9.4 Creación de una regla

9.4.1 Creación de una regla básica

Las reglas permiten ordenar mensajes, informar a otras personas de que se está de vacaciones o enviar mensajes a otra cuenta de correo electrónico.

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

    Recuadro de diálogo Regla nueva

  2. Escriba un nombre en el campo Nombre de regla.

  3. Haga clic en la lista emergente Cuando el evento es y, a continuación, haga clic en un evento para activar la regla.

  4. Si ha hecho clic en Elemento nuevo, Inicio, Salir o Activado por usuario, haga clic en uno o más orígenes para el elemento. Por ejemplo, haga clic en Recibido y en Publicado.

    O bien

    Si ha hecho clic en Elemento archivado, Abrir carpeta o Cerrar carpeta, haga clic en el icono de la carpeta, haga clic en una carpeta y, a continuación, en Aceptar para mostrar el nombre de la carpeta.

  5. Haga clic en uno o varios tipos de elementos sobre los que desee que actúe la regla, en la lista Clases de elementos.

    Si desea restringir más los elementos afectados por la regla, haga clic en Definir condiciones, haga clic en las opciones correspondientes y, a continuación, en Aceptar. Para obtener más información, consulte Limitación de los elementos afectados por una regla.

  6. Haga clic en Añadir acción y, a continuación, haga clic en la acción que desea que realice la regla.

    Algunas acciones, como Mover a la carpeta y Responder exigen que se facilite información adicional.

  7. Haga clic en Guardar.

Para que funcione una regla, debe estar habilitada. Consulte Habilitación o inhabilitación de una regla.

9.4.2 Creación de una regla de vacaciones o una respuesta automática

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

  2. Escriba un nombre en el campo Nombre de regla, como por ejemplo Regla de vacaciones.

  3. Haga clic en la lista emergente Cuando el evento es y, a continuación, haga clic en Elemento nuevo.

  4. Junto a Elementos, seleccione Recibido. Asegúrese de que no ha seleccionado ningún otro origen de elementos.

  5. No realice ninguna selección en Clases de elementos.

  6. Utilice Definir condiciones para añadir a la regla información específica. A continuación se muestran ejemplos de la utilización de Definir condiciones.

    • Si desea definir las fechas de vigencia de la regla: Haga clic en Definir condiciones; en la primera lista desplegable, haga clic en Entregado; en la segunda lista desplegable, haga clic en En o después de la fecha y, a continuación, en el campo de fecha, seleccione la fecha en la que se irá de vacaciones. Haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en Entregado en la primera lista desplegable; en la segunda lista desplegable, haga clic en En o antes de la fecha. En el campo de fecha, seleccione la fecha en la que volverá de vacaciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Si desea asegurarse de que responde únicamente a los elementos que le han enviado a usted (y no a servidores de lista o grupos de noticias): Haga clic en Definir condiciones. Si ya ha especificado información en este recuadro de diálogo, haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en A en la primera lista desplegable, haga clic en [ ] Contiene en la segunda lista desplegable y, a continuación, en el siguiente campo, escriba su nombre tal y como aparece en el campo A de un mensaje de correo.

    • Si desea asegurarse de que no responde a elementos que ha enviado usted mismo (esto es posible mediante la entrega aplazada, apoderados, etc.): Haga clic en Definir condiciones. Si ya ha especificado información en este recuadro de diálogo, haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en De en la primera lista desplegable; haga clic en [x] No contiene en la segunda lista desplegable; en el siguiente campo, escriba su nombre tal y como aparece en el campo De de un mensaje de correo y, por último, haga clic en Aceptar.

    • Si desea responder sólo a elementos internos: Haga clic en Definir condiciones. Si ya ha especificado información en este recuadro de diálogo, haga clic en la lista emergente Fin y, a continuación, haga clic en Y. En la línea nueva, haga clic en De en la primera lista desplegable; haga clic en [x] No contiene en la segunda lista desplegable; en el siguiente campo, escriba *@* y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. En la sección Las acciones son, haga clic en Añadir acción y, a continuación, en Responder.

    Aparecerá el recuadro de diálogo Responder, en el que la opción Responder al remitente está seleccionada (no se puede seleccionar Responder a todos). Si desea responder para incluir el mensaje original del remitente, seleccione Incluir el mensaje recibido del remitente. Haga clic en Aceptar.

  8. Escriba un mensaje, por ejemplo:

    Estaré fuera del oficina del 3 al 10 de septiembre. Si necesita ayuda en estas fechas, póngase en contacto con Marta Gómez en la extensión 1234.

  9. Haga clic en Aceptar.

  10. Haga clic en Guardar, asegúrese de que la regla tiene al lado una marca de verificación que indica que está habilitada y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las reglas que activan una respuesta (como esta regla de vacaciones) conservan un registro de a quién se ha enviado la respuesta y garantizan que la respuesta se envía sólo una vez a dicho usuario.

9.4.3 Creación de una regla para remitir correo a otra cuenta

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

  2. Escriba un nombre en el campo Nombre de regla, como por ejemplo Regla de remisión.

  3. Haga clic en la lista emergente Cuando el evento es y, a continuación, haga clic en Elemento nuevo.

  4. Junto a Elementos, seleccione Recibido. Asegúrese de que no ha seleccionado ningún otro origen de elementos.

  5. Seleccione Correo en Clases de elementos.

    Si desea restringir más los elementos afectados por la regla, haga clic en Definir condiciones, haga clic en las opciones correspondientes y, a continuación, en Aceptar. Para obtener más información, consulte Limitación de los elementos afectados por una regla.

  6. Haga clic en Añadir acción y, a continuación, en Remitir.

  7. Escriba la dirección a la que desea remitir los elementos en el campo A.

  8. Escriba el tema que desea usar para los elementos remitidos, por ejemplo Remitido.

  9. (Opcional) Escriba un mensaje para todos los elementos remitidos.

  10. Haga clic en Aceptar.

  11. Haga clic en Guardar, asegúrese de que la regla tiene al lado una marca de verificación que indica que está habilitada y, a continuación, haga clic en Cerrar.

9.4.4 Copia de una regla para crear una regla nueva

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas.

  2. Haga clic en la regla que desee copiar y, a continuación, en Copiar.

  3. Escriba el nombre de la nueva regla.

  4. Haga las modificaciones necesarias en la regla.

  5. Haga clic en Guardar, asegúrese de que la regla tiene al lado una marca de verificación que indica que está habilitada y, a continuación, haga clic en Cerrar.

9.4.5 Limitación de los elementos afectados por una regla

Use Definir condiciones para limitar más los elementos afectados por una regla.

  1. En el recuadro de diálogo Reglas, haga clic en Definir condiciones.

  2. Haga clic en la primera lista desplegable y, a continuación, haga clic en un campo.

    Para obtener información acerca de lo que representan los campos, consulte Selección de campos en las búsquedas avanzadas y las reglas.

  3. Haga clic en la lista desplegable de operadores y, a continuación, haga clic en un operador.

    Para obtener información acerca de cómo utilizar los operadores, consulte Uso de operadores en búsquedas avanzadas y reglas.

  4. Escriba los criterios de la regla.

    O bien

    Si se proporciona una lista desplegable, haga clic en ella y, después, en los criterios existentes.

    Si escribe criterios, tales como el nombre de una persona o un tema, puede incluir caracteres comodín como pueden ser un asterisco (*) o un signo de interrogación (?). El texto que escriba puede ir en mayúsculas o en minúsculas.

    Para saber más acerca de los caracteres comodín y los parámetros, consulte la Sección 7.3.4, Uso de caracteres comodín y parámetros en búsquedas avanzadas y reglas.

  5. Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Fin.

    O bien

    Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Y o en O para restringir aún más los elementos a los que afecta la regla.