Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.
Puede utilizar Búsqueda en el horario para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles.
En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Incluya también, si procede, las ID de los recursos (por ejemplo, salas de conferencias) en el campo A. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los cuadros CC y CO,
o
Para seleccionar nombres de usuario o recursos en una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en y, a continuación, haga clic en un nombre.
Escriba la descripción del lugar en el recuadro Lugar.
Especifique la fecha de inicio,
o
Haga clic en para especificar una fecha o fecha automática para la cita.
Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.
Si desea asegurarse de que dispone de las personas y los recursos para la cita, puede realizar una búsqueda en el horario; para ello, haga clic en Búsqueda en el horario en la barra de herramientas. Consulte Comprobación de la disponibilidad de los asistentes .
Puede especificar muchas opciones, como asignar a esta cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc. haciendo clic en la pestaña Opciones de enviar.
Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.
Reprogramación de una cita
Si desea asegurarse de que dispone de las personas y los recursos para la cita, puede realizar una búsqueda en el horario; para ello, haga clic en Búsqueda en el horario en la barra de herramientas.
Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la Lista de carpetas.
Haga clic en la cita que desea reprogramar.
Haga clic en Acciones y, a continuación, en Reenviar.
Si la cita original era de fecha automática, haga clic en Esta vez o Todas las veces.
Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.
Haga clic en Sí para retraer el elemento original,
Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.
Cancelación de una cita
Puede cancelar una cita si la programó o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el Buzón de la persona que la programó.
Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la Lista de carpetas.
Haga clic en la cita que desea cancelar.
Haga clic en Editar y, a continuación, en Suprimir.
Si la cita original era de fecha automática, haga clic en Esta vez o Todas las veces.
Haga clic en Todos los buzones y, a continuación, en Aceptar.
Programación de una cita para usted
Si no puede asistir a reuniones, programe una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda en el horario, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero todavía podrá programar su cita.
Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otro usuario.
En la barra de herramientas, haga clic en la flecha en el botón y, a continuación, en Cita publicada.
o
En su Calendario, abra una vista mediante Lista de citas, haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en una hora en la Lista de citas.
Escriba un tema y un lugar (opcionales).
Especifique la fecha y la hora de inicio si aún no lo ha hecho.
Si es necesario, haga clic en para especificar una fecha o fecha automática para la cita.
Especifique una duración. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.
Escriba un mensaje (opcional).
Puede especificar muchas opciones, tales como asignar a esta cita una prioridad alta, etc. haciendo clic en la pestaña Opciones.
Especifique un tipo de Mostrar cita como haciendo clic en Acciones, en Mostrar cita como, y, a continuación, en un tipo (opcional).
En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.
Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otro usuario.
Comprobación de la disponibilidad de los asistentes
Utilice Búsqueda en el horario para buscar una hora en la que estén libres todas las personas y recursos que necesita en la reunión.
En la cita que está creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el campo Para.
Especifique el primer día posible para la reunión en el recuadro Fecha de inicio.
Especifique la duración de la reunión.
Haga clic en Búsqueda en el horario en la barra de herramientas.
El texto de la parte inferior del recuadro de diálogo Búsqueda en el horario indica el significado de los distintos patrones Mostrar disponibilidad como de la cuadrícula.
Si el icono aparece a la izquierda del nombre de usuario o del recurso, puede hacer clic en una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales, a fin de visualizar más información acerca de la cita en el recuadro inferior. No obstante, el usuario o propietario del recurso deberá darle derechos de Lectura de la cita en su Lista de acceso antes de que aparezca el icono . Consulte Adición y eliminación de nombres y derechos de apoderados de la Lista de acceso .
Para excluir de la búsqueda un nombre de usuario o un recurso sin suprimirlo, haga clic en la pestaña Tiempos disponibles y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para anular su selección. La exclusión de una persona o recurso de la búsqueda es útil si desea invitar a un usuario (por ejemplo, un destinatario de CC) a una reunión a la que no tiene que asistir obligatoriamente. Para incluir el nombre de un usuario o recurso que ha sido excluido, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para seleccionarlo.
Haga clic en Autoseleccionar para seleccionar la primera reunión disponible y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.
o
Haga clic en Autoseleccionar hasta que vea la hora que desea y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.
o
Haga clic en la pestaña Tiempos disponibles para ver horas posibles para la reunión, haga clic en una hora para seleccionarla y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, recursos, hora y duración seleccionados a la cita que estaba programando.
Para eliminar un usuario o un recurso de la lista Invitar a la reunión después de la búsqueda, haga clic en la pestaña Tiempos disponibles, haga clic en el nombre del usuario o recurso para eliminarlo, pulse Suprimir y, a continuación, haga clic en Sí.
Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no desea.
Complete y envíe la cita.
Si desea realizar una búsqueda en el horario para crear una cita, haga clic en Herramientas y, a continuación, en Búsqueda en el horario. Especifique la información en el recuadro de diálogo Búsqueda en el horario y, a continuación, haga clic en Aceptar para realizar una búsqueda en el horario. Cuando encuentre una hora adecuada para la reunión, haga clic en el botón Organizar reunión para transferir la información a una nueva vista de cita y, a continuación, complete la cita.
Puede cambiar el rango de búsqueda para una cita programándola con Herramientas > Búsqueda en el horario y cambiando el número en el recuadro Número de días para buscar.
Cambio de opciones de búsqueda en el horario
Puede cambiar el rango de búsqueda, la hora y los días para todas las citas en la pestaña Búsqueda en el horario en Opciones de fecha y hora.
Haga clic en Herramientas, en Opciones, haga doble clic en Fecha y hora y, a continuación, haga clic en la pestaña Búsqueda en el horario.
Cambie las opciones que desee.
Haga clic en Aceptar.
Dar formato a las citas en ICAL
Haga clic en Cuentas y, a continuación, en Opciones de cuenta.
Haga clic en Opciones generales.
Seleccione Usar ICAL al enviar citas vía SMTP.
Haga clic en Aceptar.
Si los destinatarios de la cita utilizan un software de mensajería y agenda que asiste ICAL, recibirán un elemento de cita. Si el software de que disponen no asiste ICAL, recibirán un elemento de correo con la información de la cita añadida al texto del mensaje.
de la barra de herramientas.
y, a continuación, haga clic en un nombre.
para especificar una fecha o fecha automática para la cita.
aparece a la izquierda del nombre de usuario o del recurso, puede hacer clic en una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales, a fin de visualizar más información acerca de la cita en el recuadro inferior. No obstante, el usuario o propietario del recurso deberá darle derechos de Lectura de la cita en su Lista de acceso antes de que aparezca el icono