Composición de elementos

GroupWise WebAccess incluye cinco tipos de elemento diferentes: mensaje de correo, mensaje telefónico, cita, nota y tarea. Todos los tipos de elemento se envía de la misma manera, utilizando la Guía de direcciones para añadir direcciones de destinatarios a los campos A, CC y CO. También puede adjuntar archivos a todos los tipos de elemento e incluir direcciones Web (URL) en el recuadro Mensaje y Tema de cada tipo de elemento.

Puede agrupar además estos cinco tipos de elementos en dos categorías: elementos sin programar y elementos programados.

• Elementos sin programar: Los elementos sin programar incluyen mensajes de correo y mensajes telefónicos. Ambos tipos de mensajes permiten enviar mensajes que no están programados para una hora o fecha concreta.

  • Mensaje de correo: Permite especificar un tema y un mensaje.

  • Mensaje telefónico: Parecidos a los mensajes de correo, excepto que los primeros tienen recuadros para el abonado, la empresa y el número de teléfono.

• Elementos programados: Las citas, tareas y notas son elementos programados, es decir, aparecen en el calendario y en el buzón del destinatario. El destinatario de una cita, tarea o nota tiene la opción de aceptarla o rechazarla. Los elementos aceptados se eliminan del buzón del destinatario y se almacenan en su calendario. Los elementos rechazados se eliminan del buzón y del calendario del destinatario. Si usted es el remitente, puede ver la acción de los destinatarios consultando la información de estado del elemento programado.

  • Cita: Permite incluir la hora, fecha y lugar de la cita. Puede utilizar la opción Búsqueda en el horario para buscar horas a las que estén libres todos los destinatarios.

  • Tarea: Permite indicar el día en el que desea que aparezca la tarea en el calendario del destinatario, así como el día que se debe finalizar la tarea. También puede asignar una prioridad a la tarea.

  • Nota: Permite indicar el día en el que desea que aparezca la nota en el calendario del destinatario. Puesto que las notas se publican en el calendario del destinatario, se utilizan con frecuencia como avisos de eventos específicos, como días libres, fechas de finalización de proyectos o cumpleaños.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

• Enviar un mensaje de correo
• Enviar un mensaje telefónico
• Programación de una cita
• Asignación de una tarea
• Escribir una nota
• Envío o recepción de una ubicación de Internet

Enviar un mensaje de correo

1. En la ventana principal de GroupWise WebAccess, haga clic en .

   
   

2. Haga clic en la Guía de direcciones para añadir destinatarios en los campos A, CC y CO.

   o

   Escriba la dirección de un destinatario en el campo A, CC o CO. La dirección puede ser una ID de usuario de GroupWise, un nombre completo de GroupWise o una dirección de correo electrónico externa. Separe las direcciones con una coma.

3. Escriba un tema y un mensaje.

   Puede incluir direcciones de sitios Web (URL) en los cuadros Tema y Mensaje.

4. (Opcional) Haga clic en Ortografía para revisar ortográficamente el mensaje. Para que funcione esta característica, el navegador debe estar habilitado para Java*.

5. (Opcional) Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos al mensaje. Para que funcione esta función, el navegador debe asistir adjuntos.

6. Haga clic en Opciones de enviar para seleccionar un ajuste de seguridad (clasificación), asignar una prioridad (alta, estándar, baja), solicitar una respuesta o seleccionar para recibir un aviso de recepción.

7. Haga clic en Enviar.

Enviar un mensaje telefónico

Los mensajes telefónicos de GroupWise son similares a los mensajes de papel de ausencia. Se envían mensajes telefónicos de GroupWise para informar a otros usuarios de llamadas y sus detalles. Los mensajes telefónicos de GroupWise no envían mensajes hablados.

1. En la ventana principal de GroupWise WebAccess, haga clic en .

2. Haga clic en Teléfono para convertir el mensaje de correo en un mensaje telefónico.

   
   

3. Haga clic en la Guía de direcciones para añadir destinatarios en el campo A.

   o

   Escriba la dirección de un destinatario en el campo A. La dirección puede ser una ID de usuario de GroupWise, un nombre completo de GroupWise o una dirección de correo electrónico externa. Separe las direcciones con una coma.

4. Especifique el abonado, la empresa y el teléfono.

5. Escriba un mensaje.

   Puede incluir direcciones de sitios Web (URL) en el recuadro Mensaje.

6. (Opcional) Haga clic en Ortografía para revisar ortográficamente el mensaje. Para que funcione esta característica, el navegador debe estar habilitado para Java.

7. (Opcional) Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos al mensaje. Para que funcione esta función, el navegador debe asistir adjuntos.

8. Haga clic en Opciones de enviar para seleccionar un ajuste de seguridad (clasificación), asignar una prioridad (alta, estándar, baja), solicitar una respuesta o seleccionar para recibir un aviso de recepción.

9. Haga clic en Enviar.

Programación de una cita

1. En la ventana principal de GroupWise WebAccess, haga clic en para mostrar un mensaje de correo y, a continuación, haga clic en Cita para cambiar el mensaje de correo a una cita.

   o

   En el Calendario HTML, haga clic en Crear cita.

   o

   En el Calendario Java, haga doble clic en la lista Cita.

   
   

2. Haga clic en la Guía de direcciones para añadir destinatarios en los campos A, CC y CO. Si desea crear una cita personal que aparezca únicamente en su Calendario, no añada otros nombres.

   o

   Escriba la dirección de un destinatario en el campo A, CC o CO. La dirección puede ser una ID de usuario de GroupWise, un nombre completo de GroupWise o una dirección de correo electrónico externa. Separe las direcciones con una coma.

   Para programar un recurso, como por ejemplo una sala de conferencias, que está disponible en la guía de direcciones, añada el recurso al recuadro A.

3. Escriba un lugar para la reunión.

   Si ha añadido un recurso al recuadro A, puede que la ubicación se rellene de forma automática.

4. Especifique el mes, día, año y hora de inicio de la cita. Diríjase al paso 5.

   o

   Haga clic en Búsqueda en el horario para buscar e insertar una hora a la que estén disponibles todos los destinatarios.

   Cuando utilice Búsqueda en el horario, GroupWise muestra las horas a las que están disponibles para la cita los usuarios cuyos programas se han consultado. Puede que los períodos de tiempo que muestra sean más largos que la duración especificada. Por ejemplo, puede aparecer como tiempo disponible de 8 a. m. a 1 p. m. Si la duración de la reunión es de dos horas, puede elegir entre las horas disponibles; por ejemplo, 8 a. m. - 10 a. m., 9 a. m. - 11 a. m. y 11 a. m. - 1 p. m. Puede elegir una hora para la cita entre las horas disponibles enumeradas o utilizar la primera hora disponible, que GroupWise selecciona por usted.

   Para programar la cita para una de las horas enumeradas, haga clic en hora. Diríjase al paso 6.

5. Para establecer la duración, escriba un número y, a continuación, seleccione Horas, Minutos o Días.

   Puede utilizar números enteros o decimales, como 90 minutos o 1,5 horas.

6. Escriba un tema y un mensaje.

   Puede incluir direcciones de sitios Web (URL) en los cuadros Tema y Mensaje.

7. (Opcional) Haga clic en Ortografía para revisar ortográficamente el mensaje. Para que funcione esta característica, el navegador debe estar habilitado para Java.

8. (Opcional) Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos a la cita. Para que funcione esta función, el navegador debe asistir adjuntos.

9. Haga clic en Opciones de enviar para seleccionar un ajuste de seguridad (clasificación), asignar una prioridad (alta, estándar, baja), solicitar una respuesta o seleccionar para recibir un aviso de recepción.

10. Haga clic en Enviar.

Asignación de una tarea

1. En la ventana principal de GroupWise WebAccess, haga clic en para mostrar un mensaje de correo y, a continuación, haga clic en Tarea para cambiar el mensaje de correo a una tarea.

   o

   En el Calendario HTML, haga clic en Crear tarea.

   o

   En el Calendario Java, haga doble clic en la lista Tarea.

   
   

2. Haga clic en la Guía de direcciones para añadir destinatarios en los campos A, CC y CO.

   o

   Escriba la dirección de un destinatario en el campo A, CC o CO. La dirección puede ser una ID de usuario de GroupWise, un nombre completo de GroupWise o una dirección de correo electrónico externa. Separe las direcciones con una coma.

   Para crear una tarea personal que aparezca únicamente en su Calendario, no añada otros nombres.

3. Para la fecha de inicio, especifique el mes, día y año en el que desea que aparezca la tarea en el calendario del destinatario.

4. Escriba una prioridad.

   Puede escribir una letra (como A), un número (como 1) o una combinación de letra y número con la letra en primer lugar (como A1).

5. Para la fecha de caducidad, especifique el mes, día y año en el que desea que finalice la tarea.

6. Escriba un tema y un mensaje.

   Puede incluir direcciones de sitios Web (URL) en los cuadros Tema y Mensaje.

7. (Opcional) Haga clic en Ortografía para revisar ortográficamente el mensaje. Para que funcione esta función, el navegador debe estar habilitado para Java.

8. (Opcional) Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos al mensaje. Para que funcione esta función, el navegador debe asistir adjuntos.

9. Haga clic en Opciones de enviar para seleccionar un ajuste de seguridad (clasificación), asignar una prioridad (alta, estándar, baja), solicitar una respuesta o seleccionar para recibir un aviso de recepción.

10. Haga clic en Enviar.

Escribir una nota

1. En la ventana principal de GroupWise WebAccess, haga clic en para mostrar un mensaje de correo y, a continuación, haga clic en Nota para cambiar el mensaje de correo a una nota.

   o

   En el Calendario HTML, haga clic en Crear nota.

   o

   En el Calendario Java, haga doble clic en la lista Nota.

   
   

2. Haga clic en la Guía de direcciones para añadir destinatarios en los campos A, CC y CO.

   o

   Escriba la dirección de un destinatario en el campo A, CC o CO. La dirección puede ser una ID de usuario de GroupWise, un nombre completo de GroupWise o una dirección de correo electrónico externa. Separe las direcciones con una coma.

   Para crear una tarea personal que aparezca únicamente en su Calendario, no añada otros nombres.

3. Especifique el mes, día y año en el que desea que aparezca la nota en el calendario del destinatario.

4. Escriba un tema y un mensaje.

   Puede incluir direcciones de sitios Web (URL) en los cuadros Tema y Mensaje.

5. (Opcional) Haga clic en Ortografía para revisar ortográficamente el mensaje. Para que funcione esta función, el navegador debe estar habilitado para Java.

6. (Opcional) Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos a la nota. Para que funcione esta función, el navegador debe asistir adjuntos.

7. Haga clic en Opciones de enviar para seleccionar un ajuste de seguridad (clasificación), asignar una prioridad (alta, estándar, baja), solicitar una respuesta o seleccionar para recibir un aviso de recepción.

8. Haga clic en Enviar.

Envío o recepción de una ubicación de Internet

WebAccess permite enviar la dirección de un sitio Web (o dirección URL) a otro usuario. WebAccess interpreta cualquier dirección URL que encuentre en el recuadro Mensaje como un método abreviado al sitio Web. El destinatario que abre el mensaje en WebAccess puede hacer clic en el método abreviado que aparece en el recuadro Adjuntos para abrir una segunda ventana de navegador que muestre el sitio Web.