3.3 Uso de la ruta de distribución

Utilice la ruta de distribución para enviar un mensaje de correo o una tarea a varios usuarios consecutivamente. Debe determinar el orden de la ruta. Cuando un usuario marca el elemento distribuido como completado, éste se envía al siguiente usuario de la ruta.

Si el elemento distribuido contiene archivos adjuntos, los usuarios de la ruta pueden consultarlos y añadir comentarios. Cuando se hayan añadido los comentarios al archivo adjunto, todos los usuarios siguientes de la ruta podrán consultarlos. El usuario final podrá ver todos los comentarios que se hayan añadido.

Puede controlar el estado de un elemento distribuido que haya enviado consultando las propiedades del elemento. Cuando se envía un elemento distribuido a una dirección externa, se marca automáticamente como completado (ya que el destinatario externo no podrá hacerlo) y se envía al siguiente usuario de la ruta.

Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como completados, puede exigir que se introduzca una contraseña para realizar esta operación.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

3.3.1 Creación de un elemento distribuido

  1. Abra un mensaje de correo o una tarea.

  2. Haga clic en Acciones > Ruta de distribución.

    Vista Ruta de distribución

  3. En el recuadro Ruta, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita esta operación para todos los usuarios incluidos en la ruta.

    O

    Haga clic en Dirección en la barra de herramientas para seleccionar nombres de usuario del recuadro de diálogo Selector de direcciones.

    También se pueden especificar grupos personales como destinatarios de un elemento distribuido. Cuando se usa el recuadro de diálogo Selector de direcciones, el grupo se expande para mostrar sus miembros de forma que pueda especificar el orden de los usuarios en la ruta.

  4. Escriba un tema y un mensaje.

  5. Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como terminados, puede exigir que el destinatario introduzca la contraseña de GroupWise para marcar el elemento como terminado. Haga clic en la pestaña Opciones de envío, haga clic en Seguridad y, a continuación, seleccione Requerir contraseña para completar elemento distribuido.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.3.2 Requerimiento de una contraseña antes de marcar un elemento distribuido como terminado

Para requerir una contraseña para todos los elementos distribuidos que cree:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione Requerir contraseña para completar elemento distribuido.

  4. Haga clic en Aceptar.

Para obtener información acerca de las contraseñas de GroupWise, consulte la Section 2.2, Asignación de contraseñas al Buzón.

3.3.3 Finalización de un elemento distribuido

  1. Cuando finalice con la asignación o las instrucciones del elemento distribuido, ábralo.

  2. Si necesita ver y editar un archivo adjunto al elemento distribuido, ábralo en la aplicación asociada, realice los cambios y, a continuación, guarde el archivo. El archivo se guarda en el directorio de archivos temporales de su equipo. No modifique la vía de directorios, ya que, si lo hace, los cambios no se incluirán cuando se envíe el elemento distribuido al siguiente destinatario. Cierre la aplicación.

    IMPORTANT:Para poder editar los archivos adjuntos de un elemento distribuido, debe tener instalado GroupWise 5.5 Enhancement Pack o una versión posterior.

  3. En el elemento, seleccione Acciones > Marcar finalizado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    También puede marcar la casilla de verificación Completado en el encabezado del elemento.

  4. Si el remitente exige que se introduzca una contraseña para finalizar el elemento, escriba su contraseña de GroupWise y haga clic en Aceptar.

    El elemento se envía al siguiente usuario de la ruta.

  5. Haga clic en Cerrar.

3.3.4 Direccionamiento de un elemento distribuido con una guía de direcciones

  1. En un mensaje de correo o tarea, haga clic en Dirección en la barra de herramientas.

  2. Marque la casilla de verificación Ruta de distribución.

    Selector de direcciones con una lista de rutas de distribución

  3. Mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl, haga clic en los nombres en el orden en que quiera distribuir el elemento y después haga clic en Ruta.

    O

    Haga doble clic en los nombres en el orden en que desee distribuir el elemento.

    Mediante la función de arrastrar y soltar cambie el orden de los nombres en la lista de direcciones.

  4. Haga clic en Aceptar.