Novell Documentation: GroupWise 6.5 - Filtrado de elementos

Filtrado de elementos

Filtro básico

Si su buzón o calendario contiene muchos elementos, puede tener dificultad para encontrar sólo uno de ellos. El comando Filtro permite visualizar elementos de acuerdo con criterios específicos. Por ejemplo, un filtro puede mostrar sólo los elementos que tengan una palabra determinada en el tema. También puede usar un filtro para ocultar elementos que no desee ver.

Filtro no mueve ni suprime elementos: muestra ciertos elementos basándose en los criterios que usted especifique. Cuando despeja un filtro, aparecen de nuevo todos los elementos. Los filtros que cree afectarán a todas las carpetas.

El recuadro de diálogo Filtro básico permite filtrar por la siguiente información: De, A, CC, Tema, Mensaje y Categoría. Si desea filtrar por otros campos, haga clic en Filtro avanzado.

Limitar un filtro avanzado

Tal vez desee limitar un filtro avanzado mediante la especificación de criterios adicionales. Para obtener más información, consulte Restringir el filtro .

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Creación de un nuevo filtro

Haga clic en una carpeta (como el Buzón, la Papelera o alguna que haya creado).

Los filtros afectan a todas las carpetas. Para ver los resultados del filtro de forma inmediata, haga clic en una carpeta.

o

Haga clic en la lista Citas, Recordatorios o Tareas en la vista del calendario.

El filtro se aplica a todas las listas de la vista del calendario. Por ejemplo, si hace clic en la lista Recordatorios, las listas Citas y Tareas también se verán afectadas por el filtro.

En la esquina superior derecha de la ventana principal o de la vista de calendario, haga doble clic en .

En la mayoría de las carpetas, aparecen los siguientes campos. Rellene uno o varios de los siguientes campos:
- De: Para mostrar elementos de una persona determinada, escriba un nombre en el campo De. Haga clic en para seleccionar un nombre de una lista.
- A, CC: Para mostrar elementos de una persona determinada, escriba un nombre en el campo A, CC. Haga clic en para seleccionar un nombre de una lista.
- Asunto: Para mostrar elementos que contengan un texto determinado en el tema, escriba el texto en el campo Tema. En el texto que escriba no distingue mayúsculas de minúsculas.
- Mensaje: Para mostrar elementos que contengan un texto determinado en el mensaje, escriba el texto en el campo Mensaje. En el texto que escriba no distingue mayúsculas de minúsculas.
- Categoría: Para mostrar los elementos a los que se haya asignado una categoría, haga clic en y, a continuación, seleccione un nombre de categoría.
  
  Si está creando un filtro en la carpeta Contactos, los campos del recuadro de diálogo Contactos de filtro incluyen Mostrar nombre, Correo electrónico, Apellido, Organización, Departamento y Categoría. Escriba o seleccione información en uno o más campos para filtrar contactos.
  
  Para especificar otra información por la que desee filtrar, haga clic en Filtro avanzado. Para obtener más información, consulte Creación de un filtro nuevo utilizando Filtro avanzado .

Haga clic en Aceptar.

El icono del filtro cambia a para indicar que hay un filtro activo.

Para guardar el filtro para utilizarlo en el futuro, haga clic en , haga clic en Filtro, en Guardar, escriba un nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Creación de un filtro nuevo utilizando Filtro avanzado

Haga clic en una carpeta (como el Buzón, la Papelera o alguna que haya creado).

Los filtros afectan a todas las carpetas. Para ver los resultados del filtro de forma inmediata, haga clic en una carpeta.

o

Haga clic en la lista Citas, Recordatorios o Tareas en la vista del calendario.

El filtro se aplica a todas las listas de la vista del calendario. Por ejemplo, si hace clic en la lista Recordatorios, las listas Citas y Tareas también se verán afectadas por el filtro.

En la esquina superior derecha de la ventana principal o de la vista de calendario, haga doble clic en .

Haga clic en Filtro avanzado.

En la primera lista desplegable, haga clic en el campo que desee filtrar.

Por ejemplo, haga clic en el campo De si desea mostrar los elementos de una persona específica. Para averiguar qué representan los campos, consulte Descripción de los campos de filtro y regla .

Haga clic en la lista desplegable de operadores y, a continuación, haga clic en un operador.

Para averiguar más acerca de los operadores, consulte Uso de operadores de filtros y reglas .

Escriba los criterios del filtro,

o

Si se proporciona, haga clic en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en los criterios existentes.

Si escribe criterios, como el nombre de una persona o un tema, puede incluir caracteres comodín como pueden ser un asterisco (*) o un signo de interrogación (?). En el texto que escriba no distingue mayúsculas de minúsculas. Para averiguar más acerca de caracteres comodín y conmutadores, consulte Uso de caracteres comodín y conmutadores de filtros y reglas .

Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Fin.

o

Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Y u O para limitar el filtro añadiendo más criterios.

Lea el texto del recuadro de diálogo Filtro que comienza con "Incluir entradas donde..." mientras crea el filtro. Esto resume cómo funcionará el filtro.

Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Aceptar.

El icono del filtro cambia a para indicar que hay un filtro activo.

Para guardar el filtro para utilizarlo en el futuro, haga clic en , haga clic en Filtro, en Guardar, escriba un nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Selección de un filtro

En la esquina superior derecha de la vista del Buzón o del Calendario, haga clic en y, a continuación, en el filtro.

Puede seleccionar uno de los filtros predefinidos para filtrar elementos recibidos, elementos enviados, elementos publicados o elementos de borrador.

Si tiene una lista larga de filtros, haga clic en , haga clic en Más y, a continuación, en el filtro.

Para ver la descripción de un filtro antes de seleccionarlo, haga doble clic en , haga clic en Abrir y, a continuación, en el filtro. Haga clic en Aceptar después de hacer clic en el filtro que desee.

Despeje de un filtro

En la esquina superior derecha de la ventana principal o de la vista de calendario, haga clic en y, a continuación, en Despejar filtro.

Cuando haya despejado el filtro, el icono de la esquina superior derecha de la ventana principal vuelve a convertirse en .

Si se guarda el filtro, podrá volver a utilizarlo haciendo clic en Ver y, a continuación, en el filtro.

Supresión de un filtro

En la esquina superior derecha de la ventana principal o del calendario, haga doble clic en .

Haga clic en Abrir.

Seleccione el filtro que desea suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir.

Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Aceptar.

Restringir el filtro

Tal vez desee limitar un filtro avanzado mediante la especificación de criterios adicionales. Cada criterio de filtro se muestra en una fila independiente. Las opciones de la lista desplegable permiten ampliar los criterios del filtro. A continuación, se explican las formas de añadir y suprimir filas para restringir el filtro.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Y

Crea una nueva fila. El filtro mostrará los elementos que coincidan con las condiciones de cada fila unida por Y.

O

Crea una nueva fila. El filtro mostrará los elementos que coincidan con las condiciones de una de las dos fila unidas por O. Los elementos no tienen que coincidir con las condiciones de ambas filas.

Insertar fila

Inserta una nueva fila por debajo de la fila actual y desplaza hacia abajo las demás filas. Insertar fila es útil cuando ya ha creado un filtro pero desea añadir más criterios en medio del filtro.

Suprimir fila

Elimina la fila actual del filtro.

Grupo nuevo

Inicia un nuevo grupo de filas. Después, podrá unir los grupos mediante una Y o una O. Si los dos grupos están unidos mediante una Y, los elementos han de coincidir con todas las condiciones de los dos grupos. Si hay dos grupos unidos por O, los elementos deben coincidir con todas las condiciones de uno de los dos grupos, pero no necesariamente de ambos.

Fin

Designa la última fila de condiciones en el filtro. Si selecciona Fin en una fila que va seguida de otras filas o grupos, las filas y los grupos consecutivos se suprimen.

Uso de caracteres comodín y conmutadores de filtros y reglas

Estos caracteres comodín y estos conmutadores estarán disponibles en los cuadros de diálogo Filtro y Definir condiciones, solamente si ha seleccionado determinados campos en los que es necesario que escriba texto adicional. Sólo están disponibles si selecciona el operador [ ] Contiene.

Conmutadores y caracteres comodín	Correspondencia realizada por el filtro o la regla
Y, &, o un espacio	Todos los elementos que cumplan dos o más condiciones. Por ejemplo, montaña & cabra, montaña Y cabra, y montaña cabra buscan todos elementos que contengan las palabras "montaña" y "cabra".
OR or \|	Todos los elementos que cumplan una de dos o más condiciones. Por ejemplo, montaña cabra y montaña O cabra buscan elementos que contienen las palabras "montaña" o "cabra" o ambas palabras.
NO o !	Todos los elementos que contengan una condición pero no la otra. Por ejemplo, cabra ! montés y cabra NO montés encuentran elementos que contengan la palabra "cabra" pero no la palabra "montés". Los elementos que contengan ambas no se incluirán.
"	Todo el texto que aparezca entre comillas. Por ejemplo, "cabras monteses" encuentra todos los elementos que contengan la frase "cabras monteses". Esto no es aplicable a documentos o referencias de documentos.
?	Corresponde a cualquier carácter. Por ejemplo, jo?n da como resultado todos los elementos que contengan la palabra "john", "joan", "join" etc.
*	Puede sustituir a varios o a ningún carácter. Por ejemplo, montaña* busca todos los elementos que contengan las palabras "montaña", "montañas", "montañaza", etc.
/NOCASE (por defecto)	Elementos que contengan una palabra determinada, independientemente de que esté en mayúscula o en minúscula. Por ejemplo, /NOCASE ZOO dará como resultado "Zoo" y "zoo".
/WILDCARD (por defecto)	Elementos que contengan los términos de búsqueda en los que * y ? se tratan como caracteres comodín. Por ejemplo, /WILDCARD jo?n dará como resultado "john", "joan" y "join".

Uso de operadores de filtros y reglas

La disponibilidad de operadores dependerá del campo que haya seleccionado en la primera lista desplegable.

Operador	Ejemplo	El resultado incluye
= Igual a	Tipo de elemento = Correo	Sólo mensajes de correo.
! No es igual a	Clase de elemento ! Cita	Todos los tipos de elementos excepto citas.
< Less Than	Número aceptado < 4	Elementos aceptados por menos de 4 destinatarios.
<= Less Than or Equal To	Número aceptado <= 4	Elementos en los que aceptaron 4 o menos destinatarios.
> Greater Than	Número leído > 6	Elementos leídos por más de 6 destinatarios.
>= Greater Than or Equal To	Número leído > 6	Elementos leídos por 6 o más destinatarios.
= Igual al campo	Número aceptado = Total de destinatarios	Elementos en los que el número de destinatarios que aceptó es igual al número total de destinatarios.
! No es igual al campo	Número leído ! Número aceptado	Elementos en los que el número de destinatarios que leyó el elemento no es igual al número de destinatarios que aceptó.
< Less Than Field	Número de elementos abiertos < Total de destinatarios	Elementos en los que el número de destinatarios que abrió el elemento es menor que el número total de destinatarios.
<= Less Than or Equal to Field	Número de elementos abiertos <= Total de destinatarios	Elementos en los que el número de destinatarios que abrió el elemento es menor o igual que el número total de destinatarios.
> Greater Than Field	Número de elementos abiertos > Número suprimido	Elementos en los que el número de destinatarios que ha abierto el elemento es mayor que el número de destinatarios que lo ha suprimido.
>= Greater Than or Equal to Field	Número de elementos abiertos >= Número suprimido	Elementos en los que el número de destinatarios que ha abierto el elemento es mayor o igual que el número de destinatarios que lo ha suprimido.
[ ] Incluye	Estado del elemento [] terminado	Elementos que han finalizado.
! No incluye	¡Estado del elemento! Aceptado	Elementos que no se han aceptado.
[ ] Contiene	De [ ] Bill	Elementos en los que el campo De contiene "Bill", como en los elementos Bill Jones, Bill Smith, etc. Contiene no admite caracteres comodín.
[x] no contiene	De [x] Bill	Elementos en los que el campo De no contiene "Bill", como en los elementos Bill Jones, Bill Smith, etc. No contiene no admite caracteres extendidos.
\|-> Begins With	A \|-> cli	Elementos en los que el campo A comienza por "cli" como "Client Group" o "Clive Winters".
= Coincide	Tema = informes de clientes	Elementos en los que la línea de Tema contiene "Informes de clientes".
= En	Creado = Hoy	Elementos enviados hoy.
>= On or After	Creado >= Ayer	Elementos enviados ayer o más tarde.
> After	Creado > Ayer	Elementos enviados más tarde pero que no incluyen ayer.
< Before	Fecha de caducidad/fin < Mañana	Tareas cuya fecha de caducidad es anterior a mañana.
<= On or Before	Fecha de caducidad/fin <= Mañana	Tareas cuya fecha de caducidad es mañana o antes de mañana.
-> Dentro de	Fecha de caducidad/fin -> 3 días	Tareas cuya fecha de caducidad incluye el día actual y los tres días siguientes.
<- Previous	Fecha de caducidad/fin <-3 días	Tareas que vencían entre hoy y los tres días anteriores, inclusive.
= En la fecha	Creado = 29.05.03	Elementos creados el 29 de mayo de 2003.
> After Date	Creado > 5/29/03	Elementos creados después del 29de mayo de 2003.
>= On or After Date	Creado >= 5/29/03	Elementos creados el o después del 29 de mayo de 2003.
< Before Date	Creado < 5/29/03	Elementos creados antes del 29 de mayo de 2003.
<= On or Before Date	Creado <= 5/29/03	Elementos creados el o antes del 29 de mayo de 2003.

Descripción de los campos de filtro y regla

En la tabla siguiente se explican los numerosos campos disponibles a la hora de crear un filtro o una regla. También puede haber disponibles otros campos definidos por el usuario.

Para obtener información acerca de los campos disponibles cuando filtra la carpeta Contactos, consulte Campos de contactos .

Nombre del campo	Hace referencia a:	Entrada de criterios para el campo
Cuenta	La cuenta utilizada para enviar o la cuenta desde la que se ha recibido el elemento.	Especifique GroupWise, POP3, IMAP o NNTP.
Fecha asignada	La fecha de inicio de una tarea.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya la tarea o una fecha exacta.
Lista de adjuntos	Tipos de adjuntos, como archivos, sonidos, películas u objetos OLE.	Seleccione un adjunto de la lista desplegable.
Adjuntos	Adjuntos que contengan texto o frases determinadas que especifique.	Especifique el texto del archivo adjunto.
Autor	El nombre de la persona que creó un documento.	Especifique el nombre del autor del documento.
Empresa del abonado	Texto que aparece en el recuadro Empresa del abonado de un mensaje telefónico.	Especifique el nombre de una empresa.
Nombre del abonado	Texto que aparece en el recuadro Abonado de un mensaje telefónico.	Especifique el nombre del abonado.
N° de teléfono del abonado	Número de teléfono que aparece el recuadro Teléfono de un mensaje telefónico.	Especifique un número de teléfono.
Categoría	La categoría asignada a un elemento.	Especifique una categoría existente.
Tipo de copia	Tipo de mensaje que recibe un usuario (A, CC o CO).	Seleccione A, CC o CO en la lista desplegable.
Creado	La fecha en la que envió el elemento o lo publicó en el calendario.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya el elemento o una fecha exacta.
Fecha de apertura	Fecha en que un documento se abrió por última vez.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya el documento o una fecha exacta.
Entregado	La fecha y hora en que el elemento apareció en los buzones de los destinatarios.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya el elemento o una fecha exacta.
Fecha de creación del documento	La fecha de creación del documento.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya el elemento o una fecha exacta.
Creador del documento	El nombre de la persona que creó el documento.	Especifique el nombre del creador del documento.
Número de documento	El número de un documento.	Especifique un número entero.
Tipo de documento	El tipo de un documento de la biblioteca, como un formulario, un informe de gastos o un memorando.	Especifique un tipo de documento.
Fecha de caducidad/fin	La fecha de caducidad de la tarea, o la fecha y hora finales de una cita.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya la tarea o la cita, o una fecha exacta.
Extensión del archivo	La extensión del nombre del archivo de un documento de una biblioteca.	Especifique la extensión del nombre de archivo (por ejemplo, .exe).
De	El nombre de una persona en el recuadro De de un elemento.	Especifique el nombre en el recuadro De.
Origen del elemento	Si el elemento se recibió, se envió, se publicó o era un borrador.	Elija el origen del elemento en la lista desplegable.
Estado del elemento	Si un elemento se aceptó, se terminó, se abrió, se leyó, está marcado como confidencial o el tema está oculto.	Elija el estado del elemento en la lista desplegable.
Clase de elemento	Tipos de elementos, como mensajes de correo, citas, etc.	Elija la clase del elemento en la lista desplegable.
Biblioteca	La biblioteca en la que se almacenan los documentos.	Elija la biblioteca en la lista desplegable.
Mensaje	Texto que aparece en el recuadro Mensaje de un elemento.	Escriba una parte o la totalidad del texto del recuadro Mensaje.
Mi tema	Texto que aparece en el campo Mi tema de la ficha Personalizar.	Especifique una parte o la totalidad del texto de Mi tema.
Número aceptado	El número de destinatarios que han aceptado un elemento que usted envió.	En función del operador, puede especificar un número entero o elegir una variable en la lista desplegable.
Número terminado	El número de destinatarios que han terminado un elemento que usted envió.	En función del operador, puede especificar un número entero o elegir una variable en la lista desplegable.
Número suprimido	El número de destinatarios que han suprimido un elemento que usted envió.	En función del operador, puede especificar un número entero o elegir una variable en la lista desplegable.
Nº de elementos abiertos	El número de destinatarios que han abierto un elemento que usted envió.	En función del operador, puede especificar un número entero o elegir una variable en la lista desplegable.
Número con respuesta	El número de destinatarios que han respondido a un elemento que usted envió.	En función del operador, puede especificar un número entero o elegir una variable en la lista desplegable.
Abierto por	El nombre de la última persona que abrió esta versión de un documento.	Especifique un nombre.
Lugar	Texto que aparece en el recuadro Lugar de una cita.	Escriba el texto en el recuadro Lugar.
Publicado por	Nombre que aparece en el recuadro De de un elemento publicado.	Especifique el nombre en el recuadro De.
Prioridad	La prioridad de un elemento: alta, estándar o baja.	Elija la prioridad en la lista desplegable.
Opciones de envío	Elementos con la opción de envío en la que se solicita respuesta.	Elija la opción en la lista desplegable.
Tamaño	El tamaño de un elemento, incluidos sus adjuntos.	Especifique un número entero.
Iniciado	La fecha de inicio de una tarea. Cuando una tarea se traslada al día siguiente, la fecha de inicio se convierte en la nueva fecha.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya la tarea o una fecha exacta.
Subclase	Otros elementos como formularios, mensajes personalizados y programas C3PO.
Tema	Texto que aparece en el recuadro Tema de un elemento.	Especifique una parte o la totalidad del texto del recuadro Tema.
Categoría de tarea	La prioridad alfabética de una tarea (A, B, C, etc.).	Especifique una letra.
Prioridad de tarea	Prioridad numérica de una tarea (1, 2, 3, etc.).	Especifique un número entero.
Estado de hilo	El "estado" asignado a un elemento de un hilo de mensajes.	Especifique Lectura, Observar o Ignorar.
A	Nombre de la persona que aparece en el recuadro A de un elemento.	Especifique un nombre en el recuadro A.
Total de destinatarios	El número total de destinatarios de un elemento.	En función del operador, puede especificar un número entero o elegir una variable en la lista desplegable.
Fecha de creación de la versión	La fecha en que se creó una versión específica de un documento.	En función del operador, se puede definir un período de tiempo en que se incluya el documento o una fecha exacta.
Creador de la versión	El nombre de la persona que creó esta versión del documento.	Especifique el nombre del creador del documento.
Descripción de la versión	La descripción de la versión del documento.	Especifique una descripción para la versión del documento.
Número de versión	El número de versión del documento.	Elija la versión en la lista desplegable o haga clic en Seleccione versión y especifique el número de la versión.
Estado de versión	El estado actual de un documento.	Elija un estado en la lista desplegable.
Nombre de la vista	El nombre de la vista en la que está creando o leyendo el elemento. Los nombres de las vistas se corresponden con los nombres que aparecen al hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a los botones de vista del elemento de la barra de herramientas.	Especifique un nombre de vista.

Campos de contactos

Si filtra en la carpeta Contactos, es posible hacerlo por la información contenida en un registro de contacto, por ejemplo, departamento, segundo nombre, cargo y así sucesivamente. También puede filtrar por oficina postal, dominio o dominio de Internet del contacto. Si su carpeta de Contactos muestra contactos de la guía de direcciones Contactos frecuentes, puede filtrar por Última referencia (la última fecha en la que recibió un elemento de este contacto) y Recuento de referencias (el número total de veces que haya recibido elementos de este contacto).