3.8 Gestión de elementos recibidos

GroupWise almacena todos los mensajes de correo, las citas, y el resto de elementos que reciba en su buzón.

Figure 3-2 Vista Buzón

Desde el Buzón puede leer los elementos, contestar a ellos y remitir los que haya recibido. Puede organizar los elementos asignándoles categorías o creando una lista de verificación. Puede delegar tareas y citas en otros usuarios. Puede gestionar el correo electrónico de Internet que no desee mediante Gestión de correo basura. Incluso puede convertir un elemento, por ejemplo un mensaje de correo, en otro tipo de elemento, por ejemplo una cita.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

3.8.1 Lectura de los elementos recibidos

Puede leer los elementos que reciba en el buzón o en el calendario. El Buzón muestra una lista de todos los elementos recibidos de otros usuarios. Las citas, tareas y recordatorios publicados aparecen en el calendario, no en el buzón.

En el buzón puede abrir y leer todos los tipos de mensajes nuevos. Sin embargo, tal vez desee leer las tareas y los recordatorios en el Calendario para poder ver los mensajes nuevos mientras consulta su programación en el horario.

Los mensajes telefónicos y de correo permanecerán en el buzón hasta que los suprima. Las citas, los recordatorios y las tareas permanecen en el buzón hasta que los acepte, los rechace o los suprima. Cuando acepta una cita, un recordatorio o una tarea, el elemento se traslada al calendario.

Todos los elementos del Buzón se marcan con un icono. Los iconos cambian según se haya abierto o no el elemento. Consulte Iconos que aparecen junto a los elementos en el Buzón, la carpeta Elementos enviados y el Calendario para obtener más información.

Además, todos los elementos del Buzón que no se hayan abierto aparecerán en negrita para ayudarle a identificar los documentos que no ha leído. Esto es especialmente útil en los hilos de discusión comprimidos porque evita la tarea de tener que expandirlos para comprobar si hay nuevos elementos publicados.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Lectura de elementos en el Buzón

  1. Haga doble clic en el elemento que desea leer.

Lectura de elementos HTML

Para obtener información acerca de la lectura de elementos creados en HTML, consulte Visualización y redacción de elementos en HTML.

Lectura de elementos en el Visor rápido

Utilice el Visor rápido para explorar el contenido de los elementos. El Visor rápido ahorra tiempo porque no es necesario abrir cada elemento; basta con hacer clic en un elemento o pulsar la flecha hacia abajo para leer los elementos. Si hace clic en una referencia de un documento, éste aparecerá en el Visor rápido. Puede mostrar el archivo adjunto a un elemento haciendo clic en el archivo adjunto en la lista desplegable de la barra de herramientas del Visor rápido. No obstante, los archivos adjuntos OLE no se muestran en el Visor rápido.

Al leer un elemento en el Visor rápido, el icono cambia para indicar que se ha abierto. Por ejemplo, el sobre cerrado que representa un mensaje de correo se convierte en un sobre abierto.

Puede especificar que algunas carpetas muestren el Visor rápido cada vez que las abra, mientras que otras no lo muestren nunca.

  1. Haga clic en Icono del Visor rápido en la barra de navegación.

    Vista Visor rápido

  2. Ajuste el tamaño del Visor rápido arrastrando una esquina de la ventana o la línea divisoria horizontal hacia arriba o hacia abajo.

    Si ajusta el tamaño del Visor rápido y luego lo cierra, tendrá el mismo tamaño cuando vuelva a abrirlo. Ajuste el tamaño arrastrando una esquina de la ventana, no haga clic en el botón para maximizar.

  3. En el buzón, haga clic en cada uno de los elementos que desea leer.

    Para ver un archivo adjunto, haga clic en la lista desplegable del encabezado del Visor rápido y, a continuación, haga clic en el adjunto. No puede abrir archivos adjuntos OLE en el Visor rápido.

    Haga clic con el botón derecho del ratón en la ventana del Visor rápido para elegir otras opciones.

  4. Para cambiar la manera en la que aparece la información en el encabezado, haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado y elija Opciones. Para obtener más información, consulte la Section 14.6, Personalización de encabezados.

  5. Para cerrar el Visor rápido, haga clic en Icono del Visor rápido en la barra de herramientas.

Marcado de un elemento como no leído

Si abre un elemento para leerlo y decide hacerlo más tarde, puede marcarlo como no leído. Al hacerlo, el elemento aparece en negrita y el icono cambia a no abierto para que indicarle que está pendiente.

  1. En el Buzón, haga clic en el elemento en la Lista de elementos.

  2. Haga clic en Acciones > Leer más tarde.

Al marcar un elemento abierto como no leído no varía el estado de ese elemento en Propiedades. Por ejemplo, si abre un elemento y luego lo marca como no leído, el remitente seguirá viendo el estado del elemento como abierto en la ventana Propiedades.

3.8.2 Cambio de la fuente de los elementos que reciba

Esta información se aplica en el caso de lectura de un elemento en una vista de elemento o en el Visor rápido.

Este cambio de fuente sólo se aplicará mientras lea el elemento. Si cierra y vuelve a abrir el elemento, la fuente vuelve a ser la establecida por defecto en el sistema Windows o la que haya utilizado el remitente para crear el elemento. La fuente por defecto del sistema Windows se aplica a todos los programas de su escritorio. Para cambiar la fuente por defecto del sistema Windows, abra el Panel de control y cambie las Propiedades de pantalla.

No puede cambiar la fuente en el Visor rápido si el elemento se creó en la vista HTML.

  1. Seleccione el texto que desee cambiar.

  2. Haga clic en Editar > Fuente.

    O

    Haga clic con el botón derecho en la ventana, haga clic en Fuente > Fuente.

    Recuadro de diálogo Fuente

  3. Haga clic en una fuente y en un estilo de fuente.

  4. Haga clic en un tamaño.

  5. Haga clic en otras opciones que desee cambiar y, a continuación, en Aceptar.

Para cambiar el estilo y el tamaño de la fuente de la vista de lectura por defecto, haga clic en Herramientas > Opciones y, después, haga doble clic en Entorno. Haga clic en la pestaña Vistas y, después, seleccione Sólo texto como vista de lectura por defecto. Seleccione un estilo y un tamaño de fuente. Indique si desea forzar el estilo y el tamaño de fuente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.8.3 Respuesta a los elementos recibidos

Utilice Responder para responder a un elemento. Puede responder a quienes hayan recibido el elemento original o sólo al remitente, sin necesidad de crear un nuevo mensaje y asignarle dirección. También puede incluir en su respuesta una copia del mensaje original. Su respuesta incluirá Re: delante del texto original del tema. Puede modificar el texto del tema si lo desea.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Respuesta a un elemento

  1. Abra el elemento al que desea responder.

  2. Haga clic en Responder en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Responder

  3. Haga clic en Responder al remitente.

    O

    Haga clic en Responder a todos.

    Para incluir el texto del mensaje en la respuesta, asegúrese de activar Incluir el mensaje recibido del remitente.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si el elemento original incluía destinatarios CO o CC y seleccionó responder a todos, la respuesta se enviará a los destinatarios CC, pero no a los destinatarios CO.

Respuesta a un elemento de una carpeta compartida

  1. Abra o seleccione un elemento en la carpeta compartida.

  2. Haga clic en Responder en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Responder

  3. Haga clic en una opción de respuesta.

    Puede responder al tema de discusión original en lugar de al elemento que está leyendo. También puede responder a cualquier elemento que esté leyendo, ya sea el tema de discusión original o la respuesta de otra persona. En ambos casos, estas respuestas se publican en la carpeta compartida y no se envían a los individuos.

    Si responde en privado a la persona que escribió el elemento, su respuesta no se publicará en la carpeta compartida.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Escriba la respuesta y, a continuación, haga clic en Publicar en la barra de herramientas.

3.8.4 Remisión de elementos a otros usuarios

Utilice Remitir para enviar a otros usuarios elementos recibidos y referencias de documentos. Cuando remite un elemento, éste se envía como adjunto a un mensaje de correo. El mensaje de correo incluye su nombre y los comentarios adicionales que haya realizado.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Remisión de un elemento

  1. Abra el elemento que desea remitir.

  2. Haga clic en Acciones > Remitir.

    O

    Haga clic en Acciones > Remitir como adjunto.

  3. Añada los nombres de los usuarios a los que desea remitir el elemento.

  4. Escriba un mensaje (opcional).

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si no puede aceptar una cita, una tarea o un recordatorio, puede delegar el elemento en vez de remitirlo. Al delegar se asigna el estado Delegado en la ventana Propiedades del elemento para que el remitente sepa que se ha transferido la responsabilidad del elemento a otra persona.

Remisión de varios elementos

  1. Pulse Ctrl y haga clic en los elementos del Buzón que desee remitir.

  2. Haga clic en Acciones > Remitir como adjunto.

  3. Añada los nombres de los usuarios a los que desea remitir el elemento.

  4. Escriba un mensaje (opcional).

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si no puede aceptar una cita, una tarea o un recordatorio, puede delegar el elemento en vez de remitirlo. Al delegar se coloca el estado Delegado en la ventana Propiedades del elemento, para que éste sepa que se ha transferido la responsabilidad del elemento a otra persona.

3.8.5 Impresión de elementos

Cuando se imprime un elemento, los datos de De, A, Fecha, Tema, CC y de adjunto se muestran en la parte superior de la página.

  1. En el Visor rápido o en un elemento abierto, haga clic en el mensaje con el botón derecho del ratón y después haga clic en Imprimir.

  2. En el campo Nombre, seleccione la impresora que se deba utilizar.

  3. En el campo Elementos a imprimir, seleccione los elementos adecuados y después haga clic en Imprimir.

Para mostrar un encabezado en la página al imprimir un elemento:

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento de texto y después haga clic en Opciones de imprimir (Vista previa).

  2. En el campo Tarea, añada %f para que se muestre el nombre de archivo y %p para que se muestre la vía.

  3. Haga clic en Aceptar.

3.8.6 Uso de categorías para organizar elementos

Las categorías permiten organizar los elementos. Se pueden asignar categorías a cualquier elemento, incluidos los contactos. Puede crear y añadir categorías y dar a cada una un color identificativo. Los colores aparecen en la Lista de elementos y en el Calendario.

Figure 3-3 Buzón con elementos con categorías

Figure 3-4 Calendario con elementos con categorías

Puede asignar varias categorías a un elemento y especificar cuál de ellas es la principal. El color de la categoría principal se utilizará para identificar el elemento.

Cuando se responde a un elemento al que se ha asignado una categoría, la misma categoría se asignará al mensaje de respuesta.

Hay cuatro categorías por defecto (Seguimiento, Prioridad baja, Personal y Urgente) disponibles para asignarlas inmediatamente a los elementos. Puede modificarlas y suprimirlas si lo desea, así como continuar para crear nuevas categorías.

Puede filtrar por categorías utilizando el menú Mostrar situado junto al icono de Filtro. Puede añadir un encabezado de columna con la categoría y clasificar la Lista de elementos por categorías.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Asignación de una categoría a un elemento

Para asignar rápidamente una categoría a un elemento:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el Buzón o en el Calendario y, a continuación, haga clic en la categoría.

    Desde este menú contextual, puede acceder a las 10 categorías utilizadas más recientemente. Si aún no ha usado ninguna categoría, éstas aparecerán en orden alfabético.

    Menú Categorías

Para asignar varias categorías a un elemento, asignar una categoría a un nuevo elemento que esté creando o asignar una categoría que no aparece en el menú contextual:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en un elemento del Buzón o del Calendario, haga clic en Categorías y, por último, haga clic en Más.

    O

    Abra un elemento del Buzón o del Calendario, haga clic en la pestaña Personalizar y, a continuación, haga clic en Editar categorías.

    O

    Abra el elemento nuevo que desee crear, haga clic en la pestaña Opciones de envío y, a continuación, haga clic en Editar categorías.

  2. Active la casilla de verificación de la categoría que desea asignar.

    O

    Escriba un nuevo nombre para la categoría en el recuadro de texto situado junto a Añadir y, a continuación, haga clic en Añadir.

    Si asigna una de las categorías por defecto (Seguimiento, Prioridad baja, Personal y Urgente) a un elemento que vaya a enviar, el elemento llega al buzón del destinatario con esa categoría asignada. Si asigna una categoría que haya creado a un elemento que vaya a enviar, el elemento llega al buzón del destinatario sin ninguna categoría asignada.

  3. Para cambiar el color de una categoría existente o asignar un color a una categoría nueva, seleccione el nombre de la categoría, haga clic en Editar color, haga clic en un color y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Para asignar más categorías a este elemento, active las casillas de verificación de dichas categorías.

    Cuando se asignan varias categorías a un elemento, el color de la categoría principal es el color que aparecerá en la Lista de elementos. Cuando se clasifica la Lista de elementos por categorías, los elementos se clasifican por su categoría principal. Por defecto, la primera categoría que se asigna es la categoría principal. O bien, para definir la categoría principal de un elemento, seleccione una categoría y, a continuación, haga clic en Primario.

  5. Haga clic en Aceptar.

Adición de una categoría

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en un elemento, haga clic en Categorías y, a continuación, haga clic en Más.

    Recuadro de diálogo Categorías

  2. Escriba el nombre de la categoría en el campo situado en la parte inferior del cuadro de diálogo Categorías.

  3. Haga clic en Añadir.

    El botón Añadir se activa cuando se empieza a escribir un nombre para la categoría.

  4. Para asignar un color a una categoría, seleccione el nombre de la categoría en la lista, haga clic en Editar color, haga clic en un color y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Para asignar esta categoría al elemento seleccionado, marque la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de la categoría y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Supresión de una categoría

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en un elemento del Buzón o del Calendario, haga clic en Categorías y, por último, haga clic en Más.

  2. Seleccione el nombre de la categoría y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  3. Haga clic en Sí y, a continuación, en Aceptar.

La categoría se elimina de la lista y de todos los elementos a los que estaba asignada.

Cambio de nombre de una categoría

  1. Seleccione el nombre de la categoría y, a continuación, haga clic en Renombrar.

  2. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El nombre de la categoría se cambia en la lista y en todos los elementos a los que estaba asignada.

Visualización de todos los elementos de una categoría determinada

  1. En la esquina superior derecha de la vista del Buzón o del Calendario, haga clic en el icono Filtro, después en Categorías y, a continuación, en el nombre de la categoría.

    Desde el menú Mostrar, puede acceder a las 10 categorías utilizadas más recientemente. Si aún no ha usado ninguna categoría, éstas aparecerán en orden alfabético.

    Aparecerán todos los elementos a los que se ha asignado esta categoría.

    Para borrar la selección, haga clic en el icono Filtro y, a continuación, en Despejar filtro.

Figure 3-5 Ventana principal con el menú de filtro Categorías

3.8.7 Cambio del tema de un elemento que ha recibido

  1. Abra un elemento del buzón o del calendario.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizar.

  3. Escriba un tema nuevo en el campo Mi tema.

Figure 3-6 Vista de correo con la pestaña Personalizar

Este tema personalizado aparecerá en el Buzón y en el Calendario, así como en el Buzón y en el Calendario de cualquiera que actúe como su apoderado. Si cambia el tema de un elemento de una carpeta compartida, otros usuarios de la misma verán el tema original.

Para ver el tema original, abra el elemento y busque en el campo Tema del encabezado del elemento.

Cuando se crea un filtro básico o se realiza una búsqueda de una palabra determinada en el campo Tema, los resultados del filtro o de la búsqueda muestran los elementos cuyo tema original o personalizado contiene esa palabra. Cuando se crea un filtro o una búsqueda avanzados, utilice el campo Tema para buscar el tema original y el campo Mi tema para buscar el tema personalizado.

Cuando se crea una regla para buscar una palabra determinada en el campo Tema, la regla sólo buscará en el tema original.

3.8.8 Creación de una lista de verificación

Utilice la carpeta Lista de verificación para crear una lista de tareas. Puede mover cualquier elemento (mensajes de correo electrónico, mensajes telefónicos, recordatorios, tareas o citas) a esta carpeta y colocarlos en el orden que desee. Todos los elementos tienen una marca de verificación que se puede eliminar a medida que se van finalizando.

Una vez que mueva un elemento a la carpeta Lista de verificación, podrá abrirlo, hacer clic en la pestaña Lista de verificación y asignarle una fecha de caducidad. También puede marcarlo como Completado y definir su posición en la lista desde la pestaña Lista de verificación.

También puede hacer que otras carpetas funcionen de la misma forma que la carpeta Lista de verificación.

La carpeta Lista de verificación es una carpeta del sistema. Esta carpeta reemplaza a la carpeta Lista de tareas. Para ver una comparación entre la carpeta Lista de verificación y la carpeta Lista de tareas, consulte el apartado correspondiente a la carpeta Lista de verificación de Lista de carpetas.

IMPORTANT:Si usted o el administrador del sistema ha configurado el respaldo automático de elementos en el Buzón, los elementos de la lista de verificación también se respaldarán basándose en la fecha original en la que recibió el elemento, no en la fecha de caducidad que le asigna.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Creación de una lista de verificación principal en la carpeta Lista de verificación

  1. Arrastre elementos hasta la carpeta Lista de verificación de la lista de carpetas completa Icono de la carpeta Lista de verificación.

    Para acceder a la lista de carpetas completa, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Lista de carpetas completa.

    En la carpeta Lista de verificación, los elementos aparecen con una casilla de verificación a la izquierda. Cuando se completa un elemento de la lista de verificación, puede marcarlo como completado activando la casilla de verificación correspondiente.

    Puede mover elementos a la carpeta Lista de verificación desde una carpeta compartida sólo si es el propietario de ésta última.

    Buzón con la carpeta Lista de verificación

  2. Para organizar los elementos en el orden deseado, arrástrelos hasta la posición de su elección.

  3. Para asignar una fecha de caducidad y una posición numérica (orden) a un elemento dentro de la Lista de verificación, abra el elemento y añada la información correspondiente en la pestaña Lista de verificación.

    Pestaña Lista de verificación

También puede crear un área de lista de verificación en otra carpeta y arrastrar elementos a dicha área. Una vez que los elementos están en el área de lista de verificación de cualquier carpeta, aparecen también en la carpeta Lista de verificación principal, aunque se encuentren aún en la carpeta original.

Creación de un nuevo elemento en la carpeta Lista de verificación

  1. Haga clic en la carpeta Lista de verificación.

  2. Si no hay ningún elemento en la carpeta Lista de verificación, haga clic en la flecha abajo del icono Icono Correo nuevo y después haga clic en Mensaje publicado.

    Escriba un tema y un mensaje y, a continuación, haga clic en Publicar en la barra de herramientas.

    Diríjase al paso 6.

    O

    Si ya hay elementos en la carpeta Lista de verificación, siga los pasos 3-5 que aparecen a continuación.

  3. Haga clic en la ubicación de la lista de verificación en la que desea añadir un elemento nuevo. Por ejemplo, si desea que el elemento aparezca en el primer lugar de la lista de verificación, haga clic en el primer elemento.

  4. Comience a escribir el texto del tema.

  5. Cuando haya terminado de escribir el texto del tema, pulse Intro.

    El elemento que ha creado aparece como un elemento de correo publicado en la ubicación elegida, y el elemento que se encontraba anteriormente en dicha ubicación se mueve una posición hacia abajo en la lista de verificación.

  6. Para añadir información adicional a este elemento, ábralo y escriba el texto que desee en la pestaña Correo.

  7. Para asignar una fecha de caducidad a un elemento, ábralo, haga clic en la pestaña Lista de verificación, haga clic en Vence el y, a continuación, haga clic en una fecha.

Traslado de un elemento a la carpeta Lista de verificación

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en los elementos seleccionados y, a continuación, haga clic en Mover a la carpeta de lista de verificación.

También puede abrir un elemento y hacer clic en Acciones > Mover a la carpeta de lista de verificación.

El elemento se mueve de esta carpeta a la carpeta Lista de verificación, donde puede colocar los elementos en el orden que desee, asignarles fechas de caducidad, marcarlos como completados, etc.

Sólo puede mover elementos a la carpeta Lista de verificación desde una carpeta compartida si es el propietario de ésta última.

Para devolver un elemento a su carpeta original, arrastre el elemento de la carpeta Lista de verificación a la carpeta original.

Marcar un elemento para que aparezca en la carpeta Lista de verificación

Utilice esta acción para visualizar un elemento en la carpeta Lista de verificación sin mover el elemento a dicha carpeta.

  1. Haga clic en un elemento o seleccione varios elementos.

  2. Haga clic en Acciones > Mostrar en la lista de verificación.

Los elementos permanecerán en la carpeta original, pero también aparecerán en la carpeta Lista de verificación, donde puede colocarlos en el orden que desee, asignarles fechas de vencimiento, marcarlos como completados, etc.

También puede abrir estos elementos en sus carpetas originales para marcarlos como completados.

Sólo puede marcar elementos para que aparezcan en la carpeta Lista de verificación desde una carpeta compartida si es el propietario de ésta última.

Creación de una lista de verificación en una carpeta distinta a la carpeta Lista de verificación

  1. Haga clic en una carpeta.

  2. Haga clic en Ver > Ajustes de visualización > Como lista de verificación.

    Aparecerá, en la parte superior de la lista de elementos de esta carpeta, “Arrastre elementos aquí para añadirlos a la lista de verificación“.

  3. Seleccione uno o varios elementos y arrástrelos a esta área de la lista de elementos de esta carpeta.

    Los elementos aparecen ahora con una casilla de verificación a la izquierda.

    Carpeta Buzón con elementos de la lista de verificación

  4. Para organizar los elementos en el orden deseado, arrástrelos hasta el lugar de su elección.

  5. Para mostrar sólo los elementos que forman parte de la lista de verificación de esta carpeta, haga clic en un elemento de la carpeta y después haga clic en Acciones > Acciones de lista de verificación > Ocultar elementos no en la lista de verificación.

    Vuelva a realizar este paso para mostrar todos los elementos de la carpeta.

Cualquier elemento que añada al área de lista de verificación de una carpeta aparecerá también como parte de la lista de verificación principal de la carpeta Lista de verificación.

Si hace clic en otra carpeta y, a continuación, vuelve a hacer clic en esta carpeta, el ajuste de visualización por defecto se muestra en la lista desplegable Visualizar, que no forma parte de la Lista de verificación a menos que lo haya cambiado. Puede seleccionarlo de nuevo en la lista desplegable Visualizar, o puede cambiar los ajustes de visualización por defecto. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta, haga clic en Propiedades, haga clic en la pestaña Visualizar, seleccione Lista de verificación en la lista desplegable Nombre del ajuste y, por último, haga clic en Aceptar.

Si realiza una clasificación en esta carpeta, sólo se clasificarán los elementos que no sean de lista de verificación.

Asignación de una fecha de caducidad a un elemento de la carpeta Lista de verificación

  1. Abra un elemento de la carpeta Lista de verificación.

  2. Haga clic en la pestaña Lista de verificación.

  3. Seleccione Vence el y, a continuación, haga clic en una fecha.

    Figure 3-7 Pestaña Lista de verificación con el Calendario Vence el

Asignación o anulación de la marca de Completado en un elemento de la lista de verificación

  1. Haga clic en la casilla situada junto al elemento de la lista de verificación.

3.8.9 Delegación de elementos

Utilice la opción Delegar para reasignar a alguien un elemento programado. El remitente puede determinar a quién se ha delegado el elemento mediante sus propiedades.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Delegación de una cita, tarea o recordatorio desde la ventana principal

  1. En la lista de elementos, haga clic en una tarea, un recordatorio o una cita.

  2. Haga clic en Acciones > Delegar.

  3. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro.

    O

    Para seleccionar un nombre de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en el usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Escriba sus comentarios para el destinatario.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  6. Haga clic en Sí si desea mantener el elemento en su Calendario

    O

    Haga clic en No si desea que el elemento se borre de su Calendario.

Delegación de una cita, tarea o recordatorio desde la vista del Calendario

  1. En una vista del Calendario, haga clic con el botón derecho del ratón en una tarea, recordatorio o cita y, a continuación, haga clic en Delegar.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro.

    O

    Para seleccionar un nombre de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en el usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba sus comentarios para el destinatario.

  4. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  5. Haga clic en Sí si desea mantener el elemento en su Calendario

    O

    Haga clic en No si desea que el elemento se borre de su Calendario.

3.8.10 Gestión de correo no deseado

Utilice Gestión de correo basura para decidir qué hacer con el correo electrónico de Internet no deseado que se envía a la dirección de correo electrónico de GroupWise. El correo electrónico de Internet comprende todo el correo electrónico que incluye la dirección del remitente con el formato nombre@dominio.com, nombre@dominio.org, etc.

Esto es un ejemplo de un mensaje de correo electrónico de Internet:

Figure 3-8 Correo electrónico procedente de Internet

Gestión de correo basura no se aplica al correo electrónico interno. El correo interno es aquel donde el remitente forma parte de su sistema de GroupWise y el campo De sólo muestra el nombre del remitente, no una dirección de Internet como se explica anteriormente. Si desea bloquear o clasificar como correo basura el correo electrónico interno, puede utilizar reglas. (Para obtener más información, consulte la Section 7.8, Cómo crear reglas.)

Éste es un ejemplo de un mensaje de correo electrónico interno:

Figure 3-9 Correo electrónico procedente de un usuario de GroupWise

Tiene tres opciones para bloquear o tratar como basura correo electrónico de Internet:

  • Puede añadir direcciones de correo electrónico individuales o dominios de Internet completos a la Lista de bloqueo. Los elementos procedentes de estas direcciones o dominios de Internet están bloqueados y nunca llegarán al buzón.

    Un dominio de Internet es la parte de la dirección de correo electrónico que aparece detrás de @. Por ejemplo, en la dirección Henry@mymail.com, el dominio de Internet es mymail.com.

  • Puede añadir direcciones de correo electrónico individuales o dominios de Internet completos a la Lista de correo basura. Los elementos de estas direcciones o dominios de Internet se entregan en la carpeta Correo basura del buzón. Puede especificar que se supriman automáticamente los elementos de esta carpeta después de <n> días.

    Figure 3-10 Lista de carpetas completa con la carpeta Correo basura

  • Puede especificar que se envíe a la carpeta Correo basura cualquier elemento de correo electrónico de los usuarios que no se encuentran en las guías de direcciones personales, incluida la guía de direcciones Contactos frecuentes y cualquier guía de direcciones personales que haya creado. Esto se denomina a veces “listas blancas”.

Para obtener más información acerca de la carpeta Correo basura, consulte Carpeta Correo basura en Lista de carpetas.

Además de la Lista de bloqueo y la Lista de correo basura, hay una Lista de confianza. Utilice esta lista para añadir direcciones de correo electrónico o dominios de Internet que no desea que se bloqueen o traten como correo basura, sin importar lo que se ha especificado en las otras dos listas. Por ejemplo, supongamos que zempresa.com está incluido en la Lista de bloqueo, pero tiene una amigo cuya dirección es miamigo@zempresa.com. En ese caso, puede añadir la dirección de correo electrónico de ese amigo a la Lista de confianza.

Si especifica las opciones de Gestión de correo basura en el modo Remoto o Almacenamiento en el caché, asegúrese de que ha sincronizado con el buzón en línea para ver las mismas opciones cuando se conecte a GroupWise en otro equipo.

No obstante, el correo electrónico recibido de los contactos frecuentes incluidos en la guía de direcciones y en la guía de direcciones corporativa no se bloqueará.

El administrador del sistema puede desactivar la gestión de correo basura para que no esté disponible.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Bloqueo o tratamiento como basura del correo electrónico de un usuario

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento con una dirección de Internet y, a continuación, haga clic en Correo basura.

  2. Haga clic en Remitente de correo basura.

    O

    Haga clic en Bloquear remitente.

    Menú con opciones de Correo basura

  3. Seleccione Correo basura procedente de esta dirección o Correo bloqueado procedente de esta dirección.

    Si selecciona Correo basura, la dirección se añadirá a la Lista de correo basura. Todos los elementos futuros que procedan de esta dirección de correo electrónico se entregarán en la carpeta Correo basura Icono de la carpeta Correo basura.

    Puede especificar que se supriman automáticamente los elementos de esta carpeta después de <n> días. Esta carpeta no se creará en la lista de carpetas a menos que se habilite la opción Correo basura o que se añada una dirección o dominio de Internet a la Lista de correo basura (lo que habilita la opción Lista de correo basura).

    Si selecciona Correo bloqueado, la dirección se añadirá a la Lista de bloqueo. En lo sucesivo, no se entregarán en el buzón los elementos de correo electrónico procedentes de esta dirección.

    La Lista de correo basura y la Lista de bloqueo pueden incluir cada una hasta 1.000 entradas. Si se añaden más de 1.000 entradas, se descartan las entradas menos usadas.

  4. Si no se ha habilitado la Lista de correo basura o la Lista de bloqueo, seleccione Habilitar Lista de correo basura o Habilitar Lista de bloqueo.

En cualquier momento, puede hacer clic en Herramientas > Gestión de correo basura y hacer clic en Lista de correo basura o Lista de bloqueo y después en Nuevo para añadir una dirección de correo electrónico a la Lista de correo basura o a la Lista de bloqueo.

Figure 3-11 Recuadro de diálogo Gestión de correo basura con la pestaña Lista de correo basura

Bloqueo o tratamiento como basura del correo electrónico procedente de un dominio de Internet

Un dominio de Internet es la parte de la dirección de correo electrónico que aparece detrás de @. Por ejemplo, en la dirección Henry@mymail.com, el dominio de Internet es mymail.com.

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Correo basura.

  2. Haga clic en Remitente de correo basura.

    O

    Haga clic en Bloquear remitente.

  3. Seleccione Gestionar como basura los correos procedentes de este dominio de Internet o Bloquear los correos procedentes de este dominio de Internet.

    Si selecciona Gestionar como basura, el dominio de Internet se añadirá a la Lista de correo basura. Todos los elementos futuros que procedan de ese dominio de Internet se entregarán en la carpeta Correo basura Icono de la carpeta Correo basura.

    Puede especificar que se supriman automáticamente los elementos de esta carpeta después de <n> días. Esta carpeta no se creará en la lista de carpetas a menos que se habilite la opción Correo basura o que se añada una dirección o dominio de Internet a la Lista de correo basura (lo que habilita la opción Lista de correo basura).

    Si selecciona Bloquear, el dominio de Internet se añadirá a la Lista de bloqueo. Todos los elementos futuros de correo electrónico de este dominio de Internet no se entregarán en el buzón.

    La Lista de correo basura y la Lista de bloqueo pueden incluir cada una hasta 1.000 entradas. Si se añaden más de 1.000 entradas, se descartan las entradas menos usadas.

  4. Si no se ha habilitado la Lista de correo basura o la Lista de bloqueo, seleccione Habilitar Lista de correo basura o Habilitar Lista de bloqueo.

En cualquier momento, puede hacer clic en Herramientas > Gestión de correo basura y hacer clic en Lista de correo basura o Lista de bloqueo y después en Nuevo para añadir un dominio de Internet a la Lista de correo basura o a la Lista de bloqueo.

Tratamiento como basura del correo electrónico de usuarios que no se encuentran en una guía de direcciones personales

  1. Haga clic en Herramientas > Gestión de correo basura.

  2. Seleccione Habilitar el correo basura utilizando las guías de direcciones personales.

    Recuadro de diálogo Gestión de correo basura con la pestaña Ajustes

  3. Haga clic en Aceptar.

Todos los elementos futuros procedentes de direcciones de correo electrónico que no se encuentren en la guía de direcciones Contactos frecuentes y en otras guías de direcciones personales se entregarán en la carpeta Correo basura. Puede especificar que se supriman los elementos de esta carpeta después de <n> días.

Supresión de los elementos de la carpeta de gestión de correo basura

  1. Haga clic en Herramientas > Gestión de correo basura.

  2. Haga clic en Eliminar elementos automáticamente __ días después de la entrega (mover a la Papelera).

    Especifique cuánto tiempo desea retener los elementos en la carpeta Correo basura.

  3. Haga clic en Aceptar.

Para eliminar elementos manualmente de la carpeta Correo basura, haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta Correo basura, haga clic en Vaciar la carpeta Correo basura y, a continuación, haga clic en Sí.

Evitar que se bloquee o se trate como basura el correo electrónico de un usuario o dominio de Internet

  1. Haga clic en Herramientas > Gestión de correo basura.

  2. Haga clic en la pestaña Lista de confianza.

    Recuadro de diálogo Gestión de correo basura con la pestaña Lista de confianza

  3. Haga clic en Nuevo, escriba una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Una dirección o un dominio de Internet puede estar en mayúsculas, minúsculas o mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, ana@idominio.com y ANA@IDOMINIO.COM son iguales.

    No puede utilizar caracteres comodín como * o ? en el nombre de un dominio de Internet. Sin embargo, si bloquea un dominio de Internet, por ejemplo, idominio.com, se aplicará a todo el correo electrónico procedente de idominio.com y los subdominios que preceden a este dominio de Internet, por ejemplo, ofertas.idominio.com o miembros.idominio.com. Un dominio de abcidominio.com no se verá afectado.

  4. Haga clic en Aceptar.

Todos los elementos futuros de esta dirección de correo electrónico o de este dominio de Internet no se bloquearán ni entregarán en la carpeta Correo basura, sin importar lo que se haya especificado en la Lista de bloqueo y en la Lista de correo basura.

Modificación de las listas y los ajustes de Gestión de correo basura

  1. Haga clic en Herramientas > Gestión de correo basura.

  2. En la pestaña Ajustes, modifique los ajustes. Haga clic en Icono ¿Qué es esto? y después haga clic en una opción para obtener información relacionada.

  3. Haga clic en la pestaña de la lista que desee modificar.

  4. Para añadir una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet a la lista, haga clic en Nuevo, escriba la dirección de correo electrónico o el dominio de Internet y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Una dirección o un dominio de Internet puede estar en mayúsculas, minúsculas o mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, ana@idominio.com y ANA@IDOMINIO.COM son iguales.

    No puede utilizar caracteres comodín como * o ? en el nombre de un dominio de Internet. Sin embargo, si bloquea un dominio de Internet, por ejemplo, idominio.com, se aplicará a todo el correo electrónico procedente de idominio.com y los subdominios que preceden a este dominio de Internet, por ejemplo, ofertas.idominio.com o miembros.idominio.com. Un dominio de abcidominio.com no se verá afectado.

  5. Para cambiar una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet, haga clic en la dirección o en el dominio de Internet, haga clic en Editar, realice los cambios oportunos y, por último, haga clic en Aceptar.

  6. Para eliminar una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet de una lista, haga clic en la dirección o en el dominio de Internet y, a continuación, haga clic en Eliminar.

  7. Haga clic en Aceptar.

3.8.11 Cambio de tipos de elemento

Puede utilizar Cambiar a para convertir un elemento del Buzón en otro tipo de elemento. Por ejemplo, puede cambiar un mensaje de correo del Buzón y convertirlo en una cita del Calendario. La nueva cita contiene toda la información del mensaje de correo (como las listas A, CC y CO, el tema y el texto del mensaje) que se aplique a la cita.

Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (como una cita o una tarea), el elemento original se suprime del buzón y se añade el nuevo en la ubicación correspondiente, por ejemplo, el Calendario.

Al cambiar un elemento, GroupWise muestra la vista de elementos por defecto seleccionada en Opciones de entorno.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Cambio de un elemento de su buzón a otro tipo de elemento

  1. Haga clic en el elemento del Buzón que desee cambiar.

  2. Haga clic en Editar > Cambiar a y, después, haga clic en un tipo de elemento.

    O

    Haga clic en Editar > Cambiar a > Más y, después, haga clic en un tipo de elemento. Puede seleccionar elementos publicados o de grupo.

    Vista Buzón con el submenú Cambiar a del menú Editar

    Los elementos publicados se envían directamente al Calendario. Los elementos de grupo se envían a los buzones de individuos y grupos a los que se envía el mensaje.

  3. Escriba la información necesaria.

  4. Haga clic en Enviar o en Publicar en la barra de herramientas.

Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (como una cita o una tarea), el elemento original se suprime del buzón y se añade el nuevo en la ubicación correspondiente, por ejemplo, el Calendario.

Cambio de un elemento del Calendario en otro tipo de elemento

  1. Haga clic en Calendario en la lista de carpetas.

  2. Haga clic en el elemento que desee cambiar en la lista de Citas, Tareas o Recordatorios.

  3. Arrastre el elemento hasta la lista correspondiente al tipo de elemento en que desea convertirlo.

    Por ejemplo, arrastre una tarea a la lista Citas para convertirla en una cita.

    Para copiar una cita, una tarea o un recordatorio, pulse Ctrl mientras arrastra el elemento.

  4. Escriba la información necesaria.

  5. Haga clic en Enviar o en Publicar en la barra de herramientas.

Cambio de un elemento publicado a elemento de grupo

  1. En su Calendario, haga clic en un elemento publicado.

  2. Haga clic en Editar > Cambiar a y, después, haga clic en Más.

    Recuadro de diálogo Cambiar a

  3. Haga clic en Grupo y, a continuación, en Aceptar.

  4. Escriba la información necesaria.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.8.12 Visualización y redacción de elementos en HTML

Puede ver elementos de GroupWise redactados en HTML por otros usuarios o por servicios de información que utilicen la Web. Puede hacer clic en alguno de los enlaces incluidos en el elemento y saltar a los sitios Web enlazados.

Si ha instalado Internet Explorer 4.x o una versión posterior en el mismo computador que GroupWise, puede componer mensajes en HTML. La barra de herramientas de HTML, situada sobre el recuadro Mensaje, contiene opciones de HTML, como formato de texto, color de texto, listas, inserción de líneas e imágenes, inserción de una imagen de fondo e inserción de enlaces.

Para obtener información acerca del cambio de fuente de los elementos que envíe o reciba, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados y Cambio de la fuente de los elementos que reciba.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Definición de la vista por defecto

Si no le gusta la vista por defecto de lectura o composición (ya sea HTML o Sólo texto), puede cambiarla. Abra un elemento, haga clic en Ver y, a continuación, en Sólo texto o HTML.

Si ha seleccionado Sólo texto como vista de lectura por defecto, seleccione un estilo y un tamaño de fuente. También puede forzar el estilo y el tamaño de fuente para todos los elementos que lea.

Para cambiar la vista en un elemento:

  1. Abra un elemento.

  2. Haga clic en Ver y, a continuación, en Sólo texto o HTML.

Para definir la vista por defecto:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno.

  3. Haga clic en la pestaña Vistas.

  4. Seleccione los elementos oportunos en los recuadros de grupo Vista de composición por defecto y Vista de lectura por defecto.

  5. En el recuadro de grupo Vista de lectura por defecto, seleccione la opción Forzar situada junto a Sólo texto si desea evitar que los mensajes que sean sólo HTML se muestren automáticamente cuando la versión de sólo texto no esté disponible.

    Si ha seleccionado Forzar, un mensaje le informará cuando un mensaje que sea sólo HTML no se pueda mostrar; no obstante, podrá hacer clic en Ver > HTML para visualizarlo. Si no ha seleccionado Forzar, los mensajes que sean sólo HTML se mostrarán como HTML, incluso aunque haya seleccionado Sólo texto como vista de lectura por defecto.

  6. Seleccione un estilo de fuente por defecto.

  7. Seleccione un tamaño de fuente por defecto.

  8. Haga clic en Aceptar.

Cambio de la fuente por defecto en la vista de composición HTML

También puede elegir una fuente por defecto distinta para mensajes salientes.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno.

  3. Haga clic en la pestaña Vistas.

  4. En el recuadro de grupo Vista de composición por defecto, seleccione HTML si desea crear mensajes en HTML.

  5. Seleccione un estilo de fuente por defecto.

  6. Seleccione un tamaño de fuente por defecto.

  7. Haga clic en Aceptar.

3.8.13 Visualización del origen de los mensajes externos

Cuando reciba o envíe un mensaje de sistemas externos, podrá ver el origen del mensaje. En este origen se incluyen todos los datos que contiene el mensaje.

  1. Haga doble clic en un elemento que haya recibido de un origen externo.

  2. Haga clic en la pestaña Origen del mensaje.