16.3 Archivo del correo electrónico

Utilice la opción Archivar para guardar mensajes telefónicos o de correo, citas, recordatorios o tareas en una base de datos especificada de una unidad local. El archivado de elementos permite ahorrar espacio en la red y mantiene ordenado el buzón. También evita que los elementos se supriman automáticamente.

16.3.1 Descripción del archivo de reserva

Puede ver los elementos archivados siempre que lo necesite. También puede desarchivar cualquier elemento archivado. Si archiva un elemento enviado, no podrá hacer un seguimiento de su estado.

El administrador del sistema puede especificar que los elementos se archiven automáticamente de forma periódica. El archivado automático se produce siempre que se abre el cliente de GroupWise. Los elementos se archivarán desde el buzón que esté utilizando el usuario en ese momento. Esto significa que, si se encuentra en el modo de almacenamiento en el caché, los elementos se archivarán desde el buzón de archivo; y, si se encuentra en el modo en línea, los elementos se archivarán desde el buzón en línea.

No se archiva un elemento por moverlo a una carpeta. Los elementos de todas las carpetas se ven afectados por las opciones de limpieza que especifique en Opciones de entorno, y por las opciones de respaldo o limpieza que el administrador especifica.

Los elementos archivados no se suprimen nunca, a no ser que acceda manualmente al archivo de reserva y los suprima.

16.3.2 Especificación de la ubicación en la que se almacenan los archivos

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Ubicación de archivo.

    Recuadro de diálogo Entorno con la pestaña Ubicación de archivo abierta

  3. Especifique la ubicación de su directorio de archivo de reserva en el campo Directorio de archivo de reserva.

  4. Haga clic en Aceptar.

Para obtener información acerca de cómo archivar los elementos de su buzón, consulte la Sección 16.3, Archivo del correo electrónico.

IMPORTANTE:Si ejecuta GroupWise en varias estaciones de trabajo, asegúrese de que la ubicación de archivado que especifique exista sólo en una de las estaciones de trabajo. Después de la creación inicial del archivo, el proceso de archivado se produce sólo si GroupWise puede acceder a la ubicación especificada. Si el archivo existe en varios equipos, se generarán múltiples archivos, lo cual no es una situación deseable.

16.3.3 Movimiento de un elemento al archivo

  1. Si antes no lo ha hecho, especifique la vía de respaldo en Ubicación de archivo, en el recuadro de diálogo Entorno. Consulte la Sección 16.3.2, Especificación de la ubicación en la que se almacenan los archivos.

  2. En su buzón, haga clic en los elementos que desee archivar.

  3. Haga clic en Acciones > Mover al archivo.

Si archiva un elemento enviado, no podrá hacer un seguimiento de su estado.

16.3.4 Respaldo automático de elementos

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, en la pestaña Limpieza.

    Recuadro de diálogo Entorno con la pestaña Limpieza abierta

  3. Seleccione Autoarchivar después de para el tipo de elemento que desee.

  4. Después de que el elemento se haya entregado o finalizado, especifique el número de días para que se respalde.

  5. Haga clic en Aceptar.

Si el administrador del sistema ha especificado que los elementos se archiven automáticamente de forma periódica, quizá no pueda cambiar esta opción.

Si usted (o el administrador del sistema) ha configurado la creación automática de archivos de reserva de los elementos contenidos en el buzón, los elementos de la carpeta Lista de tareas también se archivarán según la fecha original de recepción, no la fecha de caducidad asignada.

Si se ha configurado la creación automática de archivos de reserva, los elementos sólo se archivarán en un equipo. Si trabaja en un equipo en el que esta función no esté disponible, los elementos no se archivarán en ese equipo.

16.3.5 Visualización de elementos archivados

  1. En la ventana principal, haga clic en Archivo > Abrir Archivo de reserva.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Archivar.

16.3.6 Anulación del archivo de reserva de elementos

  1. Haga clic en Archivo > Abrir Archivo de reserva.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Archivar.

  2. Haga clic en el elemento cuyo archivo desee anular y, seguidamente, en Acciones > Mover al archivo.

  3. Haga clic en Archivo > Abrir Archivo de reserva para cerrar el archivo de reserva y volver a la ventana principal.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (en la parte superior de la lista de carpetas; aparece Archivo de reserva) y, a continuación, haga clic en su carpeta de usuario (su nombre) para regresar al modo de GroupWise que se estaba ejecutando anteriormente.

Los mensajes cuyo archivado haya anulado serán devueltos a la carpeta desde donde se archivaron. Si la carpeta ha sido suprimida, GroupWise creará una nueva. Si se ha configurado la opción de archivo automático, los mensajes sin archivar permanecerán en el buzón activo durante 7 días antes de volver al archivo de reserva.