8.5 Uso de grupos para asignar direcciones a elementos

Un grupo es una lista de usuarios o recursos a los que puede enviar mensajes. Utilice grupos para enviar un mensaje a varios usuarios o recursos escribiendo el nombre del grupo en los campos A, CO o CC. Existen dos tipos de grupos: públicos y personales.

Un grupo público es una lista de usuarios creada por el administrador del sistema que está disponible para cualquier usuario de GroupWise. Por ejemplo, puede haber un grupo público para el departamento de Contabilidad. Este grupo incluirá todos los empleados de este departamento. En la Guía de direcciones del sistema puede encontrar una lista de los grupos públicos.

Los grupos personales los crea cada usuario. Por ejemplo, si suele enviar citas a su grupo de trabajo, en un grupo personal puede incluir la dirección o el nombre de todos los compañeros y un lugar de reuniones (un recurso).

Los grupos están marcados con el icono Icono de grupo y se muestran tanto en el panel izquierdo como en el derecho de la guía de direcciones abierta.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

8.5.1 Creación y almacenamiento de un grupo personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales a la que desee añadir este grupo.

  3. Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas, después en Grupo y, a continuación, en Aceptar.

    Recuadro de diálogo Grupo nuevo

  4. Escriba un nombre para el grupo.

  5. Escriba comentarios como, por ejemplo, una descripción del grupo.

  6. Haga clic en Añadir para abrir el recuadro de diálogo Selector de direcciones y mostrar la lista de direcciones.

  7. Haga clic en A, CC o CO, haga doble clic en los usuarios y recursos para el grupo o pulse Ctrl mientras hace clic en ellos y arrástrelos.

    Si los usuarios que desea añadir se encuentran en una guía de direcciones distinta, haga clic en la guía de direcciones correspondiente en la lista desplegable Buscar en.

    Para filtrar la lista de entradas por contactos, grupos o recursos, haga clic en una opción de la lista desplegable Icono de filtro.

  8. Para añadir una entrada que no se encuentre en una guía de direcciones existente, haga clic en Nuevo contacto, complete la información, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en la entrada.

  9. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar el grupo en la guía personal de direcciones.

También puede crear y guardar un grupo personal desde el Selector de direcciones cuando esté asignando direcciones a un mensaje o a otro elemento:

  1. En la vista de un elemento, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Selector de direcciones

  2. Haga doble clic en los contactos para añadirlos al panel de la derecha.

    Si los usuarios que desea añadir se encuentran en una guía de direcciones distinta, haga clic en la guía de direcciones correspondiente en la lista desplegable Buscar en.

    Para filtrar la lista de entradas por contactos, grupos o recursos, haga clic en una opción de la lista desplegable Icono de filtro.

  3. Para añadir una entrada que no se encuentre en una guía de direcciones existente, haga clic en Nuevo contacto, complete la información, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en la entrada.

  4. Haga clic en Guardar grupo.

    O

    Si desea guardar el grupo en una guía de direcciones diferente a la que aparece, haga clic en la flecha situada a la derecha de Guardar grupo y, a continuación, seleccione la guía de direcciones.

    Recuadro de diálogo Grupo nuevo

  5. Escriba un nombre para el grupo.

  6. Escriba comentarios como, por ejemplo, una descripción del grupo.

  7. Haga clic en Aceptar dos veces.

8.5.2 Envío de elementos a un grupo

  1. En la vista de un elemento, haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    Selector de direcciones con un grupo

  2. Seleccione un grupo y, a continuación, haga clic en A, CC o CO.

  3. Repita esta operación tantas veces como sea necesario.

  4. Para mostrar todos los miembros del grupo, haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Expandir grupo.

  5. Para ver más información acerca del grupo, haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Detalles.

  6. Haga clic en Aceptar para volver a la vista del elemento.

8.5.3 Adición y eliminación de contactos en un grupo personal o una lista de distribución corporativa

Si va a añadir o eliminar contactos en una lista de distribución corporativa, deberá disponer de los derechos adecuados otorgados por el administrador del sistema.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas. En el panel de la izquierda, haga clic en + para expandir la guía de direcciones en la que se encuentra el grupo y, a continuación, haga clic en el nombre de la guía de direcciones.

    O

    Haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas del elemento que esté creando.

  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Detalles.

    Los grupos están marcados con el icono Icono de grupo y se muestran tanto en el panel izquierdo como en el derecho de la Guía de direcciones.

  3. En la pestaña Detalles, haga clic en Añadir para abrir el recuadro de diálogo Selector de direcciones y mostrar la lista de direcciones.

    Haga clic en la lista desplegable Icono de filtro para filtrar la lista por contactos, grupos o recursos.

  4. Para añadir un contacto, haga clic en la lista desplegable Buscar en y, a continuación, haga clic en la guía de direcciones en la que se encuentre el contacto.

  5. Haga clic en la lista desplegable Coincidir y, después, haga clic en la forma en que desea localizar el contacto (por nombre, apellido o nombre completo).

  6. En el campo Buscar, escriba el contacto que desee añadir.

    La lista de direcciones mostrará la coincidencia más próxima.

  7. Haga doble clic en el contacto de la lista para que se añada a la lista Seleccionado.

  8. Para suprimir un contacto, haga clic en el nombre en la lista Seleccionado y, a continuación, haga clic en Eliminar.

  9. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar el grupo.

8.5.4 Visualización de información de un grupo

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas. En el panel de la izquierda, haga clic en la guía de direcciones en la que se encuentra el grupo. Haga clic en + para expandir la guía de direcciones.

    O

    Haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas del elemento que esté creando.

    O

    Haga clic en la carpeta Contactos Icono de la carpeta Contactos en la lista de carpetas.

  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Detalles. Los grupos están marcados con el icono Icono de grupo.

  3. Haga clic en la pestaña Detalles.

    Recuadro de diálogo Grupo con la pestaña Detalles

8.5.5 Supresión de grupos de una guía personal de direcciones

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de Guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas. En el panel de la izquierda, haga clic en la guía de direcciones en la que se encuentra el grupo. Haga clic en + para expandir la guía de direcciones.

  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Suprimir.

    Los grupos están marcados con el icono Icono de grupo.

  3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión del grupo.