5.4 Uso de la carpeta Lista de tareas

La carpeta Lista de tareas es una carpeta de sistema que se emplea para realizar un seguimiento de las tareas de GroupWise y otros elementos que requieren acciones. Cualquier tipo de elemento (correo, cita, tarea, recordatorio, mensaje telefónico) se puede colocar en la carpeta Lista de tareas.

5.4.1 Adición de un elemento a la carpeta Lista de tareas

Existen varios métodos para añadir un elemento a la carpeta Lista de tareas:

Configuración de nuevos elementos de lista de tareas

Puede configurar el tipo de elemento que se crea automáticamente al crear un elemento nuevo en la lista de tareas.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Entorno.

  2. Abra la pestaña Acciones por defecto.

  3. En Nuevo elemento de lista de tareas, seleccione si desea que los nuevos elementos se creen como tareas o notas de discusión.

  4. Haga clic en Aceptar.

Movimiento de un elemento de otra carpeta a la carpeta Lista de tareas

Un método común para colocar elementos en la carpeta Lista de tareas es mover elementos procedentes de otras carpetas. Por ejemplo, puede que reciba una cita para una reunión en la que deberá realizar una breve presentación. Puede arrastrar la cita a la carpeta Lista de tareas, de modo que se le recuerde que pronto deberá acudir a una presentación.

  1. Abra la carpeta que contenga el elemento que desee convertir en una tarea y, a continuación, seleccione el elemento.

  2. Arrastre el elemento seleccionado a la carpeta Lista de tareas Icono de la carpeta Lista de tareas en la lista de carpetas completa.

    Para acceder a la lista de carpetas completa, haga clic en la flecha de la lista desplegable de carpetas Lista desplegable de carpetas (sobre la lista de carpetas, a la derecha de En línea o Almacenamiento en el caché) y luego haga clic en Completa.

    NOTA:Puede mover elementos a la carpeta Lista de tareas desde una carpeta compartida sólo si es el propietario de esta última.

  3. Abra el elemento que acaba de mover y seleccione la pestaña Lista de tareas.

    Pestaña Lista de tareas

    También puede asignar un número de orden si lo desea, o bien mover la tarea a la parte superior o inferior de la lista.

  4. Añada una fecha de caducidad.

  5. Haga clic en Cerrar.

En la carpeta Lista de tareas, los elementos aparecen con una casilla de verificación a la izquierda. Cuando se completa un elemento de la lista de tareas, puede marcarlo como completado activando la casilla de verificación correspondiente.

Creación de una tarea o un elemento de lista de tareas en la carpeta Lista de tareas

La lista de tareas resulta útil para asignarse a uno mismo tareas y recordatorios. Estas tareas pueden proceder de otras personas o de uno mismo.

  1. Abra la carpeta Lista de tareas.

  2. (Opcional) Si lo desea, seleccione la posición en la que desee crear la nueva tarea de la lista.

    Si no existe ningún elemento en la barra de tareas o no desea crear la tarea en una posición concreta de la lista, continúe con el Paso 3.

    O bien

    Haga clic en la posición de la lista de tareas en la que desee añadir un elemento nuevo. Por ejemplo, si desea que el nuevo elemento se muestre después del tercer elemento de la lista de tareas, haga clic en el tercer elemento existente y continúe con el Paso 3.

  3. Haga clic en Tarea nueva para crear una nueva tarea que asignará a otras personas.

    O bien

    Para crear una tarea publicada que no desee enviar a otros usuarios de GroupWise, haga clic en la flecha abajo junto a Tarea nueva y seleccione Tarea publicada.

    O bien

    Para crear un nuevo elemento de lista de tareas, haga clic en la carpeta Lista de tareas, haga clic en la lista de tareas y luego en Nuevo > Elemento de la lista de tareas.

  4. (Opcional) Si va a crear una nueva tarea (no una tarea publicada ni un elemento de lista de tareas), añada los nombres de los destinatarios que recibirán la tarea.

  5. Especifique las fechas de inicio y de caducidad.

  6. Escriba un tema y la descripción de la tarea.

  7. Haga clic en Enviar.

    O bien

    Si va a crear una tarea publicada o un elemento de lista de tareas, haga clic en Publicar.

Marcación de un elemento para que aparezca en la carpeta Lista de tareas

Utilice esta acción para marcar un elemento de otra carpeta de modo que se muestre en la carpeta Lista de tareas.

  1. Seleccione uno o varios elementos y haga clic con el botón derecho en los elementos seleccionados.

  2. Haga clic en Mostrar en la lista de tareas.

El elemento o los elementos permanecerán en la carpeta original, pero también aparecerán en la carpeta Lista de tareas, donde puede colocarlos en el orden que desee, asignarles fechas de caducidad, marcarlos como terminados, etc. Si hay una lista de tareas en la carpeta original, los elementos también se mostrarán en ella.

Puede marcar estos elementos como terminados tanto en la carpeta original como en la carpeta Lista de tareas.

NOTA:Sólo puede marcar elementos para que aparezcan en la carpeta Lista de tareas desde una carpeta compartida si es el propietario de esta última.

5.4.2 Creación de una lista de tareas en una carpeta distinta de la carpeta Lista de tareas

Puede crear un área de lista de tareas en otra carpeta y arrastrar elementos a dicha área. Si los elementos están en el área de lista de tareas de cualquier carpeta, aparecerán también en la carpeta Lista de tareas principal, aunque se encuentren aún en la carpeta original.

  1. Haga clic en una carpeta.

  2. Haga clic en Ver > Ajustes de visualización > Como lista de tareas.

    En la parte suprior de la lista de elementos de esta carpeta se mostrará Arrastrar elementos aquí para añadirlos a la lista de tareas.

  3. Seleccione uno o varios elementos y arrástrelos a esta área de la lista de elementos de esta carpeta.

    Los elementos aparecen ahora con una casilla de verificación a la izquierda.

    Carpeta Buzón con elementos de lista de tareas

  4. Para reorganizar los elementos, arrástrelos a sus nuevas posiciones.

  5. Para mostrar sólo los elementos que forman parte de la lista de tareas de esta carpeta, haga clic en un elemento de la carpeta y después haga clic en Acciones > Acciones de la lista de tareas > Ocultar elementos no incluidos en la lista de tareas.

    Repita este paso para mostrar todos los elementos de la carpeta.

Cualquier elemento que añada al área de lista de tareas de una carpeta aparecerá también como parte de la lista de tareas principal de la carpeta Lista de tareas.

Si realiza una clasificación en esta carpeta, sólo se clasificarán los elementos que no sean de lista de tareas.

5.4.3 Organización de la carpeta Lista de tareas

Existen varios métodos para cambiar el orden de los elementos en la lista de tareas. También puede utilizar subtareas para facilitar la organización de la carpeta Lista de tareas.

Reorganización de la carpeta Lista de tareas

Existen varios métodos para reorganizar la carpeta Lista de tareas:

Arrastre y suelte elementos en la ubicación que desee

  1. Haga clic en Lista de tareas para abrir la carpeta Lista de tareas.

  2. Seleccione el elemento que desee mover a una ubicación diferente de la lista de tareas.

  3. Arrastre el elemento a la ubicación deseada en la carpeta Lista de tareas.

    Una flecha indicará la posición en la que se colocará el elemento.

El elemento se moverá a la posición especificada de la lista.

Movimiento de los elementos arriba o abajo en la lista de tareas

  1. Abra la carpeta Lista de tareas.

  2. Seleccione el elemento que desee mover.

  3. (Condicional) Para subir el elemento en la lista, haga clic en la flecha arriba ubicada sobre la lista de carpetas hasta que el elemento se encuentre en la posición deseada.

  4. (Condicional) Para bajar el elemento en la lista, haga clic en la flecha abajo ubicada sobre la lista de carpetas hasta que el elemento se encuentre en la posición deseada.

Movimiento de un elemento a la parte superior o inferior de la lista de tareas

  1. Abra la carpeta Lista de tareas.

  2. Seleccione el elemento que desee mover.

  3. (Condicional) Para mover el elemento a la parte superior de la lista, haga clic en la flecha Mover a principio situada sobre la lista de carpetas.

  4. (Condicional) Para mover el elemento a la parte inferior de la lista, haga clic en la flecha Mover a final situada sobre la lista de carpetas.

Movimiento de un elemento abierto en la lista de tareas

  1. En la carpeta Lista de tareas, abra el elemento que desee mover.

  2. Haga clic en la pestaña Lista de tareas.

  3. (Condicional) Para mover el elemento a la parte superior de la lista, haga clic en Mover a principio.

  4. (Condicional) Para mover el elemento a la parte inferior de la lista, haga clic en Mover a final.

Cuando cierre el elemento, se moverá a la posición especificada de la lista de tareas.

Asignación de una posición numérica a un elemento

  1. En la carpeta Lista de tareas, abra el elemento que desee mover.

  2. Haga clic en la pestaña Lista de tareas.

  3. En el campo Orden, especifique el número de la posición en la que desee colocar el elemento.

Cuando cierre el elemento, se moverá a la posición especificada de la lista de tareas.

Utilización de subtareas para organizar la carpeta Lista de tareas

Los elementos de la lista de tareas pueden tener subtareas asignadas. Esto resulta útil cuando deben completarse varias funciones para que sea posible marcar una tarea como terminada. Si marca la tarea principal como terminada, todas las subtareas se marcan también como terminadas. Del mismo modo, si todas las subtareas se marcan como terminadas, la tarea principal se marca como terminada.

Creación de una subtarea para un elemento de lista de tareas

  1. Haga clic en Lista de tareas para abrir la carpeta Lista de tareas.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento de lista de tareas para el que desee crear una subtarea y luego haga clic en Nuevo subelemento.

  3. Escriba un tema para la nueva subtarea y pulse Intro.

  4. Para añadir información adicional, haga doble clic en la subtarea recién creada.

Movimiento de un elemento existente a una subtarea

  1. Haga clic en Lista de tareas para abrir la carpeta Lista de tareas.

  2. Seleccione el elemento que desee que sea una subtarea.

  3. Arrastre el elemento bajo el elemento de lista de tareas al que desee que pertenezca la subtarea.

    Una flecha indicará la posición en la que se colocará el elemento.

El elemento se moverá a la posición especificada de la lista.

Para mover una subtarea de debajo de un elemento de lista de tareas, arrastre y suelte el elemento en la parte inferior de la lista de tareas.

5.4.4 Asignación de una fecha de caducidad a un elemento de lista de tareas

  1. Abra un elemento de la carpeta Lista de tareas.

  2. Haga clic en la pestaña Lista de tareas.

  3. Seleccione Vence el y, a continuación, haga clic en una fecha.

    Lista de tareas que muestra los elementos que han caducado en el calendario

5.4.5 Seguimiento de estado en la carpeta Lista de tareas

Puede especificar un porcentaje de finalización para los elementos en la carpeta Lista de tareas. Este porcentaje le ayudará a realizar un seguimiento del estado de finalización de las tareas.

Especificación de un porcentaje de finalización

Puede realizar un seguimiento del progreso que falta hasta la finalización de una tarea especificando un porcentaje de finalización para cualquier elemento de la carpeta Lista de tareas.

  1. En la carpeta Lista de tareas, abra el elemento cuyo porcentaje de finalización desee especificar.

  2. Haga clic en la pestaña Lista de tareas.

  3. En el campo % Completado, especifique el porcentaje de finalización.

El porcentaje de finalización se guardará automáticamente cuando cierre el elemento.

Visualización del porcentaje de finalización en la carpeta Lista de tareas

Puede mostrar los porcentajes de finalización en una columna de la carpeta Lista de tareas. Esta columna no se muestra por defecto. Para visualizar la columna % Completado:

  1. Abra la carpeta Lista de tareas.

  2. Haga clic con el botón derecho en los encabezados de columnas de la carpeta Lista de tareas y seleccione Más columnas.

  3. En la lista Columnas disponibles, haga clic en % Completado y luego en Añadir.

  4. Haga clic en Arriba o Abajo para mover la columna a la posición que prefiera.

  5. Haga clic en Inferior o en Superior para ajustar la anchura de la columna.

  6. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Ahora la columna se mostrará en la carpeta Lista de tareas.

Comprobación del estado de finalización de una tarea enviada

En la carpeta Lista de tareas puede comprobar el estado de cualquier tarea que envíe.

NOTA:Sólo puede comprobar el estado de finalización de las tareas. No es posible comprobar el estado de los mensajes de correo electrónico ni otros tipos de elementos enviados a otras personas.

  1. Abra la carpeta Lista de tareas.

  2. Abra la tarea que desea comprobar.

  3. Haga clic en la pestaña Propiedades.

5.4.6 Impresión del contenido de la carpeta Lista de tareas

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Lista de tareas.

  2. Haga clic en Archivo > Imprimir calendario.

  3. En el recuadro de grupo Formato, seleccione Lista.

  4. En el recuadro de grupo Formularios disponibles, seleccione Lista de tareas.

  5. Haga clic en la pestaña Contenido y seleccione la información que desee incluir o excluir.

  6. Haga clic en la pestaña Opciones y seleccione Carpeta seleccionada.

  7. (Opcional) Haga clic en Vista previa para acceder a una vista previa del aspecto que tendrá en papel.

  8. Haga clic en Imprimir.