15.2 Creación de documentos

Cuando se crea un documento en GroupWise, también se añade a la biblioteca. Asimismo, puede añadir documentos a la biblioteca importando, copiando o sometiendo a control de entrada un documento existente.

15.2.1 Selección de una plantilla

Si crea un documento nuevo por medio de Archivo > Nuevo > Documento, GroupWise le pedirá que seleccione una plantilla para el documento. Puede utilizar una plantilla de una aplicación, una plantilla de GroupWise o un archivo del disco como base para el nuevo documento.

Tabla 15-1 Tipos de plantillas

Plantillas

Descripción

Plantillas de aplicación

Puede seleccionar una aplicación para crear un documento basado en el archivo de plantilla de esa aplicación. El recuadro de lista Aplicaciones muestra todas las aplicaciones que están registradas con plantilla en el archivo de registro de Windows.

Plantillas de GroupWise

Puede seleccionar plantillas de GroupWise para utilizar un documento de la biblioteca como base de un documento nuevo.

Puede convertir cualquier documento en plantilla y después puede utilizarla como base de documentos nuevos. Todos los documentos tienen una clase de documento (memorando, informe de gastos, carta, plantilla, etc.). Cuando el tipo de documento es una plantilla, el documento aparece en la lista Plantillas.

Archivos como plantillas

Las plantillas de archivos son documentos que no se encuentran en la biblioteca. Puede seleccionar un archivo en cualquier parte del sistema y utilizarlo como base para un documento nuevo.

Si un documento ya existe en la biblioteca y sólo desea crear un elemento para él en el Buzón, haga clic en Archivo > Nuevo y, a continuación, en Referencia del documento. También puede utilizar Buscar para localizar un documento y arrastrarlo al buzón o carpeta.

Creación de un documento mediante una plantilla de una aplicación

Puede crear un documento desde la plantilla por defecto de una aplicación. Por ejemplo, puede seleccionar Word para crear un nuevo documento de Word.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Documento.

  2. Haga clic en Seleccionar aplicación, haga clic en la aplicación que desee utilizar como plantilla en el recuadro de lista Aplicaciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El recuadro de lista Aplicaciones contiene todas las aplicaciones que están registradas como contenedoras de plantillas en el archivo de registro de Windows.

  3. Escriba un tema para el documento.

    Para especificar información adicional acerca del documento, como el autor o la clase, haga clic en Propiedades después de escribir el tema.

  4. Haga clic en Aceptar.

Creación de un documento utilizando una plantilla de GroupWise

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Documento.

    Recuadro de diálogo Documento nuevo con la opción Seleccionar plantilla de GroupWise habilitada

  2. Haga clic en Seleccionar plantilla de GroupWise y, a continuación, seleccione una plantilla en el recuadro de lista.

    Para seleccionar una plantilla de otra biblioteca, haga clic en ésta en la lista desplegable.

  3. Haga clic en Aceptar.

    Recuadro de diálogo Documento nuevo

  4. Escriba el tema del documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Para especificar información adicional acerca del documento, como el nombre del autor o la clase de documento, haga clic en Propiedades después de escribir el tema.

  5. Haga clic en la referencia del documento en la carpeta actual para abrir el nuevo documento.

Puede seleccionar Abrir el documento ahora para abrir el documento en ese momento.

Crear un documento utilizando un archivo como plantilla

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Documento.

  2. Haga clic en Seleccionar un archivo.

    Recuadro de diálogo Documento nuevo con la opción Seleccionar un archivo habilitada

  3. Escriba el nombre del archivo que desee utilizar como plantilla para el nuevo documento.

    Para encontrar el archivo, también puede hacer clic en el botón Examinar.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Escriba un asunto.

    Para especificar información adicional acerca del documento, como el nombre del autor o la clase de documento, haga clic en Propiedades después de escribir el tema.

  6. Haga clic en Aceptar.

15.2.2 Conversión de un documento en plantilla

Todos los documentos cuya clase de documento sea Plantilla aparecen en la lista Plantilla del recuadro de diálogo Documentos nuevos.

  1. En el buzón, haga clic en la referencia del documento.

  2. Haga clic en Archivo > Propiedades.

  3. En el campo Clase de documento, escriba Plantilla y haga clic en Aceptar.

15.2.3 Creación de una referencia a un documento

Si el documento ya existe en la biblioteca, puede crear la referencia en el Buzón.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Referencia del documento.

    Recuadro de diálogo Seleccionar documento

  2. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que contenga el documento al que desee acceder.

  3. En el campo Nº de documento, escriba el número del documento.

    Si no conoce el número del documento, puede utilizar Buscar para localizarlo (si no se ha suprimido) y crear una referencia a él en el buzón o la carpeta.

  4. En la lista desplegable Versión, haga clic en la versión a la que desee que señale la referencia del documento.

  5. Haga clic en Aceptar.