4.4 Envío de elementos de calendario

4.4.1 Descripción de los elementos del calendario

Puede programar citas y recordatorios para usted y para otros usuarios. También puede reservar un bloque de tiempo mediante una cita personal.

Para obtener información acerca de cómo difieren las citas y los recordatorios de otros tipos de elementos, consulte la Sección 1.8, Descripción de los tipos de elementos de GroupWise.

Si desea saber si alguien asistirá a una reunión, puede verificar el estado en las propiedades del elemento para ver si se ha aceptado o rechazado. Para obtener más información, consulte Uso de elementos enviados.

Todos los elementos programados se pueden retraer o volver a programar, incluso si los destinatarios ya los han abierto o aceptado. Para obtener más información, consulte la Sección 3.2.3, Retracción del correo electrónico y la Sección 3.2.5, Edición de las citas, las tareas y los recordatorios enviados.

Para obtener información acerca de la gestión de elementos después de enviarlos o recibirlos, consulte la Sección 3.1, Envío del correo electrónico y la Sección 3.3, Recepción de un correo electrónico y respuesta.

4.4.2 Programación de citas

Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.

Puede utilizar Buscar disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles.

Si realiza una búsqueda de disponibilidad de los usuarios de zonas horarias distintas a la suya, GroupWise tiene en cuenta esta diferencia de zona. Por ejemplo, si pretende programar una reunión con un colega cuya zona horaria está siete horas más atrasada que la suya, la jornada del colega se bloquea en la búsqueda de disponibilidad durante varias horas después de las 10 de la mañana para usted.

Si programa una cita y se incluye como participante, GroupWise acepta automáticamente su cita, a no ser que cree un conflicto, en cuyo caso, recibirá una notificación indicándole que tiene citas en conflicto. Esto se produce cuando intenta enviar la cita.

Programación de una cita para uno mismo

Si no puede asistir a reuniones, es posible programar una cita personal para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.

Las citas personales se colocan en el calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su buzón ni en el buzón de otros usuarios. Del mismo modo, todas las citas personales se almacenan en el calendario principal de GroupWise. Para moverlas a un calendario personal, basta con arrastrarlas y soltarlas en el calendario personal después de su creación.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Icono de cita nueva y, a continuación, en Cita personal.

    Vista Cita publicada

    O bien

    En el calendario, abra una vista con una lista de citas, haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en una hora de ese día.

  2. (Opcional) Escriba un tema y un lugar.

  3. Especifique la fecha de inicio.

    O bien

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita. Para crear una cita periódica, consulte la Sección 4.4.4, Programación de elementos periódicos.

    O bien

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

    Para obtener más información sobre los eventos de todo el día, consulte Descripción de los eventos de todo el día.

  4. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  5. Especifique el modo en que desee que se muestre la cita mediante el menú desplegable Mostrar como. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, Libre, Ausente o Dudoso.

  6. (Opcional) Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones.

  7. (Opcional) Especifique un tipo en Mostrar cita como haciendo clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccionando después un tipo.

  8. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Programación de una cita para varias personas

  1. Haga clic en Icono de cita en la barra de herramientas.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Incluya también los ID de los recursos (por ejemplo, salas de conferencias) en el campo A. Si fuera necesario, haga clic en +CC o +CO para añadir el campo oportuno y, a continuación, escriba los nombres de usuario en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario o recursos de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Su nombre se añade automáticamente al campo A de la cita. Cuando envíe la cita, se añadirá automáticamente al calendario. Si no desea que se le incluya en el mensaje, suprima su nombre del campo A.

    Si se añade más de un lugar a una cita como recurso, en el campo Lugar solo se mostrará el primero.

  3. Para cambiar el nombre del campo De (al de otra cuenta o apoderado), haga clic en Botón de lista desplegable De y después haga clic en un nombre.

  4. (Condicional) Si un lugar no se ha añadido como recurso al campo A, escriba la descripción del lugar en el campo Lugar.

  5. Especifique la fecha de inicio.

    O bien

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita. Para crear una cita periódica, consulte la Sección 4.4.4, Programación de elementos periódicos.

    O bien

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

    Para obtener más información sobre los eventos de todo el día, consulte Descripción de los eventos de todo el día.

  6. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  7. Especifique cómo desea que aparezca la cita. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, Libre, Ausente o Dudoso.

    Los destinatarios de los campos CC y CO reciben la cita como Libre.

  8. Escriba un tema y un mensaje.

    Cita, vista

  9. Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  10. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

    Si la cita presenta un conflicto con otra cita que ya tenga en el calendario, se le dará la opción de continuar programando la cita o de cambiarla.

Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad

Utilice Buscar disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los recursos necesarios para una reunión.

Realización de una búsqueda de disponibilidad

  1. En la cita que esté creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el campo A.

  2. Especifique el primer día posible para la reunión en el campo Fecha de inicio.

  3. Especifique la duración de la reunión.

  4. Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Elegir hora de cita

    El texto de la parte inferior del recuadro de diálogo Buscar disponibilidad indica el significado de los distintos patrones Mostrar cita como de la cuadrícula.

    Si el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad aparece a la izquierda del nombre de usuario o del recurso, puede hacer clic en una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales para ver más información acerca de la cita en el recuadro inferior. Sin embargo, el usuario o el propietario del recurso deben concederle derechos de lectura para las citas en la lista de acceso correspondiente para que aparezca el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad. Consulte Concesión de derechos de apoderado como propietario de un buzón.

    Para excluir de la búsqueda un nombre de usuario o un recurso sin suprimirlo, haga clic en la pestaña Horas disponibles y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para anular su selección. La exclusión de una persona o recurso de la búsqueda es útil si desea invitar a un usuario (por ejemplo, un destinatario de CC) a una reunión a la que no tiene que asistir obligatoriamente. Para incluir el nombre de un usuario o recurso que ha sido excluido, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para seleccionarlo.

  5. Haga clic en Autoseleccionar para seleccionar la primera hora de reunión disponible y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.

    O bien

    Haga clic en Autoseleccionar hasta que vea la hora que desea y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.

    O bien

    Haga clic en la pestaña Horas disponibles para ver horas posibles para la reunión, haga clic en una hora para seleccionarla y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios y los recursos, así como la hora y la duración seleccionadas, a la cita que estaba programando.

  6. Para eliminar un usuario o un recurso de la lista Invitar a la reunión después de la búsqueda, haga clic en la pestaña Horas disponibles, haga clic en el nombre de usuario o el recurso para eliminarlos, pulse Supr y, a continuación, haga clic en Sí.

    Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no son necesarias.

  7. Complete y envíe la cita.

    Si desea hacer una búsqueda de disponibilidad antes de crear una cita, haga clic en Herramientas > Búsqueda de disponibilidad. Especifique la información en el recuadro de diálogo Buscar disponibilidad y, a continuación, haga clic en Aceptar para realizar una búsqueda de disponibilidad. Cuando encuentre una hora adecuada para la reunión, haga clic en el botón Organizar reunión para transferir la información a una nueva vista de cita y complete la cita.

    Puede cambiar el rango de búsqueda para una cita programándola con Herramientas > Búsqueda de disponibilidad y cambiando el número en el campo Días de búsqueda.

    Este método resulta útil si programa citas periódicas o citas con usuarios y desea ver sus programaciones futuras más allá de los siete días que se muestran por defecto.

Cambio de opciones de búsqueda en el horario

Puede cambiar el rango de búsqueda, la hora y los días por defecto para todas las citas en la pestaña Búsqueda de disponibilidad en Opciones de fecha y hora.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Calendario y haga clic en la pestaña Búsqueda de disponibilidad.

  2. Cambie las opciones que desee.

    Las opciones incluyen el intervalo de fechas o los días específicos en los que se debe buscar.

  3. Haga clic en Aceptar.

Descripción de los eventos de todo el día

Si va a crear una cita de GroupWise, puede optar por crear un evento de todo el día seleccionando la casilla Todo el día, situada junto al campo de hora de inicio.

Puede especificar cómo desea que se muestre la cita haciendo clic en el botón de disponibilidad, situado debajo de la casilla Todo el día. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, Libre, Ausente o Dudoso. A diferencia de las citas normales, todos los destinatarios reciben por defecto las citas de todo el día con el estado Libre. Esto se debe a que los eventos de todo el día suelen ser estrictamente informativos para los destinatarios. Por ejemplo, puede enviar un evento de todo el día para informar a los colegas de que va a estar de vacaciones. En este caso, los colegas que reciben el evento no se muestran con el estado Ocupado en el día del evento.

Cambio del modo de presentación de los eventos de todo el día

Es posible cambiar la forma en la que se aceptan los eventos de todo el día en el calendario mediante el menú Opciones.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Calendario y haga clic en la pestaña General.

  2. En la sección Opciones de aceptación, haga clic en el menú desplegable situado bajo Aceptar los eventos de todo el día que me envío como y seleccione la opción que desee.

  3. Haga clic en Aceptar.

Cuando se envía un evento de todo el día a los destinatarios, la indicación de tiempo que se muestra por defecto es Libre. El remitente puede elegir que se muestre como Ocupado en los calendarios de los destinatarios, pero deberá hacerlo cada vez que envíe un evento de todo el día.

Hora de inicio

Si programa citas y otros elementos, puede que tenga que indicar una hora. En la mayoría de los casos, tiene la opción de especificar la hora escribiéndola directamente en el campo de hora o introduciéndola mediante el campo Hora de inicio. Haga clic en Icono Hora de inicio para abrir la ventana Hora de inicio.

Figura 4-8 Ventana Hora de inicio

Utilice la flecha verde para seleccionar una hora de inicio y la flecha roja para seleccionar una hora de finalización. Las horas seleccionadas actualmente se muestran en el lado derecho de la pantalla. Puede usar intervalos de hasta 15 minutos.

Si ya ha introducido una dirección correcta, puede moverla arrastrando el área seleccionada hacia arriba o hacia abajo.

Hay disponible una opción de zona horaria para especificar una zona horaria específica para el evento. Si desea más información sobre las zonas horarias, consulte Especificación de una zona horaria para una cita.

Especificación de una zona horaria para una cita

La característica Zona horaria permite programar una reunión con destinatarios de distintas zona horarias que se vayan a reunir en una misma ubicación.

Normalmente, GroupWise ajusta automáticamente las horas de las reuniones basándose en las zonas horarias de los destinatarios. Por ejemplo, una reunión programada por un usuario de Utah a las 10:00 aparecería a las 9:00 para un usuario de California y a las 12:00 para un usuario de Nueva York, porque estos usuarios están en zonas horarias distintas. Dado que GroupWise ajusta la hora, todos los usuarios programados para una llamada en conferencia llamarían en el mismo momento, aunque las horas locales sean distintas.

Utilice la función de zona horaria si no desea que GroupWise se ajuste a la zona horaria de cada destinatario. Por ejemplo, si se encuentra en la zona horaria de Saskatchewan e incluye a usuarios con el horario de la zona de las montañas (EE.UU. & Canadá), debe utilizar la función Zona horaria si estos usuarios van a tomar un avión a Saskatchewan para acudir a la cita. Esta característica garantiza que la cita que aparece en sus calendarios y buzones indique la hora correcta de Saskatchewan.

  1. Abra y cree una cita nueva.

  2. Haga clic en Acciones > Seleccionar zona horaria, haga clic en la lista desplegable Zona horaria, seleccione la zona horaria a la que pertenezca la ubicación de la cita y, por último, haga clic en Aceptar.

    Recuadro de diálogo Seleccionar zona horaria

  3. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Cuando los usuarios programados con la característica Zona horaria reciben la cita, ven una anotación de hora a continuación del tema al abrirla en sus buzones. Por ejemplo, si el tema de la cita es “Conferencia de marketing” y la zona horaria es la de Saskatchewan, los usuarios verán información sobre el tema y la hora similar a la siguiente: Conferencia de marketing (Saskatchewan). En los calendarios de los usuarios, el lugar figura anotado junto a la zona horaria, no con el tema.

Cancelación de una cita

Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el buzón de la persona que la programó.

  1. En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee cancelar y luego haga clic en Suprimir.

  2. Seleccione Suprimir este elemento para todos los destinatarios para eliminarla de los buzones de los demás usuarios. Deje la opción sin marcar si solo desea eliminarla de su propio buzón.

  3. (Opcional) Introduzca un mensaje que explique la cancelación.

  4. A continuación, haga clic en Aceptar.

A cada usuario al que se le haya enviado la cita, se le envía un mensaje de reunión cancelada y la cita se elimina del calendario del usuario. Los usuarios a los que se ha delegado la cita no reciben un mensaje de reunión cancelada, pero la cita se elimina de sus calendarios.

Cancelación de una cita periódica

Puede cancelar una cita periódica si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el buzón de la persona que la programó.

  1. En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita periódica que desee cancelar y luego haga clic en Suprimir.

  2. Seleccione Suprimir este elemento para todos los destinatarios.

  3. (Opcional) Introduzca un mensaje que explique la cancelación.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic en Esta vez, Todas las veces o Todas a partir de esta.

A cada usuario al que se le haya enviado la cita, se le envía un mensaje de reunión cancelada y la cita se elimina del calendario del usuario. Los usuarios a los que se ha delegado la cita no reciben un mensaje de reunión cancelada, pero la cita se elimina de sus calendarios.

Modificación de una cita

Si se modifica una cita, los cambios solo aparecen en las citas de los destinatarios, pero no aparece ningún mensaje en sus buzones. Dentro de la cita se muestra la cita modificada en negrita y una banda de notificación que indica a los usuarios las secciones de la cita que se han modificado. No se pide a los usuarios que vuelvan a aceptar la cita.

Para obtener información sobre cómo modificar una cita y otros elementos de correo electrónico, consulte la Sección 3.2.5, Edición de las citas, las tareas y los recordatorios enviados.

Para reprogramar una cita para una hora nueva en el mismo día:

  1. Abra el calendario y arrastre la cita hasta la nueva hora.

Copia de una cita

Al igual que con otros tipos de elementos de correo electrónico, puede copiar una cita existente para crear una cita nueva. Para obtener más información, consulte la Sección 3.2.6, Duplicado del correo electrónico enviado.

4.4.3 Envío de recordatorios

Los recordatorios son como los mensajes de correo, con la diferencia de que los recordatorios están programados para un día en particular y aparecen en el calendario en la fecha correspondiente. Puede utilizar los recordatorios para reflejar las vacaciones, los días festivos, los días de pago, los cumpleaños, etc.

Programación de un recordatorio para uno mismo

Un recordatorio para uno mismo se denomina recordatorio personal. Los recordatorios personales se colocan en el calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su buzón ni en el buzón de otros usuarios.

  1. En el calendario, abra una vista con una lista de recordatorios (por ejemplo, la vista Semana).

  2. Haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en un espacio vacío en la lista de recordatorios.

  3. Si es necesario, haga clic en Icono de calendario para especificar una fecha de inicio o una fecha automática para el recordatorio.

  4. Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  5. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Para acceder más tarde a la información, abra el calendario y seleccione la fecha en la que aparece la información. Haga doble clic en el recordatorio dentro de la lista de recordatorios.

Programación de un recordatorio para otras personas

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Recordatorio.

    Vista Recordatorio

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si fuera necesario, haga clic en +CC o +CO para añadir el campo oportuno y, a continuación, escriba los nombres de usuario en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en Lista desplegable De y después en un nombre.

  4. (Opcional) Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

  5. En el campo Fecha de inicio, escriba la fecha en la que debe aparecer el recordatorio en los calendarios de los destinatarios.

    O bien

    Haga clic en Icono de calendario para especificar una fecha de inicio o una fecha automática para el recordatorio.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

4.4.4 Programación de elementos periódicos

Es posible enviar citas, tareas y recordatorios como elementos periódicos. Los elementos periódicos se pueden programar para que se produzcan diaria, semanal, mensual o anualmente, o bien según la configuración personalizada que defina.

Cuando envía un elemento periódico, GroupWise copia el elemento y coloca una de las fechas definidas en cada copia del elemento. Por ejemplo, si define cinco fechas para el evento, GroupWise hace cinco copias del elemento y programa una copia para cada fecha. Si envía el elemento a otros usuarios, tendrá cinco elementos salientes repetidos cinco veces. Si recibe el elemento, encontrará en el buzón cinco copias del elemento entrante en el buzón, cada una programada para una fecha diferente.

Programación de un elemento periódico diario

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Veces y después en Diariamente.

  2. Seleccione la periodicidad, la fecha de inicio, la fecha de finalización (o el número de veces) y haga clic en Terminado.

Programación de un elemento periódico semanal

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Veces y después en Semanalmente.

  2. Seleccione la periodicidad, la fecha de inicio, la fecha de finalización (o el número de veces) y haga clic en Terminado.

Programación de un elemento periódico mensual

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Veces y después en Mensualmente.

  2. Seleccione la periodicidad, la fecha de inicio, la fecha de finalización (o el número de veces) y haga clic en Terminado.

Programación de un elemento periódico anual

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Veces y después en Anualmente.

  2. Seleccione la periodicidad, la fecha de inicio, la fecha de finalización (o el número de veces) y haga clic en Terminado.

Programación de un elemento periódico mediante fechas

Este tipo de periodicidad personalizada permite seleccionar días específicos de un calendario de año.

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Veces y después en Personalizado.

  2. En la pestaña Fecha, haga clic en los días que desee programar.

  3. Para pasar a otro año, haga clic en el botón de año, escriba el nuevo año y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Si desea borrar todas las fechas seleccionadas, haga clic en Restaurar.

  5. Haga clic en Aceptar.