Utilice las carpetas para almacenar y organizar los elementos. Por ejemplo, puede agrupar todos los elementos relacionados con una tarea o un tema concretos.
Los elementos del buzón se suprimen y archivan por defecto solo si ha seleccionado hacerlo. Sin embargo, el administrador de GroupWise puede cambiar esta función para suprimir o archivar los mensajes tras un tiempo indicado. Para garantizar que los elementos no se suprimen, puede archivarlos manualmente. Para obtener información sobre cómo archivar los elementos de GroupWise, consulte la Sección 16.3, Archivado del correo electrónico.
Todas las carpetas son subcarpetas de la carpeta principal. Haga clic en + y en - para expandir y contraer las carpetas incluidas en una lista de carpetas. Puede optar por mostrar uno de los tres tipos distintos de listas de carpetas:
La lista de carpetas completa muestra todas las carpetas que existen. La lista de carpetas completa por defecto tiene este aspecto:
Figura 2-3 Lista de carpetas
Junto a cada carpeta (excepto las carpetas compartidas) se muestra entre corchetes el número de elementos no leídos. Junto a la carpeta Elementos enviados, el número entre corchetes indica cuántos elementos están pendientes de envío en los modos Remoto o de Almacenamiento en el caché.
Puede organizar los elementos de sus carpetas moviéndolos o enlazándolos. Cuando se mueve un elemento a una carpeta, este se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un elemento a una carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva carpeta. Cuando se cambia un elemento enlazado, también cambia en las otras carpetas. Si enlaza un elemento a distintas carpetas y elimina el elemento original, se mantienen las copias de las demás carpetas.
Tiene la posibilidad de definir un conjunto diferente de propiedades para cada carpeta existente en su buzón. Por ejemplo, puede clasificar los elementos de una carpeta por fecha y clasificar los elementos de otra carpeta según la empresa a la que pertenecen.
La lista de carpetas sencilla es contextual. Muestra las carpetas relacionadas con la carpeta en la que se encuentra. A continuación se detallan las listas de carpetas sencillas sensibles al contexto:
Calendario: muestra una lista de todos los calendarios. Desde aquí puede decidir si se debe mostrar el contenido de un calendario en el calendario principal. Además, puede modificar el color de un calendario.
Contactos: muestra una lista de todas las guías de direcciones personales. Por defecto, la carpeta principal de contactos es la guía de direcciones Contactos frecuentes.
Documentos: muestra una lista de las bibliotecas de documentos. La biblioteca de documentos por defecto es la carpeta principal Documentos.
NNTP: muestra una lista de grupos suscritos dentro del grupo de noticias.
Transferencias de GroupWise: muestra una lista de las noticias RSS a las que está suscrito.
Favoritos: se muestra siempre que no se encuentre en las carpetas Calendario, Contactos, Documentos o en cualquier carpeta NNTP o de noticias RSS. La lista de carpetas sencillas de favoritos permite copiar carpetas en la lista de carpetas para proporcionar un acceso más rápido.
La lista de carpetas Favoritos permite añadir las carpetas utilizadas con mayor frecuencia a la lista de carpetas sencilla para facilitar un acceso más rápido. Esto resulta útil al arrastrar y soltar elementos en la lista de carpetas. Las carpetas de esta lista se muestran en orden según la frecuencia con la que se accede a ellas.
Cuando se muestra la lista de carpetas Favoritos, las carpetas usadas más recientemente también se muestran en una lista separada en la sección
En la parte superior de esta sección se muestran hasta 15 carpetas a las que se accede con más frecuencia. Si deja de acceder a una carpeta de esta lista, acabará por eliminarse de la lista. Las carpetas que se muestran en la lista de carpetas Favoritos no se muestran en la sección Carpetas usadas recientemente.Figura 2-4 Lista de carpetas Favoritos
Haga clic en la flecha desplegable de la lista de carpetas .
Seleccione una o varias listas de carpetas:
, oSi selecciona más de un tipo de listas de carpetas, haga clic de nuevo en la flecha de la lista desplegable Lista de carpetas y, a continuación, haga clic en
Coloque las listas de carpetas en el orden en que desee mostrarlas y haga clic en
Defina el tamaño de las listas de carpetas según sea necesario.
Existen dos métodos para añadir carpetas a la lista de carpetas Favoritos:
Haga clic con el botón derecho en algún lugar del buzón y después seleccione
Seleccione las distintas carpetas que desee añadir a la lista de carpetas favoritas.
Para seleccionar cómodamente varias carpetas:
Haga clic con el botón derecho en la carpeta de favoritos y seleccione
Seleccione las carpetas que desee añadir o eliminar.
Haga clic en
Haga clic en
>En el recuadro de diálogo Carpetas puede crear, suprimir, renombrar y mover carpetas.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta
o en la carpetaHaga clic en
Si lo desea, puede cerrar la lista de carpetas con el fin de dejar más espacio para otras vistas, como el calendario, en la ventana principal. Esto resulta de utilidad cuando se accede a las carpetas mediante la barra de navegación. Para ocultar o mostrar la lista de tareas, haga clic en
Si la lista de carpetas no se muestra y arrastra y suelta un elemento en la ubicación de la carpeta, la lista aparecerá para que pueda soltar el elemento en ella.
Haga clic con el botón derecho en Lista de carpetas
Seleccione
Escriba un nombre para la carpeta nueva.
Si crea una carpeta y luego prefiere colocarla en otro lugar, arrástrela a una nueva posición de la lista de carpetas.
En la lista de carpetas, haga clic en
> >Seleccione el tipo de carpeta en la lista de opciones y haga clic en
Escriba el nombre y la descripción de la carpeta nueva.
Haga clic en
, , o para colocar la carpeta en el lugar de la lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic enEspecifique los ajustes de visualización para la carpeta y, a continuación, haga clic en
Arrastre la carpeta y suéltela en la ubicación que desee de la estructura de carpetas.
Consulte también Reorganización de las carpetas.
En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta y, a continuación, haga clic en
Escriba un nuevo nombre para la carpeta.
No se pueden renombrar las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee suprimir y, a continuación, haga clic en
Haga clic en
para confirmar la supresión.No se pueden suprimir las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera. Solo puede suprimir la carpeta Correo basura si se ha inhabilitado la gestión de correo basura.
Para suprimir una carpeta compartida, haga clic en la carpeta con el botón derecho del ratón, haga clic en
y, a continuación, enSi lo desea, puede suprimir varias carpetas que estén incluidas en otra carpeta.
Abra la carpeta que incluye las subcarpetas.
En la lista de elementos, seleccione las subcarpetas que desee suprimir.
Haga clic con el botón derecho en las carpetas seleccionadas y, a continuación, haga clic en
Indique si desea suprimir solo los elementos incluidos en las carpetas, o los elementos junto con las carpetas, y haga clic en
Las etiquetas de grupo permiten organizar una lista de elementos en función del tipo de elemento que se muestra. Por ejemplo, en la carpeta de buzón, las etiquetas de grupo permiten separar los elementos en función de su fecha de recepción.
Haga clic con el botón derecho en una carpeta y luego en
Haga clic en la pestaña
Seleccione
Haga clic en
Para comprimir o expandir etiquetas de grupo, haga clic en el símbolo + o - junto a la etiqueta.
La vista previa de mensajes muestra dos líneas del mensaje. No es posible configurar el número de líneas que se muestra.
Haga clic con el botón derecho en una carpeta y luego en
Haga clic en la pestaña
Seleccione
Haga clic en
La lista de elementos de una carpeta se divide en columnas. Cada una muestra información sobre los elementos de la lista. Por ejemplo, distintas columnas muestran el tema de los elementos, la fecha de envío, etc. Es posible personalizar la presentación de las columnas de cada carpeta.
Arrastre una columna a una nueva posición del encabezado de columnas.
SUGERENCIA:también puede hacer clic con el botón derecho en el título de una columna, hacer clic en
, hacer clic en un nombre de columna en el recuadro y, a continuación, hacer clic en oArrastre el extremo del encabezado de la columna para hacerla más ancha o más estrecha.
Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna.
Haga clic en la columna que desee añadir.
O bien
Haga clic en
En la lista
, seleccione una o varias columnas y haga clic enUtilice las opciones
y para colocar las nuevas columnas en relación con las existentes.Haga clic en
Haga clic en la carpeta que contiene los elementos que desea clasificar.
Haga clic en
> >Haga clic en la propiedad de elemento por la que desee ordenar los elementos en el recuadro de lista.
Haga clic en
para clasificar de la A a la Z.O bien
Haga clic en
para clasificar de la Z a la A.Haga clic en
También puede clasificar la lista de elementos haciendo clic en el encabezado de una columna. Para invertir el orden de clasificación, vuelva a hacer clic en el encabezado de una columna.
Arrastre el encabezado de la columna fuera de la barra de columnas.
Cuando se mueve un elemento a una carpeta, este se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un elemento a una carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva carpeta. Cuando se cambia un elemento enlazado, también cambia en las otras carpetas.
Arrastre un elemento desde la lista de carpetas hasta la carpeta que desee.
Pulse Alt al tiempo que arrastra el elemento para eliminarlo de todas las carpetas a las que estaba anteriormente enlazado y colocarlo solo en esa carpeta.
Pulse Ctrl mientras arrastra el elemento para enlazarlo a esa carpeta.
SUGERENCIA:también puede hacer clic en un elemento, en
> , seleccionar las carpetas a las que desee mover o enlazar el elemento y, a continuación, hacer clic en o Seleccione para eliminar el elemento de todas las carpetas a las que estaba enlazado y colocarlo en la carpeta seleccionada.Si el elemento que desea mover es una carpeta y ya existe otra carpeta con el mismo nombre en la nueva ubicación, se abrirá un recuadro de diálogo para que pueda cambiar el nombre de la carpeta que está moviendo.
Aunque suprima el elemento original, se conservarán las copias de las demás carpetas.
Puede seleccionar que la carpeta muestre el primer elemento no leído o el último elemento leído. No obstante, si la carpeta contiene un gran número de elementos, los elementos que contenga pueden tardar bastante en mostrarse.
Para seleccionar la opción de lectura por defecto de la carpeta:
Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea modificar.
Haga clic en
En la pestaña
, seleccioneSi anula la selección de
, la carpeta mostrará el último elemento leído.Haga clic en
Los ajustes de visualización determinan el modo en que GroupWise muestra la información de una carpeta concreta. Por ejemplo, la carpeta principal tiene un ajuste de visualización por defecto que incluye la lista de carpetas y los paneles. Estos ajustes se guardan en la base de datos de GroupWise, de modo que pueda conservarlos aunque cambie de equipo. Puede realizar una selección en una lista de ajustes de visualización preconfigurados por defecto o personalizar sus propios ajustes.
Puede ver los elementos de su buzón de formas distintas, dependiendo de cómo desee organizar la información.
Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta para la que desea cambiar el ajuste de visualización y, después, haga clic en
Haga clic en la pestaña
y, después, enSeleccione el ajuste de visualización en la lista desplegable
Puede seleccionar uno de los siguientes valores:
Haga clic en
dos veces.La vista Detalles muestra una lista de los elementos e información acerca de ellos organizada en columnas, incluidas Uso de las columnas.
, , , , , , , y muchas otras categorías. Detalle es la vista del buzón por defecto si no ha modificado las propiedades del mismo. Para obtener información acerca de cómo añadir o volver a ordenar columnas, consulteFigura 2-5 Vista Detalles
La vista Hilos de discusión muestra la discusión de correo electrónico de un elemento original y todas sus respuestas agrupadas en orden jerárquico.
Figura 2-6 Vista Hilos de discusión
Por defecto, en un hilo de discusión solo se muestran los elementos que se reciben y los que se encuentran en la carpeta . Puede añadir otros tipos de elementos a la carpeta para verlos en el hilo de discusión. Por ejemplo, los elementos enviados se pueden añadir a la carpeta para completar el hilo de discusión.
Para mostrar los elementos enviados en un hilo de discusión:
Haga clic con el botón derecho en la carpeta que muestra los hilos de discusión y haga clic en
Haga clic en la pestaña
y, después, enSeleccione
enHaga clic en
dos veces y especifique un nombre para el ajuste de visualización.Haga clic en
Un panel muestra una vista personalizada con información de GroupWise. Por ejemplo, la vista principal por defecto incluye un panel de mensajes no leídos que muestra una lista de los elementos que aún no ha leído. El panel de lista de tareas es otro panel por defecto de la vista principal. Este panel muestra los elementos de la carpeta Lista de tareas.
La vista Como Calendario muestra todos los elementos programados almacenados en una carpeta concreta. Esto es útil si organiza todas sus citas y demás elementos para un proyecto concreto en una misma carpeta.
La vista Como lista de tareas muestra un área de lista de tareas en la parte superior de la lista de elementos, lo que permite crear una lista de tareas a partir de los elementos de la lista de elementos. Cada elemento que se arrastra al área de la lista de tareas aparece con una casilla de verificación para que pueda marcarlo como finalizado. Puede asignar fechas de caducidad, prioridades, etc. a los elementos de la lista de tareas. Los elementos que mueva al área de la lista de tareas también aparecerán en la carpeta Lista de tareas de la lista de carpetas.
Para obtener más información acerca de la creación de una lista de tareas, consulte la Sección 5.3.1, Asignación de una tarea.
Puede controlar el nombre que aparecerá en la lista desplegable de visualización, el origen de los elementos en la carpeta, la visualización de la columna y el orden en el que se clasificarán los elementos en la carpeta. Los ajustes de visualización se definen en el nivel de las carpetas. Si desea utilizar los mismos ajustes para varias carpetas, guárdelos y utilícelos en ellas.
Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier carpeta de la lista de carpetas y, a continuación, haga clic en
Haga clic en la pestaña
Haga clic en el ajuste de visualización que desee modificar en la lista desplegable
En el recuadro de diálogo, modifique los ajustes de visualización según sea necesario.
Haga clic en
, cambie el nombre de los ajustes de visualización según sea necesario y, a continuación, haga clic enPara suprimir el ajuste de visualización de una carpeta, haga clic en el ajuste de visualización y, a continuación, haga clic en
Haga clic en
Después de personalizar los ajustes de visualización del modo que prefiera, puede guardarlos para utilizarlos en el futuro. Los ajustes de visualización se guardan en la base de datos de GroupWise, de modo que pueda conservarlos aunque cambie de equipo.
Haga clic en
> >Puede seleccionar entre una gran variedad de ajustes de visualización por defecto o entre los ajustes de visualización guardados anteriormente.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta cuyos ajustes de visualización desee modificar y haga clic en
Haga clic en la pestaña
En la lista desplegable
, seleccione el nombre del ajuste de visualización.(Opcional) Escriba una descripción de la carpeta.
Configure el resto de valores según sea necesario.
Haga clic en
Puede enviar un ajuste de visualización a destinatarios de correo electrónico en forma de archivo adjunto. Si el destinatario es un usuario de GroupWise, podrá importar el ajuste y seleccionarlo en una lista de ajustes de visualización disponibles. Esto puede resultar útil, por ejemplo, si desea que toda la empresa utilice el mismo diseño en la carpeta principal.
Los ajustes de visualización se envían como archivos adjuntos con el formato de archivo .gws.
Seleccione la carpeta cuyos ajustes de visualización desee enviar.
Haga clic en
> >Se mostrará un mensaje de correo electrónico con los valores de configuración en un archivo adjunto.
En el cuadro
escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si fuera necesario, haga clic para añadir los recuadros o y escriba los nombres de los usuarios en dichos recuadros.O bien
Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en
en la barra de herramientas, haga doble clic en cada usuario y, a continuación, haga clic enPara modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en
y luego en un nombre.Escriba un tema.
Escriba un mensaje.
Puede especificar muchas opciones, tales como asignar a este mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña
Haga clic en
en la barra de herramientas.Puede importar una configuración de visualización de GroupWise de otro sistema GroupWise, aunque no se encuentre en el mismo sistema. Esto puede resultar útil, por ejemplo, si desea que toda la empresa utilice el mismo diseño en la carpeta principal.
Debe disponer de un mensaje que contenga un archivo adjunto con el formato de archivo .gws.
En un mensaje que contenga un archivo adjunto de ajustes de visualización de GroupWise, haga clic con el botón derecho en el archivo adjunto.
Haga clic en
Los ajustes de visualización se añaden a la lista de ajustes disponibles. Para obtener información acerca de cómo seleccionar un ajuste de visualización, consulte Selección de ajustes de visualización guardados para una carpeta.
Una carpeta de resultados de búsqueda es una carpeta que muestra los resultados de una consulta. Cuando se abre la carpeta, GroupWise examina los criterios de búsqueda definidos para la carpeta, busca todo lo especificado y, a continuación, muestra todo lo que encuentra en la lista de elementos. Es posible realizar acciones en elementos de una carpeta Resultados de la búsqueda de la misma forma que se hace en elementos de cualquier carpeta. Por ejemplo, se pueden abrir, remitir, imprimir, copiar, mover o suprimir. El elemento original sigue almacenado en la carpeta donde lo encontró la búsqueda y es allí donde se realizan las acciones. Esto significa que si mueve o suprime un elemento de una carpeta de resultados de la búsqueda, el elemento se suprime de la lista de elementos, pero no de la ubicación original.
Puede ver la carpeta en la que se creó cada elemento si abre una carpeta Resultados de la búsqueda y mira las columnas de información que aparecen en la Lista de elementos. La columna Carpeta muestra dónde se almacenan realmente los elementos.
Puede crear sus propias carpetas de resultados de la búsqueda y definir los criterios de búsqueda que desee, como todos los elementos de una dirección particular o todos los elementos con una palabra determinada en la línea Tema. O bien, puede crear una carpeta de resultados de la búsqueda que muestre todos los elementos sin leer.
En la lista de carpetas, haga clic en
> >Haga clic en
Para crear una carpeta de resultados de la búsqueda con sus propios criterios de búsqueda, haga clic en
y, a continuación, enO bien
Para crear una carpeta de resultados de la búsqueda basada en Buscar por ejemplo, haga clic en
y, a continuación, haga clic enO bien
Si desea utilizar una carpeta de resultados de búsqueda predefinida como plantilla para crear una carpeta personalizada, haga clic en
, seleccione la carpeta predefinida en la que desee basar la carpeta (por ejemplo, Elementos enviados), seleccione y, a continuación, haga clic enEscriba el nombre y la descripción de la carpeta.
Haga clic en
, , o para colocar la carpeta en el lugar de la lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic enEspecifique los criterios de búsqueda, los criterios de buscar por ejemplo o la información para los elementos que desea buscar.
Si no desea que la carpeta actualice los resultados cada vez que la abra, anule la selección de
Haga clic en
Especifique los ajustes de visualización que desee para esta carpeta y, a continuación, haga clic en
Un uso habitual de las carpetas de resultados de la búsqueda es crear una carpeta que muestre todos los elementos no leídos.
Para crear una carpeta de resultados de la búsqueda que muestre los elementos no leídos:
Haga clic en
> >Seleccione
y, a continuaciónHaga clic en
En el campo Elementos no leídos y haga clic en
, especifique un nombre para la carpeta, comoEn el campo
, seleccione todas las carpetas de las que desee mostrar elementos no leídos.Haga clic en
En la primera lista desplegable, seleccione
en la segunda, seleccione y en la tercera, seleccioneHaga clic en
y, a continuación en >