen.

Zum Löschen einer definierten URL wählen Sie die URL im Abschnitt Zurzeit definierte URLs aus und klicken Sie dann auf Ausgewählte URLs löschen.

Durch die Definition einer benutzerfreundlichen URL für einen Ordner können Benutzer Ordnereinträge auch per Email an einen Ordner senden. Eine Beschreibung hierzu finden Sie unter Abschnitt 5.10, Einrichten eines Ordners zum Empfang von Einträgen per Email.

4.1.11 Festlegen einer Datenquote für einen Arbeitsbereich

Der Vibe-Administrator kann Ihnen die Erlaubnis dafür erteilen, eigene Datenquoten für Ihre Arbeitsbereiche und Ordner festzulegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Festlegen einer Datenquote für Arbeitsbereiche und Ordner im Novell Vibe OnPrem 3.1-Handbuch für Fortgeschrittene.

4.1.12 Anpassen der Arbeitsbereichsansicht

In Vibe können Sie das Layout Ihres Arbeitsbereichs anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen benutzerdefinierter Arbeitsbereichsansichten im Novell Vibe OnPrem 3.1-Handbuch für Fortgeschrittene.

4.1.13 Branding von Arbeitsbereichen

Das Branding eines Arbeitsbereichs ist eine gute Möglichkeit, Individualität und Wiedererkennbarkeit des Arbeitsbereichs zu erhöhen. Wenn Sie durch Branding dem Arbeitsbereich eine Marke zuweisen, wird diese Marke auch auf alle Unter-Arbeitsbereiche und Unterordner angewendet.

Weitere Informationen zum Branding finden Sie unter Branding von Ordnern und Arbeitsbereichen im Novell Vibe OnPrem 3.1-Handbuch für Fortgeschrittene.

4.1.14 Anzeigen von YouTube-Videos in einem Arbeitsbereich

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie YouTube-Videos im Abschnitt Beschreibung des Arbeitsbereichs anzeigen können. Informationen dazu, wie YouTube-Videos im Abschnitt Branding eines Arbeitsbereichs angezeigt werden, finden Sie unter Branding eines Ordners oder Arbeitsbereichs im Novell Vibe OnPrem 3.1-Handbuch für Fortgeschrittene.

So zeigen Sie ein YouTube-Video im Abschnitt Beschreibung eines Arbeitsbereichs an:

  1. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie das YouTube-Video anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie in der Aktionssymbolleiste auf Arbeitsbereich > Arbeitsbereich bearbeiten.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Beschreibung auf das Symbol Erweitern , um die Optionen im HTML-Editor zu erweitern, und klicken Sie anschließend auf das Symbol Video .

  4. Fügen Sie im Feld URL eines Videos in YouTube die URL des YouTube-Videos ein, das bereitgestellt werden soll.

  5. Nehmen Sie in den Feldern für die Abmessungen keine Änderungen vor, wenn Sie die YouTube-Standardmaße beibehalten möchten.

  6. Klicken Sie auf Einfügen und dann auf OK, um das Video im Arbeitsbereich anzuzeigen.

Weitere Informationen zu den Orten, an denen YouTube-Videos in Vibe angezeigt werden können, finden Sie unter Abschnitt 7.16, Anzeigen von YouTube-Videos in einem Ordnereintrag.