4.4 Recepción de elementos de calendario

4.4.1 Aceptación o rechazo de elementos del calendario

Cuando reciba una cita, una tarea o un recordatorio, cabe la posibilidad de que no pueda aceptarlos. En GroupWise, puede permitir que el remitente sepa si usted ha aceptado o rechazado un elemento, especificar un nivel de aceptación o disponibilidad y añadir comentarios adicionales. También puede delegar el elemento en otro usuario. El remitente puede ver su respuesta verificando las propiedades del elemento.

Si rechaza una cita después de la hora de inicio, el remitente la verá como suprimida en lugar de rechazada en las propiedades de la cita.

Aceptación o rechazo de un elemento

  1. Abra la cita, la tarea o el recordatorio.

  2. Haga clic en Aceptar o en Rechazar en la barra de herramientas.

    O bien

    Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón para seleccionar un nivel de disponibilidad de Aceptar o para seleccionar Rechazar con opciones.

  3. Si selecciona Rechazar con opciones, puede escribir un comentario (opcional) y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

    Por defecto, el remitente podrá ver sus comentarios visualizando las propiedades del elemento en la carpeta Elementos enviados. Sin embargo, para recibir un aviso más evidente cuando alguien rechace un elemento, el remitente puede acceder a la opción Herramientas > Opciones > Enviar > Cita/Tarea/Recordatorio para establecer Aviso de recepción cuando se rechace con el valor Recibo de correo, Notificar o ambos.

  4. Si se trata de un elemento de fecha automática, haga clic en Esta vez para aceptar o rechazar este elemento de fecha automática o haga clic en Todas las veces para aceptar o rechazar todos los casos del elemento de fecha automática.

Aceptación de un elemento en un calendario personal

  1. Abra la cita, la tarea o el recordatorio.

  2. Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón Aceptar y seleccione Aceptar con opciones.

  3. Seleccione el calendario personal en el que desea que aparezca el elemento y haga clic en Aceptar.

Mantenimiento de una copia de un elemento aceptado en el buzón

Al aceptar un elemento, también puede optar por mantener una copia en la carpeta del buzón.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Calendario.

  2. En la página General, seleccione Al aceptar, seguir mostrando el elemento en el buzón.

  3. Haga clic en Aceptar.

4.4.2 Aceptación o rechazo de elementos de Internet

Puede aceptar o rechazar citas, eventos de todo el día y tareas que se envíen desde clientes de colaboración habilitados para Internet, Algunos de estos clientes son: Microsoft Exchange, Lotus Notes* y Macintosh iCal.

  1. Abra la cita, la tarea o el recordatorio.

  2. Haga clic en Aceptar o en Rechazar en la barra de herramientas.

    O bien

    Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón para seleccionar un nivel de disponibilidad de Aceptar o para seleccionar Rechazar con opciones.

  3. (Opcional) Si selecciona Rechazar con opciones, puede escribir un comentario (opcional) y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

  4. Si se trata de un elemento de fecha automática, haga clic en Esta vez para aceptar o rechazar este elemento de fecha automática o haga clic en Todas las veces para aceptar o rechazar todas las repeticiones del elemento de fecha automática.

    Por defecto, se enviará un mensaje al remitente del elemento que le informará de la acción realizada.

    Además, puede hacer clic con el botón derecho en el elemento de Internet y seleccionar Importar calendario. De esta forma se crea un nuevo calendario y se importa en él el elemento.

4.4.3 Delegación de elementos del calendario

Utilice la opción Delegar para reasignar a alguien un elemento programado. El remitente puede determinar a quién se ha delegado el elemento mediante sus propiedades.

Delegación de una cita, tarea o recordatorio desde la ventana principal

  1. En la lista de elementos, haga clic en una tarea, un recordatorio o una cita.

  2. Haga clic en Acciones > Delegar.

  3. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro.

    O bien

    Para seleccionar un nombre de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en el usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Escriba sus comentarios para el destinatario.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  6. Haga clic en Sí si desea mantener el elemento en su Calendario

    O bien

    Haga clic en No si desea que el elemento se borre de su Calendario.

Delegación de una cita, tarea o recordatorio desde la vista del Calendario

  1. En una vista del Calendario, haga clic con el botón derecho del ratón en una tarea, recordatorio o cita y, a continuación, haga clic en Delegar.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro.

    O bien

    Para seleccionar un nombre de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en el usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba sus comentarios para el destinatario.

  4. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  5. Haga clic en Sí si desea mantener el elemento en su Calendario

    O bien

    Haga clic en No si desea que el elemento se borre de su Calendario.

4.4.4 Cambio de tipos de elementos de calendario

Puede arrastrar un elemento de una carpeta a otra para cambiar el tipo de elemento del objeto. Por ejemplo, arrastre una tarea a la lista Citas para convertirla en una cita.

Cambio del tipo de un elemento del calendario

  1. Haga clic en Calendario en la lista de carpetas.

  2. Haga clic en el elemento que desee cambiar en la lista de Citas, Tareas o Recordatorios.

  3. Arrastre el elemento hasta la lista correspondiente al tipo de elemento en que desea convertirlo.

    Por ejemplo, arrastre una tarea a la lista Citas para convertirla en una cita.

    Para copiar una cita, una tarea o un recordatorio, pulse Ctrl mientras arrastra el elemento.

  4. Escriba la información necesaria.

  5. Haga clic en Enviar o en Publicar en la barra de herramientas.

Cambio de un elemento publicado a elemento de grupo

  1. En su Calendario, haga clic en un elemento publicado.

  2. Haga clic en Editar > Cambiar a y, después, haga clic en Más.

    Recuadro de diálogo Cambiar a

  3. Haga clic en Grupo y, a continuación, en Aceptar.

  4. Escriba la información necesaria.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

4.4.5 Almacenamiento de elementos de calendario

Los elementos guardados se conservan en su Calendario, además de copiarse en la ubicación especificada. Los elementos se guardan con la extensión .rtf para que también sea posible abrirlos en un procesador de texto. Los adjuntos se almacenan en su formato de origen.

  1. En su buzón o calendario, haga clic en el elemento que desea guardar y haga clic en Archivo > Guardar como.

  2. Pulse Ctrl y, a continuación, haga clic en el elemento y los adjuntos que desea guardar.

  3. Seleccione si desea guardar el elemento en un disco o en una biblioteca de GroupWise.

  4. En el campo Guardar archivo como, escriba un nombre de archivo para el elemento.

    O bien

    Escriba un nombre de tema en el campo Tema.

  5. Para guardar el elemento en un directorio distinto al que se muestra en el campo Directorio actual, haga clic en Examinar y seleccione el nuevo directorio.

    O bien

    Para guardar el elemento en una biblioteca de GroupWise diferente, haga clic en la lista desplegable y, a continuación, seleccione un nombre de biblioteca.

  6. Si va a guardar en el disco, seleccione Informar los conflictos entre nombres de archivos para recibir una petición de confirmación antes de reemplazar un archivo con el mismo nombre.

  7. Si está guardando en una Biblioteca de GroupWise, asegúrese de seleccionar la opción Definir propiedades al usar los valores por defecto, a no ser que desee especificar las propiedades del documento en ese momento.

  8. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.