3.2 Gestión del correo electrónico enviado

3.2.1 Retracción del correo electrónico

Utilice Suprimir de todos los buzones para retraer un elemento enviado del buzón del destinatario. Puede retraer un mensaje de correo electrónico o telefónico de los destinatarios que aún no hayan abierto el elemento. Puede retraer una cita, un recordatorio o una tarea de un destinatario en cualquier momento. Sin embargo, los elementos que se han enviado por Internet a otros sistemas de correo electrónico no se pueden retraer.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Seleccione el elemento que desee retraer y haga clic en Suprimir de todos los buzones.

  3. (Opcional) Añada un comentario.

  4. Haga clic en Aceptar.

Para ver los destinatarios que han abierto el mensaje, haga clic con el botón derecho en el elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades. Los correos electrónicos no se pueden retraer si ya se han abierto.

3.2.2 Reenvío del correo electrónico

Utilice Reenviar para volver enviar un elemento (por ejemplo, con correcciones).

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Haga clic con el botón derecho y seleccione Reenviar.

  3. Seleccione ¿Desea retraer el elemento original? si desea retraer el elemento original.

  4. Realice los cambios necesarios en el elemento y haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Puede revisar las propiedades del elemento original para comprobar si GroupWise ha podido retraerlo. Haga clic con el botón derecho en el elemento en la carpeta Elementos enviados y, a continuación, haga clic en Propiedades. Los mensajes telefónicos y de correo no se pueden retraer una vez que se han abierto.

3.2.3 Comprobación del estado del correo electrónico enviado

Si el sistema de correo electrónico del receptor permite el seguimiento de estado, podrá recibir información de estado sobre los elementos que envíe. La ventana Propiedades permite verificar el estado de los elementos que ha enviado. Por ejemplo, es posible ver cuándo se entregó un elemento y cuándo el destinatario lo abrió o lo suprimió. Si un destinatario aceptó o rechazó una cita e incluyó un comentario, verá el comentario en la ventana Propiedades. También verá si un destinatario marcó una tarea como finalizada.

Asimismo, esta ventana muestra información sobre los elementos que se reciben. Muestra qué otras personas han recibido el elemento (excepto los destinatarios de copias ocultas), el tamaño y la fecha de creación de los archivos adjuntos, etc.

Descripción general del estado

Existen dos vistas de propiedades:

  • Propiedades básicas: muestra el encabezado Propiedades y una lista de destinatarios. La lista de destinatarios muestra el nombre del destinatario, las acciones que ha efectuado con el elemento, la fecha y la hora de la última acción y los comentarios existentes.

  • Propiedades avanzadas: muestra el encabezado Propiedades, los destinatarios, las oficinas postales, los archivos y las opciones del elemento. La página Propiedades avanzadas resulta útil para los administradores de GroupWise cuando necesitan realizar un seguimiento del elemento para solucionar problemas.

Puede guardar e imprimir la información de estado de un elemento.

Comprobación del estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el Buzón o en el Calendario y, a continuación, haga clic en Propiedades.

Los iconos que hay junto al elemento también proporcionan información de estado útil. Para obtener más información, consulte la Sección 1.8, Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos.

Para modificar las propiedades avanzadas, haga clic en Propiedades avanzadas.

Almacenamiento de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

    WebAccess asigna al elemento un nombre de archivo temporal. Puede modificar el nombre de archivo y la carpeta por defecto.

  3. Haga clic en Guardar.

Impresión de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en Versión imprimible para mostrar una versión que se puede imprimir de la información de estado y, a continuación, haga clic en Imprimir esta página.

  3. Seleccione las opciones de impresión e imprima la página de estado igual que haría en el navegador Web.

3.2.4 Confirmación de entrega del correo electrónico enviado

GroupWise WebAccess proporciona varios métodos para que pueda confirmar que el elemento se ha entregado.

Seguimiento de los elementos enviados

En la ventana Propiedades puede verificar el estado de cualquier elemento que haya enviado. Para obtener más información, consulte Comprobación del estado del correo electrónico enviado.

Recepción de notificaciones sobre los elementos que envíe

Si el sistema que recibe el correo electrónico puede devolver notificaciones, podrá recibir una notificación cuando el destinatario abra o suprima un mensaje, rechace una cita o realice una tarea.

Recepción de notificaciones sobre todos los elementos que envíe

  1. Para recibir siempre una notificación de los elementos que envíe, haga clic en el icono Opciones Vista Mensaje telefónico y, a continuación, en Opciones.

  2. Haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. En la sección Aviso de recepción, especifique el tipo de confirmación de recepción que desee.

  4. Haga clic en Guardar.

Recepción de una notificación sobre un único elemento

  1. Para obtener un aviso de recepción de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. En la sección Aviso de recepción, especifique el tipo de aviso de recepción que desee.

  3. Haga clic en Enviar.

Solicitud de respuesta para los elementos enviados

Puede informar al destinatario de un elemento de que necesita una respuesta. GroupWise WebAccess añade una frase al elemento para indicar que se requiere una respuesta y cambia el icono del Buzón del destinatario a una flecha doble.

Solicitud de una respuesta para todos los elementos enviados

  1. Para pedir una respuesta para todos los elementos que envíe, haga clic en el icono Opciones Vista Mensaje telefónico y, a continuación, en Opciones.

  2. Haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Especifique cuándo desea recibir la respuesta.

    El destinatario verá Icono de respuesta solicitada junto al mensaje. Si selecciona Cuando sea posible, se mostrará “Se solicita respuesta: Cuando sea posible” en la parte superior del mensaje. Si selecciona Responder dentro de estos días, se mostrará “Se solicita respuesta: Para el xx/xx/xx” en la parte superior del mensaje.

  4. Haga clic en Guardar > Cerrar.

Petición de una respuesta para un único elemento

  1. Si desea solicitar una respuesta para un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

    Opciones de envío, recuadro de diálogo

  2. Especifique cuándo desea recibir la respuesta.

    El destinatario verá Icono de respuesta solicitada junto al mensaje. Si selecciona Cuando sea posible, se mostrará “Se solicita respuesta: Cuando sea posible” en la parte superior del mensaje. Si selecciona Responder dentro de estos días, se mostrará “Se solicita respuesta: Para el xx/xx/xx” en la parte superior del mensaje.

  3. Haga clic en Enviar.

3.2.5 Visualización de elementos enviados

Es posible que desee ver elementos que haya enviado anteriormente. Por ejemplo, puede leer un elemento enviado, volverlo a enviar con correcciones o sin ellas y, en algunos casos, retraerlo si el destinatario aún no lo ha abierto.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

Todos los elementos enviados se encuentran en esta carpeta a menos que se muevan a una carpeta distinta de Buzón o Calendario. Si un elemento enviado se mueve a otra carpeta, dicho elemento ya no aparecerá en la carpeta Elementos enviados. Para visualizar los elementos enviados que se han movido a otras carpetas, abra dichas carpetas.

3.2.6 Clasificación de los elementos enviados

Es posible ordenar los elementos enviados por cualquier columna de la lista Elementos enviados.

  1. Haga clic en el encabezado de la columna para ordenar los mensajes de dicha columna alfabéticamente. Haga clic en el encabezado de la columna de nuevo para ordenar los mensajes de dicha columna en orden alfabético inverso.