6.3 Gestión de contactos mediante su Buzón

La gestión de contactos de GroupWise proporciona acceso a los contactos, grupos, recursos y organizaciones de la Icono de la carpeta Contactos carpeta Contactos en la Lista de carpetas.

La carpeta Contactos muestra, por defecto, todas las entradas de la guía de direcciones Contactos frecuentes.

Cualquier modificación que realice en la carpeta Contactos se realizará también en la guía de direcciones correspondiente (Contactos frecuentes u otra). Las modificaciones que realice en la guía de direcciones se verán reflejadas en la carpeta Contactos. Para obtener más información acerca de las guías de direcciones, consulte el Section 7.0, Uso de la Guía de direcciones.

Los apoderados nunca ven su carpeta Contactos. Si necesita compartir contactos con otros usuarios, deberá compartir su guía de direcciones. Para obtener más información acerca de cómo compartir una guía de direcciones, consulte la Section 7.8, Compartimiento de una guía de direcciones con otro usuario.

Utilice la carpeta Contactos para ver, actualizar, suprimir y añadir información en contactos, grupos, recursos y organizaciones de la guía de direcciones seleccionada.

Para ver contactos, grupos, recursos y organizaciones de otra guía de direcciones, cambie la guía de direcciones que muestra la carpeta Contactos.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

6.3.1 Gestión de contactos

Cada contacto de la carpeta Contactos se marca con el icono de contacto Icono de persona. Cuando se hace doble clic en un contacto, aparece la vista del elemento de contacto.

En la tabla siguiente se explica el propósito de cada pestaña de la vista del elemento de contacto.

Table 6-1 Pestañas de contactos

Tabulador

Finalidad

Contacto

Utilice esta página para introducir el nombre del contacto, varias direcciones de correo electrónico, varios números de teléfono y varios ID de mensajería instantánea.

Haga clic en la lista desplegable Visualizar para seleccionar la manera en la que desea que aparezca el nombre en Completar nombre. Puede seleccionar Apellido, Nombre, Nombre Apellido o introducir cualquier nombre de visualización que elija. Cuando desee dirigir un elemento a este contacto, escriba el nombre de visualización en un campo de dirección (A, CC o CO) del elemento.

Si hace doble clic en una dirección de correo electrónico en la página Contacto, se abrirá una nueva vista de correo dirigida a este contacto.

Puede especificar varios números de teléfono. Seleccione el botón de opción del número de teléfono por defecto.

Oficina

Utilice esta página para introducir el cargo del contacto, el departamento, la organización, la dirección de la empresa, la estafeta y el sitio Web de la empresa.

Escriba un nombre de organización. Si ya existe en la guía de direcciones, Completar nombre rellenará el nombre. Si el nombre de la organización no está ya en la guía de direcciones, se añadirá el nombre introducido a la guía. Utilice el botón de flecha para añadir más información sobre la organización.

Haga clic en el botón del sitio Web para lanzar un navegador Web e ir al sitio Web.

Personal

Utilice esta página para introducir la dirección particular del contacto y su sitio Web personal.

Haga clic en el botón del sitio Web para lanzar un navegador Web e ir al sitio Web.

Comentarios

Utilice esta página para escribir información acerca de la interacción con este contacto. Puede insertar una marca temporal para cada entrada.

6.3.2 Gestión de grupos

Cada grupo de la carpeta Contactos se marca con el icono de grupo Icono de grupo. Cuando se hace doble clic en un grupo, aparece la vista del elemento de grupo.

En la tabla siguiente se explica el propósito de la vista del elemento de grupo.

Table 6-2 Vista de elemento de grupo

Tabulador

Finalidad

Detalles

Utilice esta página para especificar el nombre y la descripción del grupo, así como para ver quién está incluido en él. También puede seleccionar un miembro del grupo y pulsar Suprimir para eliminar el nombre. Si hace clic con el botón derecho del ratón en un nombre, podrá ver los detalles, eliminar el nombre o cambiar la designación de A, CC y CO.

Utilice el botón Miembros para añadir entradas al grupo. Para obtener más información, consulte Adición y eliminación de contactos de un grupo personal.

6.3.3 Gestión de recursos

Cada recurso de la carpeta Contactos se marca con el icono de recurso Recurso. Cuando se hace doble clic en un recurso, aparece la vista del elemento de recurso.

En la tabla siguiente se explica el propósito de la vista del elemento de recurso.

Table 6-3 Vista de elemento de recurso

Tabulador

Finalidad

Detalles

Utilice esta página para especificar un nombre para el recurso, un número de teléfono, un tipo de recurso, una dirección de correo electrónico, el propietario y los comentarios acerca del recurso.

En el campo Propietario, puede introducir un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

6.3.4 Gestión de organizaciones

Cada organización de la carpeta Contactos se marca con el icono de organización Icono de organización. Cuando se hace doble clic en una organización, aparece la vista del elemento de organización.

En la tabla siguiente se explica el propósito de la vista del elemento de organización.

Table 6-4 Vista de elemento de organización

Tabulador

Finalidad

Detalles

Utilice esta página para especificar un nombre para la organización, un número de teléfono y de fax, el contacto principal de la organización, la dirección, el sitio Web y comentarios acerca de esta organización.

En el campo Contacto principal, puede especificar un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

Gente

Muestra los miembros de esta organización. Se trata de los contactos que tiene esta organización especificados en la pestaña Oficina.

6.3.5 Cambio del nombre de presentación de un contacto

El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en el campo A (CC o CO) de un mensaje. Cuando comienza a escribir un nombre, por ejemplo, “Ta”, Completar nombre rellena el resto del nombre con un nombre de la guía de direcciones, por ejemplo “Tamara Hoyos”. Sin embargo, si hay dos personas llamadas Tamara Hoyos en la guía de direcciones, una en Contabilidad y otra en Instalaciones, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha rellenado Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.

Puede cambiar el nombre de visualización de forma que resulte sencillo saber el nombre que ha rellenado Completar nombre. Por ejemplo, si sólo mantiene correspondencia con Tamara Hoyos en Contabilidad, puede cambiar el nombre de presentación a Tamara--Contabilidad.

  1. Haga clic en la carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en la pestaña Contacto.

  4. Haga clic en el campo Visualizar.

  5. Escriba un nuevo nombre de presentación.

  6. Haga clic en Aceptar.

    La próxima vez que asigne direcciones a un mensaje, Completar nombre utilizará este nombre de presentación.