7.9 Concesión de acceso al Buzón a otras personas

Utilice la opción Apoderado para gestionar el buzón y el calendario de otro usuario. El comando Apoderado permite realizar varias acciones, tales como leer, aceptar y rechazar elementos en nombre de otro usuario, con las restricciones que éste establezca.

IMPORTANT:Puede actuar como apoderado de un usuario en una oficina postal o un dominio diferentes, siempre que esa persona se encuentre en el mismo sistema GroupWise. No es posible apoderar a un usuario de un sistema GroupWise distinto.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

7.9.1 Recepción de derechos de apoderado

Antes de poder actuar como apoderado de otro usuario, es preciso realizar dos pasos de preparación. Primero, la persona para la que va a actuar como apoderado debe concederle derechos en la Lista de acceso mediante Opciones. Segundo, usted ha de añadir el nombre de ese usuario a su lista de apoderados a fin de poder acceder a su buzón o a su calendario.

Cuando haya realizado estos dos pasos, puede abrir la lista de apoderados y hacer clic en el nombre de la persona para la que actúe como apoderado siempre que tenga que gestionar su Buzón o su Calendario. También puede gestionar los horarios de los usuarios y los recursos para los que tiene derechos de apoderado con la vista Calendario multiusuario.

7.9.2 Concesión de derechos de apoderado a otro usuario

Utilice la Lista de acceso de Opciones de seguridad para otorgar a otros usuarios derechos de apoderado. Puede asignar a cada usuario unos derechos distintos sobre la información de su calendario y de mensajería. Si desea que los usuarios vean información específica sobre sus citas cuando realicen una búsqueda de disponibilidad en su Calendario, concédales acceso de lectura para las citas. La tabla siguiente describe los derechos que puede conceder a los usuarios:

Table 7-1 Derechos que se pueden otorgar a los usuarios

Este derecho

Permite a su apoderado hacer lo siguiente

Lectura

Leer los elementos que reciba. Los apoderados no pueden ver la carpeta Contactos con este o cualquier otro derecho de apoderado.

Escritura

Crear y enviar elementos en su nombre, incluida la aplicación de su firma (si tiene una definida). Asignar categorías a los elementos, cambiar el tema de los elementos y realizar opciones de la lista de verificación en los elementos.

Suscribirse a mis alarmas

Recibir las mismas alarmas que usted. La recepción de alarmas sólo es posible si el apoderado pertenece a la misma oficina postal que usted.

Suscribirse a mis notificaciones

Recibir una notificación cuando usted reciba elementos. La recepción de notificaciones sólo es posible si el apoderado pertenece a la misma oficina postal que usted.

Modificar opciones/reglas/carpetas

Cambiar las opciones del buzón. El apoderado puede editar sus ajustes de Opciones, incluido el acceso otorgado a otros usuarios. Si el apoderado también tiene derechos de correo, puede crear o modificar reglas y carpetas. Este derecho permite a un apoderado añadir, suprimir y modificar categorías.

Leer elementos confidenciales

Leer los elementos que haya marcado como confidenciales. Si no concede a un apoderado derechos de confidencialidad, todos los elementos marcados como confidenciales en su buzón estarán ocultos para ese apoderado.

7.9.3 Adición y eliminación de nombres y derechos de apoderados en la Lista de acceso

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Acceso del apoderado.

  3. Para añadir un usuario a la lista, escriba el nombre en el campo Nombre y, a continuación, cuando aparezca el nombre completo, haga clic en Añadir usuario.

  4. Haga clic en un usuario en la Lista de acceso.

    Recuadro de diálogo Opciones de seguridad con la pestaña Acceso del apoderado abierta

  5. Seleccione los derechos que desea conceder al usuario.

  6. Repita los pasos 4 y 5 para asignar derechos a cada usuario de la Lista de acceso.

    Puede seleccionar Todos los usuarios en la Lista de acceso y asignar derechos a todos los usuarios de la Guía de direcciones. Por ejemplo, si quiere que todos los usuarios tengan derecho a leer su correo, asigne derechos de Lectura a Todos los usuarios.

  7. Para suprimir a un usuario de la Lista de acceso, haga clic en el usuario y, a continuación, en Eliminar usuario.

  8. Haga clic en Aceptar.

7.9.4 Gestión del Buzón o el Calendario de otra persona

Para poder actuar como apoderado de otra persona, esa persona ha de concederle derechos de apoderado en la Lista de acceso, en Opciones. El alcance del acceso que tenga depende de los derechos que le hayan concedido.

  1. Si aún no lo ha hecho, añada el nombre de usuario de la persona a su Lista de apoderados.

    Consulte Adición y eliminación de usuarios en la lista de apoderados.

  2. En la ventana principal o en el Calendario, haga clic en Archivo > Apoderado.

    O

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Apoderado.

  3. Haga clic en el nombre de la persona a cuyo Buzón quiere acceder.

  4. Cuando haya terminado su trabajo en el Buzón de la otra persona, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas y, a continuación, haga clic en su nombre para regresar a su Buzón.

Puede trabajar con varios buzones abiertos al mismo tiempo si abre una nueva ventana principal para cada buzón (haga clic en Ventana, en Nueva ventana principal y, a continuación, cambie al Buzón que desee). Puede distinguir los buzones mediante el nombre del propietario, que aparece como etiqueta de la carpeta raíz de cada buzón.

Si tiene los derechos de apoderado adecuados, puede ver los horarios de varios usuarios o recursos paralelamente. consulte la Section 6.4, Uso del Calendario multiusuario.

7.9.5 Adición y eliminación de usuarios en la lista de apoderados

Para poder actuar como apoderado de alguien, esa persona debe otorgarle derechos de apoderado en su Lista de acceso, en Opciones, y usted debe añadir el nombre de esa persona a su Lista de apoderados. El alcance del acceso que tenga depende de los derechos que le hayan concedido.

  1. En la ventana principal o en el Calendario, haga clic en Archivo > Apoderado.

    O

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Apoderado.

  2. Para eliminar un usuario, haga clic en el nombre y, a continuación, haga clic en Eliminar.

  3. Para añadir un usuario, escriba el nombre en el campo Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El Buzón del usuario se abrirá. El nombre de la persona para la que actúa como apoderado se muestra en la parte superior de la lista de carpetas.

    Si el usuario aún no le ha otorgado derechos de apoderado en su Lista de acceso, el nombre se añade a la Lista de apoderados, pero no se abre el buzón del usuario.

  4. Para regresar a su propio Buzón, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas y, a continuación, haga clic en su nombre.

Puede trabajar con varios buzones abiertos al mismo tiempo. (Haga clic en Ventana, en Nueva ventana principal y, a continuación, cambie al buzón que desee.) Puede distinguir los buzones mediante el nombre del propietario, que aparece como etiqueta de la carpeta raíz de cada buzón.

La eliminación de un usuario de su Lista de apoderados no elimina los derechos para actuar como apoderado de ese usuario. El usuario a cuyo buzón acceda deberá cambiar sus derechos en la Lista de acceso.

7.9.6 Marcar un elemento como confidencial

Puede limitar el acceso como apoderado a elementos individuales del Buzón o del Calendario marcándolos como confidenciales.

Al marcar un elemento como Confidencial, evita que lo abran delegados no autorizados. Los apoderados no podrán acceder a los elementos marcados como confidenciales a no ser que les otorgue derechos en la Lista de acceso.

Si marca un elemento como confidencial al enviarlo, no podrán abrirlo ni sus apoderados ni los del destinatario si no tienen derechos. Si al recibir un elemento lo marca como confidencial, sus apoderados no autorizados no podrán leerlo, pero los apoderados del remitente sí podrán. Las citas marcadas como confidenciales se muestran en Búsqueda en el horario dependiendo del estado que seleccione al aceptarlas.

  1. En un elemento abierto, haga clic en Acciones > Marcar confidencial.

    O

    En el Calendario, haga clic en un elemento de Citas, Recordatorios o Lista de tareas, haga clic en Acciones > Marcar confidencial.