15.10 Control de entrada de documentos

Utilice el control de entrada para someter a control de entrada los documentos que anteriormente haya sometido a control de salida. Al someter un documento a control de entrada, éste se desbloquea en la biblioteca y los demás usuarios podrán modificarlo.

Puede realizar un control de entrada de documentos aislados o de varios al mismo tiempo. Los documentos para los que realiza el control de entrada pueden estar en cualquier ubicación.

Si uno o varios documentos sometidos a control de salida se encuentran seleccionados al hacer clic en Control de entrada, GroupWise muestra los documentos seleccionados en el recuadro de lista Documentos que deben someterse a control de entrada. Si no se selecciona ningún documento sometido a control de salida, GroupWise muestra un aviso y presenta todos los documentos sometidos a control de salida en la lista.

Hay cuatro métodos de control de entrada:

Tabla 15-2 Métodos de control de entrada

Método de control de entrada

Efecto

Someter al control de entrada y mover documento

Mueve el documento a la biblioteca y lo suprime en la ubicación de control de salida.

Someter al control de entrada y copiar el documento

Vuelve a copiar el documento en la biblioteca y deja una copia en la ubicación de control de salida.

Someter sólo a control de entrada

Somete el documento a control de entrada, pero no lo actualiza en la biblioteca con los cambios que haya efectuado en la versión sometida a control de salida.

Actualizar sin someter a control de entrada

Actualiza el documento en la biblioteca con los cambios que haya efectuado, pero no lo desbloquea.

Cuando realiza el control de entrada de un documento, puede especificar la versión que desea asignar al documento a efectos del control de entrada. Son posibles tres versiones:

Tabla 15-3 Versiones que deben someterse a control de entrada

Versión que debe someterse a control de entrada

Efecto

Versión sometida al control de salida

Actualiza la versión del documento que está sometiendo al control de entrada.

Nueva versión

Crea una nueva versión del documento.

Nuevo documento

Crea un documento y le permite especificar sus propiedades.

15.10.1 Realizar el control de entrada de un documento y dejar una copia en la ubicación sometida a control de salida

  1. En el buzón, haga clic en la referencia del documento.

  2. Haga clic en Acciones > Control de entrada.

    Recuadro de diálogo Control de entrada

  3. Haga clic en la lista desplegable Método de control de entrada y, a continuación, haga clic en Someter al control de entrada y copiar el documento.

  4. Haga clic en la lista desplegable Control de entrada como y, a continuación, haga clic en una versión.

  5. En el campo Nombre y ubicación de archivo con salida registrada, especifique la vía de acceso y el nombre de archivo del documento que vaya a someter al control de entrada.

  6. Haga clic en Control de entrada.

15.10.2 Control de entrada de un documento no modificado

  1. En el buzón, haga clic en la referencia del documento.

  2. Haga clic en Acciones > Control de entrada.

  3. Haga clic en la lista desplegable Método de control de entrada y, a continuación haga clic en Someter sólo a control de entrada.

  4. Haga clic en Control de entrada.

GroupWise somete el documento a control de entrada sin guardar los cambios efectuados mientras el documento estuvo sometido a control de salida.

15.10.3 Realizar el control de entrada de un documento y suprimirlo de la ubicación sometida a control de salida

  1. En el Buzón, haga clic en la referencia del documento que desea someter a control de entrada.

  2. Haga clic en Acciones > Control de entrada.

  3. Haga clic en la lista desplegable Método de control de entrada y, a continuación haga clic en Someter al control de entrada y trasladar documento.

  4. Haga clic en la lista desplegable Control de entrada como y, a continuación, haga clic en una versión.

  5. En el campo Nombre y ubicación de archivo con salida registrada, especifique la vía de acceso y el nombre de archivo del documento que vaya a someter al control de entrada.

  6. Haga clic en Control de entrada.

15.10.4 Control de entrada de un documento convirtiéndolo en nueva versión

  1. En el buzón, haga clic en la referencia del documento que desee someter al control de entrada y hacer una nueva versión.

  2. Haga clic en Acciones > Control de entrada.

  3. Haga clic en la lista desplegable Método de control de entrada y, a continuación haga clic en un método de control de entrada.

  4. Haga clic en la lista desplegable Control de entrada como y, a continuación, haga clic en Nueva versión.

  5. En el campo Nombre y ubicación de archivo con salida registrada, especifique la vía de acceso y el nombre de archivo del documento que vaya a someter al control de entrada.

  6. Haga clic en Control de entrada.

  7. Escriba una descripción para la nueva versión del documento.

  8. Haga clic en Aceptar.