3.1 Envío de mensajes de correo electrónico

Al enviar un mensaje de correo electrónico desde GroupWise, puede hacerlo en formato de texto o HTML. Además, puede decidir si desea añadir archivos adjuntos, añadir una firma o una tarjeta digital vCard* al mensaje o revisar la ortografía antes de enviarlo.

3.1.1 Selección de la fuente y la vista de composición por defecto

GroupWise proporciona por defecto la vista de composición en HTML para crear elementos. La vista HTML ofrece una amplia selección de fuentes de distintos tamaños y colores; opciones de formato de texto que incluyen estilos de párrafos, sangrado, listas con viñetas o numeradas, hiperenlaces y líneas horizontales, así como opciones de imágenes para las imágenes incrustadas y las de fondo.

Si prefiere un entorno de edición más sencillo, puede utilizar la vista de composición de sólo texto.

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Entorno > Vistas.

  3. En la sección Vista y fuente de composición por defecto, seleccione Sólo texto o HTML.

  4. (Opcional) Seleccione la fuente y el tamaño de fuente por defecto.

  5. Haga clic en Aceptar.

SUGERENCIA:en los elementos nuevos que componga, puede cambiar la vista de composición haciendo clic en Ver > Sólo texto o en Ver > HTML.

3.1.2 Composición de mensajes de correo electrónico

  1. Haga clic en Correo nuevo en la barra de herramientas.

    Puede seleccionar una vista de correo distinta haciendo clic en la flecha abajo junto a Correo nuevo.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    CC (Copia carbón): los destinatarios de las copias carbón (CC) reciben una copia de un elemento. Los destinatarios de CC son usuarios que podrían beneficiarse de la información contenida en un elemento, pero que no se ven afectados ni son responsables directos de dicha información. Todos los destinatarios pueden ver que se ha enviado una copia carbón. También pueden ver los nombres de los destinatarios de CC.

    CO (Copia oculta): los destinatarios de copia oculta (CO) reciben una copia de un elemento. Los demás destinatarios no reciben información acerca de las copias ocultas. Sólo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se ha enviado. Si un destinatario responde y elige Responder a todos, el destinatario de la copia oculta no recibirá la respuesta.

  4. Para modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en De y luego en un nombre.

  5. Escriba un asunto.

  6. Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, tales como asignar a este mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  7. Adjunte los archivos que desee haciendo clic en Adjuntar un archivo en la barra de herramientas.

  8. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.1.3 Formato de correo electrónico

Las opciones de formato disponibles a la hora de componer un mensaje dependen de la vista de composición que se haya seleccionado. Las opciones descritas en esta sección se aplican al mensaje que se está componiendo. Para establecer los ajustes por defecto de todos los correos electrónicos:

Formato HTML de correo electrónico

Es fácil acceder a las opciones de formato desde la barra de herramientas HTML.

Barra de herramientas HTML

Es posible cambiar la fuente, su tamaño y su color. Se puede usar negrita, cursiva y subrayado. También se puede sangrar el texto, insertar hipervínculos y líneas horizontales.

Si el destinatario del elemento utiliza la vista de lectura HTML, podrá ver los mensajes de correo electrónico con el formato utilizado al enviarlo. Los destinatarios no pueden cambiar la fuente de los elementos con formato HTML. Si utilizan la vista de lectura de sólo texto, el formato HTML se perderá. Sin embargo, el destinatario puede hacer clic en Ver > HTML para mostrar el mensaje con el formato original.

Formato de sólo texto de correo electrónico

Es fácil acceder a las opciones de formato desde la barra de herramientas Sólo texto.

Barra de herramientas Sólo texto

Es posible cambiar la fuente, su tamaño y su color. Se puede usar negrita, cursiva y subrayado. Sin embargo, en la vista de composición de sólo texto no es posible utilizar sangría ni insertar hipervínculos ni líneas horizontales.

3.1.4 Corrección ortográfica del correo electrónico

Existen dos formas de revisar la ortografía de los elementos que se envían. Ambas funciones comprueban si hay errores ortográficos, palabras duplicadas o un uso incorrecto de las mayúsculas en los elementos. Las dos funciones tienen sus ventajas en distintas situaciones.

Uso del revisor ortográfico rápido

El revisor rápido comprueba la ortografía a medida que se escribe y subraya las palabras mal escritas. Cuando el revisor ortográfico rápido encuentra una palabra mal escrita, es posible sustituirla por otra palabra sugerida por el revisor rápido o bien omitirla siempre que aparezca en el mensaje. También se puede añadir la palabra a una lista de palabras de usuario.

Habilitación del revisor ortográfico rápido por defecto

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Entorno > General.

  3. Seleccione Comprobar ortografía al escribir y haga clic en Aceptar.

    Anule la selección de esta opción para inhabilitar el revisor ortográfico rápido.

Comprobación de la ortografía con el revisor ortográfico rápido

En el campo Tema o Mensaje:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la palabra incorrecta.

    Mac: haga clic en la palabra incorrecta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en la palabra bien escrita.

    O bien

    Haga clic en Omitir palabra para saltarse la palabra.

    O bien

    Haga clic en Añadir palabra para añadir la palabra al diccionario.

Inhabilitación del revisor ortográfico rápido mientras compone un mensaje de correo electrónico

En el campo Tema o Mensaje:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la palabra incorrecta.

    Mac: haga clic en la palabra incorrecta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Deseleccione Comprobar ortografía al escribir.

Para volver a activar el revisor ortográfico rápido:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en el campo Tema o Mensaje.

    Mac: haga clic en el campo Tema o Mensaje mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Seleccione Comprobar ortografía al escribir.

Uso de Ortografía

La función Ortografía se ejecuta de forma independiente a la composición del correo electrónico, ya sea manualmente o ejecutándola al hacer clic en Enviar. Cuando el corrector ortográfico encuentra una palabra escrita incorrectamente, puede sustituirla por una de las palabras que sugiere el corrector, editarla de forma manual u omitirla. Puede usar Opciones de entorno para configurar el corrector ortográfico de forma que revise la ortografía de los mensajes automáticamente antes de enviarlos.

Revisión ortográfica de un elemento con el corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O bien

    seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

    Recuadro de diálogo de verificación ortográfica

  3. Para especificar un diccionario, seleccione uno en la lista desplegable Diccionario.

  4. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra, haga clic en una de las opciones disponibles o edite la palabra manualmente.

    Puede elegir entre las siguientes opciones:

    Reemplazar: Reemplaza una palabra mal escrita por otra que sugiere Ortografía. Para reemplazar una palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra, o bien haga clic en la palabra y, a continuación, en Reemplazar. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar.

    Reemplazar todos: Reemplaza todas las apariciones de una palabra mal escrita por otra que sugiere el corrector ortográfico. Para reemplazar la palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra, o bien haga clic en la palabra y, a continuación, en Reemplazar todos. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar todos.

    Ignorar: Omite la palabra una vez. El corrector ortográfico se detendrá cuando vuelva a encontrar la palabra.

    Ignorar todo: Omite todas las apariciones de la palabra en el documento. Se pasará por alto esta palabra hasta la próxima vez que revise la ortografía.

    Añadir: Añade la palabra a la lista de palabras de usuario actual, que almacena palabras nuevas para que Ortografía pueda reconocerlas en futuras ocasiones.

  5. Haga clic en Terminado cuando haya finalizado la verificación ortográfica.

Revisión ortográfica de elementos automáticamente con el corrector ortográfico

Puede realizar la revisión ortográfica de forma automática cada vez que haga clic en Enviar.

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Entorno > General.

  3. Seleccione Comprobar ortografía antes de enviar y haga clic en Aceptar.

Configuración del corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O bien

    seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

  3. Haga clic en Opciones.

    Están disponibles las siguientes opciones:

    Ignorar mayúsculas/minúsculas: Ignora si las palabras están en mayúsculas o en minúsculas.

    Ignorar palabras con algunas letras en mayúsculas: Ignora las palabras escritas con letras mayúsculas en algún lugar intermedio de la palabra (por ejemplo “LAs”).

    Ignorar palabras con números: Ignora las palabras que contienen tanto letras como números (por ejemplo “p2p”).

    Ignorar palabras duplicadas: Ignora las palabras duplicadas (por ejemplo “la la”).

    Ignorar palabras similares a URL: Ignora las palabras que parecen direcciones URL.

    Comprobar puntuación: Comprueba la puntuación de las oraciones para detectar posibles errores.

    Habilitar sustitución automática: Sustituye automáticamente las palabras que se suelen escribir mal habitualmente.

    Habilitar palabras compuestas: Comprueba la ortografía de las palabras compuestas.

    Habilitar prefijos generales: Comprueba la ortografía de los prefijos.

    Sugerencias: Utilice este ajuste para indicar si desea primar la velocidad sobre la calidad, si desea un equilibrio o si desea primar la calidad sobre la velocidad. Todos estos ajustes afectan al tamaño de la lista de sugerencias.

Seleccione el idioma de la verificación ortográfica

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O bien

    seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

  3. En el campo Diccionario, seleccione el idioma que desee utilizar para el corrector ortográfico y haga clic en Terminado.

3.1.5 Anexión de archivos

Utilice la opción Adjuntar archivo para enviar uno o varios archivos a otros usuarios. Puede adjuntar archivos ubicados en el disco duro, en un disquete o en una unidad de red a cualquier elemento que envíe. Los destinatarios pueden abrir el archivo adjunto, guardarlo, verlo o imprimirlo. Si cambia el archivo adjunto después de enviarlo, los destinatarios no verán los cambios.

Si adjunta un archivo protegido con contraseña, el destinatario no podrá abrir ni ver el adjunto sin introducir la contraseña.

  1. Abra un elemento nuevo.

  2. Rellene los campos A, Tema y Mensaje.

  3. Haga clic en Archivo > Adjuntar archivo y seleccione el archivo o los archivos que desee enviar.

  4. Linux: haga clic en Aceptar.

    Mac: haga clic en Abrir.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

También puede adjuntar un archivo o un elemento arrastrándolo a la ventana de archivos adjuntos.

Para eliminar un archivo adjunto antes de enviar el elemento:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en el adjunto.

    Mac: haga clic en el adjunto mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Suprimir.

    Si suprime un archivo adjunto, éste no se borra del disco o de la unidad de red; solamente se borra de la lista de adjuntos.

Mover o suprimir un archivo en un disco o una unidad de red no afecta a un archivo que se haya adjuntado a un elemento y enviado.

Visualización de archivos ocultos de Linux

En el cliente para Linux, puede mostrar los archivos ocultos cuando esté visualizando el sistema de archivos desde GroupWise, por ejemplo al añadir o guardar un archivo adjunto. Esta opción está inhabilitada por defecto.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga clic en Entorno > General.

  3. Seleccione Mostrar archivos ocultos y haga clic en Aceptar.

3.1.6 Adición de una firma o tarjeta digital

Utilice Firma para insertar una firma o una línea que le identifique al final de los elementos que envíe. Por ejemplo, puede hacer que GroupWise escriba automáticamente su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico al final de cada elemento que envíe.

También puede hacer que GroupWise añada automáticamente una tarjeta personal virtual, o tarjeta digital, al final de los mensajes.

Creación de una firma

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Enviar > Firma.

  3. Seleccione Firma.

  4. Escriba el texto que desea colocar al final de los mensajes enviados.

  5. Seleccione si desea que se le pregunte si quiere añadir una firma a cada elemento que envíe.

  6. Haga clic en Aceptar.

Configuración de una tarjeta digital

Las tarjetas digitales (vCard) son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las normas establecidas por el consorcio de correo de Internet. Los archivos de tarjetas digitales tienen la extensión .vcf y se pueden añadir a los elementos de correo electrónico salientes. Otros fabricantes crean software que se puede utilizar para crear archivos de tarjeta digital con texto, gráficos y sonido. Cuando se utiliza GroupWise para generar un archivo de tarjeta digital, el programa usa información procedente de los campos de Guía de direcciones.

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Enviar > Firma.

  3. Seleccione Tarjeta personal virtual (vCard).

  4. Seleccione un archivo .vcf de tarjeta digital personalizado proporcionado por otra empresa.

    O bien

    Deje el campo vacío para crear una tarjeta digital según su información personal de la guía de direcciones de GroupWise.

  5. Seleccione si desea que se le pregunte si quiere añadir una tarjeta digital en cada elemento que envíe.

  6. Haga clic en Aceptar.

Adición de una firma o tarjeta digital a un mensaje de correo electrónico

Si ha seleccionado Avisar antes de añadir, se le pedirá que añada una firma o una tarjeta digital cada vez que envíe un correo electrónico. Si ha seleccionado Añadir automáticamente, se añadirá la firma por defecto a todos los correos electrónicos. Si configura una tarjeta digital, ésta se añadirá también de forma automática a todos los mensajes de correo electrónico. Puede disponer de una firma y una tarjeta digital al mismo tiempo.

3.1.7 Almacenamiento de correo electrónico sin terminar

Descripción del almacenamiento automático

Al crear un nuevo mensaje en GroupWise, los elementos se guardan automáticamente. Esto evita que se pierdan los mensajes que está creando si GroupWise se cierra de forma inesperada. Cuando GroupWise se reinicia, tiene la posibilidad de recuperar estos mensajes para terminar de crearlos.

Por defecto, al componer un nuevo mensaje en GroupWise, el mensaje se guarda automáticamente en disco cada treinta segundos. El mensaje se guarda como archivo MIME en /home/usuario_del_escritorio/.novell/groupwise/usuario_de_groupwise/GWItemSave.eml. El nombre del archivo aumentará si se componen varios mensajes de forma simultánea. Al guardar el mensaje en la carpeta Trabajo en curso o cerrar el elemento, el mensaje guardado automáticamente se suprime.

Cuando se inicia GroupWise, si hay mensajes guardados automáticamente en el directorio /home/usuario_del_escritorio/.novell/groupwise/usuario_de_groupwise, se mostrará una ventana con las siguientes opciones para gestionar estos mensajes:

Recuperar todos los mensajes guardados en GroupWise: recupera los mensajes guardados automáticamente en GroupWise para que pueda terminarlos.

Suprimir todos los mensajes guardados: suprime del disco todos los mensajes guardados automáticamente. La información se pierde de forma permanente.

Volver a preguntar al reiniciar GroupWise: conserva los mensajes guardados en el disco, pero no los recupera en GroupWise. La próxima vez que se inicie GroupWise, volverá a aparecer la misma ventana.

Habilitación o inhabilitación del almacenamiento automático

El almacenamiento automático está habilitado por defecto.

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Entorno > General.

  3. Seleccione Inhabilitar almacenamiento automático para inhabilitar esta función.

    O bien

    Anule la selección de Inhabilitar almacenamiento automático para habilitarlo.

  4. Haga clic en Aceptar.

Almacenamiento de un mensaje de correo electrónico sin terminar

  1. En un elemento abierto, haga clic en Archivo > Guardar borrador.

  2. Haga clic en la carpeta en la que desee guardar el elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El borrador del mensaje se coloca en la carpeta elegida en el Paso 2. La carpeta por defecto para mensajes no terminados es la carpeta Trabajo en curso.

3.1.8 Selección de las opciones de envío

Cambio de la prioridad del correo electrónico enviado

  1. Para cambiar la prioridad de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Cambiar la prioridad de todos los elementos que envíe:

    Linux: haga clic en Herramientas > Opciones > Enviar > Opciones de envío.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias > Enviar > Opciones de envío.

  2. Seleccione Prioridad alta, Prioridad estándar o Prioridad baja.

    El icono pequeño que hay junto a los elementos del buzón es rojo cuando la prioridad es alta, blanco cuando es estándar y gris cuando es baja.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Ocultación del tema de los mensajes de correo que envíe

Puede ocultar el tema de un mensaje de correo electrónico que envíe, de modo que el destinatario no pueda verlo hasta que no abra el mensaje.

  1. Para ocultar el tema de un único elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > Seguridad.

    O bien

    Para ocultar el tema de todos los elementos que envíe:

    Linux: haga clic en Herramientas > Opciones > Enviar > Seguridad.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias > Enviar > Seguridad.

  2. Seleccione Ocultar tema.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Retraso de la entrega de un elemento

  1. Para retrasar la entrega de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para retrasar la entrega de todos los elementos que envíe:

    Linux: haga clic en Herramientas > Opciones > Enviar > Opciones de envío.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias > Enviar > Opciones de envío.

  2. Seleccione Retrasar entrega.

  3. En el recuadro de texto, especifique cuántos días desea aplazar la entrega del elemento.

    O bien

    Seleccione una fecha y una hora en Hasta.

  4. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Definición de una fecha de caducidad para los mensajes de correo electrónico enviados

Si define una fecha de caducidad para un mensaje de correo electrónico que envíe a otro usuario de GroupWise, el mensaje se suprimirá automáticamente del buzón de GroupWise del destinatario cuando caduque.

  1. Para establecer una fecha de caducidad para un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para establecer una fecha de caducidad para todos los elementos que envíe:

    Linux: haga clic en Herramientas > Opciones > Enviar > Opciones de envío.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias > Enviar > Opciones de envío.

  2. Seleccione Fecha de caducidad.

  3. Especifique durante cuánto tiempo desea que el mensaje permanezca en el buzón del destinatario.

  4. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Cambio del cifrado MIME del correo electrónico enviado

Muchos idiomas exigen cifrados distintos para poder mostrar determinados caracteres correctamente. En GroupWise es posible cambiar el cifrado de los elementos que se envían. En muchos casos, esto es necesario para que el destinatario pueda ver el elemento correctamente.

  1. Para cambiar el cifrado MIME de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para cambiar el cifrado MIME de todos los elementos que envíe:

    Linux: haga clic en Herramientas > Opciones > Enviar > Opciones de envío.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias > Enviar > Opciones de envío.

  2. Seleccione el cifrado MIME adecuado en la lista desplegable Cifrado MIME.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

3.1.9 Publicación de una nota de discusión

Una nota de discusión es un mensaje que sólo se publica en su buzón. Las notas de discusión se utilizan como método para crear notas personales para uno mismo.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Discusión/Nota.

  2. Escriba un asunto.

  3. Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, tales como asignar a este mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  4. Adjunte los archivos que desee haciendo clic en Adjuntar un archivo en la barra de herramientas.

  5. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

3.1.10 Enviar un mensaje telefónico

Un mensaje telefónico es una nota que puede enviar para notificar a otros usuarios de GroupWise las llamadas que recibieron estando fuera de la oficina u ocupados. Los mensajes telefónicos se almacenan en el buzón del destinatario. No es posible contestar al teléfono desde un mensaje telefónico.

Los mensajes telefónicos que se reciben pueden convertirse en tareas, recordatorios u otras vistas de elementos publicados. De este modo, podrá mantener un registro de la conversación en la fecha en que se mantuvo (recordatorio) o crear un elemento que implique una tarea para una fecha posterior (tarea).

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Llamada.

    Puede colocar un botón para crear un nuevo mensaje telefónico en la barra de herramientas.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba el nombre, la empresa y el número de teléfono del abonado.

  4. Active las casillas de verificación que correspondan a este mensaje telefónico.

  5. Escriba el mensaje en el campo Mensaje.

  6. Para modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en De y luego en un nombre.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.