Cuando se crea un documento en GroupWise, también se añade a la biblioteca. Asimismo, puede añadir documentos a la biblioteca importando, copiando o sometiendo a control de entrada un documento existente.
Cuando cree un documento nuevo utilizando Archivo > Nuevo > Documento, GroupWise le pedirá que seleccione una plantilla para ese documento. Puede utilizar una plantilla de una aplicación, una plantilla de GroupWise o un archivo del disco como base para el nuevo documento.
Plantillas
Descripción
Plantillas de aplicación
Puede seleccionar una aplicación para crear un documento basado en el archivo de plantilla de esa aplicación. El recuadro de lista Aplicaciones muestra todas las aplicaciones que están registradas con plantilla en el archivo de registro de Windows.
Plantillas de GroupWise
Puede seleccionar plantillas de GroupWise para utilizar un documento de la biblioteca como base de un documento nuevo.
Puede convertir cualquier documento en plantilla y después puede utilizarla como base de documentos nuevos. Todos los documentos tienen una clase de documento (memorando, informe de gastos, carta, plantilla, etc.). Cuando el tipo de documento es una plantilla, el documento aparece en la lista Plantillas.
Archivos como plantillas
Las plantillas de archivos son documentos que no se encuentran en la biblioteca. Puede seleccionar un archivo en cualquier parte del sistema y utilizarlo como base para un documento nuevo.
Si un documento ya existe en la biblioteca y sólo desea crear un elemento para él en el Buzón, haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, en Referencia del documento. También puede utilizar Buscar para localizar un documento y arrastrarlo al buzón o carpeta.
Crear un documento utilizando una plantilla de una aplicación
Puede crear un documento a partir de la plantilla por defecto de una aplicación. Por ejemplo, puede seleccionar Word para crear un nuevo documento de Word.
Haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, haga clic en Documento.
Haga clic en Seleccionar aplicación, haga clic en la aplicación que desee utilizar como plantilla en el recuadro de lista Aplicaciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El recuadro de lista Aplicaciones contiene todas las aplicaciones registradas como contenedoras de plantillas en el Registro de configuraciones de Windows(r).
Escriba un tema para el documento.
Para especificar información adicional acerca del documento, tal como el autor o la clase de documento, haga clic en Propiedades después de escribir el tema.
Haga clic en Aceptar.
Creación de un documento utilizando una plantilla de GroupWise
Haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, haga clic en Documento.
Haga clic en Seleccionar una plantilla de GroupWise y, a continuación, seleccione una plantilla en el recuadro de lista.
Para seleccionar una plantilla de otra biblioteca, haga clic en ésta en la lista desplegable.
Haga clic en Aceptar.
Escriba el tema del documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para especificar información adicional acerca del documento, tal como el nombre del autor o la clase de documento, haga clic en Propiedades después de escribir el tema.
Haga clic en la referencia del documento en la carpeta actual para abrir el nuevo documento.
Puede hacer clic en Abrir el documento ahora para abrir el documento inmediatamente.
Crear un documento utilizando un archivo como plantilla
Haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, haga clic en Documento.
Haga clic en Seleccionar un archivo.
Escriba el nombre del archivo que desee utilizar como plantilla para el nuevo documento.
Para encontrar el archivo también puede hacer clic en el botón Examinar.
Haga clic en Aceptar.
Escriba un tema.
Para especificar información adicional acerca del documento, tal como el nombre del autor o la clase de documento, haga clic en Propiedades después de escribir el tema.
Haga clic en Aceptar.
Conversión de un documento en plantilla
Todos los documentos cuya clase de documento sea Plantilla aparecen en la lista Plantilla del recuadro de diálogo Documentos nuevos.
En el buzón, haga clic en la referencia del documento.
Haga clic en Archivo y, a continuación, en Propiedades.
En el recuadro de texto Clase de documento, escriba la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Creación de una referencia a un documento
Si el documento ya existe en la biblioteca, puede crear la referencia en el Buzón.
Haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, en Referencia del documento.
En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que contiene el documento al que desea acceder.
En el recuadro Nº de documento, escriba el número del documento.
Si no sabe el número del documento, puede utilizar Buscar para localizar el documento (si no se ha suprimido) y crear una referencia a él en el Buzón o carpeta.
En la lista desplegable Versión, haga clic en la versión a la que desea que señale la referencia del documento.
