3.2 Envío y recepción de elementos

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

3.2.1 Envío de mensajes de correo

Un mensaje de correo tiene un destinatario principal, un tema y una fecha, y puede enviarse como copia carbón o copia oculta a otros usuarios. También puede adjuntar a sus mensajes de correo archivos, referencias de documentos, sonidos, películas y objetos OLE.

CC (Copia carbón)

Los destinatarios de las copias carbón (CC) reciben una copia de un elemento. Los destinatarios de CC son usuarios que podrían beneficiarse de la información contenida en un elemento, pero que no se ven afectados ni son responsables directos de dicha información. Todos los destinatarios pueden ver que se ha enviado una copia carbón. También pueden ver los nombres de los destinatarios de CC.

CO (Copia oculta)

Los destinatarios de copia oculta (CO) reciben una copia de un elemento. Los demás destinatarios no reciben información acerca de las copias ocultas. Sólo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se ha enviado. Si un destinatario responde y elige Responder a todos, el destinatario de la copia oculta no recibirá la respuesta.

  1. Haga clic en Icono Correo en la barra de herramientas.

    Puede seleccionar otra vista de correo haciendo clic en la flecha abajo de Icono Correo.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre del campo De (al de otra cuenta o apoderado), haga clic en Botón de lista desplegable De y después haga clic en un nombre.

  4. Escriba un asunto.

  5. Escriba un mensaje.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

    Si lo desea, puede cambiar la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.

  6. Adjunte los archivos que desee haciendo clic en Botón de lista desplegable De en la barra de herramientas.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.2.2 Envío de mensajes telefónicos

Un mensaje telefónico es una nota que puede enviar para notificar a otros usuarios de GroupWise las llamadas que recibieron estando fuera de la oficina u ocupados. Los mensajes telefónicos se almacenan en el Buzón del destinatario. No es posible contestar al teléfono desde un mensaje telefónico.

Los mensajes telefónicos que se reciben pueden convertirse en tareas, recordatorios u otras vistas de elementos publicados. De este modo, podrá mantener un registro de la conversación en la fecha en que se mantuvo (recordatorio) o crear un elemento que implique una tarea para una fecha posterior (tarea).

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Llamada.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba el nombre, la empresa y el número de teléfono del abonado.

  4. Active las casillas de verificación que correspondan a este mensaje telefónico.

  5. Escriba el mensaje en el campo Mensaje.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.

  6. Para cambiar el nombre del campo De (al de otra cuenta o apoderado), haga clic en Botón de lista desplegable De y después haga clic en un nombre.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

NOTE:Puede colocar un botón de nuevo mensaje telefónico en la barra de herramientas.

3.2.3 Cambio de la fuente de los elementos enviados

El destinatario de un elemento verá los cambios que usted realice en la vista Sólo texto si visualiza el elemento en la vista Sólo texto. El destinatario de un elemento verá los cambios que usted realice en la vista HTML si visualiza el elemento en la vista HTML. Puede que resulte conveniente comunicar al destinatario la vista en que creó el elemento.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Cambio de la fuente en la vista Sólo texto

  1. En un elemento abierto que esté creando, haga clic en Ver > Sólo texto.

  2. Haga clic en el campo Mensaje.

  3. Haga clic en Editar > Fuente y después en Fuente de nuevo.

  4. Seleccione una fuente y un estilo de fuente.

  5. Seleccione un tamaño.

  6. Seleccione las demás opciones que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

También puede aplicar negrita, cursiva o subrayado a segmentos de un texto mediante los botones de la barra de herramientas.

Cambio de la fuente en la vista HTML

  1. En un elemento abierto que esté creando, haga clic en Ver > HTML.

  2. Utilice la barra de herramientas de HTML para cambiar la fuente, añadir colores de fondo, añadir imágenes y mucho más.

Puede que sea necesario reajustar el tamaño de la vista del elemento horizontalmente para ver todos los botones de la barra de herramientas de HTML.

Puede definir una fuente por defecto para los elementos que cree en la vista HTML. Para obtener más información, consulte Visualización y redacción de elementos en HTML.

3.2.4 Adición de una firma o vCard a los elementos enviados

Utilice Firma para insertar una firma o una línea que le identifique al final de los elementos que envíe. Por ejemplo, puede hacer que GroupWise escriba automáticamente su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico al final de cada elemento que envíe.

También puede hacer que GroupWise añada automáticamente una tarjeta personal virtual, o vCard*, al final de los mensajes. GroupWise busca en la Guía de direcciones su información de usuario y la sitúa al final de los mensajes que envíe.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Descripción de los archivos vCard

Los archivos vCard son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las normas establecidas por el consorcio de correo de Internet. Un archivo vCard tiene la extensión .vcf y se puede añadir a los elementos de correo electrónico salientes. Otros fabricantes crean software que se puede utilizar para crear archivos vCard con texto, gráficos y sonido. Cuando se utiliza GroupWise para generar un archivo vCard, el programa usa información procedente de los campos de Guía de direcciones.

Para ver un archivo vCard adjunto a un elemento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y, a continuación, haga clic en Ver adjunto.

Adición de una firma o vCard a los elementos

  1. Para especificar una firma para todos los elementos, haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga clic en Enviar.

    O

    En Macintosh, haga clic en GroupWise > Preferencias y, a continuación, en Enviar.

  2. Haga clic en la pestaña Firma.

  3. Haga clic en Tarjeta personal virtual (vCard) o en Firma.

  4. Si ha seleccionado Firma, escriba el texto que desee utilizar en el campo Firma.

    O

    Si ha seleccionado Tarjeta personal virtual (vCard), especifique un archivo .vcf o deje el campo vacío para que la vCard utilice la información de la Guía de direcciones.

  5. Haga clic en una opción de firma.

  6. Haga clic en Aceptar.

Puede disponer de una firma y una vCard al mismo tiempo. Si selecciona ambas, la firma se utiliza por defecto.

3.2.5 Revisión ortográfica de los elementos que envíe

Hay dos formas de comprobar la ortografía de los elementos que se envían. El revisor rápido comprueba la ortografía a medida que se escribe y subraya las palabras mal escritas. El corrector ortográfico se ejecuta de forma independiente, ya sea manualmente o seleccionando que se ejecute al hacer clic en Enviar.

Ambas funciones comprueban si existen palabras escritas incorrectamente, palabras duplicadas o un uso irregular de las mayúsculas en los elementos que está creando.

Cuando el revisor rápido encuentra una palabra mal escrita, es posible sustituirla por otra palabra sugerida por el revisor rápido o bien omitirla siempre en el mensaje en cuestión. También se puede añadir la palabra a una lista de palabras de usuario.

Cuando el corrector ortográfico encuentra una palabra escrita incorrectamente, puede sustituirla por una de las palabras que sugiere el corrector, editarla de forma manual u omitirla.

Puede usar Opciones de entorno para configurar el corrector ortográfico de forma que revise la ortografía de los mensajes automáticamente antes de enviarlos.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Revisión ortográfica de un elemento con el revisor rápido

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la palabra mal escrita en los campos Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en la palabra bien escrita.

    O

    Haga clic en Omitir palabra para saltarse la palabra.

    O

    Haga clic en Añadir palabra para añadir la palabra al diccionario.

Inhabilitación del revisor rápido

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la palabra mal escrita en los campos Tema o Mensaje.

  2. Quite la marca de Comprobar ortografía al escribir.

    Para volver a habilitar el revisor rápido, haga clic con el botón derecho del ratón en los campos Tema o Mensaje y, después, marque Comprobar ortografía al escribir.

Revisión ortográfica de un elemento con el corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O

    Seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

    Recuadro de diálogo Herramientas de escritura

  3. Para especificar un diccionario, seleccione uno en la lista desplegable Diccionario.

  4. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra, haga clic en una de las opciones disponibles o edite la palabra manualmente.

    Puede elegir entre las siguientes opciones:

    Reemplazar: Reemplaza una palabra mal escrita por otra que sugiere Ortografía. Para reemplazar una palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra, o bien haga clic en la palabra y, a continuación, en Reemplazar. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar.

    Reemplazar todos: Reemplaza todas las apariciones de una palabra mal escrita por otra que sugiere el corrector ortográfico. Para reemplazar la palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra, o bien haga clic en la palabra y, a continuación, en Reemplazar todos. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar todos.

    Ignorar: Omite la palabra una vez. El corrector ortográfico se detendrá cuando vuelva a encontrar la palabra.

    Ignorar todo: Omite todas las apariciones de la palabra en el documento. Se pasará por alto esta palabra hasta la próxima vez que revise la ortografía.

    Añadir: Añade la palabra a la lista de palabras de usuario actual, que almacena palabras nuevas para que Ortografía pueda reconocerlas en futuras ocasiones.

  5. Haga clic en Terminado cuando haya finalizado la revisión ortográfica.

Revisión ortográfica de elementos automáticamente con el corrector ortográfico

Puede realizar la revisión ortográfica de forma automática cada vez que haga clic en Enviar.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, después, en General.

    O

    En Macintosh, haga clic en GroupWise > Preferencias y, a continuación, en General.

  2. Seleccione Comprobar ortografía antes de enviar y haga clic en Aceptar.

Configuración del corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O

    Seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

  3. Haga clic en Opciones. Están disponibles las siguientes opciones:

Ignorar mayúsculas/minúsculas: Ignora si las palabras están en mayúsculas o en minúsculas.

Ignorar palabras con algunas letras en mayúsculas: Ignora las palabras escritas con letras mayúsculas en algún lugar intermedio de la palabra (por ejemplo “LAs”).

Ignorar palabras con números: Ignora las palabras que contienen tanto letras como números (por ejemplo “p2p”).

Ignorar palabras duplicadas: Ignora las palabras duplicadas (por ejemplo “la la”).

Ignorar palabras similares a URL: Ignora las palabras que parecen direcciones URL.

Comprobar puntuación: Comprueba la puntuación de las oraciones para detectar posibles errores.

Habilitar sustitución automática: Sustituye automáticamente las palabras que se suelen escribir mal habitualmente.

Habilitar palabras compuestas: Comprueba la ortografía de las palabras compuestas.

Habilitar prefijos generales: Comprueba la ortografía de los prefijos.

Sugerencias: Utilice este ajuste para indicar si desea primar la velocidad sobre la calidad, si desea un equilibrio o si desea primar la calidad sobre la velocidad. Todos estos ajustes afectan al tamaño de la lista de sugerencias.

Configuración del idioma del corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O

    Seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

  3. En el campo Diccionario, seleccione el idioma que desee utilizar para el corrector ortográfico y haga clic en Terminado.