Cuando especifica los documentos que desea importar, puede seleccionar archivos individuales o puede seleccionar una o más carpetas e importar todos los documentos contenidos en ellas. Esto facilita la importación de un gran número de documentos, sin tener que seleccionar cada uno por separado.
Importar carpetas
Al importar una carpeta, GroupWise importa los documentos que ésta contiene, pero no la carpeta en sí ni la estructura de carpetas. Las carpetas no se importan porque los documentos no se almacenan con estructura de carpetas en la Biblioteca de GroupWise, por tanto, una carpeta no tiene ningún significado dentro de la Biblioteca.
Cuando importe documentos de una carpeta, podrá especificar si desea importar todos, algunos o ninguno de los documentos incluidos en las subcarpetas de la carpeta. Además, puede especificar los tipos de archivo que desea importar especificando las extensiones de archivo en el recuadro Filtro de nombres de archivo.
Seleccionar un método de importación
Por defecto, GroupWise realiza una importación rápida y copia los documentos especificados en la biblioteca por defecto. Si desea ejercer un mayor control sobre la forma en que se importan los documentos, deseleccione la casilla de verificación Importación rápida. Así podrá realizar una importación personalizada.
Al realizar una importación personalizada puede especificar la siguiente información:
Si desea copiar o mover los documentos a la biblioteca.
El nombre del archivo y la ubicación de un archivo de registro para mensajes de estado de la importación y errores.
La biblioteca en la que desea almacenar los documentos.
Si desea o no crear referencias de documento en una carpeta. Si crea referencias de documento, puede especificar en qué carpeta de la Lista de carpetas han de almacenarse.
Si desea especificar las propiedades de cada documento por separado o que GroupWise cree propiedades de documento utilizando los valores por defecto.
Si los nombres de archivo actuales se utilizarán como parte del tema del documento.
Importación de documentos utilizando Importación rápida
Haga clic en Archivo y, a continuación, en Importar documentos.
Haga clic en Añadir archivos individuales, seleccione los archivos que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar. (Para seleccionar varios archivos para importar, haga clic con el ratón manteniendo pulsada la tecla Ctrl en cada uno de los documentos).
o
Haga clic en Añadir todo el directorio y, a continuación, seleccione las carpetas que contienen los documentos que desea importar.
Escriba una extensión de archivo, como *.doc o *.wpd, en el recuadro de texto Filtro de nombres de archivo si desea importar tipos específicos de archivos desde las carpetas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Siguiente.
Si desea que GroupWise cree referencias de cada documento, haga clic en Visualizar documentos en la carpeta y, a continuación, haga clic en la carpeta en la que desee almacenar las referencias de documento.
o
Si no desea crear referencias de documento, haga clic en Importar sin mostrar los documentos en una carpeta.
Si no desea crear referencias de documento durante el proceso de importación, puede crearlas más tarde en Archivo > Nuevo > Referencia del documento.
Haga clic en Siguiente.
Haga clic en Finalizar para comenzar la importación.
GroupWise copia los documentos en la biblioteca que se especifique.
También puede importar un documento arrastrándolo desde una ventana o desde el escritorio a una carpeta de GroupWise.
Importación de documentos mediante la importación personalizada
Haga clic en Archivo y, a continuación, en Importar documentos.
Haga clic en Añadir archivos individuales, seleccione los archivos que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar. (Para seleccionar varios archivos para importar, haga clic con el ratón manteniendo pulsada la tecla Ctrl en cada uno de los documentos).
o
Haga clic en Añadir todo el directorio y, a continuación, seleccione las carpetas que desea importar.
Escriba una extensión de archivo, como *.doc o *.wpd, en el recuadro de texto Filtro de nombres de archivo si desea importar tipos específicos de archivos desde las carpetas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Asegúrese de que Importación rápida no está seleccionada.
Haga clic en Siguiente.
Haga clic en Copiar archivos a GroupWise para poner una copia de los archivos en la biblioteca y dejar los archivos originales en la ubicación origen.
o
Haga clic en Mover archivos a GroupWise para mover los archivos a la biblioteca y suprimir los archivos originales en la ubicación origen.
Para guardar los errores de importación en un archivo de registro, haga clic en Almacenar todos los mensajes de error y estado en un archivo de registro y, a continuación, especifique un nombre de archivo.
Haga clic en Siguiente.
Haga clic en la biblioteca en la que desea almacenar los documentos.
Haga clic en Siguiente.
Si desea que GroupWise cree referencias de cada documento, haga clic en Visualizar documentos en la carpeta y, a continuación, haga clic en la carpeta en la que desee almacenarlos.
o
Si no desea crear referencias de documento, haga clic en Importar sin mostrar los documentos en una carpeta.
Haga clic en Siguiente.
Para especificar las propiedades de cada documento que va a importar, haga clic en Avisar individualmente de las propiedades de cada documento.
o
Para que GroupWise especifique las propiedades basándose en los valores de propiedad por defecto especificados en las opciones de Documento, haga clic en Definir las propiedades al usar los valores por defecto.
Si desea especificar otros valores por defecto sólo para esta sesión de importación, haga clic en Modificar valores por defecto, especifique los valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Siguiente.
Haga clic en Finalizar para comenzar la importación.
