46.4 Gestión de recursos

Los recursos son elementos que pueden programarse para reuniones u otros usos. Los recursos pueden incluir salas, proyectores de equipos, automóviles, etcétera. El administrador de GroupWise define un recurso dándole un nombre identificativo y asignándolo a un usuario. Los recursos pueden incluirse en una búsqueda de disponibilidad, al igual que los usuarios. Los ID de los recursos se escriben en el campo A. Un usuario asignado para gestionar un recurso es el propietario de dicho recurso.

El propietario de un recurso es responsable de aceptar y rechazar citas para el recurso. Para ello, el propietario debe tener plenos derechos de apoderado sobre el recurso. Como propietario de un recurso, puede seleccionar recibir notificación de citas para el recurso.

Puede añadir varios recursos a un repositorio de recursos. Los recursos se ordenan por prioridad en la lista de repositorios. Cuando se programa un recurso mediante un repositorio de recursos, la cita utilizará automáticamente la búsqueda de disponibilidad y programará el recurso de mayor prioridad que esté disponible en la lista del repositorio de recursos.

46.4.1 Descripción de los recursos

Cada recurso de la carpeta Contactos está marcado con el icono Recurso. Cuando hace doble clic en un recurso, aparece la vista del elemento de recurso.

Utilice la página de vista de elementos de recursos para especificar un nombre para el recurso, un número de teléfono, un tipo de recurso, una dirección de correo electrónico, el propietario y los comentarios acerca del recurso.

En el campo Propietario, puede introducir un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

Adición de un recurso personal

La guía de direcciones de GroupWise incluye recursos definidos por el administrador de GroupWise. Se puede añadir un recurso personal a la carpeta Contactos frecuentes o a otra carpeta personal Contactos.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir un recurso personal.

  2. Haga clic en Recurso nuevo en la barra de herramientas.

  3. En el campo Nombre, especifique el nombre del recurso.

  4. En el campo Teléfono, especifique el número de teléfono del contacto responsable del recurso.

  5. En el campo Tipo, especifique el tipo de recurso.

    Puede especificar Recurso o Lugar. Si especifica Lugar, la descripción del recurso se añadirá automáticamente al campo Lugar en la cita. Si se añade más de un lugar a una cita como recurso, en el campo Lugar solo se mostrará el primero.

  6. En el campo Correo electrónico, especifique la dirección de correo electrónico de la persona que debe recibir las notificaciones sobre este recurso.

  7. En el campo Propietario, especifique el propietario del recurso.

  8. En el campo Comentarios, especifique cualquier comentario que desee sobre el recurso.

    Por ejemplo, puede que desee especificar el tamaño de una sala de conferencias o el tipo de equipo que hay en la sala.

  9. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

Modificación de un recurso personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee modificar un recurso personal.

  2. Haga clic con el botón derecho en el recurso y, a continuación, haga clic en Detalles.

    Los recursos están marcados con el icono Icono de recurso.

  3. En la pestaña Detalles, modifique la información según sea necesario.

  4. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

Aceptación y rechazo de peticiones de recursos

Solo puede aceptar o rechazar peticiones para un recurso si es el propietario y tiene concedidos derechos de Lectura y Escritura. Los recursos personales no se pueden compartir con otros usuarios mediante derechos de apoderado.

  1. En la ventana principal o en el calendario, haga clic en Archivo > Apoderado.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Apoderado.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso del que es propietario no aparece en la lista emergente Apoderado, haga clic en Apoderado, escriba el nombre del recurso en el campo Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga doble clic en el elemento que desea aceptar o rechazar.

  4. Haga clic en Aceptar o en Rechazar en la barra de herramientas.

Recepción de notificación para otro usuario o recurso

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en Notificar.

  3. Seleccione el nombre del usuario para el que actúa como apoderado o el nombre del recurso que usted posee.

    Si no ve el usuario o el recurso en la lista de notificaciones, escriba el nombre y haga clic en Añadir usuario. Puede seleccionar el nombre en el recuadro de diálogo Selector de direcciones haciendo clic en Icono de guía de direcciones.

  4. Asegúrese de que las casillas Suscribirse a notificación y Suscribirse a alarmas estén seleccionadas.

    Usted queda suscrito automáticamente a alarmas y notificaciones. Si desactiva las opciones Suscribirse a alarmas y Suscribirse a notificación, no volverá a recibir alarmas ni notificaciones. Si cancela la suscripción a las alarmas y a las notificaciones que recibe, tendrá que repetir los pasos del 1 al 4 de este tema para su nombre de usuario a fin de volver a habilitarlas.

  5. Haga clic en Aceptar.

El programa Notificar ha de estar abierto o minimizado para poder recibir notificación o alarmas. Para obtener más información, consulte Inicio de Notificar.

Creación de una regla para un recurso

Si es el propietario de un recurso, tiene plenos derechos de apoderado sobre ese recurso, incluyendo la capacidad para crear reglas. Los pasos siguientes muestran cómo crear una regla que acepte todas las peticiones de un recurso. Este es un ejemplo de una regla útil para un recurso. Puede crear otras reglas que realicen distintas acciones. Por ejemplo, puede crear una regla que rechace las peticiones de un recurso que ya está programado.

  1. Haga clic en el icono Selector de modo y, a continuación, en Apoderado.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso del que es propietario no aparece en el recuadro de diálogo Apoderado, escriba el nombre del recurso en el campo Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

  4. Escriba un nombre para la regla.

  5. Haga clic en Cita. Asegúrese de que los otros tipos de elementos no están seleccionados.

  6. Haga clic en la lista desplegable Hay citas superpuestas y, a continuación, haga clic en No.

  7. Haga clic en Añadir acción y en Aceptar, escriba un comentario si lo desea y haga clic en Aceptar.

    Las acciones del Paso 6 y del Paso 7 indican a la regla que acepte la cita para el recurso solo si está disponible.

  8. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar.

Supresión de un recurso personal

Para suprimir un recurso personal:

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el recurso personal.

  2. Haga clic con el botón derecho en el recurso y, a continuación, haga clic en Suprimir.

    Los recursos están marcados con el icono Icono de recurso.

  3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión del recurso.

46.4.2 Descripción y creación de repositorios de recursos

Los repositorios de recursos se utilizan para simplificar el proceso de programación de recursos dando prioridad a los recursos para su uso desde una lista de repositorios de recursos que se crea en la carpeta Contactos personales. Cuando se añade un repositorio de recursos a la cita, la función Búsqueda de disponibilidad selecciona automáticamente el recurso de mayor prioridad que esté disponible en el repositorio de recursos y lo muestra entre paréntesis junto al nombre del repositorio de recursos en la ventana Cita. La prioridad se determina según el orden de los recursos en la lista. Si desea seleccionar un recurso diferente del repositorio de recursos, haga clic en Buscar disponibilidad antes de enviar la cita y cambie el recurso manualmente.

Cada repositorio de recursos de la carpeta Contactos se marca con el icono Recurso. Al hacer doble clic en un repositorio de recursos, se abre la vista de elementos del repositorio.

Puede crear un repositorio de recursos desde el menú Archivo o desde el menú contextual. También hay un elemento en la barra de herramientas para Nuevo repositorio de recursos si la opción de la barra de herramientas Contexto de la carpeta está habilitada.

Para crear un nuevo repositorio de recursos:

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir un recurso personal.

  2. Si Contexto de la carpeta está habilitado en la barra de herramientas, haga clic en Nuevo repositorio de recursos.

  3. Especifique un nombre para el recurso e incluya comentarios si es necesario.

  4. Haga clic en Añadir para seleccionar los miembros del repositorio de recursos.

  5. Después de elegir una guía de direcciones y un recurso en los menús desplegables Buscar en y Buscar, respectivamente, haga clic en A para añadir el recurso a la lista Seleccionado.

  6. Continúe el proceso en el Paso 4 y el Paso 5 hasta que haya seleccionado todos los recursos deseados para el nuevo repositorio de recursos.

    Si necesita cambiar el orden, basta con arrastrar y soltar los recursos donde desee que tengan prioridad.

  7. Cuando haya terminado de añadir recursos, haga clic en Guardar para guardar el repositorio de recursos.