Los documentos creados con los servicios de gestión de documentos de GroupWise pueden archivarse, retenerse indefinidamente o, simplemente, suprimirse.
Los documentos que se creen mediante el sistema de gestión de documentos se deben asociar con un tipo de documento. Es la única propiedad de documento que puede editarse.
Puede personalizar el uso del documento definiendo tipos de documentos. La propiedad Clase de documento contiene el campo Duración del documento, en el que se puede escribir un número de días. Dicho número se añade a la última fecha de apertura para determinar la primera fecha en la que el documento estará disponible para su archivo o supresión.
Cada vez que se realiza una acción en un documento, como abrirlo, guardarlo o realizar un control de salida, el valor de duración del documento se añade a la fecha actual del sistema para determinar la nueva fecha de vencimiento del documento.
Un valor de duración de documento 0 (cero) indica que está disponible inmediatamente para archivo o supresión.
Los documentos que se migran a GroupWise 6 y versiones posteriores mantienen sus valores de fecha de apertura. Por lo tanto, dependiendo del valor de duración del documento que se les asigne y de la antigüedad de la fecha, es posible seleccionar los documentos para archivarlos o suprimirlos el mismo día que se hayan migrado.
Dado que la disponibilidad de un documento depende del valor de la fecha de apertura, en cada documento que se importa con un valor de duración se debe realizar una acción para crear su valor de fecha de apertura.
Cuando ejecute la opción Archivar/Suprimir documentos, se archivarán o se suprimirán los documentos de las bibliotecas seleccionadas que hayan alcanzado sus fechas de duración.
Los documentos que se deben suprimir se eliminan de GroupWise sencillamente y, a partir de ese momento, tanto el documento como su información de propiedad dejarán de estar disponibles para cualquier búsqueda. Los documentos suprimidos pueden recuperarse de las copias de seguridad de las bases de datos.
Cuando se archivan documentos, sus objetos binarios grandes se mueven a carpetas de archivo de reserva. Dichas carpetas se denominan arnnnnnn (donde nnnnnn es un número entero con ceros a la izquierda que se va incrementando) y se van creando a medida que van siendo necesarios. A veces se hace referencia a ellos como conjuntos de archivo. Las carpetas de archivado se ubican en carpeta_de_oficina_postal\gwdms\carpeta_de_biblioteca\archive.
Al archivar un documento, GroupWise determina si el objeto binario grande del documento cabe en la carpeta de archivo de reserva actual. Si el objeto binario grande no cabe, se crea otra carpeta de archivo de reserva, donde se archiva el objeto binario grande.
IMPORTANTE:Cuando se archivan documentos, estos se trasladan físicamente a una carpeta de la oficina postal, cuyo espacio de disco puede ser limitado. Es conveniente que traslade periódicamente los documentos archivados al medio de copia de seguridad. Consulte la Mover documentos archivados a un medio de copia de seguridad.
La propiedad Tamaño máximo del archivo de reserva establece el límite de tamaño de la carpeta arnnnnnn. Es preciso definir esta opción de forma que se refleje la capacidad del medio de archivado (cinta, disco duro, DVD o memoria USB). El tamaño debe ser igual o menor que el medio de archivado.
Consulte en los manuales del medio de archivado la información que le ayudará a establecer una estrategia de copia de seguridad efectiva. Incluya en la estrategia conceptos tales como la inclusión de varios conjuntos de archivos de reserva por medio de copia de seguridad o más espacio para los datos de almacenamiento del archivo del medio. Normalmente basta con un 10 por ciento extra. Por ejemplo, si el sistema de almacenamiento tiene una capacidad de 100 GB, debe establecer en 90 GB el Tamaño máximo del archivo de reserva para los documentos de biblioteca, dejando 10 GB para los datos de almacenamiento de archivos.
Un conjunto de archivos de reserva está formado por documentos almacenados en una carpeta de archivo de reserva. Los documentos se guardan en archivos de objeto binario grande.
Normalmente es mejor mantener conjuntos de archivado pequeños en comparación con el tamaño del medio de archivado. Así podrá hacer una copia de seguridad de las carpetas de archivo de reserva con frecuencia suficiente para evitar agotar el espacio del disco duro demasiado rápidamente entre una copia de seguridad y la siguiente. Por ejemplo, si el sistema de copia de seguridad tiene una capacidad de 100 GB, lo llenarían tres conjuntos de archivado de 33 GB. Por lo tanto, el tamaño máximo de archivado se establecería en 33 GB.
Si el sistema de archivado solo permite hacer una copia de seguridad en un paso (es decir, no puede hacer copias de seguridad consecutivas en el medio como se sugiere en el ejemplo de los 33 GB), el tamaño máximo de archivado debería coincidir con la capacidad de archivado del medio.
Al archivar documentos, estos se trasladan a una carpeta de la oficina postal, cuyo espacio en disco puede ser limitado. Es conveniente que traslade periódicamente los documentos archivados al medio de copia de seguridad.
Antes de mover documentos archivados:
Asegúrese de que dispone de un medio de copia de seguridad (una cinta, un disco duro, un DVD o una unidad USB) en funcionamiento en el sistema.
Compruebe si ya se han archivado documentos que hayan alcanzado las fechas de caducidad. Los documentos que no hayan sido archivados no podrán trasladarse a un medio para tener una copia de seguridad.
Para mover documentos archivados:
Ejecute el software para el medio de copia de seguridad.
Cuando el software de copia de seguridad solicite la ubicación de los archivos de reserva, facilite la vía de acceso completa, por ejemplo j:\oficina_postal\gwdms\lib0\archive\arc00001.
Los objetos binarios grandes (blobs) son las estructuras de bases de datos en las que se almacenan los archivos de documentos, como en un disco duro de gran capacidad al que puede acceder el Agente de oficina postal (POA). En un mismo objeto binario grande se almacenan un documento, sus versiones y los objetos relacionados. Los objetos binarios grandes están comprimidos y cifrados.